Protokół kontroli działalności Sekretariatu VI Wydziału Pracy i

XI WW 4191- 3/16
PROTOKÓŁ
KONTROLI DZIAŁALNOŚCI SEKRETARIATU WYDZIAŁU
Dział I
Podstawa i zakres kontroli
I.1. Podstawa
prawna
przeprowadzenia
kontroli
•
•
Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20.12.2012r. w sprawie nadzoru
administracyjnego nad działalnością administracyjną sądów powszechnych (Dz.U. z 2013,
poz. 69)
Ustawa z dnia 27.07.2001r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz.U. Nr 98 z 2001r.
poz. 1070 z późn. zm.)
I.2. Prezes sądu
odpowiedzialny za
przeprowadzenie
kontroli
Prezes Sądu Okręgowego w Gliwicach
I.3. Kontrolowany
sekretariat
Sekretariat VI Wydziału Pracy i Ubezpieczeń Społecznych Sądu Rejonowego w Gliwicach
I.4. Osoba/osoby
przeprowadzająca/e
kontrolę
Starszy inspektor ds. biurowości Ewa Kanczok
I.5. Termin
przeprowadzenia
kontroli
I.6.
Zakres/przedmiot
kontroli
I.7. Okres objęty
kontrolą
26.11. – 27.11.2015r., 07.12. – 18.12.2015r., 28.12.2015r.
Przy sporządzaniu niniejszego protokołu wykorzystano informacje statystyczne obejmujące dane za rok
2015, otrzymane w dniu 11.01.2016r.
•
•
•
•
Organizacja pracy sekretariatu, warunki i narzędzia pracy
Ruch spraw w wydziale, obciążenie pracowników
Urządzenia ewidencyjne w wydziale, stan i sposób ich prowadzenia
Prawidłowość i terminowość wykonywania czynności sekretarskich, stan i sposób
prowadzenia akt sądowych
Styczeń 2012r. – Grudzień 2015r.
(w zakresie ruchu spraw oraz obsady sekretariatów przedstawiono oraz przeanalizowano dane
obejmujące okres 1 styczeń 2012r. – 31 grudzień 2015r.)
Dział IX
Wnioski
IX.1. Praca
sekretariatu
Kontrolowany sekretariat VI Wydziału Pracy i Ubezpieczeń Społecznych Sądu Rejonowego
w Gliwicach wykonuje wszystkie czynności przewidziane treścią przepisu § 4 Zarządzenia
Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji i zakresu działania
sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej. Planowaniem
i organizowaniem pracy sekretariatu zajmuje się jego kierownik, który wykazuje się wielkim
zaangażowaniem zarówno przy realizowaniu tego obowiązku jak i wszystkich pozostałych
wynikających (m.in.) z treści przepisów § 5 oraz § 9 w/w Zarządzenia M.S. Reaguje
błyskawicznie na nowe okoliczności, wprowadza bezzwłocznie zmiany w organizacji pracy jak
1
i w podziale czynności podległych pracowników, przestrzegając przy tym każdorazowo zasady
równomiernego obciążenia. Również pozostali pracownicy sekretariatu rzetelnie traktują
swoje obowiązki, zauważalne jest przestrzeganie dyscypliny i kultury pracy.
Sposób organizacji pracy w kontrolowanym sekretariacie ulegał na przestrzeni omawianego
okresu wielokrotnym zmianom i to z różnych przyczyn. W największym stopniu zmiany te
wywoływane były zmianami w obsadzie kadrowej wydziału (orzeczniczej jak i pracowników
sekretariatu), wzrastającą ilością spraw rozpoznawanych w wydziale jak również
w poszerzającym się ciągle wachlarzu wykonywanych zadań.
