Protokół kontroli Sekretariatu I Wydziału Cywilnego przy Sądzie

XI WW 4191- 25/15
PROTOKÓŁ
KONTROLI DZIAŁALNOŚCI SEKRETARIATU WYDZIAŁU
Dział I
Podstawa i zakres kontroli
I.1. Podstawa
prawna
przeprowadzenia
kontroli
•
•
Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20.12.2012r. w sprawie nadzoru
administracyjnego nad działalnością administracyjną sądów powszechnych (Dz.U. z 2013,
poz. 69)
Ustawa z dnia 27.07.2001r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz.U. z 2015r. poz. 133)
I.2. Prezes sądu
odpowiedzialny za
przeprowadzenie
kontroli
Prezes Sądu Okręgowego w Gliwicach
I.3. Kontrolowany
sekretariat
Sekretariat I Wydziału Cywilnego Sądu Rejonowego w Rudzie Śląskiej
I.4. Osoba/osoby
przeprowadzająca/e
kontrolę
Starszy inspektor ds. biurowości Ewa Kanczok
I.5. Termin
przeprowadzenia
kontroli
24. – 30.09. 2015r., 06. – 15.10.2015r., zakończona w dniach 27. – 30.11.2015r.
I.6.
Zakres/przedmiot
kontroli
I.7. Okres objęty
kontrolą
•
•
•
•
•
Organizacja pracy, warunki i narzędzia pracy,
Ruch spraw w wydziale, obciążenie pracowników,
Urządzenia ewidencyjne w wydziale, stan i sposób ich prowadzenia,
Prawidłowość i terminowość wykonywania czynności sekretarskich,
Stan i sposób prowadzenia akt sądowych.
Maj 2012r. – Październik 2015r.
(w zakresie ruchu spraw oraz obsady sekretariatu wydziału przedstawiono oraz przeanalizowano dane
obejmujące okres 1 styczeń 2012r. – 30 wrzesień 2015r.)
Dział IX
Wnioski
IX.1. Praca
sekretariatu
Kontrolowany sekretariat I Wydziału Cywilnego Sądu Rejonowego w Rudzie Śląskiej wykonuje
wszystkie czynności przewidziane treścią przepisu § 4 Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości
z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz
innych działów administracji sądowej. Planowaniem i organizowaniem pracy sekretariatu
zajmuje się jego kierownik, który wykazuje się wielkim zaangażowaniem zarówno przy
realizowaniu tego obowiązku jak i wszystkich pozostałych wynikających (m.in.) z treści
przepisów § 5 oraz § 9 w/w Zarządzenia M.S. Reaguje błyskawicznie na nowe okoliczności,
wprowadza bezzwłocznie zmiany w organizacji pracy jak i w podziale czynności podległych
pracowników, przestrzegając przy tym każdorazowo zasady równomiernego obciążenia.
Również pozostali pracownicy sekretariatu rzetelnie traktują swoje obowiązki, zauważalne jest
przestrzeganie dyscypliny i kultury pracy.
1
Sposób organizacji pracy w kontrolowanym sekretariacie ulegał na przestrzeni omawianego
okresu wielokrotnym zmianom i to z różnych przyczyn. W największym stopniu zmiany te
wywoływane były zmianami w obsadzie kadrowej zarówno orzeczniczej jak i sekretariatu, stale
wzrastającą ilością spraw rozpoznawanych w Wydziale jak również w poszerzającym się ciągle
wachlarzu wykonywanych zadań.
Warunki lokalowe sekretariatu są trudne, będące w dyspozycji wydziału pomieszczenia
rozmieszczone są na różnych poziomach budynku w różnych jego częściach.
We większości tych pomieszczeń wyraźnie odczuwalna jest ciasnota, brak jest miejsca na
przechowywanie w odpowiednich warunkach i w sposób wynikający z treści Zarządzenia M.S.
z 12.12.2003r. akt spraw sądowych.
Akta archiwalne wydziału przechowywane są w kilku miejscach, m.in. w składnicy akt
w Zawierciu. Skutkuje to nie tylko koniecznością podejmowania przez pracowników
sekretariatu dodatkowych czynności ale również wydłuża czas oczekiwania na akta.
