Protokół kontroli Sekretariatu I Wydziału Cywilnego w Sądzie

XI WW 4191- 9/16
PROTOKÓŁ
KONTROLI DZIAŁALNOŚCI SEKRETARIATU WYDZIAŁU
Dział I
Podstawa i zakres kontroli
I.1. Podstawa
prawna
przeprowadzenia
kontroli
•
•
Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20.12.2012r. w sprawie nadzoru
administracyjnego nad działalnością administracyjną sądów powszechnych (Dz.U. z 2013,
poz. 69)
Ustawa z dnia 27.07.2001r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz.U. z 2015r. poz. 133)
I.2. Prezes sądu
odpowiedzialny za
przeprowadzenie
kontroli
Prezes Sądu Okręgowego w Gliwicach
I.3. Kontrolowany
sekretariat
Sekretariat I Wydziału Cywilnego Sądu Rejonowego w Rybniku
I.4. Osoba/osoby
przeprowadzająca/e
kontrolę
Starszy inspektor ds. biurowości Ewa Kanczok
I.5. Termin
przeprowadzenia
kontroli
10. – 26.02. 2016r., 14. – 15.03.2016r., zakończona w dniach 21. – 22.04.2016r.
I.6.
Zakres/przedmiot
kontroli
I.7. Okres objęty
kontrolą
•
•
•
•
•
Organizacja pracy, warunki i narzędzia pracy,
Ruch spraw w wydziale, obciążenie pracowników,
Urządzenia ewidencyjne w wydziale, stan i sposób ich prowadzenia,
Prawidłowość i terminowość wykonywania czynności sekretarskich,
Stan i sposób prowadzenia akt sądowych.
Lipiec 2012r. – Luty 2016r.
(w zakresie ruchu spraw przedstawiono oraz przeanalizowano dane obejmujące okres 1 styczeń 2012r.
– 31 grudzień 2015r.)
Dział IX
Wnioski
IX.1. Praca
sekretariatu
Kontrolowany sekretariat I Wydziału Cywilnego Sądu Rejonowego w Rybniku wykonuje
wszystkie czynności przewidziane treścią przepisu § 4 Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości
z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz
innych działów administracji sądowej. Planowaniem i organizowaniem pracy sekretariatu
zajmuje się jego kierownik, który wykazuje się należytym zaangażowaniem zarówno przy
realizowaniu tego obowiązku jak i wszystkich pozostałych wynikających (m.in.) z treści
przepisów § 5 oraz § 9 w/w Zarządzenia M.S. Reaguje na nowe okoliczności, wprowadza
bezzwłocznie zmiany w organizacji pracy jak i w podziale czynności podległych pracowników,
przestrzegając przy tym każdorazowo zasady równomiernego obciążenia. Również pozostali
pracownicy sekretariatu rzetelnie traktują swoje obowiązki, zauważalne jest przestrzeganie
dyscypliny i kultury pracy.
1
Sposób organizacji pracy w kontrolowanym sekretariacie ulegał na przestrzeni omawianego
okresu wielokrotnym zmianom i to z różnych przyczyn. W największym stopniu zmiany te
wywoływane były zmianami w obsadzie kadrowej – zarówno orzeczniczej jak i sekretariatu,
oraz poszerzającym się ciągle wachlarzu wykonywanych zadań.
Warunki lokalowe pod względem ilości oddanych do dyspozycji pomieszczeń i ich
umeblowania są dobre. Z uwagi jednakże na znaczne ilości spraw rozpoznawanych w wydziale,
coraz wyraźniej przez wszystkie osoby zatrudnione w wydziale (nie tylko w jego sekretariacie)
odczuwalna jest ciasnota. Brakuje miejsca na przechowywanie w sposób zapewniający
prawidłowy i łatwy dostęp nawet na bieżąco obsługiwanych akt. Natomiast z uwagi na brak
możliwości przekazania zalegających w wydziale akt spraw zakończonych do archiwum
zakładowego (również tam brak jest miejsca) sytuacja w pomieszczeniach sekretariatu oraz
będących w dyspozycji wydziału salach rozpraw (gdzie przechowywania jest część akt
archiwalnych) staje się już krytyczna.
