Łup w słup, czyli zarządzanie zapasami praktycznie

Łup w słup, czyli zarządzanie zapasami
praktycznie
28.04.2011
Case study:
Wiele metod przedstawianych na szkoleniach natrafia
na barierę przekonań planistów, ich praktykę. Często
planiści obawiają się zaufać metodom
zmatematyzowanym, w których część decyzji pozostaje
poza nimi. Wolą posługiwać się intuicją.
Doświadczenie podpowiada im, co jest najważniejsze,
mają większe poczucie kontroli nad sytuacją. Jednak,
niestety, często intuicja doskonale sprawdza się
w sprowadzaniu na manowce. Nie wierzycie? To przeczytajcie!
Szkolenie: zarządzanie zapasami w praktyce
Chciałbym podzielić się doświadczeniem ze szkolenia na temat zarządzania zapasami, które miałem
przyjemność jako trener prowadzić kilka tygodni temu dla przedsiębiorstwa zajmującego się m.in.
utrzymaniem infrastruktury sieci telefonicznych. Oczekiwaniem klienta było, aby uczestnicy po
zdobyciu wiedzy w trakcie dwóch dni szkolenia spróbowali natychmiast zastosować ją w praktyce:
podjęli się rozwiązania konkretnych wyzwań dotyczących zarządzania zapasów podczas trzeciego
dnia warsztatowego.
Bardzo ciekawą lekcją było dla nas wszystkich wyzwanie, które podjął jeden z zespołów.
Identyfikacja problemu
Zespół postanowił sformalizować reguły, które obowiązują przy zamawianiu materiałów służących do
utrzymania sieci. Celem było, aby dzięki ustaleniu konkretnej polityki zamawiania, wielkość zapasów
była przewidywalna, a koszty związane z zapasami były pod kontrolą.
Case study: słupy
Ponieważ zespół zarządza około 2 tys. różnych materiałów, podczas kilku godzin warsztatów nie było
szans, aby zająć się wszystkimi. Podjęto decyzję, aby wybrać jeden rodzaj asortymentu, przećwiczyć
na nim poznane techniki, by w przyszłości przenieść zastosowaną metodologię na następne materiały.
Zespół zdecydował się wziąć na warsztat słupy. Słupy, które stoją np. przy drogach i służą do
naziemnego prowadzenia kabli.
Pobrano z: http://www.treco.pl/wiedza/artykuly-szczegoly/id/293/page/81/lup-w-slup-czyli-zarzadzanie-zapasami-praktycznie/
Sprawa, która pachnie nienajlepiej…
Dlaczego właśnie słupy? Zespół stwierdził, że potrzebne są w każdym z magazynów, aby można było
w przypadku wystąpienia awarii usunąć ją w ciągu 4 godzin. Co więcej, słupy są duże (od 6 do
8 metrów), w związku z czym zajmują dużo miejsca w magazynie. Dodatkowo, z powodu zastojowych
środków chemicznych, którymi drewno jest zakonserwowane, słupy, ujmując rzecz delikatnie, nie
pachną elegancko.
Wziąć byka za rogi
Powstają zatem naturalne pytania:
●
●
●
●
Jak duży zapas słupów powinniśmy utrzymywać? Czy 20 sztuk, czy 80?
Czy zapasu powinno być na dwa tygodnie czy na dwa miesiące zapotrzebowania?
Jak często opłaca się organizować dostawy?
W jakich partiach zamawiać słupy? Po ile sztuk?
Koszty związane z zapasami
Aby odpowiedzieć w sposób zorganizowany na postawione wyżej pytania, zespół postanowił
zidentyfikować koszty związane z zapasami.
Zespół określił trzy największe składniki tych kosztów:
●
●
●
koszt materiału,
koszt odnawiania zapasu (czyli dostarczania słupów do magazynów),
koszt utrzymania zapasu.
Ostatecznym celem - wybranie takiej polityki, przy której roczny koszt związany z zarządzaniem
zapasem słupów będzie dla firmy najmniejszy.
