Piekary Śląskie, dnia 2 listopada 2011 r. 1 BN.1711.7.2011

Piekary Śląskie, dnia 2 listopada 2011 r.
BN.1711.7.2011
Szanowny Pan
mgr inż. Maciej Trela
DYREKTOR
Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej
ul. Żwirki 23
41-940 Piekary Śląskie
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Zespół Kontrolny Biura Kontroli i Nadzoru na podstawie upoważnienia Prezydenta Miasta
Piekary Śląskie Nr ORo.0052.1.140.2011 z dnia 4 sierpnia 2011 r. przeprowadził planowaną kontrolę
problemową w zakresie: gospodarowania zasobami lokalowymi, terminowo ści i sposobu zgłaszania
pustostanów lokali mieszkalnych do Wydziału Lokalowego, sposobu ich zabezpieczania przed
samowolnym zajęciem oraz przechowywania kluczy do pustostanów, prowadzenia rejestru zasobu
mieszkaniowego gminy oraz kontrolę sprawdzającą realizację zaleceń pokontrolnych:
ZAKŁADU GOSPODARKI MIESZKANIOWEJ W PIEKARACH ŚLĄSKICH
Wyniki kontroli opisano w Protokole kontroli z dnia 17.10.2011 r., którego jeden egzemplarz
pozostawiono w kontrolowanej jednostce. Poni żej przedstawiam poszczególne nieprawid łowości
stwierdzone
podczas kontroli, wskazując
zarazem
wnioski
zmierzające
do
ich
usunięcia
i usprawnienia badanej działalności.
1. W zakresie realizacji zaleceń pokontrolnych stwierdzono:
a) Brak informacji i potwierdzenia kto faktycznie zabezpiecza teren: pracownicy ZGM,
zleceniobiorcy lub wyspecjalizowana firma zgodnie z zapisem § 6 Zarz ądzenia nr 41/2009
Dyrektora ZGM – terminarz i częstotliwość inwentaryzacji – dotyczy terenu strzeżonego przez
osoby fizyczne oraz terenu strze żonego lub dozorowanego.
Wniosek nr 1a
Należy bezwzględnie stosować art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości z dnia 02.09.2009 (Dz. U.
Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.), bowiem wyłącznie uznanie terenu za strze żony pozwala na
przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych raz na cztery lata. Należy udokumentować warunki
w jaki sposób faktycznie dokonuje si ę zabezpieczenia terenu ZGM.
b) Brak w Regulaminie świadczenia usług w zakresie dostarczania pism i zawiadomie ń przez
indywidualnych doręczycieli związku pomiędzy § 4 pkt 7 z ust. 5, do którego odwołuje się
1
Regulamin, brak doprecyzowania sytuacji w której Zleceniodawca informuje osobę dorosłą
pozostającą z adresatem we wspólnym gospodarstwie domowym i która podjęła się
potwierdzenia odbioru pisma. Brak podpisu Dyrektora na Regulaminie.
Wniosek nr 1b
Zapisy Zarządzenia należy zawierać w taki sposób aby ich treść nie budziła niezrozumienia
i rozbieżnych interpretacji, a co więcej nie przyczyniała się do braku jasności zapisów, poprzez
doprecyzowanie zapisu np. w taki sposób: „w przypadku nieobecności adresata pismo doręcza się, za
pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się
oddania pisma adresatowi. O doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy zawiadamia si ę adresata,
umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest mo żliwe, w
drzwiach mieszkania.”
Każdorazowo zadbać, by osoby dokonujące zatwierdzenia Regulaminu uzupe łniły wszystkie dane
niezbędne do jego zatwierdzenia.
c) Brak kryterium jakim kierowano się przyznając upominek ze środków ZFŚS dla pracownika
przechodzącego na emeryturę.
Wniosek nr 1c
Należy bezwzględnie stosować Ustawę o ZFŚS z dnia 4 marca 1994 r. (Dz. U. Nr 43, poz. 163 z późn.
zm.) zgodnie z art. 8 - Zasady korzystania ze środków Funduszu - pkt 1 - Przyznawanie ulgowych
usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej
i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.
d) Na niektórych wnioskach o udzielenie pożyczki z ZFŚS brak podpisu Dyrektora i Głównego
księgowego lub tylko podpisu Dyrektora lub tylko podpisu G łównego księgowego np. wniosek
z dnia: 16.12.2010-G.Cabaj, J. Fogel, 11.04.2011, 04.04.2011, 06.04.2011, 30.03.2011,
20.03.2011, 28.01.2011, 20.05.2010, i inne.
