załącznik - Miasto Nowy Targ

INSTRUKCJA KANCELARYJNA
DLA URZĘDU MIASTA NOWY TARG
Rozdział I
Postanowienia ogólne
1.
2.
3.
4.
§1
Instrukcja kancelaryjna dla Urzędu Miasta Nowy Targ, zwana dalej
„Instrukcją” określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych
oraz zasady obiegu dokumentów w Urzędzie Miasta Nowy Targ.
Określone w Instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych
zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania
oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów
w urzędzie.
W postępowaniu z dokumentami zawierającymi informacje niejawne mają
zastosowanie odrębne przepisy.
W postępowaniu z dokumentami finansowo-księgowymi mają zastosowanie
uregulowania ujęte w odrębnej instrukcji.
§2
1. Ilekroć w Instrukcji jest mowa o:
- Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Miasta Nowy Targ;
- Wydziale - należy przez to rozumieć jeden z wydziałów, referatów lub
samodzielne stanowisko określone w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu;
- Instrukcji kancelaryjnej - należy przez to rozumieć instrukcję kancelaryjną
dla organów gmin i związków międzygminnych ustaloną Rozporządzeniem
Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji
kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. 112
z 1999 r., poz. 1318 z późn. zm.)
- Burmistrzu, Sekretarzu, Skarbniku, Naczelniku, Kierowniku - należy przez to
rozumieć odpowiednio Burmistrza Miasta Nowy Targ, Sekretarza Miasta,
Skarbnika Miasta, Naczelnika Wydziału, Kierownika Referatu lub
Samodzielne Stanowisko w Urzędzie Miasta Nowy Targ;
- BOM - należy przez to rozumieć Biuro Obsługi Mieszkańców, które pełni
również funkcję kancelarii ogólnej ,
- Podpisie – należy przez to rozumieć wyraźny, czytelny podpis składający się
z imienia i nazwiska lub odręczne odzwierciedlenie nazwiska uzupełnione
pieczęcią imienną podpisującego;
- Parafie – należy przez to rozumieć indywidualny znak graficzny pozwalający
bezpośredniemu przełożonemu zidentyfikować pracownika, który złożył
parafę;
- Sekretariacie - należy przez to rozumieć Sekretariat Burmistrza.
1
2. Definicję pozostałych określeń zawiera § 3 instrukcji kancelaryjnej.
1.
1)
2)
3)
4)
5)
6)
2.
1)
2)
3)
4)
§3
Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:
ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji
oraz przesyłek,
prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,
sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie,
wysyłanie korespondencji i przesyłek,
przyjmowanie i nadawanie telegramów, faksów, obsługa poczty
elektronicznej itp.,
udzielanie informacji i wyjaśnień interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych wydziałów, referatów lub stanowisk pracy.
Czynności kancelaryjne w Urzędzie wykonują:
Kancelaria ogólna - BOM
Sekretariat,
Referenci odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie sprawy,
Pracownicy sporządzający czystopisy.
Rozdział II
Przyjmowanie korespondencji
§4
1. Korespondencję wpływającą do urzędu przyjmuje:
1) od klientów, z poczty i od kurierów(gońców) –kancelaria ogólna, która
prowadzi rejestr kancelaryjny korespondencji wpływającej; na życzenie
klienta kancelaria potwierdza przyjęcie pisma umieszczając na jego kopii
pieczęć wpływu z datą i podpisem przyjmującego;
2) przesyłaną faxem lub pocztą elektroniczną – sekretariat, który przekazuje
ją do kancelarii celem zaewidencjonowania;
3) podania składane do protokołu przyjmują pracownicy merytoryczni,
którzy odnotowują datę przyjęcia i przekazują naczelnikowi wydziału.
4) oferty do konkursów i przetargów – sekretariat, który umieszcza na
ofercie datę i godzinę wpływu oferty oraz kolejny numer. Po upływie
wymaganego terminu składania ofert przekazuje sekretarzowi komisji
lub upoważnionemu pracownikowi.
