Obsługa rachunkowa oraz prawno - podatkowa małych i średnich

Leszek Lewandowicz
doradca podatkowy
Obsługa rachunkowa oraz prawno - podatkowa małych i średnich
przedsiębiorstw – wady i zalety outsourcingu.
Rozważania na temat wad i zalet outsourcingu należy poprzedzić postawieniem pytania – czy
przedsiębiorcy rzeczywiście potrzebują stałej pomocy ze strony fachowców zajmujących się
rachunkowością i podatkami.
Odpowiedź na to pytanie jest niewątpliwie złożona. Konieczne jest rozważenie wad i zalet
powierzenia prowadzenia spraw księgowych lub podatkowych podmiotowi zewnętrznemu.
Znaczący wpływ na odpowiedź będzie miała ocena warunków prawnych prowadzenia działalności
gospodarczej w Polsce, a także ocena pracy administracji publicznej, w szczególności administracji
podatkowej. Dla większości małych i średnich przedsiębiorstw w Polsce prowadzenie
rachunkowości jest bowiem podporządkowane prawidłowemu rozliczeniu podatków.
Pomimo znaczącej poprawy w okresie ostatnich 10 lat, ocena administracji podatkowej nie wypada
najlepiej. Z jednej strony może być to efektem ciągłych zmian prawa podatkowego, ale w jakimś
stopniu także efektem dotychczasowych nawyków lub przyzwyczajeń.
Przedsiębiorca staje więc przed koniecznością nie tylko dokonania prawidłowych rozliczeń, ale
także obrony swojego stanowiska w razie kontroli ze strony organów podatkowych. Przedsiębiorca
zajmujący się na co dzień prowadzeniem biznesu zazwyczaj nie posiada przy tym wystarczającej
wiedzy w zakresie rachunkowości czy podatków. Zazwyczaj nie posiada też dość czasu, by
samodzielnie prowadzić sprawy księgowe i podatkowe. Staje więc przed wyborem zatrudnienia
pracowników zdolnych samodzielnie takie sprawy prowadzić albo powierzenia obsługi księgowej
lub podatkowej podmiotowi zewnętrznemu.
W każdym przypadku podstawowy problem wiąże się ze znalezieniem odpowiednich osób:
kompetentnych, godnych zaufania, dających rekojmię prawidłowego wykonania zadań, a w
szczególności ochrony interesów przedsiębiorcy. Przedsiębiorcy oczekują, że obsługa księgowa i
podatkowa będzie obejmować prowadzenie ksiąg i rozliczanie podatków zgodnie z przepisami
prawa, ale także optymalizowanie podatków oraz odpowiednie zarządzanie majątkiem.
Ograniczeniem w tej kwestii jest niewątpliwie wysokość wynagrodzenia.
Należy przy tym przyjąć, że koszt zatrudnienia „na wyłączność” fachowej kadry, zdolnej do
prawidłowego wszystkich zadań w zakresie rachunkości lub podatków, przekracza możliwości
finansowe większości przedsiębiorców. Outsourcing jest więc w takim przypadku
koniecznością.
Podmioty wyspecjalizowane w obsłudze księgowej i podatkowej przedsiębiorstw są w stanie
zapewnić fachową obsługę za akceptowalną cenę. Zakres zadań w tym zakresie zazwyczaj nie
wymaga pracy „w pełnym etacie”, dzięki czemu cena usługi jest znacznie niższa niż koszt
wynagrodzenia własnego pracownika lub pracowników.
Podmiot zewnętrzny powinien przy tym gwarantować wysoką jakość świadczonych usług.
Zakładamy, że usługi świadczą fachowcy z odpowiednim doświadczeniem zawodowym.
Obiektywnym potwierdzeniem kwalifikacji, ale także warunkiem świadczenia usług jest tytuł
doradcy podatkowego lub uprawnienie do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Podmiot
wykonujący usługi powinien przy tym posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w
wysokości adekwatnej do zakresu świadczonych usług i rozmiaru obsługiwanych podmiotów.
Wybór odpowiedniego podmiotu na pewno nie powinien być przypadkowy. W praktyce najlepiej
sprawdza się polecenie ze strony przedsiębiorcy, który już z podobnej obsługi korzysta.
Warto zwrócić uwagę, że coraz częściej przedsiębiorca prowadzi księgi we własnym zakresie, a
dodatkowo korzysta z pomocy zewnętrznej. Własny „księgowy” nie jest wówczas zdany wyłącznie
na siebie, może korzystać z fachowej pomocy w sprawach, które wymagają konsultacji. Ważnym
czynnikiem w tym przypadku jest dodatkowe potwierdzenie prawidłowości dokonywanych
rozliczeń.
Powierzenie obsługi podatkowej lub księgowej podmiotowi zewnętrznemu niesie jednak pewne
ryzyko. Sprawą kluczową jest znalezienie fachowca, który rzetelnie wywiąże się ze swoich
obowiązków. Dodatkowe zlecenie to także dodatkowe koszty dla przedsiębiorcy. Nie bez znaczenia
może być też brak zaufania do osoby, która miałaby poprowadzić wybrane sprawy przedsiębiorcy.
Porównanie wad i zalet outsourcingu w księgowości i podatkach wskazuje jednak, że będzie on
stawał się coraz bardziej powszechny. Przede wszystkim dlatego, że dla wielu małych i średnich
przedsiębiorstw stał się koniecznością.