Protokół z przeprowadzonej kontroli

Wyłącznie do użytku służbowego
BK II – 1712.13.2011
Pabianice 15.12.2011r.
PROTOKÓŁ
z kontroli przeprowadzonej w okresie od 8 grudnia do 13 grudnia 2011 roku
przez inspektora kontroli wewnętrznej Starostwa Powiatowego w Pabianicach
Janusza Małkusa w Domu Pomocy Społecznej w Konstantynowie.
Kontrolę przeprowadzono na podstawie Zarządzenia Nr 68/11 Starosty Pabianickiego z dnia
5 grudnia 2011 roku w sprawie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.
Zakres kontroli:
Kontrola dokumentacji finansowej i magazynowej Zespołu Produkcji Pomocniczej , prowa-dzącego działalność w ramach Domu Pomocy Społecznej w Konstantynowie po zlikwidowa-nym w dniu 31.12.2010 roku Gospodarstwie Pomocniczym.
Dyrektorem jednostki jest od dnia 06.12.1991 roku mgr Hubert Kowalski.
Głównym Księgowym jednostki jest od dnia 01.06.2007 roku mgr Anna Kordalska.
Funkcjonujący od dnia 01.01.2011 roku Zespół Produkcji Pomocniczej prowadzi działalność
w zakresie zapewnienia zaopatrzenia Domu Pomocy Społecznej w mięso wołowe i wieprzo-wego oraz mleko.
Działalność Zespołu polega na hodowli żywca wieprzowego i wołowego oraz produkcji pasz
i ziemiopłodów na potrzeby w/w hodowli.
Zespół Produkcji Pomocniczej nie prowadzi działalności w zakresie uboju zwierząt , rozbioru
i przetwórstwa mięsa. Powyżej wymienione usługi są zlecane przez Dom Pomocy Społecznej
przedsiębiorstwom prowadzącym taką działalność.
Zespół Produkcji Pomocniczej nie prowadzi także sprzedaży na zewnątrz Domu Pomocy
Społecznej mięsa , mleka , pasz i ziemiopłodów.
W Zespole Produkcji Pomocniczej zatrudnionych jest od początku funkcjonowania Zespołu
trzech pracowników na stanowiskach pracowników gospodarczych.
Wykaz zatrudnionych w Zespole pracowników sporządzony przez Starszego Pracownika Soc-jalnego Domu Pomocy Społecznej , zawierający informacje o zatrudnionych pracownikach
( wiek , wykształcenie , staż pracy ) jest załącznikiem nr 1 do protokołu z kontroli.
Bezpośrednim przełożonym w/w pracowników jest Kierownik Techniczny Domu Pomocy
Społecznej.
Oprócz zakupu nawozów , pasz , żywca do celów hodowlanych , nasion oraz zakupu usług w
zakresie oprysków upraw , uboju żywca , usług weterynaryjnych i rolniczych ( wynajem sp-rzętu do siewu , zbioru płodów rolnych ) pozostałe obroty Zespołu są obrotami wewnętrzny-mi dokumentowanymi dokumentami wewnętrznymi , wymienionymi w aneksie do Instrukcji
obiegu i kontroli dokumentów Domu Pomocy Społecznej , wprowadzonego Zarządzeniem
Dyrektora Domu z dnia 03.01.2011 roku.
Powyższe zarządzenie jest załącznikiem nr 2 do protokołu z kontroli.
Obrót wewnętrzny Zespołu Produkcji Pomocniczej obejmuje przychody i rozchody z własnej
produkcji żywca i płodów rolnych na i z funkcjonujących magazynów inwentarza oraz pasz i
- 2 ziemiopłodów , przychody na magazyn spożywczy żywca z uboju i mleka z udoju oraz roz-chody wymienionego żywca i mleka z magazynu spożywczego do kuchni Domu Pomocy
Społecznej.
Podstawą przyjęcia na magazyn inwentarza żywca w przypadku narodzin inwentarza są pro-tokoły urodzenia o symbolice PW/INW.
Podstawą przyjęcia płodów rolnych , wytworzonych z tych płodów pasz ( kiszonki , sianoki-szonki , słoma ) są protokoły zbioru o symbolice PW/PAS.
Przykładami takich protokołów są protokoły PW/INW i PW/PAS wystawione w II połowie
2011 roku , stanowiące załącznik nr 3 do protokołu z kontroli.
Podstawą wydania z magazynu inwentarza żywego do uboju są dowody RW/INW , płodów
rolnych , pasz z własnego przerobu na oborę i chlewnie są dowody RW/PAS.
Dowody RW/INW/5/2011 , RW/INW/6/2011 , RW/INW/10/2011 oraz RW/PAS/24/2011,
RW/PAS/16/2011 są załącznikiem nr 4 do protokołu z kontroli.