Roczne koszty materiału
W przypadku słupów, roczny koszt materiału zależy od wielkości partii dostawy. Dla partii 80 sztuk
umówiona jest cena podstawowa. Cennik - tabela ustalona z dostawcą - przewiduje odpowiednio
wyższe ceny przy mniejszych partiach dostawy. Te wyższe ceny mają rekompensować wyższe
jednostkowe koszty transportu wynikające z organizacji transportu dłużnic. Co ciekawe, mimo
wyższej ceny dostawca niechętnie realizuje mniejsze dostawy. Zatem, przy częstszych dostawach,
partie są mniejsze i roczne koszty materiałów rosną. Zespół przeprowadził obliczenia dla
podstawowej partii 80 słupów oraz kilku wariantów mniejszych partii, między innymi 25 sztuk.
Roczne koszty odnawiania zapasu
Operator logistyczny obciąża za każdą transakcję przyjęcia do magazynu. Ustalona jest ryczałtowa
stawka za jedno przyjęcie. Zatem im częściej przyjmujemy dostawy, tym ponosimy większe roczne
koszty związane z ich obsługą.
Pobrano z: http://www.treco.pl/wiedza/artykuly-szczegoly/id/293/page/81/lup-w-slup-czyli-zarzadzanie-zapasami-praktycznie/
Roczne koszty utrzymania zapasu
Zespół wskazał dwa składniki kosztów utrzymania zapasu:
●
●
koszty magazynowania,
koszt zamrożonego kapitału.
Zespół oszacował, ile miejsca zajmują w magazynie leżące słupy i oszacował zgrubnie roczne koszty
magazynowania na około 10% wartości zapasu. Podobnie, zgrubnie oszacowany został koszt kapitału
na 10% wartości przeciętnego rocznego zapasu. W przypadku słupów praktycznie pomijalny jest
koszt ryzyka związanego z utrzymaniem zapasu (materiał nie ulega przeterminowaniu, jego cykl
życia jest bardzo długi, znikome jest ryzyko uszkodzenia, kradzieży i zaginięcia).
Analiza scenariuszy
Zebrawszy dane, zespół przystąpił do analizy scenariuszy - czyli łącznych rocznych kosztów
związanych z zapasami słupów w kilku wariantach różnej wielkości partii dostaw. Na warsztat poszły
dane dotyczące zapotrzebowania w jednym z regionów Polski, w którym utrzymywane są trzy
magazyny. Średni roczny zapas oszacowano jako zapas bezpieczeństwa + połowa partii dostawy. Dla
uproszczenia, zespół założył zapas bezpieczeństwa wielkości 15 sztuk słupów w każdym z trzech
magazynów. Zespół wyliczył całkowite roczne koszty zapasów w kilku scenariuszach. Każdy
scenariusz odpowiadał innej wielkości partii dostaw: po 80 sztuk, po 25 sztuk oraz po 15 sztuk.
Wnioski
Po podsumowaniu łącznych kosztów związanych z zapasami (czyli rocznych kosztów materiałów,
rocznych kosztów odnawiania zapasu oraz rocznych kosztów utrzymania zapasu) okazało się, że
najmniej kosztowne jest zamawianie w standardowych, dużych partiach wynoszących 80 sztuk.
Wynikało to z tego, że gdyby realizować częstsze, za to mniejsze dostawy, to dodatkowe koszty
materiału byłyby znacznie większe niż uzyskane oszczędności na koszcie utrzymania zapasu. Koszty
odnawiania zapasu (czyli koszty transakcji przyjęcia do magazynu) okazały się zaniedbywalnie małe
w każdym z rozpatrywanych scenariuszy.
Decyzje
W wyniku powyższej analizy powstała sugestia wprowadzenia we wszystkich trzech magazynach
w rozważanym regionie zasady zamawiania zawsze pełnych partii po 80 sztuk. Z informacji
przekazanych przez kierownika regionu aktualnie stosunkowo często realizowane są dostawy
mniejszych partii, co skutkuje większym kosztem materiału.
Decyzja o zamawianiu w partiach po 80 sztuk wiąże się, oczywiście, z koniecznością utrzymywania
zapasu, który może nawet sięgać chwilowo 95 sztuk w każdym z magazynów. Zespół stwierdził
jednak, że nie powinien to być duży kłopot i dodatkowe sztuki nie będą zabierały znacznie więcej
nowego miejsca.
