doctechniki prezentacji
download 
Reklamacja Transkrypt
techniki prezentacji
BJÖRN LUNDÉN i LENNART ROSELL K sią ż k a opow iad a o tym, jak przemawiać w swobodny, a zarazem porywający i przekonujący sposób. Rady w niej zawarte przydadzą Ci się podczas przedstawiania nowego projektu szefowi, a także podczas prezentacji produktu klientom Twojej firmy. Skorzystasz z nich także, gdy będziesz musiał wygłosić przemowę na uroczystości lub gdy zostaniesz poproszony o przeprowadzenie wykładu dla dużej grupy słuchaczy. Udana i interesująca prezentacja jest wynikiem współgrania wielu czynników. W książce tej znajdziesz rady na temat tego, jak przygotować i przeprowadzić udaną prezentację, zarówno jeśli chodzi o zawartość i rozplanowanie, jak i kwestie techniczne związane z użyciem różnego rodzaju środków pomocniczych. Poza tym radzimy, jak opanować tremę, jak dostosować mowę ciała, w jaki sposób operować głosem itp. WYBRANE ZAGADNIENIA Jak opanować tremę • Ważne przygotowania • Rozplanowanie treści • Wstęp i zakończenie – rozbudzenie zainteresowania i finał • Kontakt z publicznością • Informować i przekonywać • Pytania i odpowiedzi • Techniczne środki pomocnicze • Mowa ciała • Techniki operowania głosem • Praktyczne rady i wskazówki AUTORZY Björn Lundén jest założycielem szwedzkiego wydawnictwa Björn Lundén Information AB oraz właścicielem BL Info Polska Sp. z o.o. Napisał wiele książek z zakresu zarządzania i przedsiębiorczości. Regularnie prowadzi wykłady dla przedsiębiorców. Lennart Rosell pracuje w szwedzkiej firmie Marillo Information AB i zajmuje się doskonaleniem kwalifikacji przedsiębiorców i kadry menedżerskiej. Poza tym publikuje artykuły na temat zarządzania, marketingu, negocjacji itp. na łamach magazynów biznesowych. www.blinfo.pl www.blinfo.pl Björn Lundén i Lennart Rosell TECHNIKI PREZENTACJI TECHNIKI PREZENTACJI BJÖRN LUNDÉN i LENNART ROSELL TECHNIKI PREZENTACJI O sztuce przemawiania, inspirowania i przekonywania WYDANIE DRUGIE Techniki prezentacji BL Info Polska Sp. z o.o. specjalizuje się w wydawaniu poradników z zakresu podatków, ekonomii, psychologii biznesu, spraw kadrowych i prawa. Nasze książki napisane są prostym i zrozumiałym językiem, a jednocześnie zawierają kompletne i fachowe informacje. Przepisy podatkowe w Polsce zmieniają się bardzo często. W tej sytuacji ważne jest, aby poradniki były zawsze aktualne. Dlatego też często ponawiamy te same tytuły w nowych wydaniach i aktualizujemy zawarte w nich treści. Poza tym na bieżąco zamieszczamy informacje o zmianach w przepisach na naszej stronie internetowej www.blinfo.pl Znajdziesz na niej linki do każdej z książek. Dotychczas nakładem BL Info Polska Sp. z o.o. ukazały się następujące książki: jednoosobowa firma osobista efektywność pracownicy – praktyczny poradnik dla pracodawcy rekrutacja pracowników rozwiązywanie konfliktów sim – speed intuition management sprzedaż usług techniki negocjacji techniki prezentacji techniki sprzedaży techniki zakupu marketing dla małych i średnich przedsiębiorstw praktyczny poradnik w zakresie podatku vat wzory umów i dokumentów Aby zamówić książkę, zadzwoń, prześlij faks lub e-mail. tel.: (58) 520 80 64, faks: (58) 520 80 65 E-mail: [email protected] www.blinfo.pl Techniki prezentacji O sztuce przemawiania, inspirowania i przekonywania Björn Lundén i Lennart Rosell Przetłumaczyła i opracowała Bratumiła Pawłowska BL Info Polska Sp. z o.o. ul. Na Wzgórzu 15, 80-296 Gdańsk tel.: (58) 520 80 64, faks: (58) 520 80 65 E-mail: [email protected], www.blinfo.pl Tytuł oryginału: Presentationsteknik – om konsten att tala, engagera och övertyga Copyright © by autorzy oraz Björn Lundén Information AB 2003 Copyright © for the Polish edition by BL Info Polska Sp. z o.o., 2003 Projekt okładki: Anki Wallner, Björn Lundén Information AB Skład tekstu: Danuta Młodzikowska, BL Info Polska Sp. z o.o. Czcionka: Excelsior oraz Neue Helvetica. Wielkość czcionki 10 pkt, odstęp między wierszami 12 pkt. Wydanie 2, kwiecień 2006 ISBN 978-83-89537-95-9 Spis treści O książce.......................................................................................................7 Wstęp.............................................................................................................8 Trema.......................................................................................................... 13 Przygotowania............................................................................................25 Cele..................................................................................................... 26 Zawartość........................................................................................... 