Sekretariat wydziału dysponuje bardzo dobrymi warunkami lokalowymi, również stworzone
warunki techniczne są prawidłowe. Zapewniony prawidłowo działający sprzęt komputerowy
jak również pozostałe urządzenia biurowe (w sytuacji gdy są sprawne) umożliwiają i ułatwiają
wykonywanie powierzonych sekretariatowi zadań. Ze sprzętem stanowiącym wyposażenie
sekretariatu współgra także sprzęt, którym dysponują orzekający w wydziale sędziowie.
Stworzone są niezbędne do prawidłowego wykorzystywania możliwości systemu
informatycznego „Sawa” połączenia sieciowe.
Wymogi odnośnie rodzajów prowadzonych urządzeń ewidencyjnych jak również odnośnie
rodzajów spraw (czynności) podlegających rejestracji w poszczególnych urządzeniach zawarte
w przepisach Zarządzenia M.S. z dnia 12.12.2003r. jak również w obowiązujących
Zarządzeniach Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach są w kontrolowanym sekretariacie
wydziału w pełnym zakresie przestrzegane.
Całość urządzeń ewidencyjnych, których obowiązek prowadzenia przez wydział pracy
i ubezpieczeń społecznych w sądzie rejonowym wynika wprost z przepisów Zarządzenia M.S.
z dnia 12.12.2003r., w okresie podlegający niniejszej kontroli prowadzona była już wyłącznie
w formie elektronicznej – przy wykorzystaniu systemu informatycznego „Sawa” firmy Currenda
Sp. z o.o. w Sopocie. W urządzeniach tych w większości prawidłowo rejestrowane są czynności
sądu, zamieszczone dane odpowiadają wymogom właściwych dla poszczególnych urządzeń
przepisów. Wpisów dokonuje się najczęściej bezzwłocznie po zaistnieniu podstawy do ich
zamieszczenia, na ich podstawie można ustalić w jakim stadium załatwienia jest dana sprawa
i co jest przyczyną nieukończenia postępowania.
System „Sawa”, mimo, iż ciągle wykazuje jeszcze pewne nieprawidłowości, niewątpliwie
funkcjonuje obecnie o wiele lepiej, niż miało to miejsce jeszcze na przestrzeni lat 2012-2013.
Daje ponadto znacznie większe możliwości, niż dawały urządzenia tradycyjne, odnośnie
zakresu i ilości danych które można w nim zamieścić. Tym samym daje też możliwość
dokładniejszego odzwierciedlenia toku postępowania jak również obiegu akt.
System „Sawa” obecnie nie tylko zastępuje dotychczasowe tradycyjne urządzenia ewidencyjne,
ale również umożliwia sprawniejsze wykonywanie innych czynności sekretarskich.
Przy jego wykorzystaniu możliwym jest uzyskanie informacji o aktualnym stanie sprawy oraz
sprawdzenie dotychczasowego przebiegu postępowania – co odpowiada treści przepisu § 82g.
ust.1 w/w Zarządzenia. Obecnie daje on również możliwość realizowania większości zadań
przewidzianych treścią przepisu § 82g. ust.2 Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r.
Jak to wynika z treści przepisu § 21 Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r. „Do czynności często
powtarzających się należy używać druków lub szablonów opracowanych na potrzeby
wykonywania tych czynności”. W kontrolowanym wydziale w systemie informatycznym są
takowe szablony stworzone.
Przy wykorzystywaniu stworzonych w systemie szablonów sporządzana jest bezpośrednio
w nim korespondencja wysyłana przez wydział, system daje też możliwość drukowania
adresatów korespondencji jak i zwrotnych poświadczeń odbioru zaopatrzonych w kody
kreskowe.
Również przy sporządzaniu protokołów i orzeczeń korzysta się z szablonów. Ułatwia to
i w zdecydowany sposób przyśpiesza wykonywanie powierzonych czynności.
System nie tylko umożliwia i ułatwia sporządzanie w/w dokumentów, służy również do ich
przechowywania. W systemie jest obecnie zapisana całość sporządzanych w wydziale
2
protokołów, orzeczeń, sporządzanych uzasadnień jak również całość sporządzanej i wysyłanej
w poszczególnych sprawach korespondencji.