Wniosek nr 1d
Każdorazowo dokonywać zatwierdzenia – autoryzacji wniosków o udzielenie pożyczki z ZFŚS
podpisem Dyrektora oraz Głównego księgowego.
e) Brak podpisu Dyrektora ZGM na umowach o udzielenie po życzki z ZFŚS nr: ZGM/NP.-145219/10 z dnia 14.06.2010, ZGM/NP.-1452-17/10 z dnia 14.06.2010.
Wniosek nr 1e
Każdorazowo dokonywać zatwierdzenia – autoryzacji wniosków o udzielenie pożyczki z ZFŚS
podpisem Dyrektora oraz Głównego księgowego.
f)
Brak danych o kryteriach jakimi si ę kierowano przy przyznawaniu paczek mikołajkowych
w 2009 oraz 2010 roku. Analogiczna sytuacja dotyczy sposobu przyznawania paczek dla
pracowników przebywających w szpitalu.
2
Wniosek nr 1f
Przyznając świadczenia z ZFŚS bezwzględnie stosować art. 8 pkt 1 ustawy o Zakładowym Funduszu
Świadczeń Socjalnych z dnia 4 marca 1994 r. (Dz. U. Nr 43, poz. 163 z późn. zm.) - Zasady
korzystania ze środków Funduszu – stanowiącym, iż „Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz
wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby
uprawnionej do korzystania z Funduszu.
g) Brak daty przy podpisie kominiarza – we wszystkich zgłoszeniach, na zgłoszeniach usterek
kominiarskich brak nazwisk zgłaszających, na niektórych zgłoszeniach parafa kominiarza bez
pieczątki – zgłoszenia dotyczące 2009 roku. Podobna sytuacja mia ła miejsce w 2011 roku,
gdzie w wielu wnioskach brak daty przy podpisie kominiarza, brak nazwiska zg łaszającego,
jak również nie chronologicznie ułożenie niektórych zgłoszeń w segregatorze.
Wniosek nr 1g
Należy odpowiednio dokumentować zgłoszenia kominiarskie, by nie budzi ły wątpliwości kompletności
wykonania usługi kominiarskiej, wzmocnić nadzór nad wykonawcami usług kominiarskich.
h) W zaprowadzonym zeszycie zgłoszeń usterek kominiarskich z 2011 roku nadal w niektórych
przypadkach trudno powiązać zgłoszenie z konkretnym formularzem zgłoszenia usterek
kominiarskich wpiętym w segregatorze, przykład stanowi: Formularz wpięty w segregatorze –
Zgłoszenie usterki kominiarskiej z dnia 25. 07.2011 ul. Kleeberga 5/II/(…), przekazanie
zgłoszenia: data: 04.08.2011, brak wpisanej daty w miejscu: wykonanie przez kominiarza
sprawdzenia, natomiast w zeszycie zgłoszeń usterek kominiarskich zgłoszenie to widnieje pod
pozycją nr 2 z dnia 21.07.2011.
Wniosek nr 1h
Odpowiednio dokumentować zgłoszenia kominiarskie, tak by można było powiązać konkretne
zgłoszenie z formularzem zgłoszenia usterek kominiarskich wpi ętym w segregatorze mając na uwadze
bezpieczeństwo lokatorów.
i)
Zgodnie z Zarządzeniem Nr 15/2009 z dnia 02.03.2009 Dyrektor ZGM określił zawartość
teczki lokalu mieszkalnego i u żytkowego. W zakresie sprawdzonych teczek najemcy
stwierdzono natomiast: brak numeru kartotek. W teczce o numerze 211603 oraz o numerze
214966 – brak podpisu Kierownika ADM nr 2 na wniosku o zmianie wysokości zaliczki za
wodę – wniosek zatwierdzono od VI 2011.