30 Scenariusz.......................................................................................... 33 Planowanie wystąpienia................................................................... 35 Próba generalna................................................................................ 37 Wstęp prezentacji....................................................................................... 38 Zakończenie prezentacji............................................................................ 45 Nigdy nie przeciągaj prezentacji w czasie...................................... 48 Kontakt z publicznością............................................................................ 50 Dramaturgia...................................................................................... 53 Kontakt wzrokowy ze słuchaczami.................................................54 Pozwól słuchaczom działać.............................................................. 56 Humor................................................................................................. 57 Daj z siebie to, co najlepsze..............................................................60 Informować i przekonywać....................................................................... 62 Informować........................................................................................ 63 Przekonywać...................................................................................... 70 Pytania i odpowiedzi................................................................................. 75 Kiedy to ty zadajesz pytania............................................................ 76 Kiedy słuchacze zadają pytania....................................................... 78 Wizualne środki pomocnicze....................................................................84 18 reguł używania wizualnych środków pomocniczych...............86 Różne środki pomocnicze................................................................. 91 Mowa ciała..................................................................................................95 Techniki operowania głosem.................................................................. 104 Dobra technika................................................................................ 105 Interesujący głos.............................................................................. 107 Mówienie przez mikrofon........................................................................ 113 Mikrofon – tak czy nie?................................................................... 113 Różne typy mikrofonów.................................................................. 114 Sprawdź warunki organizacyjne................................................... 116 Odległość od mikrofonu.................................................................. 117 Elektroniczne opracowywanie dźwięku....................................... 119 Mikrofony bezprzewodowe............................................................ 120 Pytania od publiczności.................................................................. 120 Podsumowanie i rady ogólne.......................................................... 121 Praktyczne rady....................................................................................... 122 Przygotowania................................................................................. 122 Podczas prezentacji......................................................................... 124 Komentarze i reakcje...................................................................... 128 Przyswajanie nowych umiejętności............................................... 129 Nieprzygotowane prezentacje........................................................ 131 Skorowidz................................................................................................. 