Dobre są natomiast stworzone w wydziale warunki techniczne.
Zapewniony prawidłowo działający sprzęt komputerowy jak również pozostałe urządzenia
biurowe umożliwiają i ułatwiają wykonywanie powierzonych sekretariatowi zadań. Ze
sprzętem stanowiącym wyposażenie sekretariatu współgra także sprzęt, którym dysponują
orzekający w wydziale sędziowie i referendarze oraz wykonujący czynności w wydziale
asystenci sędziego. Stworzone są niezbędne do prawidłowego wykorzystywania możliwości
systemu informatycznego „Sawa” połączenia sieciowe.
Wymogi odnośnie rodzajów prowadzonych urządzeń ewidencyjnych jak również odnośnie
rodzajów spraw (czynności) podlegających rejestracji w poszczególnych urządzeniach zawarte
w przepisach Zarządzenia M.S. z dnia 12.12.2003r. jak również w obowiązujących
Zarządzeniach Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach są w kontrolowanym sekretariacie
wydziału w pełnym zakresie przestrzegane.
Całość urządzeń ewidencyjnych w okresie podlegający niniejszej kontroli prowadzona była
w formie elektronicznej – głównie przy wykorzystaniu systemu informatycznego „Sawa” firmy
Currenda Sp. z o.o. w Sopocie. W urządzeniach tych prawidłowo rejestrowane są czynności
sądu, zamieszczone dane w przeważającej większości odpowiadają wymogom właściwych dla
poszczególnych urządzeń przepisów. Wpisów dokonuje się najczęściej bezzwłocznie po
zaistnieniu podstawy do ich zamieszczenia.
System „Sawa”, mimo, iż ciągle wykazuje jeszcze pewne nieprawidłowości, niewątpliwie
funkcjonuje obecnie o wiele lepiej, niż miało to miejsce jeszcze na przestrzeni lat 2012-2013.
Daje ponadto znacznie większe możliwości, niż dawały urządzenia tradycyjne, odnośnie
zakresu i ilości danych które można w nim zamieścić. Tym samym daje też możliwość
dokładniejszego odzwierciedlenia toku postępowania jak również obiegu akt.
System „Sawa” obecnie nie tylko zastępuje dotychczasowe tradycyjne urządzenia ewidencyjne,
ale również umożliwia sprawniejsze wykonywanie innych czynności sekretarskich.
Przy jego wykorzystaniu możliwym jest uzyskanie informacji o aktualnym stanie sprawy oraz
sprawdzenie dotychczasowego przebiegu postępowania – co odpowiada treści przepisu § 82g.
ust.1 w/w Zarządzenia. Obecnie daje on również możliwość realizowania większości zadań
przewidzianych treścią przepisu § 82g. ust.2 Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r.
Jak to wynika z treści przepisu § 21 Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r. „Do czynności często
powtarzających się należy używać druków lub szablonów opracowanych na potrzeby
wykonywania tych czynności”. W kontrolowanym wydziale w systemie informatycznym są
takowe szablony stworzone.
Przy wykorzystywaniu stworzonych w systemie szablonów sporządzana jest bezpośrednio
w nim korespondencja wysyłana przez wydział, system daje też możliwość drukowania
adresatów korespondencji jak i zwrotnych poświadczeń odbioru zaopatrzonych w kody
kreskowe.
Również przy sporządzaniu protokołów i orzeczeń korzysta się z szablonów. Ułatwia to
i w zdecydowany sposób przyśpiesza wykonywanie powierzonych czynności. W przypadku
orzeczeń wydawanych na posiedzeniach niejawnych, zalecono jednakże zwracanie większej
2
uwagi na nazwę wykorzystywanego szablonu – nie powinna ona być sprzeczna z treścią
zamieszczonego w systemie orzeczenia.
System nie tylko umożliwia i ułatwia sporządzanie w/w dokumentów, służy również do ich
przechowywania. W systemie jest obecnie zapisana całość sporządzanych w wydziale
protokołów, orzeczeń, sporządzanych uzasadnień jak również całość sporządzanej i wysyłanej
w poszczególnych sprawach korespondencji.