Dobre są natomiast stworzone w wydziale warunki techniczne.
Zapewniony prawidłowo działający sprzęt komputerowy jak również pozostałe urządzenia
biurowe umożliwiają i ułatwiają wykonywanie powierzonych sekretariatowi zadań.
Ze sprzętem stanowiącym wyposażenie sekretariatu współgra także sprzęt, którym dysponują
orzekający w wydziale sędziowie i referendarze oraz wykonujący czynności w wydziale
asystenci sędziego. Stworzone są niezbędne do prawidłowego wykorzystywania możliwości
systemu informatycznego „Sawa” połączenia sieciowe.
Wymogi odnośnie rodzajów prowadzonych urządzeń ewidencyjnych jak również odnośnie
rodzajów spraw (czynności) podlegających rejestracji w poszczególnych urządzeniach zawarte
w przepisach Zarządzenia M.S. z dnia 12.12.2003r. są w kontrolowanym sekretariacie wydziału
w pełnym zakresie przestrzegane.
Całość urządzeń ewidencyjnych w okresie podlegającym niniejszej kontroli prowadzona była
w formie elektronicznej – głównie przy wykorzystaniu systemu informatycznego „Sawa” firmy
Currenda Sp. z o.o. w Sopocie. W urządzeniach tych prawidłowo rejestrowane są czynności
sądu, zamieszczone dane w przeważającej większości odpowiadają wymogom właściwych dla
poszczególnych urządzeń przepisów. Wpisów dokonuje się najczęściej bezzwłocznie po
zaistnieniu podstawy do ich zamieszczenia.
System „Sawa”, mimo, iż ciągle wykazuje jeszcze pewne nieprawidłowości, niewątpliwie
funkcjonuje obecnie o wiele lepiej, niż miało to miejsce jeszcze na przestrzeni lat 2012-2013.
Daje ponadto znacznie większe możliwości, niż dawały urządzenia tradycyjne, odnośnie
zakresu i ilości danych które można w nim zamieścić. Tym samym daje też możliwość
dokładniejszego odzwierciedlenia toku postępowania jak również obiegu akt.
System „Sawa” obecnie nie tylko zastępuje dotychczasowe tradycyjne urządzenia ewidencyjne,
ale również umożliwia sprawniejsze wykonywanie innych czynności sekretarskich.
Przy jego wykorzystaniu możliwym jest uzyskanie informacji o aktualnym stanie sprawy oraz
sprawdzenie dotychczasowego przebiegu postępowania – co odpowiada treści przepisu § 82g.
ust.1 w/w Zarządzenia. Obecnie daje on również możliwość realizowania większości zadań
przewidzianych treścią przepisu § 82g. ust.2 Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r.
Jak to wynika z treści przepisu § 21 Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r. „Do czynności często
powtarzających się należy używać druków lub szablonów opracowanych na potrzeby
wykonywania tych czynności”. W kontrolowanym wydziale w systemie informatycznym są
takowe szablony stworzone.
Przy wykorzystywaniu stworzonych w systemie szablonów sporządzana jest bezpośrednio
w nim korespondencja wysyłana przez wydział, system daje też możliwość drukowania
adresatów korespondencji jak i zwrotnych poświadczeń odbioru zaopatrzonych w kody
kreskowe.
Również przy sporządzaniu protokołów i orzeczeń korzysta się z szablonów. Ułatwia to
i w zdecydowany sposób przyśpiesza wykonywanie powierzonych czynności.
System nie tylko umożliwia i ułatwia sporządzanie w/w dokumentów, służy również do ich
przechowywania. W systemie jest obecnie zapisana całość sporządzanych w wydziale
protokołów, orzeczeń, sporządzanych uzasadnień jak również całość sporządzanej i wysyłanej
2
w poszczególnych sprawach korespondencji.
Dzięki wprowadzeniu do systemu Currenda i wykorzystywaniu w codziennej pracy
ujednoliconego katalogu czynności (zgodnie z treścią Zarządzenia Prezesa Sądu Okręgowego
w Gliwicach z dnia 2 kwietnia 2014 roku w sprawie prowadzenia urządzeń ewidencyjnych
w formie elektronicznej w Sądzie Okręgowym w Gliwicach i sądach rejonowych gliwickiego
okręgu sądowego) możliwym jest ponadto sprawowanie nadzoru administracyjnego jak
i bieżąca kontrola obciążenia pracowników.