133 O książce Książka ta skierowana jest przede wszystkim do osób, dla których przeprowadzanie prezentacji i występowanie przed publicznością jest częścią pracy zawodowej. Jeśli jednak twoje życie prywatne również wymaga od Ciebie wypowiadania się na szerszym forum, książka przyda się i Tobie. Sądzimy, że również zawodowi mówcy znajdą tu wiele cennych wskazówek. Poradnik ten jest zbiorem naszych własnych doświadczeń, ale także wywiadów z profesjonalnymi mówcami, którzy odnieśli na tym polu sukces. W książce zawarte są także informacje m.in. na temat tego, jak uwierzyć w siebie, jak pokonywać strach i tremę, jak stwarzać i przekazywać jasny obraz siebie. Poradnik bazuje na wywiadach z profesjonalnymi mówcami przeprowadzonych przez Lennarta Rosella, a także na doświadczeniach Björna Lundéna. Rozdział „Mówienie przez mikrofon” został napisany przez Mattiasa „Allvalley” Alldala, który pracuje jako realizator dźwięku. Jeśli chcesz się z nami podzielić uwagami dotyczącymi książki lub samych technik prezentacji, chętnie z nich skorzystamy. Napisz na adres mailowy naszego wydawnictwa [email protected] lub prześlij swoje uwagi drogą pocztową – adres znajdziesz na czwartej stronie tej książki. Björn Lundén i Lennart Rosell Gdańsk, kwiecień 2006 7 Kontakt z publicznością Jako słuchacz na pewno nie raz odczułeś, jak to jest, gdy słucha się kogoś, kto mówi z zaangażowaniem i w sposób wzbudzający zainteresowanie. Twoja uwaga przez cały czas była skierowana na mówiącego. Potem opuściłeś spotkanie z poczuciem, że prezentacja dała ci coś ważnego. Czułeś się poinformowany i podbudowany. Poza tym pamiętasz większość z tego, co usłyszałeś. Na pewno doświadczyłeś też czegoś wręcz odwrotnego. Sytuacje, w których jesteśmy zmuszeni do słuchania nudnych i monotonnych prezentacji, zdarzają się niestety bardzo często. Gdzie tkwi różnica? Co sprawia, że prezentacje potrafią być tak różne? Dlaczego niektórych ludzi – niezależnie od tego, o czym mówią – słucha się z zaciekawieniem, podczas gdy innym nie udaje się wzbudzić w słuchaczach zainteresowania? Przypomnij sobie, jak to wyglądało, kiedy jeszcze chodziłeś do szkoły. Czy był tam nauczyciel albo wykładowca, którego słuchało się ze szczególnym zainteresowaniem? Dlaczego właśnie ta osoba przyszła ci na myśl? Dlaczego jego lub jej słuchało się z większym zainteresowaniem? Co stanowi o różnicy między interesującym a nieciekawym mówcą? Zaangażowana i zainteresowana publiczność W tym rozdziale spróbujemy odpowiedzieć na to pytanie poprzez zwrócenie uwagi na te aspekty, które sprawiają, że w trakcie występu nawiązuje się dobry kontakt z publicznością. Ważne jest, by publiczność słuchała cię przez cały czas trwania twojej prezentacji. Publiczność musi być zaangażowana i zainteresowana. Inaczej prezentacja traci swoją wartość. Twoim zadaniem jako mówcy jest zainteresowanie słuchaczy. W tym rozdziale pokażemy ci, na co powinieneś zwrócić uwagę, by zdobyć zainteresowanie publiczności i nawiązać z nią kontakt. 50 Kontakt z publicznością Co jest najważniejsze? Celem prezentacji jest przekazanie jakiegoś przesłania. Pamięć słuchaczy uaktywniają trzy czynniki: • twoje słowa • zmiany tonu twojego głosu • wrażenia wzrokowe W tym kontekście ważne jest, byś wiedział, jak duża część pamięci słuchaczy uaktywnia się w przypadku każdego z czynników, tzn. który z nich – słowa, głos czy wrażenia wzrokowe – ma najmniejsze i największe znaczenie dla wiarygodności osoby mówiącej, jej umiejętności przekonywania i bycia zapamiętaną. Jak sądzisz? Weź kartkę papieru i napisz swoją odpowiedź. Jeśli sądzisz, że każdy czynnik jest tak samo ważny, przypisz mu wartość 1/3. Jeśli uważasz, że słowa odpowiadają za połowę znaczenia, a głos i wrażenia wzrokowe sytuują się na drugim miejscu, przypisz pierwszemu odpowiednio 50% (słowa), a pozostałym dwóm po 25%. Przestań na chwilę czytać i zastanów się nad tym. Do jakich doszedłeś wniosków? Ciekawe, że często odpowiedzi jest tyle, ilu pytanych. Wielu kładzie spory nacisk na znaczenie słów. Zaskakująca jest jednak właściwa odpowiedź: Według przeprowadzonych badań słowa odpowiadają jedynie za 7% wiarygodności mówcy i wpływu, jaki wywiera na słuchaczy. Głos odpowiada za 38%, a wrażenia wzrokowe aż za 55%! Wizualne materiały pomocnicze Niedoświadczeni mówcy często kładą zbyt duży nacisk na planowanie tego, co powiedzą, zamiast tego, jak to powiedzą. Koncentrują się na tym, by zaplanować każde słowo prezentacji, lecz zapominają o stronie wizualnej. Aby pozyskać uwagę słuchaczy, dokładnie zaplanuj, jak będziesz wyglądał ty sam i twoje materiały pomocnicze. Wzrok jest tym zmysłem, który ma decydujące znaczenie w wielu obszarach życia, takich jak komunikacja, uczenie się i zapamiętywanie. Jest to związane ze sposobem funkcjonowania ludzkiego mózgu. Lewa półkula mózgowa rejestruje konkretne rzeczy, np. matematykę, logikę i słowa. Prawa półkula rejestruje i jest aktywowana przez muzykę, fantazję, kreatywność itd. Wiele osób uważa, że za zdolność przemawiania odpowiedzialna jest lewa