Dzięki wprowadzeniu do systemu Currenda i wykorzystywaniu w codziennej pracy
ujednoliconego katalogu czynności (zgodnie z treścią Zarządzenia Prezesa Sądu Okręgowego
w Gliwicach z dnia 2 kwietnia 2014 roku w sprawie prowadzenia urządzeń ewidencyjnych
w formie elektronicznej w Sądzie Okręgowym w Gliwicach i sądach rejonowych gliwickiego
okręgu sądowego) możliwym jest ponadto sprawowanie nadzoru administracyjnego jak
i bieżąca kontrola obciążenia pracowników.
Czynności należące do zadań kontrolowanego sekretariatu w przeważającej większości
wykonywane są w prawidłowy sposób, sprecyzowany właściwymi przepisami Zarządzenia
Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji i zakresu działania
sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej oraz Regulaminu
urzędowania sądów powszechnych.
Oprócz obowiązków wynikających wprost z treści powyższych aktów prawnych, ciągle wzrasta
ilość wykonywanych przez pracowników sekretariatu czynności, których obowiązek wykonania
wynika z dodatkowych zarządzeń – wydawanych przez Prezesa Sądu Okręgowego, przez
Prezesa Sądu Rejonowego czy też przez Przewodniczącego Wydziału.
Z uwagi na treść Zarządzenia Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach z dnia 25 kwietnia 2012r.
–Adm.0181-36/12 pracownicy wprowadzają dodatkowo (niezależnie od zapisów
dokonywanych w kontrolce „Wab”) wszelkie informacje związane z czynnościami biegłych na
udostępnioną z dniem 1 maja 2012r. platformę „Portal biegłego”.
Sąd Rejonowy w Rudzie Śląskiej przystąpił m.in. do projektów „Centrum Obsługi Druku” oraz
„Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru”, mających docelowo ułatwić i przyśpieszyć
wykonywanie powierzonych sekretariatowi obowiązków w zakresie doręczania
korespondencji. Z dniem 1 kwietnia 2015r. w Sądzie Rejonowym w Rudzie Śląskiej został
utworzony Internetowy Portal Orzeczeń – mocą Zarządzenia Prezesa Sądu Rejonowego
w Rudzie Śląskiej Adm.0181-8/15 z dnia 20 marca 2015r. Pracownicy sekretariatu od tego dnia
wykonują czynności związane z wprowadzaniem orzeczeń do portalu, w sposób przewidziany
treścią w/w Zarządzenia. Natomiast z dniem 15 czerwca 2015r. rozpoczął w Sądzie Rejonowym
w Rudzie Śląskiej funkcjonowanie Internetowy Portal Informacyjny – mocą Zarządzenia Prezesa
Sądu Rejonowego w Rudzie Śląskiej Adm.0181-14/15 z dnia 1 czerwca 2015r. Również tutaj
zachodzi konieczność wykonywania przez pracowników dodatkowych czynności,
w szczególności polegających na weryfikacji użytkownika i aktywacji konta.
Przy prowadzeniu akt nie stwierdzono większych niedokładności czy też nieprawidłowości,
w szczególności takich, które miałyby negatywny wpływ na tok postępowania
w poszczególnych sprawach. Niemniej zobowiązano kierownika sekretariatu, aby w ramach
obowiązku w zakresie nadzoru nad prawidłowym wykonywaniem czynności należących do
zadań podległego mu sekretariatu, dążył do ich zupełnego wyeliminowania.
Przypomniano pracownikom, iż nawet przy dużym obciążeniu obowiązkami, należy przy
wykonywaniu powierzonych czynności dochować należytej dokładności i staranności. Ważne
również jest, aby wszyscy pracownicy sekretariatu poczuwali się wspólnie do
odpowiedzialności za jakość i terminowość wykonywania powierzonych zadań.
Problemem w kontrolowanym sekretariacie, na przestrzeni większości podlegającego kontroli
okresu, były opóźnienia w wykonywaniu części powierzonych czynności. Wynikały one nie tylko
z ciągle wzrastającej ilości spraw rozpoznawanych w wydziale ale przede wszystkim
z okresowych braków w prawidłowej obsadzie sekretariatu - skutkujących tak wielkim
obciążeniem, iż terminowe wykonanie wszystkich powierzonych zadań stawało się niemożliwe.