Czynności należące do zadań kontrolowanego sekretariatu w przeważającej większości
wykonywane są w prawidłowy sposób, sprecyzowany właściwymi przepisami Zarządzenia
Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji i zakresu działania
sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej oraz Regulaminu
urzędowania sądów powszechnych.
Oprócz obowiązków wynikających wprost z treści powyższych aktów prawnych, ciągle wzrasta
ilość wykonywanych przez pracowników sekretariatu czynności, których obowiązek wykonania
wynika z dodatkowych zarządzeń – wydawanych przez Prezesa Sądu Okręgowego, przez
Prezesa Sądu Rejonowego czy też przez Przewodniczącego Wydziału.
Z uwagi na treść Zarządzenia Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach z dnia 25 kwietnia 2012r.
–Adm.0181-36/12 pracownicy wprowadzają dodatkowo (niezależnie od zapisów
dokonywanych w kontrolce „Wab”) wszelkie informacje związane z czynnościami biegłych na
udostępnioną z dniem 1 maja 2012r. platformę „Portal biegłego”.
Sąd Rejonowy w Rybniku przystąpił m.in. do projektów „Centrum Obsługi Druku” oraz
„Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru”, mających docelowo ułatwić i przyśpieszyć
wykonywanie powierzonych sekretariatowi obowiązków w zakresie doręczania
korespondencji. Z dniem 16 czerwca 2015r. w Sądzie Rejonowym w Rybniku został utworzony
Internetowy Portal Orzeczeń. Pracownicy sekretariatu od tego dnia wykonują czynności
związane z wprowadzaniem orzeczeń do portalu, w sposób przewidziany treścią w/w
Zarządzenia. Natomiast z dniem 20 lipca 2015r. rozpoczął w Sądzie Rejonowym w Rybniku
funkcjonowanie Internetowy Portal Informacyjny. Również tutaj zachodzi konieczność
wykonywania przez pracowników dodatkowych czynności, w szczególności polegających na
weryfikacji użytkownika i aktywacji konta.
Przy prowadzeniu akt nie stwierdzono większych niedokładności czy też nieprawidłowości,
w szczególności takich, które miałyby negatywny wpływ na tok postępowania
w poszczególnych sprawach. Niemniej zobowiązano kierownika sekretariatu, aby w ramach
obowiązku w zakresie nadzoru nad prawidłowym wykonywaniem czynności należących do
zadań podległego mu sekretariatu, dążył do ich zupełnego wyeliminowania.
Przypomniano pracownikom, iż nawet przy dużym obciążeniu obowiązkami, należy przy
wykonywaniu powierzonych czynności dochować należytej dokładności i staranności. Ważne
również jest, aby wszyscy pracownicy sekretariatu poczuwali się wspólnie do
odpowiedzialności za jakość i terminowość wykonywania powierzonych zadań.
Problemem w kontrolowanym sekretariacie, na przestrzeni większości podlegającego kontroli
okresu, były opóźnienia w wykonywaniu większości powierzonych czynności. Opóźnienia te
wynikały w przeważającej mierze z utrzymujących się przez większość okresu podlegającego
kontroli trudnej sytuacji kadrowej, skutkującej tak wielkim obciążeniem, iż terminowe
wykonanie powierzonych zadań stawało się niemożliwe. Najbardziej niepokojące są oczywiście
opóźnienia występujące w tzw. „sprawach starych” i tutaj w pierwszej kolejności należy podjąć
działania, które będą skutkowały wykonywaniem zarządzeń bez opóźnień.
IX.2. Wnioski
Praca Sekretariatu I Wydziału Cywilnego została szczegółowo przedstawiona we
wcześniejszych działach niniejszego protokołu. Mimo trudności, z którymi kontrolowany
sekretariat borykał się w okresie podlegającym kontroli, jak również pewnych stwierdzonych
nieprawidłowości i niedokładności – jego pracę można ogólnie ocenić jako dobrą.