półkula. I tak jest w rzeczywistości, ponieważ mówiąc, używamy konkretnych słów. Natomiast zdolność słuchania jest aktywnością, która w dużej mierze zależy od prawej 51 Kontakt z publicznością półkuli mózgowej. Za pomocą lewej półkuli mózgowej rejestrujemy słowa, a prawą pobieramy wrażenia wzrokowe i całościowy obraz prezentacji. Głos i tembr głosu Należy zwrócić szczególną uwagę na głos i jego brzmienie. Głos odgrywa większą rolę niż słowa, jeżeli chodzi o zaangażowanie słuchaczy. Głos odpowiada za całe 38% wystąpienia. Jeśli masz płaski i monotonny głos, to niezależnie od tego, jak ciekawie mówisz, słuchacze w krótkim czasie poczują zmęczenie prezentacją. Umiejętność używania głosu w efektywny sposób jest szczególnie ważna dla osób, które często używają telefonu. W rozmowie przez telefon masz przecież do dyspozycji wyłącznie głos i słowa do wywierania wpływu na swoich rozmówców. W jednym z kolejnych rozdziałów z detalami omawiamy techniki operowania głosem i wymowy. Otwórz swoje serce Najlepszym mówcą jest ten, kto przemawia prosto do serc słuchaczy. Aby móc to zrobić, trzeba otworzyć swoje serce. Musisz dać kawałek siebie, by nawiązać dobry kontakt z publicznością. Wiele osób ma trudności z nawiązywaniem kontaktu z publicznością z powodu paraliżującej je tremy. Jeśli będziesz często ćwiczył i dokładnie przeczytasz fragment mówiący o tym, jak opanować tremę, będziesz bardziej rozluźniony podczas przemawiania przed publicznością. Im bardziej będziesz wyluzowany, tym łatwiej będzie ci dać coś z siebie. A im więcej dasz z siebie, tym lepszy kontakt nawiążesz z publicznością. Pięć sposobów stymulowania słuchaczy Jest wiele sposobów na zainteresowanie publiczności i zaangażowanie jej. Kilka innych rozdziałów tej książki traktuje o tym, jak nawiązać kontakt z publicznością i utrzymywać go na stałym poziomie. W tym rozdziale rozważymy pięć sposobów stymulowania słuchaczy i nawiązywania z nimi dobrego kontaktu. Do tych sposobów należy: • • • • • 52 zastosowanie dramaturgii dobry kontakt wzrokowy ze słuchaczami skłanianie słuchaczy do działania stosowanie humoru w prezentacji własne zaangażowanie mówcy. Kontakt z publicznością Dramaturgia Przedstawienie trwa Pierwszym sposobem zdobycia uwagi publiczności jest bycie do pewnego stopnia aktorem. Prezentacja jest formą teatru. Stoisz na scenie. Masz publiczność. Przedstawienie trwa. Jednym ze sposobów kreowania dramaturgii może być rozpoczęcie wystąpienia od 30-sekundowej lub minutowej ciszy. Cisza trwająca krócej, 5 lub sekund, może czasem powodować niezręczne odczucie. Rozpoczęcie od 30-sekundowej ciszy może być niezwykle dramatyczne. 30 sekund ciszy to strasznie długo. Może to wprawić publikę w drżenie! Jedna z prezenterek Eurowizji, Lill Lindfors, miała świetny pomysł na to, jak dramatycznie zacząć swój występ. Gdy wchodziła na scenę, potknęła się i zgubiła po drodze dolną część swojej wieczorowej sukni. Miliony telewidzów w całej Europie zamarły z przerażenia. Zaraz jednak okazało się, że był to tylko chwyt mający na celu rozruszanie publiczności – prowadząca koncert miała na sobie drugą kreację, sprytnie podszytą pod tę, która spadła. W ten sposób prezenterce udało się pozyskać publiczność. Dramatyzm przyniósł pożądany efekt – widzowie zanosili się od śmiechu. To musi mieć sens Jest tysiąc innych sposobów na zastosowanie dramaturgii podczas prezentacji. Jeśli chcesz użyć odrobiny dramaturgii w swojej prezentacji, musisz zrobić to w fi nezyjny sposób. Wszystko, czego w tym celu użyjesz, musi mieć związek z tematem prezentacji. I musi mieć jakieś znaczenie. Zręcznie zastosowana dramaturgia może stworzyć bardzo pozytywny kontakt z publicznością, a poza tym sprawi, że zostaniesz zapamiętany. Ilu widzów oglądających wtedy Eurowizję nie pamięta wejścia Lill Lindfors? Nie pamiętamy, co konkretnie mówiła, ale pamiętamy, że spadła jej spódnica. Użyj swojej inwencji Użyj inwencji, by wymyślić scenkę, która skupi na tobie uwagę słuchaczy. Czytając lub przeglądając kolorowe magazyny lub gazety codzienne, miej oczy otwarte na gry słów, fortele słowne, zagadki logiczne itp. Przy odrobinie fantazji możesz takie perełki wykorzystać do efektownych wstępów czy zakończeń twojej prezentacji. 