Wniosek nr 1i
Należy bezwzględnie stosować się do wprowadzonego Zarządzenia nr 15/2009 z dnia 02.03.2009 r.
określającego zawartość teczki lokalu mieszkalnego i użytkowego. Należy uzupełnić brakujące dane
w teczkach.
j)
Pomimo dokonania korekty planu kontroli wewn ętrznej na 2009 rok Zarządzeniem nr 36/2009
z dnia 21.09.2009 r. – nie przeprowadzono kontroli w 2009 roku dotyczących: zamówień
publicznych w I półroczu 2009 przy zakupach o wartości do 1 000 euro oraz dotyczącej
zgodności sald analitycznych konta „203”,”204”,”310” na dzie ń 31.10.2009.
Wniosek nr 1j
Kontrolę wewnętrzną należy ujmować w planie w taki sposób, aby w czasie roku móc zrealizować
wszystkie zaplanowane w planie zagadnienia.
3
k) Stwierdzono występowanie przypadków braku dokumentowania prowadzanych czynno ści
kontrolnych potwierdzających przeprowadzanie kontroli.
Wniosek nr 1k
Czynności kontrolne każdorazowo dokumentować protokołem kontrolnym bądź w innej formie,
potwierdzającej faktyczne wykonanie kontroli, potwierdzającej stosowanie zasady pisemności.
l)
W protokołach z inwentaryzacji rocznej kas z 2009 roku brak dat o złożonych przez kasjerów
oświadczeniach o odpowiedzialno ści materialnej.
Wniosek nr 1l
Protokoły z inwentaryzacji kas należy sporządzać w sposób rzetelny i kompletny, każdorazowo
zamieszczając w nich datę złożenia przez kasjerów oświadczeń o odpowiedzialności materialnej.
m) Nie dokonano zmiany zapisu statutu Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej odnoszącego się do
organizacji kontroli instytucjonalnej sprawowanej przez Pe łnomocnika ds. Systemu
Zarządzania Jakością, które to stanowisko pracy nie występuje w Zakładzie Gospodarki
Mieszkaniowej.
Wniosek nr 1m
Należy dostosować stan faktyczny do obowiązującego w zakładzie Gospodarki Mieszkaniowej
Statutu.
n) Ustalono, iż w § 4 pkt 5 Polityki Bezpieczeństwa Informacji zawarto zapis nie odnoszący się
do Zakładu.
Wniosek nr 1n
Należy dostosować zapisy Polityki Bezpieczeństwa Informacji do warunków w jakich funkcjonuje
Zakład.
o) „Instrukcja zarządzania systemem informatycznym” wprowadzona Zarządzeniem
wewnętrznym Dyrektora nr DN-0158-18/2010 z dnia 06.05.2010 r. nie zawiera informacji
o sposobie zapewnienia ciągłości działalności w systemach informatycznych.
Wniosek nr 1o
Należy uzupełnić zapisy Instrukcji zarządzania system informatycznym o informacje dotyczące
sposobu zapewnienia ciągłości działalności w systemach informatycznych, na potwierdzenie
stosowania art. 68 ust. 1 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 Nr 157, poz. 1240 z pó źn.
zm.) oraz Komunikatu nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w części C „Mechanizmy
Kontroli” – ciągłość działalności, mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych.
p) Zapisy bieżącego Regulaminu wprowadzonego Zarządzeniem nr DN-0158-38/2010 z dnia
22.11.2010 r. w sprawie zmian do Regulaminu rozliczania kosztów dostawy zimnej wody
i odprowadzania ścieków w budynkach Gminy Piekary Śląskie nieprecyzyjnie definiują zasady
odnoszące się do wodomierzy mieszkaniowych m .in. nie podano cech klasy metrologicznej
wodomierzy obecnie definiowanych zale żnością Q3/Q1 poprzedzonego literą R zgodnie z § 5
ust. 1 ppkt.11 Rozporządzenia Ministra Gospodarki w sprawie wymagań, którym powinny
odpowiadać wodomierze, oraz szczegółowego zakresu sprawdzeń wykonanych podczas
prawnej kontroli metrologicznej tych przyrządów pomiarowych (Dz.U.2007 nr 209, poz. 1513
4
z późn. zm.). Zawarte w regulaminie informacje są niewystarczające dla zapewnienia
dokonania montażu właściwego urządzenia mierniczego przez lokatora.