Burza mózgów - inne ciekawe rozwiązania problemu słupów
W opisanym przypadku z ekonomicznego punktu widzenia wydaje się uzasadnione utrzymywanie
Pobrano z: http://www.treco.pl/wiedza/artykuly-szczegoly/id/293/page/81/lup-w-slup-czyli-zarzadzanie-zapasami-praktycznie/
większych zapasów. Warto jednak zawsze zadać sobie pytanie - czy nie ma innych rozwiązań?
Dlaczego opłaca się trzymać większy zapas? W przypadku słupów sugestia dotycząca większych
partii dostaw - i co za tym idzie większych zapasów - wynikała z atrakcyjnej ceny większej partii.
A może można utrzymać większą partię, nie budując równocześnie większych zapasów? Zespół,
korzystając z metod przedstawionych podczas szkolenia, zaproponował jako alternatywne
rozwiązania wprowadzenie z dostawcą współpracy w metodologii VMI - Vendor Managed Inventory.
Propozycja wygląda następująco: raz w tygodniu dostawca otrzymuje informację o ilości słupów na
zapasie w każdym z magazynów w regionie. Dla każdego z magazynów określona jest ilość
minimalna oraz maksymalna. Dostawca zobowiązuje się, że w każdym z magazynów będzie
utrzymywał zapas co najmniej ilości określonej jako minimum, ale nieprzekraczającej maksimum.
W ten sposób, mając widoczność stanów zapasów, będzie mógł organizować produkcję oraz dostawy
do wszystkich magazynów w regionie. Sam dostawca będzie podejmował decyzję, kiedy dostarczać
oraz organizował wysyłki tak, aby wykonać „objazd” lub „drogę mleczarza", odwiedzając w trakcie
dostawy co najmniej kilka magazynów klienta i starając się utrzymać łączną partię w jednym
transporcie na poziomie co najmniej 80 sztuk. Oczywiście, widełki pomiędzy wielkościami zapasów
minimalnych i maksymalnych muszą zostać dla każdego z magazynów ustawione na tyle szeroko, aby
dostawca miał elastyczność łączenia transportów.
Takie rozwiązanie może pozwolić na uzyskanie mniejszych rocznych kosztów materiałów (utrzymanie
standardowej ceny za partię 80 sztuk) przy równoczesnym utrzymaniu mniejszych zapasów.
Pozostaje oczywiście otwarta kwestia, czy dostawca byłby zainteresowany wejściem
w przedstawioną relację VMI. W tej sytuacji nie ma chyba lepszego rozwiązania, jak zapytać
bezpośrednio dostawcę, przedstawiając potencjalne korzyści z pracy w nowym systemie.
A gdzie jest obiecana klasyfikacja ABC?
No właśnie. Artykuł zbliża się już ku końcowi, a nie pojawiła się jeszcze obiecana w tytule
klasyfikacja ABC. W tym miejscu, jako trener, muszę się przyznać do pewnej porażki. W trakcie
opisywanego szkolenia przedstawiałem analizę ABC jako jedno z fundamentalnych i podstawowych
narzędzi wykorzystywanych do zarządzania zapasami. Próbowałem dzielić się z grupą przykładami
zastosowań analizy ABC, m. in. do ustalania priorytetów i stopnia kontroli zapasów, priorytetów
w procesie prognozowania oraz wyznaczania zapasów bezpieczeństwa. Nie udało mi się jednak
przekonać grupy, że warto. Byłem z tego faktu niezadowolony. Zawsze, kiedy nie udaje mi się zarazić
grupy jakąś ważną z mojego punktu widzenia ideą, uważam, że powinienem jako trener poszukiwać
doskonalszych metod przekazywania. Tak było i tym razem.
Wróćmy jednak do naszego case study: słupy
Po tym jak zespół przedstawił wypracowane rozwiązania, padło pytanie:
- Jaki jest udział wartości zapasów słupów w całkowitej wartości zapasu w rozważanym regionie?
W tym momencie koledzy zajrzeli do komputerów, do najbardziej aktualnych raportów zapasu
i udzielili odpowiedzi:
- Zapas słupów stanowi około 1,5 % całkowitego zapasu w naszym regionie.