53 Kontakt z publicznością Pamiętaj, by zagadek logicznych używać tak, aby miały bezpośredni związek z twoją prezentacją. Po wyjawieniu rozwiązania takiej zagadki możesz np. powiedzieć: Widzicie… często jest tak, że to, co na początku wydaje się zadaniem niemożliwym do rozwiązania, okazuje się całkiem proste, jeśli tylko podejść do problemu w odpowiedni sposób. I o tym właśnie opowiada ta prezentacja – o rozwiązywaniu problemów w odpowiedni sposób. Jeżeli chodzi o wymyślanie efektów mających nadać twojej prezentacji nieco dramaturgii, istnieją tylko dwa ograniczenia w tym zakresie: twoja fantazja i zasadność zastosowania. Kontakt wzrokowy ze słuchaczami Żywa komunikacja Chcąc nawiązać kontakt z publicznością, musisz pamiętać o kontakcie wzrokowym. Komunikacja jest żywa, gdy przemawiający widzi tych, do których mówi. Niestety, często zdarza się, że mówca czyta każde słowo ze swoich notatek, patrząc przy tym w podłogę, w bok, ale nie na słuchaczy. Wstań Najlepiej jest przemawiać na stojąco. To daje słuchaczom lepszy obraz ciebie i ułatwia komunikację. Wielu ludzi chce widzieć twarz mówcy, aby lepiej odbierać całą wypowiedź. Stojąc w czasie przemawiania, masz także lepszą kontrolę nad tym, jak reagują słuchacze. Bez kontaktu wzrokowego nie ma kontaktu z publicznością Patrzenie na osoby, do których mówimy, wskazuje na nasze zainteresowanie odbiorcami i ich celami. Jeśli zbyt często będziesz się odwracał, patrzył przez okno, w notatki albo w sufit, zostaniesz odebrany jako osoba nieuprzejma lub roztargniona. Wielu mówcom, szczególnie tym nieśmiałym lub zdenerwowanym, trudno jest wodzić spokojnie wzrokiem po publiczności. Jest to jednak słabość, nad którą trzeba popracować. Musisz świadomie ćwiczyć się w patrzeniu na twoich słuchaczy. Bez kontaktu wzrokowego nie nawiążesz kontaktu z publicznością. W sytuacjach, gdy zadajesz słuchaczom pytania, patrzenie na słuchaczy jest niezmiernie ważne – inaczej pytanie nie odniesie zamierzonego efektu. 54 Kontakt z publicznością Nie za szybko Gdy mówisz, nie wystarczy, że będziesz rzucał na słuchaczy przelotne spojrzenia. Mogą oni wówczas mieć wrażenie, że nie jesteś do końca pewien tego, co mówisz. Zamiast tego powinieneś na 3 do 5 sekund zatrzymać wzrok na którymś ze słuchaczy i spojrzeć mu w oczy. Potem spójrz na kogoś innego i zawieś na nim wzrok na kilka sekund. Postaraj się spojrzeć w ten sposób na większość słuchaczy i pozwól, by każdy poczuł, że mówisz właśnie do niego. Na początku będziesz być może musiał bardzo się starać, by wędrując wzrokiem po zebranych nie robić tego zbyt szybko. Wkrótce jednak intuicyjnie wyczujesz, jakie zachowanie jest dobre i naturalne. Wielu osobom przemawiającym publicznie wydaje się, że patrzą swoim słuchaczom w oczy przez kilka sekund, podczas gdy w rzeczywistości robią to przez ułamek sekundy. Patrzenie prosto w oczy pociąga za sobą co najmniej trzy zalety. • Pomaga tobie jako mówcy skoncentrować się na jednostkach i nie postrzegać ich jako grupy. Trema towarzysząca wypowiadaniu się przed grupą ludzi osłabnie, jeśli skoncentrujesz się na poszczególnych osobach, a nie grupie jako całości. Pierwszą zaletą patrzenia słuchaczom w oczy przez 3-5 sekund jest więc to, że pomaga ci to się zrelaksować. • Słuchacze są bardziej zaangażowani i zainteresowani. Dzięki temu, że patrzysz na każdego z osobna, każdy z publiczności czuje, że mówisz tylko do niego. Jeśli spojrzysz na daną osobę, będzie cię ona uważnie słuchać, nawet wtedy, gdy twój wzrok powędruje już dalej. Słuchacze czują, że troszczysz się o każdego z nich. W ten sposób rozbudzasz zainteresowanie i motywujesz ich do słuchania. • Robisz wrażenie osoby pewnej siebie, która wie, o czym mówi. Pomaga to rozbudzić zaufanie słuchaczy w stosunku do siebie. Trenuj! Niektórzy ludzie mają trudności z patrzeniem innym prosto w oczy. Jeśli jesteś jednym z nich, musisz trenować. Zacznij od stania przed lustrem i patrzenia w oczy samemu sobie. Następnym krokiem może być poproszenie przyjaciela, by usiadł naprzeciwko ciebie, po czym patrzcie się sobie głęboko w oczy. Nie wystarczy jedynie kilka sekund. Patrzcie tak przez pięć do dziesięciu minut. W ten sposób przyzwyczajasz się do patrzenia innym prosto w oczy. Gdy potem staniesz przed publicznością, twoja podświadomość podpowie ci, że nie ma nic niebezpiecznego w patrzeniu ludziom prosto w oczy. 55 Kontakt z publicznością Reakcja Pamiętaj także, by sprawdzić, jakie wrażenie wywarł na słuchaczach taki bezpośredni kontakt wzrokowy. Po prezentacji zapytaj kogoś z publiczności, jak odczuł twój zabieg. Może on dostarczyć ci cennych informacji na temat tego, jak inni doświadczają takiej wzrokowej komunikacji. Patrz na innych Następnym razem, gdy ty będziesz słuchał jakiegoś wystąpienia, zwróć uwagę na to, jak długo mówca patrzy swoim słuchaczom w oczy. Obserwując świadomie, jak inni komunikują się wzrokowo, sam