Wniosek nr 1p
Należy doprecyzować zapisy Regulaminu rozliczania kosztów dostawy zimnej wody i odprowadzania
ścieków w budynkach Gminy Piekary
Śląskie w kwestii odnoszącej się do wodomierzy
mieszkaniowych, zgodnie z § 5 ust. 1 ppkt.11 Rozporządzenia Ministra Gospodarki w sprawie
wymagań, którym powinny odpowiadać wodomierze, oraz szczegółowego zakresu sprawdzeń
wykonanych podczas prawnej kontroli metrologicznej tych przyrz ądów pomiarowych (Dz. U. 2007
nr 209, poz. 1513 z późn. zm.), rozważając wprowadzenie obowiązku występowania lokatorów
o uzyskanie warunków technicznych monta żu liczników indywidualnych w lokalach.
q) Nie dokonanie zwrotu nienale żnie wypłaconego dodatku stażowego pracownikowi o numerze
ewidencyjnym 225. Oprócz weryfikowanego pracownika błąd dotyczył także innych
pracowników, wynikał bowiem z błędnych ustawień a tym samym niewłaściwego naliczania
dodatków stażowych przez program komputerowy. Nie dokonano zwrotu nienale żnie
pobranych dodatków, pomimo zdiagnozowania przyczyny ich wyst ąpienia.
Wniosek nr 1q
Należy dokonać zwrotu nienależnie wypłaconego dodatku stażowego pracownikowi o numerze
ewidencyjnym 225 oraz pozostałym pracownikom, których dotyczy ww. sytuacja.
r)
W § 5 umowy na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych przez pracownika
o nr ew. 16, zamiast zmiany zapisu umowy w formie aneksu do umowy, wykreślono zapis
o konieczności składania przez ww. pracownika szczegółowych wykazów tras jakie pokonał
w okresie od 01.01.2008 r. do 31.05.2009 r.
Wniosek nr 1r
Zmiany zapisu umowy każdorazowo dokonywać w formie aneksu do umowy a nie poprzez
wykreślenie treści w umowie.
s)
Opisana w § 4 Regulaminu rozliczania kosztów dostawy zimnej wody i odprowadzania
ścieków w budynkach Gminy Piekary Śląskie zasada proporcjonalności nie podaje
szczegółowo sposobu rozliczenia różnicy wskazań między wodomierzem głównym a sumą
wskazań wodomierzy indywidualnych co powoduje, że najemca nie może sam sprawdzić oraz
wyliczyć czy ta zasada jest w jego przypadku prawid łowo zastosowana – naliczona.
Wniosek nr 1s
Należy doprecyzować zapisy Regulaminu rozliczania kosztów dostawy zimnej wody i odprowadzania
ścieków w kwestii dotyczącej proporcjonalnej zasady rozliczeń różnicy wskazań między wodomierzem
głównym a sumą wodomierzy indywidualnych, tak aby zapewnić możliwość samodzielnego wyliczenia
oraz sprawdzenia przez lokatora naliczonej kwoty .
2. W zakresie gospodarowania zasobami lokalowymi, terminowością i sposobem
zgłaszania pustostanów lokali mieszkalnych zg łaszanych do Wydziału Lokalowego,
sposobu ich zabezpieczania przed samowolnym zaj ęciem oraz przechowywaniem kluczy
do pustostanów, prowadzeniem rejestru zasobu mieszkaniowego gminu stwierdzono:
a) W lokalach zasiedlonych w 2011 w teczce lokalu z ul. Byto mskiej 93/I/(…) – dokumentacja
jest nieprawidłowo wpięta w teczce.
5
Wniosek nr 2a
Teczki lokali należy zaprowadzić w sposób zgodny z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 15/2009 z dnia
02.03.2009 w którym Dyrektor ZGM określił zawartość teczki lokalu mieszkalnego i użytkowego.
b) W lokalach zasiedlonych w roku 2011 w teczce lokalu z ul. Janty 1a/(…) – w Protokole
zdawczo – odbiorczym brak informacji o powierzchni użytkowej, w Karcie Informacyjnej w
pozycji 5 a/ błędnie zapisano, iż jest to protokół „zdawczo”, gdy tymczasem osobą zdającą
lokal był syn lokatora a odbiorcą pracownik Administracji (którego na podstawie parafy trudno
zidentyfikować – inf. z protokołu zdawczo-odbiorczego); brak pisma zgłaszającego wykonanie
remontu.