Dzięki wprowadzeniu do systemu Currenda i wykorzystywaniu w codziennej pracy
ujednoliconego katalogu czynności (zgodnie z treścią Zarządzenia Prezesa Sądu Okręgowego
w Gliwicach z dnia 2 kwietnia 2014 roku w sprawie prowadzenia urządzeń ewidencyjnych
w formie elektronicznej w Sądzie Okręgowym w Gliwicach i sądach rejonowych gliwickiego
okręgu sądowego) możliwym jest ponadto sprawowanie nadzoru administracyjnego jak
i bieżąca kontrola obciążenia pracowników.
Czynności należące do zadań kontrolowanego sekretariatu w przeważającej większości
wykonywane są w prawidłowy sposób, sprecyzowany właściwymi przepisami Zarządzenia
Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji i zakresu działania
sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej oraz Regulaminu
urzędowania sądów powszechnych.
Oprócz obowiązków wynikających wprost z treści powyższych aktów prawnych, ciągle wzrasta
ilość wykonywanych przez pracowników sekretariatu czynności, których obowiązek wykonania
wynika z dodatkowych zarządzeń – wydawanych przez Prezesa Sądu Okręgowego, przez
Prezesa Sądu Rejonowego czy też przez Przewodniczącego Wydziału.
Z uwagi na treść Zarządzenia Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach z dnia 25 kwietnia 2012r.
–Adm.0181-36/12 pracownicy wprowadzają dodatkowo (niezależnie od zapisów
dokonywanych w kontrolce „Wab”) wszelkie informacje związane z czynnościami biegłych na
udostępnioną z dniem 1 maja 2012r. platformę „Portal biegłego”.
Sąd Rejonowy w Gliwicach przystąpił m.in. do projektów „Centrum Obsługi Druku” oraz
„Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru”, mających docelowo ułatwić i przyśpieszyć
wykonywanie powierzonych sekretariatowi obowiązków w zakresie doręczania
korespondencji.
Od dnia 23 marca 2015r. w Sądzie Rejonowym w Gliwicach funkcjonuje Internetowy Portal
Orzeczeń – utworzony mocą Zarządzenia Prezesa Sądu Rejonowego ABI-830-6/14 z dnia
20 marca 2015r. Pracownicy sekretariatu od tego dnia wykonują czynności związane
z wprowadzaniem orzeczeń do portalu, w sposób przewidziany treścią w/w Zarządzenia.
Natomiast z dniem 1 czerwca 2015r. rozpoczął w Sądzie Rejonowym w Gliwicach
funkcjonowanie Internetowy Portal Informacyjny – mocą Zarządzenia Prezesa Sądu
Rejonowego w Gliwicach Adm.0181-13/15, ABI-830-3/14 z dnia 29 maja 2015r. Również tutaj
zachodzi konieczność wykonywania przez pracowników dodatkowych czynności,
w szczególności polegających na weryfikacji użytkownika i aktywacji konta.
Przy prowadzeniu akt nie stwierdzono większych niedokładności czy też nieprawidłowości,
w szczególności takich, które miałyby negatywny wpływ na tok postępowania
w poszczególnych sprawach. Niemniej zobowiązano kierownika sekretariatu, aby w ramach
obowiązku w zakresie nadzoru nad prawidłowym wykonywaniem czynności należących do
zadań podległego mu sekretariatu, dążył do ich zupełnego wyeliminowania.
Przypomniano pracownikom, iż nawet przy dużym obciążeniu obowiązkami, należy przy
wykonywaniu czynności dochować należytej dokładności i staranności. Ważne również jest,
aby wszyscy pracownicy sekretariatu poczuwali się wspólnie do odpowiedzialności za jakość
i terminowość wykonywania powierzonych zadań.