IX.2. Wnioski
Praca
Sekretariatu
I
Wydziału
3
Cywilnego
została
szczegółowo
przedstawiona
we
wcześniejszych działach niniejszego protokołu. Mimo trudności, z którymi kontrolowany
sekretariat borykał się w okresie podlegającym kontroli, jak również nielicznych stwierdzonych
nieprawidłowości i niedokładności – jego pracę można ogólnie ocenić jako dobrą.
Przeprowadzona kontrola wykazała, iż zastosowano się do przeważającej większości zaleceń
zawartych w sprawozdaniu pokontrolnym z kontroli funkcjonowania sekretariatu
przeprowadzonej w roku 2012. Wyeliminowano stwierdzone wówczas uchybienia w zakresie
prowadzenia urządzeń ewidencyjnych, jak również większość nieprawidłowości stwierdzonych
przy prowadzeniu akt.
Fakt, iż mimo tak licznych zmian personalnych jak to miało miejsce w kontrolowanym
sekretariacie, jego pracę można określić jako dobrą, jest niewątpliwie w przeważającej mierze
zasługą kierownika sekretariatu, który z wielkim zaangażowaniem wywiązuje się m.in.
z obowiązku organizowania pracy sekretariatu i podejmuje wszelkie działania niezbędne do
zapewnienia jak najlepszego jego funkcjonowania.
Także pozostali pracownicy kontrolowanego sekretariatu wykazują należyte zaangażowanie
w sumienne wykonywanie wszystkich powierzonych im czynności, dokładają również starań
aby czynności te wykonywać terminowo.
Odnośnie warunków lokalowych pracy wydziału, pozostaje jedynie mieć nadzieję, iż zmienią się
one diametralnie z chwilą przeniesienia sądu do nowej siedziby, co ma nastąpić z początkiem
przyszłego roku. Ważne jest, aby stworzone w nowej siedzibie warunki pracy umożliwiały
pracownikom sekretariatu sprawniejsze i szybsze wykonywanie powierzonych zadań –
chociażby przez zaoszczędzenie czasu traconego obecnie na przemieszczanie się pomiędzy
różnymi częściami i poziomami budynku. Natomiast meble biurowe, które będą stanowić
wyposażenie sekretariatu, winny bezwzględnie umożliwiać przechowywanie akt w sposób
wynikający wprost z treści przepisu § 45 ustęp 2 Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r.
Pewne uchybienia i niedokładności w pracy sekretariatu zostały jednakże w trakcie obecnie
przeprowadzonej kontroli również stwierdzone, szczegółowo opisane w Działach VI i VII
niniejszego protokołu a streszczone we „Wnioskach” (odpowiednio VI.5 i VII.3). Zobowiązano
kierownika sekretariatu do podjęcia działań zmierzających do ich usunięcia i wyeliminowania
na przyszłość.
W zakresie urządzeń ewidencyjnych, zwrócono szczególnie uwagę na:
• obowiązek prowadzenia urządzeń ewidencyjnych w sposób odpowiadający w pełnym
zakresie właściwym przepisom Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia
2003r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych
działów administracji sądowej;
• konieczność dokonywania wszelkich wymaganych wpisów w całości prowadzonych
w wydziale urządzeń ewidencyjnych niezwłocznie po zaistnieniu ku temu podstawy,
zgodnie z wymogiem § 51 ust. 4 Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r.;
• konieczność dokonywania okresowych kontroli wszystkich prowadzonych w wydziale
urządzeń ewidencyjnych mających na celu sprawdzenie poprawności ich prowadzenia
i rzetelności dokonanych w nich wpisów.
Przypomniano ponadto, iż prowadzenie biurowości przy zastosowaniu systemu
informatycznego nie zwalnia w żadnym zakresie od pełnego stosowania przepisów Zarządzenia
Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003. w sprawie organizacji i zakresu działania
sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej. Zwrócono także uwagę na
konieczność dokonywania zapisów w systemie przy dokładnym i precyzyjnym zastosowaniu
wymogów sprecyzowanych zarządzeniem Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach z dnia
2 kwietnia 2014r. w sprawie prowadzenia urządzeń ewidencyjnych w formie elektronicznej –
przy uwzględnieniu aneksu do tegoż zarządzenia z dnia 16 lipca 2014r. Bezwzględnego
stosowania wymaga stanowiąca załącznik nr 3a do w/w zarządzenia instrukcja dokonywania
wpisów w programie Sawa służących kontroli obiegu akt i terminowości podejmowanych
czynności.
