Działania zapobiegawcze (Ps-05) - Urząd Miasta Jedlina

URZĄD MIASTA
JEDLINA - ZDRÓJ
DZIAŁANIA
ZAPOBIEGAWCZE
TYTUŁ PROCEDURY:
INDEKS
EDYCJA
STRONA
Ps-05
1
1
DZIAŁANIA ZAPOBIEGAWCZE
Opracował:
Imię i nazwisko:
Podpis:
Pełnomocnik ds. Jakości
Elżbieta Klisz
Wydał:
Imię i nazwisko:
Data wydania:
Burmistrz Miasta
Leszek Orpel
1.09.2004 r.
PROCEDURA OBOWIĄZUJE OD DNIA: 1.10.2004 r.
EGZEMPLARZ NR:
Podpis:
URZĄD MIASTA
JEDLINA - ZDRÓJ
DZIAŁANIA
ZAPOBIEGAWCZE
INDEKS
EDYCJA
STRONA
Ps-05
1
2
KARTA ZMIAN
Nr
Zmiany
Data
wprowadzenia
zmiany
Rodzaj wprowadzonej zmiany
Podpis osoby
zatwierdzającej
zmiany
Podpis osoby
przyjmującej
zmiany
(właściciela
procedury)
1
2
3
4
5
URZĄD MIASTA
JEDLINA - ZDRÓJ
DZIAŁANIA
ZAPOBIEGAWCZE
INDEKS
EDYCJA
STRONA
Ps-05
1
3
1. CEL I ZAKRES
1.1. Cel
Celem procedury jest określenie zasad podejmowania działań zapobiegawczych
1.2. Zakres
Działania zapobiegawcze są podejmowane dla wszystkich komórek objętych SZJ i procesów
mających wpływ na zadowolenie i satysfakcję klienta. Procedura reguluje zasady gromadzenia i
analizy danych na temat niezgodności w innych jednostkach oraz sposób identyfikacji obszarów
przeznaczonych do objęcia działaniami zapobiegawczymi.
2. PODSTAWA I DEFINICJE
2.1. Podstawa
Norma PN-EN ISO 9001:2001
Norma PN-EN ISO 9000:2000
Księga Jakości
2.2.Definicje
działanie zapobiegawcze – działanie
podejmowane w celu wyeliminowania przyczyny
potencjalnej niezgodności lub innej potencjalnej sytuacji niepożądanej.
3. ODPOWIEDZIALNOŚĆ
Burmistrz Miasta jest odpowiedzialny za:
➢
podjęcie decyzji o konieczności wdrożenia działań zapobiegawczych na podstawie
przedłożonych przez Pełnomocnika propozycji podjęcia tych działań w ramach przeglądu
zarządzania
➢
ocenę skuteczności podjętych działań zapobiegawczych podczas następnego przeglądu
zarządzania
Pełnomocnik ds. Jakości jest odpowiedzialny za:
➢
przygotowanie propozycji podjęcia działań zapobiegawczych na podstawie gromadzonych
przez niego informacji i przedłożenie jej Burmistrzowi do akceptacji.
➢
wyznaczenie
osoby
odpowiedzialnej
za
wdrożenie
działań
zapobiegawczych
i
sporządzenie raportu z ich skuteczności
➢
pozyskiwanie z literatury fachowej, prawniczej i innych źródeł oraz analizę danych w
zakresie przyczyn niezgodności istniejących w innych jednostkach samorządowych
4. OPIS POSTĘPOWANIA
Pełnomocnik ds. Jakości gromadzi dane na podstawie literatury prawniczej, fachowej,
wniosków pracowników i innych źródeł na temat doświadczeń dotyczących stwierdzonych
URZĄD MIASTA
JEDLINA - ZDRÓJ
DZIAŁANIA
ZAPOBIEGAWCZE
INDEKS
EDYCJA
STRONA
Ps-05
1
4
niezgodności w obszarach realizowanych w naszym Urzędzie oraz spostrzeżerzeń z auditów, które
mogą w przyszłości doprowadzić do zaistnienia niezgodności. Na 1 miesiąc przed przeglądem
zarządzania Pełnomocnik sporządza informację za ubiegły rok w zakresie zgromadzonych danych i
przygotowuje propozycję podjęcia działań zapobiegawczych, którą przedstawia Burmistrzowi do
akceptacji.
Burmistrz podczas przeglądu zarządzania akceptuje złożoną przez Pełnomocnika propozycję
podjęcia działań zapobiegawczych. Na tej podstawie Pełnomocnik wypełnia “Kartę potencjalnej
niezgodności”, którą przekazuje kierownikowi referatu lub samodzielnemu stanowisku pracy w celu
wszczęcia działań zapobiegawczych. Pracownik, którego bezpośrednio dotyczy potencjalna
niezgodność, przygotowuje propozycję dotyczącą rodzaju i sposobu realizacji
działań
zapobiegawczych. Pełnomocnik akceptuje propozycję działań zapobiegawczych i jednocześnie
wyznacza osobę odpowiedzialną za sporządzenie raportu ze skuteczności podjętych działań. Osoba
ta wszczyna i nadzoruje realizację działań oraz opisuje w “Karcie potencjalnej niezgodności”
przebieg i ocenę skuteczności podjętych działań.
Pełnomocnik zbiera wypełnione “Karty potencjalnej niezgodności” i na ich podstawie sporządza dla
Burmistrza na kolejny przegląd zarządzania informację o skuteczności podjętych działań
zapobiegawczych.
5. ZAPISY
1. Zapisy na Karcie potencjalnej niezgodności.
2. Akceptacja Burmistrza propozycji podjęcia działań zapobiegawczych w formie parafy.
3. Informacja Pełnomocnika o skuteczności przeprowadzonych w Urzędzie w ciągu roku działań
zapobiegawczych.
6. WYKAZ FORMULARZY
1. Karta potencjalnej niezgodności.
URZĄD MIASTA
JEDLINA - ZDRÓJ
DZIAŁANIA
ZAPOBIEGAWCZE
INDEKS
EDYCJA
STRONA
Ps-05
1
5
KARTA POTENCJALNEJ NIEGODNOŚCI
Komórka, której potencjalna
niezgodność dotyczy
Rozdziały KJ, procedury
Numer:
...............................................
Pełnomocnik
Osoba określająca przyczynę
niezgodności i proponująca
działania zapobiegawcze
Potencjalna niezgodność
Przyczyna potencjalnej
Data, podpis
niezgodności
Propozycja działań
Data, podpis
zapobiegawczych
Uwagi Pełnomocnika dotyczące
proponowanych działań
Data, podpis
Akceptacja propozycji działań
zapobiegawczych
Data, podpis
Osoba odpowiedzialna za
realizację działań
zapobiegawczych
Data, podpis
Przebieg realizacji działań
Data, podpis
Ocena skuteczności podjętych
działań
Data, podpis
Uwagi Pełnomocnika
Data, podpis