Problemem w kontrolowanym sekretariacie, na przestrzeni większości podlegającego kontroli
okresu, były opóźnienia w wykonywaniu części powierzonych czynności. Wynikały one nie
tylko ze wzrastającej ilości spraw rozpoznawanych w wydziale ale również z okresowych
braków w prawidłowej obsadzie sekretariatu – skutkujących tak wielkim obciążeniem, iż
terminowe wykonanie wszystkich powierzonych zadań stawało się niemożliwe.
IX.2. Wnioski
Praca Sekretariatu VI Wydziału Pracy i Ubezpieczeń Społecznych została szczegółowo
przedstawiona we wcześniejszych działach niniejszego protokołu. Mimo trudności, z którymi
3
kontrolowany sekretariat borykał się w okresie podlegającym kontroli, jak również pewnych
stwierdzonych nieprawidłowości i niedokładności – jego pracę można ogólnie ocenić jako
dobrą.
Kierownik sekretariatu wydziału z wielkim zaangażowaniem wywiązuje się m.in. z obowiązku
organizowania pracy sekretariatu i podejmuje wszelkie działania niezbędne do zapewnienia jak
najlepszego jego funkcjonowania.
Także pozostali pracownicy kontrolowanego sekretariatu wykazują należyte zaangażowanie
w sumienne wykonywanie wszystkich powierzonych im czynności, dokładają również starań,
aby czynności te wykonywać terminowo.
Stwierdzone w trakcie obecnie przeprowadzonej kontroli uchybienia i niedokładności w pracy
sekretariatu zostały szczegółowo opisane w Działach VI i VII niniejszego protokołu
a streszczone we „Wnioskach” (odpowiednio VI.5 i VII.3).
Należy niewątpliwie podjąć zdecydowane kroki zmierzające do ich wyeliminowania. Jak
stwierdzono w końcowych dniach kontroli, pracownicy częściowo rozpoczęli już usuwanie
wskazanych nieprawidłowości.
W zakresie urządzeń ewidencyjnych, zwrócono szczególnie uwagę na:
• obowiązek prowadzenia urządzeń ewidencyjnych w sposób odpowiadający w pełnym
zakresie właściwym przepisom Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia
2003r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych
działów administracji sądowej;
• konieczność dokonywania wszelkich wymaganych wpisów w całości prowadzonych
w wydziale urządzeń ewidencyjnych niezwłocznie po zaistnieniu ku temu podstawy,
zgodnie z wymogiem § 51 ust. 4 Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r.;
• konieczność dokonywania okresowych kontroli wszystkich prowadzonych w wydziale
urządzeń ewidencyjnych mających na celu sprawdzenie poprawności ich prowadzenia
i rzetelności dokonanych w nich wpisów.
Przypomniano ponadto, iż prowadzenie biurowości przy zastosowaniu systemu
informatycznego nie zwalnia w żadnym zakresie od pełnego stosowania przepisów Zarządzenia
Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003. w sprawie organizacji i zakresu działania
sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej. Zwrócono także uwagę na
konieczność dokonywania zapisów w systemie przy dokładnym i precyzyjnym zastosowaniu
wymogów sprecyzowanych zarządzeniem Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach z dnia
2 kwietnia 2014r. w sprawie prowadzenia urządzeń ewidencyjnych w formie elektronicznej –
przy uwzględnieniu aneksu do tegoż zarządzenia z dnia 16 lipca 2014r. Bezwzględnego
stosowania wymaga stanowiąca załącznik nr 3a do w/w zarządzenia instrukcja dokonywania
wpisów w programie Sawa służących kontroli obiegu akt i terminowości podejmowanych
czynności.