Kierownik sekretariatu wydziału stara się – przy pomocy wszelkich dostępnych środków –
należycie organizować pracę w sekretariacie, dba o równomierne obciążenie pracowników
obowiązkami. Wszystkie zatrudnione w sekretariacie osoby wykazują należyte zaangażowanie
3
w sumienne, sprawne i terminowe wykonywanie powierzonych im czynności.
Stwierdzone uchybienia i niedokładności w pracy sekretariatu zostały szczegółowo opisane
w Działach VI i VII niniejszego protokołu a streszczone we „Wnioskach” (odpowiednio VI.5
i VII.3). Nie ulega jakiejkolwiek wątpliwości, iż wszyscy pracownicy sekretariatu winni nie tylko
znać ale również stosować w codziennej praktyce obowiązujące przy wykonywaniu
poszczególnych czynności zasady określone Zarządzeniem M.S. z 12.12.2003r. jak również
Regulaminem urzędowania sądów powszechnych.
Należy również pamiętać o konieczności śledzenia zmian zachodzących się w obowiązujących
przepisach, w szczególności tych, które mają bezpośredni wpływ na sposób wykonywania
czynności należących do zadań sekretariatu.
Przy wykonywaniu wszelkich zarządzeń należy dochować nadto należytej rzetelności
i staranności, tak, aby sposób wykonywania zarządzeń przez pracowników sekretariatu nie był
przyczyną przedłużania się postępowania.
Zobowiązano kierownika sekretariatu do podjęcia działań zmierzających do usunięcia
i wyeliminowania na przyszłość wszelkich występujących uchybień i niedokładności.
W zakresie urządzeń ewidencyjnych, zwrócono szczególnie uwagę na:
• obowiązek prowadzenia urządzeń ewidencyjnych w sposób odpowiadający w pełnym
zakresie właściwym przepisom Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia
2003r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych
działów administracji sądowej;
• konieczność dokonywania wszelkich wymaganych wpisów w całości prowadzonych
w wydziale urządzeń ewidencyjnych niezwłocznie po zaistnieniu ku temu podstawy,
zgodnie z wymogiem § 51 ust. 4 Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r.;
• konieczność dokonywania okresowych kontroli wszystkich prowadzonych w wydziale
urządzeń ewidencyjnych mających na celu sprawdzenie poprawności ich prowadzenia
i rzetelności dokonanych w nich wpisów.
Przypomniano po raz kolejny, iż prowadzenie biurowości przy zastosowaniu systemu
informatycznego nie zwalnia w żadnym zakresie od pełnego stosowania przepisów Zarządzenia
Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003. w sprawie organizacji i zakresu działania
sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej. Zwrócono także uwagę na
konieczność dokonywania zapisów w systemie przy dokładnym i precyzyjnym zastosowaniu
wymogów sprecyzowanych zarządzeniem Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach z dnia
2 kwietnia 2014r. w sprawie prowadzenia urządzeń ewidencyjnych w formie elektronicznej –
przy uwzględnieniu aneksu do tegoż zarządzenia z dnia 16 lipca 2014r. Bezwzględnego
stosowania wymaga stanowiąca załącznik nr 3a do w/w zarządzenia instrukcja dokonywania
wpisów w programie Sawa służących kontroli obiegu akt i terminowości podejmowanych
czynności.
Jednocześnie zwrócono uwagę, iż prowadzenie biurowości przy zastosowaniu powyższych
Zarządzeń nie może być przyczyną braku należytego prowadzenia akt spraw sądowych. Zapisy
dokonane w aktach poszczególnych spraw muszą dokładnie odzwierciedlać wszystkie czynności
dokonywane w poszczególnych sprawach. Fakt dokonania zapisów w tym zakresie w systemie,
nie zwalnia w żadnym zakresie od ich czynienia w aktach (zarówno odnośnie daty jak i samego
faktu dokonywania poszczególnych czynności).