W zakresie prowadzenia akt sądowych zwrócono w szczególności uwagę na:
4
•
•
•
obowiązek uwierzytelniania pozostawianych w aktach w miejsce oryginału kserokopii
dokumentów – w sposób przewidziany treścią § 71 ust. 2 Regulaminu urzędowania
sądów powszechnych z dnia 25 czerwca 2015r.,
obowiązek poświadczania na ostatniej stronie ilości kart zawartych w aktach – zgodnie
z treścią § 35 ust. 1 zd. 2 Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r.,
obowiązek doręczania z urzędu odpisów prawomocnych orzeczeń kończących
postępowanie – zgodnie z wymogiem przepisów § 134 oraz § 182 Regulaminu
urzędowania sądów powszechnych z dnia 25 czerwca 2015r.
Ponadto, aby z akt w sposób pełny i dokładny wynikał ich obieg na każdym etapie
postępowania, konieczne jest czynienie adnotacji o wszelkich dokonanych w poszczególnych
sprawach czynnościach nie tylko przez osoby orzekające w wydziale i pracowników
sekretariatu wydziału, ale także przez wykonujących czynności w wydziale asystentów
sędziego.
Zwrócono również uwagę na obowiązek terminowego wykonywania wszystkich czynności
należących do zadań sekretariatu i zobowiązano do podjęcia działań, które to – zwłaszcza
w przyszłości – umożliwią.
Niewątpliwie koniecznym jest zniwelowanie wszelkich występujących w pracy sekretariatu
okoliczności, utrudniających czy też spowalniających jego pracę.
Ponadto zastanowić się trzeba nad wszelkimi możliwymi do wprowadzenia również
w obecnych warunkach zmianami, udogodnieniami czy też uproszczeniami, które umożliwiłyby
jeszcze dalsze usprawnienie pracy sekretariatu.
Na zakończenie kontroli omówiono z panią kierownik sekretariatu wydziału szczegółowo
stwierdzone niedokładności, udzielono wskazówek co do sposobu ich wyeliminowania.
O wynikach kontroli poinformowano Panią Wiceprezes Sądu Rejonowego w Rudzie Śląskiej
pełniącą jednocześnie funkcję Przewodniczącego I Wydziału Cywilnego.
IX.3. Materiał
źródłowy, na
podstawie którego
dokonano ustaleń
Przy dokonywaniu ustaleń posłużono się wytycznymi zawartymi w:
o
o
o
o
o
Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007r. – Regulamin
urzędowania sądów powszechnych (Dz.U. Nr 38 z 2007r. poz.249 z późn. zm.),
Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 25 czerwca 2015r. – Regulamin
urzędowania sądów powszechnych (Dz.U. z 2015r. poz. 925),
Zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji
i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej
(Dz. Urz. Min. Spr. z dnia 31 grudnia 2003r. z późn. zm.),
Zarządzeniu Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach z dnia 2 kwietnia 2014r. w sprawie
prowadzenia urządzeń ewidencyjnych w formie elektronicznej w Sądzie Okręgowym
w Gliwicach i sądach rejonowych gliwickiego okręgu sądowego,
Instrukcji programu oraz instrukcji użytkownika opracowanych dla systemu
informatycznego „Sawa” przez Spółkę „Currenda” sp. z o.o. w Sopocie.
Materiał źródłowy:
o zapisy dokonane w systemie informatycznym „Sawa”,
o urządzenia ewidencyjne,
o sprawozdania statystyczne z działalności Wydziału,
o informacje otrzymane od Kierownika Oddziału Administracyjnego Sądu Rejonowego
w Rudzie Śląskiej (m.in. w zakresie osób zatrudnionych w Sekretariacie na przestrzeni
kontrolowanego okresu oraz odbytych przez pracowników szkoleń),
o losowo wybrane akta spraw.
Data sporządzenia
protokołu
30.12.2015r.
Podpis
5
Starszy inspektor ds. biurowości
/-/ Ewa Kanczok