Wniosek nr 2b
Zaprowadzoną dokumentację należy sporządzać w sposób rzetelny tak aby nie budzi ła wątpliwości co
do braku kompletności.
c) W lokalach zasiedlonych w 2011 w teczce lokalu z ul. Piekarskiej 108/(…) – brak pisma
ZGM/ADM1-2015-70/10 z dnia 04.11.2010 w dokumentacji lokalu, brak Karty Informacyjnej.
Wniosek nr 2c
Zaprowadzoną dokumentację należy sporządzać w sposób rzetelny tak aby nie budzi ła wątpliwości co
do braku kompletności.
d) W teczce lokalu z ul. Andersa 8/III/(…) – w protokole zdawczo-odbiorczym brak informacji
w jakiej ilości sztuk kluczy zdano, w Karcie Informacyjnej – brak informacji co się stało
z najemcą, brak daty sporządzenia na wykazie robót remontowych do wykonania w lokalu.
Wniosek nr 2d
Zaprowadzoną dokumentację należy sporządzać w sposób rzetelny w taki sposób by nie budziła
wątpliwości co do braku kompletności.
e) W teczce lokalu z ul. Heneczka 5/I/(…) – brak daty sporządzenia na wykazie robót
remontowych do wykonania w lokalu, brak w teczce dowodu wp łaty – zwrot kosztów wody
i odprowadzania ścieków oraz zaliczka na CO w kwocie 846,33 z ł. Ksero dokumentu na
którym brak podpisu właściciela – informacja o brakach-usterkach- uchybieniach
występujących przy urządzeniach kominowych w budynku. W Wydziale Gospodarki Lokalowej
brak w dokumentacji umowy na wykonanie remontu lokalu mieszkalnego – załącznik nr 4
Zarządzenia Prezydenta Miasta Piekary Śląskie nr 222/03 z dnia 02.10.2003 r.
Wniosek nr 2e
Zaprowadzoną dokumentację należy sporządzać z należytą starannością zawodową, w sposób
rzetelny, by nie budziła wątpliwości co do jej kompletności. Wprowadzić mechanizmy kontroli
prewencyjnej w celu zapobieżenia podobnej sytuacji w przyszłości.
f)
W teczce lokalu z ul. Ofiar Katynia 2/II/(…) – brak daty sporządzenia na wykazie robót
remontowych do wykonania w lokalu, brak dokumentacji potwierdzaj ącej wykonanie remontu,
w Karcie Informacyjnej wykropkowane fragmenty w miejscu: zaleg łości w kwocie oraz kaucja
do rozliczenia. W Wydziale Gospodarki Lokalowej w przedstawionej dokumentacji znajduj ą się
dwie Karty Informacyjne wystawione przez Zakład Gospodarki Mieszkaniowej dotyczące tego
samego lokalu z tymi samymi danymi lecz z odmiennymi numerami.
6
Wniosek nr 2f
Przy prowadzeniu dokumentacji lokalowej dołożyć należytej staranności zawodowej w kwestii jej
sporządzania w sposób rzetelny, by nie budziła wątpliwości braku kompletności.
g) Dla lokalu ZGM/ADM1-2015-101/09 brak możliwości ustalenia osoby, która zamieściła podpis
w prawym górnym rogu notatki z dnia 25.11.2009 r. ustalającej stan faktyczny. W Protokole
zdawczo - odbiorczym ZGM/ADM1-2015-15/10 w prawym górnym rogu zamieszczono datę
10.02.2010 r. oraz podpis uniemożliwiający ustalenie osoby, która go zamieściła taka sama
sytuacja dotyczy protokołu zdawczo-odbiorczego ZGM/ADM1-2015-34/2011 z dnia
13.06.2011. W pozycji protokołu „odbiera” ZGM/ADM1-2015-15/10 znajduje się pieczęć ZGM
ADM-1 i parafka pracownika ZGM – jednak ze złożonego podpisu nie można ustalić jego
autora, podobna sytuacja odnosi si ę do protokołu ZGM/ADM1-2015-34/2011.