W zakresie prowadzenia akt sądowych zwrócono w szczególności uwagę na:
• konieczność zachowania należytej dokładności i staranności przy dołączaniu
i układaniu kart w aktach (każdorazowo według kolejności wpływu – zgodnie z treścią
przepisu § 37 ust. 1 Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r.), która pozwoli na uniknięcie
późniejszej konieczności zmiany numeracji w aktach;
• konieczność wyeliminowania przypadków zmiany numeracji kart w aktach sądowych z
pominięciem wymogów przepisu § 30 ust. 3 Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r.;
• obowiązek czynienia w aktach adnotacji o wykonaniu przy wszystkich kategoriach
zarządzeń, z których każdorazowo jednoznacznie będzie wynikać fakt i termin
4
•
wykonania poszczególnych czynności – zgodnie z wymogiem (m.in.) przepisu § 16
Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r.;
obowiązek uwierzytelniania pozostawianych w aktach w miejsce oryginału kserokopii
dokumentów – w sposób przewidziany treścią § 79 ust. 2 Regulaminu urzędowania
sądów powszechnych z dnia 30 grudnia 2015r.
Ponadto, aby z akt w sposób pełny i dokładny wynikał ich obieg na każdym etapie
postępowania, konieczne jest czynienie adnotacji o wszelkich dokonanych w poszczególnych
sprawach czynnościach nie tylko przez osoby orzekające w wydziale i pracowników
sekretariatu wydziału, ale także przez wykonujących czynności w wydziale asystentów
sędziego.
Zwrócono również uwagę na obowiązek terminowego wykonywania wszystkich czynności
należących do zadań sekretariatu i zobowiązano do podjęcia działań, które to – zwłaszcza
w przyszłości – umożliwią.
Niewątpliwie koniecznym jest zniwelowanie wszelkich występujących w pracy sekretariatu
okoliczności, utrudniających czy też spowalniających jego pracę.
Ponadto zastanowić się trzeba nad wszelkimi możliwymi do wprowadzenia również
w obecnych warunkach zmianami, udogodnieniami czy też uproszczeniami, które umożliwiłyby
jeszcze dalsze usprawnienie pracy sekretariatu.
Na zakończenie kontroli omówiono z panią kierownik sekretariatu oraz zastępcą kierownika
sekretariatu wydziału szczegółowo stwierdzone niedokładności, udzielono wskazówek co do
sposobu ich wyeliminowania.
O wynikach kontroli poinformowano Panią Prezes Sądu Rejonowego w Rybniku jak również
Panią Przewodniczącą I Wydziału Cywilnego.
IX.3. Materiał
źródłowy, na
podstawie którego
dokonano ustaleń
Przy dokonywaniu ustaleń posłużono się wytycznymi zawartymi w:
o
o
o
o
o
o
Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007r. – Regulamin
urzędowania sądów powszechnych (Dz.U. Nr 38 z 2007r. poz.249 z późn. zm.),
Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 25 czerwca 2015r. – Regulamin
urzędowania sądów powszechnych (Dz.U. z 2015r. poz. 925),
Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 grudnia 2015r. – Regulamin
urzędowania sądów powszechnych (Dz.U. z 2015r. poz. 2316),
Zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji
i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej
(Dz. Urz. Min. Spr. z dnia 31 grudnia 2003r. z późn. zm.),
Zarządzeniu Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach z dnia 2 kwietnia 2014r. w sprawie
prowadzenia urządzeń ewidencyjnych w formie elektronicznej w Sądzie Okręgowym
w Gliwicach i sądach rejonowych gliwickiego okręgu sądowego,
Instrukcji programu oraz instrukcji użytkownika opracowanych dla systemu
informatycznego „Sawa” przez Spółkę „Currenda” sp. z o.o. w Sopocie.
Materiał źródłowy:
o zapisy dokonane w systemie informatycznym „Sawa”,
o urządzenia ewidencyjne,
o sprawozdania statystyczne z działalności Wydziału,
o informacje otrzymane od Kierownika Oddziału Administracyjnego Sądu Rejonowego
w Rudzie Śląskiej (m.in. w zakresie osób zatrudnionych w Sekretariacie na przestrzeni
kontrolowanego okresu oraz odbytych przez pracowników szkoleń),
o losowo wybrane akta spraw.
Data sporządzenia
protokołu
17.05.2016r.
Podpis
5
Starszy inspektor ds. biurowości
/-/ Ewa Kanczok