Potwierdzeniem uboju i rozbioru żywca są wystawiane przez przedsiębiorstwa prowadzące
ubój Handlowe Dokumenty Identyfikacyjne. Dokumenty takie z 09.12.2011 roku nr 19535/A
( ubój trzody chlewnej ) , nr 714/2011 ( ubój bydła ) są załącznikiem nr 5 do protokołu z kon-troli.
Na podstawie w/w dokumentów Kierownik Techniczny Domu Pomocy Społecznej sporządza
protokoły uboju , stanowiące podstawę do sporządzenia protokołu przerobu żywca , tj. dowo-du przyjęcia mięsa na magazyn spożywczy , w których określana jest waga brutto i netto
żywca podlegająca ubojowi , wagi poszczególnych asortymentów mięsa uzyskanych z rozbjo-ru żywca po uboju.
Protokoły uboju trzody chlewnej i bydła z 22.09.2011 roku nr 14 , 15 są załącznikiem nr 6 do
protokołu z kontroli.
Dokumentami przyjęcia na magazyn spożywczy mięsa są protokoły przerobu żywca o symbo-lice PPŻ/SPO , mleka dokumenty przychodu wewnętrznego PW/SPO.
Dowody przyjęcia na magazyn spożywczy PPŻ/SPO/17/2011 z 07.12.2011 roku oraz PW/
/SPO/348/2011 z 12.12.2011 roku są załącznikami nr 7 do protokołu z kontroli.
Mięso oraz mleko wydawane są do kuchni Domu Pomocy Społecznej na podstawie dokumen-tów wewnętrznych , tzw. relewy spożywczej o symbolice REL/SPO wystawianej przez diete-tyka Domu , stanowiącej dzienne zapotrzebowanie na produkty spożywcze dla mieszkańców
Domu.
Dowód wydania z magazynu artykułów spożywczych , w tym mięsa i mleka nr REL/SPO/
/334/2011 z dnia 30.11.2011 roku jest załącznikiem nr 8 do protokołu z kontroli.
Zgodnie z aneksem z dnia 18.07.2011 roku do umowy z dnia 13.07.2011 roku zawartej z dos-tawcą mięsa ( mięso drobiowe, mięso wieprzowe i wołowe zapotrzebowanie na które nie jest
pokryte z hodowli własnej ) , produktów mięsnych ( wędliny , garmaż ) , wybranym w trybie
przetargu nieograniczonego , dostawca jest zobowiązany do codziennego , nieodpłatnego od-bioru odpadów pokonsumpcyjnych i poprodukcyjnych pochodzenia zwierzęcego.
Powyższa umowa wraz z aneksem są załącznikiem nr 9 do protokołu z kontroli.
Na dzień 08.12.2011 roku na stanie magazynu inwentarza żywego były 44 sztuki zwierząt , w
tym 15 sztuk bydła oraz 29 sztuki trzody chlewnej , na stanie magazynu pasz i ziemiopłodów
43.360,9 kg pasz i ziemiopłodów , w tym 41.960 kg z własnych zbiorów i przerobu.
Wydruki stanów magazynowych magazynu inwentarza żywego oraz magazynu pasz i ziemi
Wg stanu na 08.12.2011 roku są załącznikiem nr 10 do protokołu z kontroli.
W okresie od 01.01.2011 roku do 08.12.2011 roku na magazyn spożywczy przyjęto 4.310 kg
mięsa z uboju żywca z własnej hodowli , w tym 945 kg mięsa wołowego i 3.365 kg mięsa
- 3 wieprzowego oraz 27.119 litrów mleka.
Zestawienia przychodów mięsa wg asortymentu oraz mleka z własnej produkcji na magazyn
spożywczy w okresie 01.01 – 08.12.2011 roku stanowią załącznik nr 11 do protokołu z kon-troli.
Zgodnie z aktualnym wnioskiem Domu Pomocy Społecznej z 24.11.2011 roku do Powiato-wego Lekarza Weterynarii w Pabianicach określono tygodniową produkcję mleka do 700
litrów , mięsa wołowego i wieprzowego do 600 kg.
Powyższy wniosek jest załącznikiem nr 12 do protokołu z kontroli.
Jak wynika z porównania rocznego zapotrzebowania Domu Pomocy Społecznej na mięso wo-łowe i wieprzowe określone w formularzu asortymentowo – cenowym załączonym do doku-mentów dotyczących udzielonego w lipcu 2011 roku zamówienia publicznego na wybór
dostawcy mięsa i produktów mięsnych z dostawami mięsa z własnej hodowli , mięso wołowe
i wieprzowe z własnej hodowli inwentarza żywego pokrywa zapotrzebowanie Domu Pomocy
społecznej w 85% na w/w mięso. W przypadku zapotrzebowania na mleko w 100% mleko z
udoju własnego pokrywa zapotrzebowanie Domu Pomocy Społecznej.
Wartość mięsa wołowego i wieprzowego przekazanego na magazyn spożywczy w okresie od
początku roku 2011 do dnia 08.12.2011 roku pochodzącego z własnej hodowli żywca wynios-ła 50.649,69 zł.