Wniosek nr 2g
Zaprowadzoną dokumentację sporządzać w sposób rzetelny tj. m.in. zawierać informację
umożliwiającą ustalenie osoby dokonującej autoryzacji opisu stanu faktycznego, tak by możliwe było
na podstawie podpisu wskazanie - osoby odpowiedzialnej .
h) Błędna informacja o protokole ZGM/ADM1-2015-15/10 w Karcie w pkt 5 ppkt, który nazwany
został protokołem zdawczym, a jest to protokół zdawczo – odbiorczy. Z treści samego
protokołu wynika, iż lokal został zdany przez syna zmarłego lokatora a odebrany przez
pracownika ZGM ADM-1.
Wniosek nr 2h
Dokonywać prawidłowego opisu protokołów. Zaprowadzoną dokumentacje sporządzać w sposób
rzetelny i bezbłędny, tak aby nie budziła wątpliwości braku kompletności.
i)
Brak pisma informującego o zgłoszeniu lokalu do zasiedlenia, o którym mowa w pi śmie z dnia
25.11.2009 r. nr ZGM/ADM1-2015-101/09. Zbyt długi czas przekazania informacji o lokalu do
zasiedlenia. Brak pisma informującego o zgłoszeniu lokalu do zasiedlenia, o którym mowa
w piśmie z dnia 15.02.2010 r. nr ZGM/ADM1-2015-15/10. Brak pisma informującego
o zgłoszeniu lokalu do zasiedlenia, o którym mowa w piśmie z dnia 13.06.2011 r.
Nr ZGM/ADM1-2015-34/2011.
Wniosek nr 2i
Podjąć działania zmierzające do likwidacji stwierdzonej nieprawidłowości. Wprowadzić procedurę
ograniczającą do minimum czas przekazania informacji o wolnym lokalu do zasiedlenia do Wydzia łu
lokalowego. Zaprowadzoną dokumentację należy sporządzać w sposób rzetelny i kompletny.
j)
Brak w Protokole zdawczo – odbiorczym ZGM/ADM1-2015-15/10 w pozycji „pow.
użytkowej…” informacji o wymiarach tej powierzchni, informacja ta jednak zosta ła wpisana
ołówkiem w pozycji „w lokalu mieszkalnym nr”.
Wniosek nr 2j
Zaprowadzoną dokumentację należy sporządzać w sposób rzetelny tak aby nie budzi ła wątpliwości
braku kompletności.
k) Brak dokumentacji zdjęciowej o której mowa w Zarządzeniu Prezydenta Miasta Piekary
Śląskie nr 222/03 z dnia 2 października 2003 r. w sprawie przyj ęcia wzorów obowiązujących
dokumentów dotyczących przydziału mieszkań do remontu na koszt najemcy oraz wzoru
umów najmu lokali mieszkalnych wchodzących w skład zasobu mieszkaniowego gminy we
7
wszystkich weryfikowanych materiałach, zapewniono iż takową dokumentację się obecnie
sporządza. Pismem z dnia 01.06.2010 r. nr GL. 7142-78/10 Wydział Lokalowy Urzędu Miasta
przekazał do ZGM kopię zarządzenia Prezydenta Miasta Piekary Śląskie z dnia 02.10.2003 r.
celem właściwego stosowania § 1 w pkt dotyczącego obowiązku załączania dokumentacji
zdjęciowej wraz z protokołem zdawczo-odbiorczym do informacji o lokalu mieszkalnym
przeznaczonym do remontu oraz stwierdzeniu wykonania remontu .
Wniosek nr 2k
Bezwzględnie stosować się do § 1 pkt dotyczącego obowiązku załączania dokumentacji zdjęciowej
wraz z protokołem zdawczo-odbiorczym do informacji o lokalu mieszkalnym przeznaczonym do
remontu wynikającym z Zarządzenia Prezydenta Miasta Piekary Śląskie z dnia 2 października 2003 r.
w sprawie przyjęcia wzorów obowiązujących dokumentów dotyczących przydziału mieszkań do
remontu na koszt najemcy oraz wzoru umów najmu lokali mieszkalnych wchodz ących w skład zasobu
mieszkaniowego gminy.
l)
Nie prowadzenie rejestru zasobu mieszkaniowe go Gminy.