zauważysz, jak istotny jest taki sposób porozumiewania się. Komunikacja wzrokowa ma decydujące znaczenie, jeśli chodzi o nawiązanie dobrego kontaktu z publicznością. Pozwól słuchaczom działać Trzecim sposobem na nawiązanie dobrego kontaktu z publicznością jest skłonienie słuchaczy do działania. Jest takie chińskie przysłowie, które brzmi: Słyszę – zapominam Widzę – pamiętam Działam – uczę się Każdy mówca powinien mieć te słowa wyryte w pamięci i wprowadzać je w życie tak często, jak się da. Wyobraź sobie, że masz wygłosić mowę o pierwszej pomocy i opisać metodę usta–usta. Wysłuchanie tego może być ciekawe dla słuchaczy, ale stanie się jeszcze ciekawsze i pouczające, gdy mówca pokaże na manekinie, jak wdmuchiwać powietrze do płuc. Najlepiej oczywiście, gdy słuchacze sami zadziałają i spróbują wykonać sztuczne oddychanie (na manekinie lub na sobie). Zadawaj pytania Jednym ze sposobów na przynajmniej mentalne zaangażowanie publiczności jest zadawanie jej pytań. Nie muszą to być pytania, które wymagają odpowiedzi. Tak zwane pytania retoryczne sprawiają, że słuchacze zaczynają się zastanawiać i zostają mentalnie zaangażowanie. Pytania wymagające odpowiedzi angażują słuchaczy jeszcze bardziej. Chęć udzielenia odpowiedzi może być zgłaszana przez podniesienie ręki lub też słuchacze mogą odpowiadać od razu. 56 Kontakt z publicznością Postaw się w położeniu innych Wielu przemawiających stosuje taktykę wyrywania do odpowiedzi osób, które się nie zgłosiły, po to, by upewnić się, że wszyscy słuchają. Wadą takiej taktyki jest to, że łatwo możesz kogoś urazić. Wśród słuchaczy mogą być osoby nieśmiałe albo takie, które z jakiegoś powodu nie chcą się wypowiadać. Na prezentację przyszły, by słuchać, a nie mówić. Takie osoby po prostu nie chcą mówić – nie należy ich do tego zmuszać. Poproś kogoś do siebie Możesz także zaangażować publiczność prosząc, by ktoś wszedł na podium i coś zademonstrował. Ludzie z branży rozrywkowej, np. magicy, często używają techniki angażowania publiczności i włączania jej w swoje działania. Jest wiele sposobów skłonienia słuchaczy do działania. Wybierz ten, który najbardziej pasuje do twojej prezentacji. Humor Śmiech rozluźnia atmosferę Dźwięk śmiechu to jedna z najlepszych rzeczy, jakie mówca może usłyszeć. Śmiech rozluźnia atmosferę i stwarza dobry kontakt między nim a publicznością, a także między samymi słuchaczami. Niektórzy ludzie mają naturalną skłonność do posługiwania się humorem w udany sposób. Ale nawet jeśli nie posiadasz tego naturalnego daru, możesz nauczyć się, jak używać humoru w swoich prezentacjach. Zwłaszcza w interesach W życiu biznesowym doświadcza się wielu długich i nudnych prezentacji i odczytów. Jeśli nauczysz się używać swojego humoru w prezentacjach biznesowych, będziesz miał szansę się wyróżnić. Zdobędziesz uwagę słuchaczy w zupełnie inny sposób niż ci, którzy bez poczucia humoru, sztywno prezentują swoje projekty. Nie opowiadaj dowcipów Zauważ jednak, że zastosowanie humoru to nie to samo, co opowiadanie dowcipów. Dowcip może na dobrą sprawę wyrządzić więcej szkody niż pożytku. Często zdarza się, że wiele osób wśród publiczności słyszało już dany dowcip. Może się też zdarzyć, że nadepniesz 57 Kontakt z publicznością komuś na odcisk, jeśli opowiedziany przez ciebie dowcip ośmiesza jakiś kraj, wyznanie lub pogląd. Trudno jest opowiedzieć dowcip tak, aby był on w 100% udany. Zażartuj z samego siebie Żartowanie z samego siebie nigdy nie jest złe. Publiczność nie lubi mówców, którzy udają wszechwiedzących. Dobrym przykładem na to jest historia o pewnym trenerze drużyny futbolowej, który został zwolniony z pełnionej funkcji. Po jakimś czasie zaczął podróżować po kraju, prowadząc wykłady i odczyty na temat swoich doświadczeń jako prowadzącego zespół piłkarski. Zdawał sobie sprawę z tego, że słuchacze wiedzieli, iż został zwolniony z pracy z powodu kiepskich wyników drużyny z okresu, gdy ją trenował. By nawiązać dobry kontakt z publicznością i aby odzyskać swoją wiarygodność jako eksperta w temacie, zwykł tak rozpoczynać swoją przemowę: „Na wstępie musicie wiedzieć, że przyczyną mojego rozstania z drużyną piłkarską było zmęczenie i znudzenie – mianowicie nasi kibice byli już zmęczeni i znudzeni, widząc mnie na stanowisku trenera. Tym żartobliwym wstępem udawało mu się odwrócić uwagę od prawdziwej przyczyny jego zwolnienia. Publiczność śmiała się i zaczynała czuć do niego sympatię jako do mówcy. Jeśli masz możliwość użycia autoironii i śmiania się z samego siebie, będzie się śmiała także publiczność i poczuje do