Do szacunku wartości w/w mięsa kontrolujący przyjął ceny poszczególnych asortymentów
mięsa z oferty handlowej wymienionego w niniejszym protokole obecnego dostawcy mięsa i
produktów mięsnych.
W tym samym okresie wartość mleka z udoju krów wyniosła 52.610,86 zł.
Jako podstawę cen mleka przyjęto ceny mleka z Internetowej Giełdy Towarowej ( notowania
rynku mleka z dnia 27.11.2011 roku ).
Z tytułu prowadzenia działalności rolniczej , w tym użytkowania ziemi rolnej Dom Pomocy
Społecznej otrzymuje dopłaty z Funduszy Unijnych za pośrednictwem Agencji Restruktury-zacji i Modernizacji Rolnictwa.
Przyznane jednostce dopłaty za 2011 rok wyniosły 17.779,93 zł , co w rozliczeniu na 11 m-cy
2011 roku daje kwotę 16.298,27 zł.
Decyzja Kierownika Biura Powiatowego Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa
Nr 0086-2011-000007519 z 29.11.2011 roku w sprawie przyznania płatności w ramach syste-mów wsparcia bezpośredniego jest załącznikiem nr 13 do protokołu z kontroli.
Ogółem przychody z własnej produkcji mięsa wołowego , wieprzowego , mleka oraz w/w
płatności w przeliczeniu na 11 m-cy 2011 roku w okresie 01.01 – 08.12.2011 roku wyniosły
119.558,82 zł.
W/w okresie koszty bezpośrednie Zespołu Produkcji Pomocniczej wyniosły 105.535,72 zł.
Powyższe koszty obejmowały:
a) wydatki rzeczowe na zakup nawozów , pasz , nasion , żywca oraz usług weterynaryjnych,
rolniczych , oprysków roślin , uboju żywca ( 29.563,94 zł ) pomniejszone o zakupione w
2011 roku , a znajdujące się na stanie magazynowym pasze oraz żywiec ( 7.500,00 zł ),
ogółem koszty – 22.063,94 zł.
Zestawienie wydatków rzeczowych jest załącznikiem nr 14 do protokołu z kontroli.
b) koszty wynagrodzeń brutto pracowników wg. kart wynagrodzeń za 11 m-cy 2011 roku - 69.108,89 zł brutto,
c) wyliczona od w/w wynagrodzeń składka ZUS i na Fundusz Pracy płatna przez pracodawcę
11.354,59 zł,
d) odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w przeliczeniu na 11 m-cy 2011 roku
- 4 3.008,30 zł.
Nadwyżka przychodów nad kosztami bezpośrednimi – 14.023,10 zł na pokrycie kosztów
pośrednich ( zużycie energii elektrycznej , ogrzewania obory i chlewni , zużycia wody , po-datek gruntowy i od nieruchomości w części dotyczącej Zespołu Produkcji Pomocniczej,
koszty bhp ).
Z uwagi na brak ewidencji podziału kosztów pośrednich na Zespół Produkcji Pomocniczej,
w trakcie trwania kontroli kontrolujący nie dokonał szacunku kosztów pośrednich Zespołu
Produkcji Pomocniczej.
Zespół Produkcji Pomocniczej prowadzi działalność w ramach Domu Pomocy Społecznej,
nie jest jednostką wyodrębnioną , będącą na własnym rozrachunku , w związku z powyższym
nie występuje konieczność ewidencjonowania kosztów pośrednich Zespołu.
W trakcie trwania kontroli nie stwierdzono uchybień w zakresie prowadzenia dokumentacji
Zespołu Produkcji Pomocniczej , biorąc pod uwagę wyniki audytu przeprowadzonego w 2011
w zakresie wydatków rzeczowych powiatowych jednostek organizacyjnych , którym również
objęto Dom Pomocy Społecznej w Konstantynowie można przypuszczać , że ustalona powy-żej nadwyżka przychodów Zespołu Produkcji Pomocniczej nad kosztami bezpośrednimi jest
wystarczająca do co najmniej pokrycia kosztów pośrednich Zespołu.
W związku z nie stwierdzeniem uchybień w zakresie objętym kontrolą do powyższego proto-kołu nie zostanie sporządzone wystąpienie pokontrolne.
Przeprowadzenie kontroli odnotowano w książce kontroli jednostki
Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach.
Zastrzeżenia w formie pisemnej do faktów ujętych w protokole z kontroli jednostka może
złożyć w terminie 3 dni od dnia podpisania protokołu oraz wyjaśnienia do ustaleń zawartych
w protokole w terminie 7 dni od dnia podpisania protokołu.
Podpisy osób reprezentujących
kontrolowaną jednostkę
DYREKTOR
Hubert Kowalski
1 egz. otrzymałem 15.12.2011 r.
Podpis kontrolującego
INSPEKTOR
KONTROLI WEWNĘTRZNEJ
mgr Janusz Małkus