Wniosek nr 2l
Podjąć stosowne działania w celu opracowania rejestru/ewidencji zasobu mieszkaniowego Gminy,
który by umożliwił m.in. podanie liczby lokali służących do zaspokajania potrzeb mieszkaniowych,
lokali socjalnych oraz innych lokali. W przypadku braku prowadzenia rejestru/ewidencji dotycz ącej
lokali użytkowych również należy bezwzględnie takowy zaprowadzić.
m) Posługiwanie się przez ZGM nieaktualnymi wycenami remontów powoduj ące:
− brak informacji ze strony ZGM o realnym poziomie zaoszczędzonych środków
związanych z przekazaniem części mieszkań do remontu na koszt najemcy;
− brak analizy wykazu robót remontowych na podstawie wyceny Sekocenbud, przy
zapewnieniu nie więcej niż 50% zwalnianych mieszkań do remontu na koszt
przyszłego najemcy w taki sposób by: mieszkania o dużym poziomie nakładów
remontowych były klasyfikowane jako mieszkania do remontu na koszt przysz łego
najemcy, a mieszkania o niskim poziomie nak ładów remontowych stanowiły
mieszkania docelowe, których koszt remontu pokrywa Gmina.
Wniosek nr 2m
Posługiwać się aktualnymi wycenami remontów, bezwzględnie wypełniać zapisy § 1 ust 3 Uchwały
nr XI/106/2003 Rady Miasta w Piekarach Śląskich z dnia 26 czerwca 2003 r. mając na uwadze art. 44
ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych ( Dz. U. z 2009 Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) Stosować
zasadę gospodarności poprzez: analizę wykazów robót remontowych, mającą na celu zapewnienie by
mieszkania o dużym poziomie nakładów remontowych stanowiły mieszkania przeznaczone do
remontu na koszt przyszłego najemcy a te o niskim poziomie nakładów remontowych stanowiły
mieszkania do remontu na koszt Gminy;
n) Stwierdza się brak szczegółowych zasad, kryterium stanowiącego podstawę klasyfikacji
zwalnianych mieszkań przeznaczonych do zasiedlenia jako: docelowe lub do remontu na
koszt przyszłego najemcy
Wniosek nr 2n
Stosować art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 Nr 157, poz. 1240 z pó źn.
zm.) przy klasyfikacji zwalnianych mieszka ń przeznaczonych do zasiedlenia jako: docel owe lub do
8
remontu na koszt przyszłego najemcy, zapewniając, by mieszkania o dużym poziomie nakładów
remontowych stanowiły mieszkania do remontu na koszt przyszłego najemcy a mieszkania o niskim
poziomie nakładów remontowych stanowi ły mieszkania przeznaczone do remontu na koszt Gminy.
o) Brak daty sporządzania wycen remontów.
Wniosek nr 2o
Każdorazowo na wykazach robót remontowych do wykonania w lokalu mieszkalnym umieszczać datę,
umożliwiającą ustalenie momentu ich sporządzenia.
p) Brak w dokumentacji l okalu ul. Andersa 6(…) karty informacyjnej umożliwiającej ustalenie
m.in. dnia dostarczenie/otrzymania bądź nie otrzymania kluczy do dyspozycji ADM-2 taka
sama sytuacja ma miejsce w przypadku dokumentacji lokalu ul. Ofiar Katynia 2 (…).
Wniosek nr 2p
Zaprowadzoną dokumentację należy sporządzać w sposób rzetelny, tak aby nie budziła wątpliwości
braku kompletności, mając na uwadze zasadę należytej staranności zawodowej.
Pisemne sprawozdanie o sposobie realizacji powy ższych zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich
niewykonania, należy przedłożyć w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wyst ąpienia
pokontrolnego, zgodnie z zapisem § 29 w sprawie: Regulaminu Kontroli Wewn ętrznej Miasta Piekary
Śląskie wprowadzonego „Zarządzeniem Nr ORo. 0151-440/10 Prezydenta Miasta Piekary Śląskie
z dnia 28 lipca 2010r.”
9