ciebie sympatię. Nigdy nie bądź ironiczny O ile autoironia jest dobra, to każdy inny rodzaj ironii jest niebezpieczny. Będąc ironicznym mówisz coś przeciwnego do tego, co masz na myśli. Bycie ironicznym uchodzi, gdy jest się w gronie znajomych i przyjaciół. Oni cię znają. Gdy robisz coś innego niż zwykle, wypowiadasz poglądy, których się po tobie nie spodziewają, dostosują się i pewnie pomyślą, że jest to fajne i zabawne. Jednak podczas prezentacji przed publicznością, która cię nie zna, ironia może mieć działanie niszczące. Publiczność, albo przynajmniej jej część, może wziąć cię na poważnie, a twoja próba użycia ironii jako żartu może zakończyć się katastrofą. Wystrzegaj się zatem bycia ironicznym. Odnieś się do samego siebie Co zrobić, by umiejętnie wpleść humor do swoich prezentacji? Po pierwsze, zastanów się, czy przydarzyło ci się coś zabawnego. Najlepsze historie to te, które pochodzą z twojego własnego życia. Pamiętaj 58 Kontakt z publicznością jednak, że muszą one w jakiś sposób nawiązywać do tematu. Są ludzie, którzy uważają, że humor jest niepotrzebny. To sprawdza się w jednym wypadku: nieuzasadniony humor jest niepotrzebny. Jednak sensowny humor funkcjonuje jak zastrzyk witamin. Zaskakuje i ożywia słuchaczy oraz nadaje prezentacji nowy wymiar. Miej oczy szeroko otwarte Po drugie, zawsze musisz mieć oczy i uszy szeroko otwarte na humor. Humor tkwi często w większej ilości zdarzeń, niż ci się wydaje. Zastanów się na przykład, co wydarzyło się wczoraj. Gdy ma miejsce jakieś wydarzenie, często w danym momencie nie wydaje się ono zabawne. Kiedy jednak spojrzy się na nie z perspektywy czasu, czasem można dostrzec w nim coś śmiesznego. Przy prawidłowym nastawieniu i zapale do opowiadania, najdziwniejsze sytuacje można przedstawić jako zabawne. Używaj notatnika Dobrze jest używać notatnika. Staraj się zapisywać sytuacje, które mogą mieć w sobie cechy humorystyczne i zachowaj notatnik, abyś mógł wrócić do niego i zaczerpnąć z niego jakąś historię, która będzie pasowała do twojej prezentacji. Jeśli nie zrobisz notatek z zabawnych wydarzeń, szybko pójdą one w zapomnienie. Dobrzy mówcy budują sobie w głowie mentalną bibliotekę różnych wydarzeń i potrafi ą – niezależnie od tego, o czym mówią – znaleźć porywającą czy interesującą sytuację, która będzie nawiązywać do tematu i przedstawić ją w zabawny sposób. Odpowiednie tempo Ważnym czynnikiem w kwestii stosowania humoru, jest tempo, w jakim należy opowiadać historie. Nieraz tempo może mieć decydujące znaczenie zrozumienia puenty. Nie ma gotowej recepty na to, z jaką prędkością powinno się opowiadać historię. Wyczuj samego siebie i mów w tempie, które według ciebie jest najbardziej odpowiednie. Utrzymuj równowagę Najtrudniejsze dla początkującego mówcy jest zachowanie równowagi pomiędzy tym, co mówi się w formie żartu, a tym, co jest na serio. Jeśli zaczynasz kilkoma zabawnymi historyjkami, słuchacze mogą nie wiedzieć, kiedy skończysz opowiadać. Być może odbierają coś jako żart, choć nie taki jest zamiar. Albo czekają na jakąś puentę, której nigdy nie wypowiesz. 59 Kontakt z publicznością Dla niedoświadczonego mówcy ważne jest, by nie przesadzać z humorem w swojej prezentacji. Wraz z nabywaniem doświadczenia będziesz coraz lepiej wyczuwał, co jest odpowiednie w danym kontekście. Ty się nie śmiej Część ludzi, gdy mówi coś zabawnego, śmieje się najgłośniej ze wszystkich. Dobra rada: powstrzymaj się od śmiechu, kiedy sam mówisz coś śmiesznego. Zabawna historia jest odbierane jako taka, gdy jest śmieszna sama w sobie, a nie ponieważ śmieje się jego autor. A już żenująca jest sytuacja, kiedy autor jest jedyną osobą, która się śmieje. Naturalnie są od tej reguły wyjątki. Niektórzy ludzie są z natury bardzo roześmiani i wtedy nie stanowi to problemu. Daj z siebie to, co najlepsze Słowa, słowa, tylko słowa, nic z serca… , narzekał Szekspir. Nie tylko możesz, ale i powinieneś w swoich prezentacjach robić użytek ze swojej własnej osobowości. Jesteś wyjątkowy Musisz mieć świadomość tego, że jesteś wyjątkowy. Na całej ziemi nie ma człowieka, który posiada takie same cechy osobowości, co ty. Niektóre z tych cech są być może negatywne, ale zapewne większość z nich jest pozytywna. Podkreśl swoje mocne strony W swoich prezentacjach musisz podkreślić swoje mocne strony. Każdy człowiek ma kilka mocnych stron, które warto pokazać. Ważne jest, byś uświadomił sobie, jakie to cechy, a potem pokazał je podczas wygłaszania prezentacji. Być może twój śmiech jest zaraźliwy albo masz oryginalne poczucie humoru. Być może wykonujesz jakieś gesty, które można by uwypuklić, albo emanujesz energią, która może zaowocować entuzjazmem publiczności. Może masz silny głos. Niezależnie od tego, jakie są twoje mocne strony, są one twoje. Zastanów się więc, jak zrobić z nich użytek. Wielu ludzi nadmiernie koncentruje się na swoich słabych stronach i marnuje czas i energię na ich ulepszanie. To nie jest dobra strategia. Jeśli zamiast tego popracujesz nad doskonaleniem swoich mocnych stron, automatycznie poprawią się te słabe strony. 