W zakresie prowadzenia akt sądowych zwrócono w szczególności uwagę na:
•
•
•
obowiązek zamieszczania w sposób wskazany treścią przepisu § 32 Zarządzenia M.S.
z 12.12.2003r. na okładce akt najwcześniej założonych w nawiasie sygnatur spraw
dołączonych;
konieczność zachowania należytej dokładności i staranności przy dołączaniu
i układaniu kart w aktach (każdorazowo według kolejności wpływu – zgodnie z treścią
przepisu § 37 ust. 1 Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r.), która pozwoli na uniknięcie
późniejszej konieczności zmiany numeracji w aktach, w sytuacji gdy zmiana ta jest
jednak wymagana – na konieczność jej dokonywania w sposób przewidziany treścią
przepisu § 30 ust. 3 Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r.;
obowiązek czynienia w aktach adnotacji o wykonaniu przy wszystkich kategoriach
zarządzeń, z których każdorazowo jednoznacznie będzie wynikać fakt i termin
wykonania poszczególnych czynności – zgodnie z wymogiem (m.in.) przepisu § 16
Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r..
4
Ponadto, aby z akt w sposób pełny i dokładny wynikał ich obieg na każdym etapie
postępowania, konieczne jest czynienie adnotacji o wszelkich dokonanych w poszczególnych
sprawach czynnościach nie tylko przez osoby orzekające w wydziale i pracowników
sekretariatu wydziału, ale także przez wykonujących czynności w wydziale asystentów
sędziego.
Zwrócono również uwagę na obowiązek terminowego wykonywania wszystkich czynności
należących do zadań sekretariatu i zobowiązano do podjęcia działań, które to – zwłaszcza
w przyszłości – umożliwią.
Niewątpliwie koniecznym jest zniwelowanie wszelkich występujących w pracy sekretariatu
okoliczności, utrudniających czy też spowalniających jego pracę.
Ponadto zastanowić się trzeba nad wszelkimi możliwymi do wprowadzenia również
w obecnych warunkach zmianami, udogodnieniami czy też uproszczeniami, które umożliwiłyby
jeszcze dalsze usprawnienie pracy sekretariatu.
Na zakończenie kontroli omówiono z kierownikiem sekretariatu i jego zastępcą szczegółowo
stwierdzone uchybienia i niedokładności, udzielono wskazówek co do sposobu ich
wyeliminowania.
O wynikach kontroli poinformowano Panią Prezes Sądu Rejonowego w Gliwicach oraz Panią
Przewodniczącą VI Wydziału Pracy i Ubezpieczeń Społecznych.
IX.3. Materiał
źródłowy, na
podstawie którego
dokonano ustaleń
Przy dokonywaniu ustaleń posłużono się wytycznymi zawartymi w:
o
o
o
o
o
Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007r. – Regulamin
urzędowania sądów powszechnych (Dz.U. Nr 38 z 2007r. poz.249 z późn. zm.),
Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 25 czerwca 2015r. – Regulamin
urzędowania sądów powszechnych (Dz.U. z 2015r. poz. 925),
Zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji
i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej
(Dz. Urz. Min. Spr. z dnia 31 grudnia 2003r. z późn. zm.),
Zarządzeniu Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach z dnia 2 kwietnia 2014r.
w sprawie prowadzenia urządzeń ewidencyjnych w formie elektronicznej w Sądzie
Okręgowym w Gliwicach i sądach rejonowych gliwickiego okręgu sądowego,
Instrukcji programu oraz instrukcji użytkownika opracowanych dla systemu
informatycznego „Sawa” przez Spółkę „Currenda” sp. z o.o. w Sopocie.
Materiał źródłowy:
o
o
o
o
o
Data sporządzenia
protokołu
urządzenia ewidencyjne w wersji tradycyjnej,
zapisy dokonane w systemie informatycznym „Sawa”,
sprawozdania statystyczne z działalności Wydziału,
informacje otrzymane od Kierownika Oddziału Kadr (m.in. w zakresie osób
zatrudnionych w Sekretariacie Wydziału na przestrzeni kontrolowanego okresu oraz
odbytych szkoleń),
losowo wybrane akta spraw.
25 stycznia 2016r.
Podpis
5
Starszy inspektor ds. biurowości
/-/ Ewa Kanczok