Co to oznacza w praktyce? Oznacza to, że np. bardzo agresywne obniżenie zapasu słupów o 50%
przyczyniłoby się do obniżenia całkowitego zapasu o mniej niż 1%, czyli do obniżki bez praktycznego
Pobrano z: http://www.treco.pl/wiedza/artykuly-szczegoly/id/293/page/81/lup-w-slup-czyli-zarzadzanie-zapasami-praktycznie/
znaczenia!
Natychmiast padło pytanie z sali:
- Dlaczego więc zajęliście się słupami?
Odpowiedzi były następujące: „bo są widoczne w magazynie i zajmują dużo miejsca”, „bo nie da się
ich nie zauważyć w magazynie z powodu zapachu” itp. Zespół decydując się na słupy jako na
pilotażową grupę, instynktownie zidentyfikował je jako produkty, które mają znaczny wpływ na
zapasy. Nic bardziej mylącego! W trakcie dyskusji jednak okazało się, że nie tylko zamawianie
w większych partiach jest ekonomicznie uzasadnione, ale również składowanie większych ilości de
facto nie stanowi problemu (z wyjątkiem efektu nieprzyjemnego zapachu: więcej leżących słupów
pachnie jednak bardziej).
Jaka stąd płynie lekcja? Nie zaniedbujmy analizy ABC, kiedy chcemy wybrać materiały, które mają
kluczowy wpływ na wartość zapasu. Zróbmy analizę ABC i wybierzmy te, których obniżenie zapasu
np. o 15% czy 20%, czy 40% będzie miało istotny wpływ na całkowite zapasy.
Ważne doświadczenie, dobra lekcja
Zespół poświęcił około dwie godziny na wypracowanie przedstawionych rozwiązań. Pomimo faktu, iż
problem słupów ma marginalne znaczenie dla przedsiębiorstwa uważam, że było to bardzo
wartościowe doświadczenie.
Z kilku względów...
Zespół podszedł w zorganizowany sposób do analizy wielkości partii dostaw.
Zespół przeanalizował rozmaite składniki kosztów związanych z zapasami i w efekcie powstała
konkretna polityka w obszarze zarządzania zapasami: po ile zamawiać?
Zaproponowana polityka celuje w minimalizację kosztów i optymalne wykorzystanie nakładów
finansowych na zapasy.
Zespół wypracował ciekawą koncepcję VMI zarządzania zapasami przez dostawcę, która może
przynosić korzyści obu partnerom - dostawcy i klientowi (dla klienta: utrzymanie niskiej ceny
i niedużych zapasów, dla dostawcy: optymalizację kosztów transportu i produkcję w większych
partiach).
Zespół doświadczył, że warto wykonać analizę ABC w celu wybrania materiałów, w których
wprowadzenie formalnej polityki zarządzania zapasami może mieć krytyczny wpływ na wartość
inwestycji w zapasy. W efekcie, wszystkie zespoły podczas szkolenia na konkretnym przykładzie
zobaczyły, jak ważna jest analiza ABC.
Nastąpiła wymiana doświadczeń, zespół wypracowywał wspólne rozwiązania i wprawiał się w pracy
zespołowej i wspólnym rozwiązywaniu problemów w oparciu o rzetelne dane. Osobiście, jestem
przekonany, że najlepszą metodą zdobywania wiedzy i poszerzania umiejętności jest doświadczanie.
Dziękuję jednocześnie uczestnikom szkolenia za pomoc w napisaniu niniejszego artykułu.
Pobrano z: http://www.treco.pl/wiedza/artykuly-szczegoly/id/293/page/81/lup-w-slup-czyli-zarzadzanie-zapasami-praktycznie/
Bogusz Dworak
Trener, Konsultant
Źródło:
http://kadry.nf.pl/Artykul/10279/Lup-w-slup-czyli-zarzadzanie-zapasami-praktycznie/APICS-logistykaplanowanie-zarzadzanie-zapasami/
Ocena:
6/6
Pobrano z: http://www.treco.pl/wiedza/artykuly-szczegoly/id/293/page/81/lup-w-slup-czyli-zarzadzanie-zapasami-praktycznie/