60 Kontakt z publicznością Bądź naturalny Aby móc dać z siebie to, co najlepsze, trzeba być naturalnym. Nie jest jednak łatwo być naturalnym w obecności publiczności. Kiedy jest się na przykład czteroletnim dzieckiem, można bez problemu wejść na podium i powiedzieć coś w naturalny sposób w obecności publiczności. Ale co dzieje się, gdy masz 24 albo 44 lata i stajesz na scenie, by zacząć przemawiać? Czy nadal masz tę nieświadomą naturalność czterolatka? Być może, ale bardziej prawdobodobne jest to, że stajesz się sztywny i działasz mechanicznie. Problemem, jeżeli chodzi o szkolenie osób dorosłych w zakresie technik prezentacji, nie jest wpojenie im cech, których nie posiadają. Jest nim natomiast pokonanie barier i ograniczeń, skłonienie ich do mówienia w tak samo naturalny sposób, w jaki robiliby to w spontanicznej rozmowie. Nie imituj innych Naczelna zasada technik prezentacji brzmi: Nie próbuj naśladować innych, bądź sobą. Twoją największą siłą jako mówcy jest to, że ty to ty. Nie próbuj wpasowywać się w jakikolwiek wzorzec, w którym zgubisz swoją własną wyjątkowość. Wówczas utracisz także osobiste cechy charakteru, które sprawiają, że publiczność chce cię słuchać. Jeśli do tego jeszcze jesteś na tyle pewny siebie, że potrafisz wykazać się autoironią, słuchacze otworzą dla ciebie swoje serca. Szczerość i entuzjazm Aby publiczność otworzyła się na ciebie i słuchała cię uważnie, musisz włożyć w prezentację siebie, swoją duszę. Dwoma kluczowymi słowami w tym wypadku są szczerość i entuzjazm. Twoja naturalna osobowość ukaże się tylko w sytuacji, kiedy będziesz pod wpływem emocji. Żadnej publiczności nie porwie ktoś, kto przeprowadza monotonną prezentację, nie wkładając w nią uczuć i entuzjazmu. To naturalność, spontaniczność i energetyczność sprawiają, że mówca obdarzony tymi cechami wzbudza zainteresowanie. Możesz poświęcić mnóstwo czasu na opanowywanie gotowych recept i na stosowanie się do określonych wskazówek mających pomóc w udoskonaleniu technik prezentacji – jednak jeśli nie włożysz w prezentację serca, nigdy nie nawiążesz z publicznością takiego kontaktu, który pozwoli ci osiągnąć cel. 61 BJÖRN LUNDÉN i LENNART ROSELL K sią ż k a opow iad a o tym, jak przemawiać w swobodny, a zarazem porywający i przekonujący sposób. Rady w niej zawarte przydadzą Ci się podczas przedstawiania nowego projektu szefowi, a także podczas prezentacji produktu klientom Twojej firmy. Skorzystasz z nich także, gdy będziesz musiał wygłosić przemowę na uroczystości lub gdy zostaniesz poproszony o przeprowadzenie wykładu dla dużej grupy słuchaczy. Udana i interesująca prezentacja jest wynikiem współgrania wielu czynników. W książce tej znajdziesz rady na temat tego, jak przygotować i przeprowadzić udaną prezentację, zarówno jeśli chodzi o zawartość i rozplanowanie, jak i kwestie techniczne związane z użyciem różnego rodzaju środków pomocniczych. Poza tym radzimy, jak opanować tremę, jak dostosować mowę ciała, w jaki sposób operować głosem itp. WYBRANE ZAGADNIENIA Jak opanować tremę • Ważne przygotowania • Rozplanowanie treści • Wstęp i zakończenie – rozbudzenie zainteresowania i finał • Kontakt z publicznością • Informować i przekonywać • Pytania i odpowiedzi • Techniczne środki pomocnicze • Mowa ciała • Techniki operowania głosem • Praktyczne rady i wskazówki AUTORZY Björn Lundén jest założycielem szwedzkiego wydawnictwa Björn Lundén Information AB oraz właścicielem BL Info Polska Sp. z o.o. Napisał wiele książek z zakresu zarządzania i przedsiębiorczości. Regularnie prowadzi wykłady dla przedsiębiorców. Lennart Rosell pracuje w szwedzkiej firmie Marillo Information AB i zajmuje się doskonaleniem kwalifikacji przedsiębiorców i kadry menedżerskiej. Poza tym publikuje artykuły na temat zarządzania, marketingu, negocjacji itp. na łamach magazynów biznesowych. www.blinfo.pl www.blinfo.pl Björn Lundén i Lennart Rosell TECHNIKI PREZENTACJI TECHNIKI PREZENTACJI BJÖRN LUNDÉN i LENNART ROSELL TECHNIKI PREZENTACJI O sztuce przemawiania, inspirowania i przekonywania WYDANIE DRUGIE