2. Sposób przyjmowania korespondencji wpływającej do urzędu:
1) Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone
i wartościowe, przyjmujący sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz
stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia sporządza adnotację
na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od
2
pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki
uszkodzonej.
2) Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki o charakterze służbowym
(również zaadresowane imiennie ) z wyjątkiem:
a) opatrzonych klauzulą „do rąk własnych”, lub mających charakter
przesyłek prywatnych, które przekazuje adresatom,
b) adresowanych do Burmistrza Miasta lub Przewodniczącego Rady
pochodzących z nadrzędnych jednostek kontrolnych(NIK,RIO),
c) zastrzeżonych i poufnych, które przekazuje do tajnej kancelarii,
d) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce
organizacyjnej za pokwitowaniem
e) adresowanych do Urzędu Stanu Cywilnego, które przekazuje
Kierownikowi USC.
3) Ujawnione przy przesyłkach lub pismach, nie oznaczonych jako
wartościowe pieniądze, znaczki skarbowe itp. walory, po komisyjnym
ustaleniu ich ilości i wartości oraz wpisaniu do książki depozytowej,
składa się do kasy podręcznej kancelarii, a pismo opatruje adnotacją
o depozycie i przesyła do właściwej komórki organizacyjnej, która
zarządzi dalsze postępowanie z depozytem.
4) Po otwarciu koperty sprawdza się:
a) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,
b) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki.
5) Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma
przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku oraz
w dzienniku korespondencji w rubryce „uwagi”.
6) Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym)
dołącza się tylko do pism:
a) wartościowych, poleconych, za potwierdzeniem doręczenia,
b) dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi,
odwołania, deklaracje i informacje podatkowe itp.
c) w których brak nadawcy lub daty pisma,
d) mylnie skierowanych,
e) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,
f) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.
7) Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata)
zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego.
8) Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji w górnym
lewym rogu pierwszej strony lub w innym wolnym miejscu, a na
korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie
koperty, umieszcza się pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania
i kolejny numer ewidencyjny z rejestru kancelaryjnego. Na telegramach
i telefonogramach oprócz daty wpływu zamieszcza się godzinę i minutę
przyjęcia, a na telefonogramach - także imię i nazwisko oraz stanowisko
3
służbowe nadającego i przyjmującego. Wzór pieczęci wpływu określa
załącznik nr 1.
9) Wpływające do urzędu przesyłki kancelaria rejestruje w rejestrze
kancelaryjnym w/g wzoru załącznik nr 2 z zastrzeżeniem pkt.10).
Przesyłki specjalnego rodzaju (telegramy, telefonogramy, faksy, poczta
elektroniczna, pisma organów naczelnych i centralnych, pisma procesowe,
paczki, listy polecone, ekspresowe, przesyłki wartościowe) Kancelaria
wpisuje do rejestru kancelaryjnego z adnotacją o rodzaju przesyłki w
rubryce „uwagi”.
10) Nie podlegają rejestracji w dzienniku korespondencji:
a) publikacje (gazety, czasopisma, książki,.),
b) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy,
c) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze,
d) reklamy, oferty, afisze, ogłoszenia, prospekty itp.
11)Korespondencję wpływającą bezpośrednio do Sekretariatu tj z
pominięciem kancelarii ogólnej przyjmuje pracownik sekretariatu i
niezwłocznie przekazuje do kancelarii , celem dokonania rejestracji.
12)Korespondencja nie otwarta w kancelarii a doręczona na stanowisko pracy,
mająca jednak charakter korespondencji służbowej winna zostać
dostarczona do zarejestrowania w rejestrze kancelaryjnym
z
zastrzeżeniem pkt.10
13)Dla wpływających do urzędu rachunków, faktur i innych dowodów
księgowych prowadzony jest odrębny dziennik korespondencji, a numer
kolejny pisma poprzedza się literą F.
Rozdział III
Przeglądanie i przydzielanie korespondencji oraz wewnętrzny obieg akt
§5
1. Kancelaria segreguje wpływającą korespondencję według jej treści, opatruje
pieczęcią, nadaje numer
i dekretuje do poszczególnych komórek
organizacyjnych.
2. Zadekretowaną korespondencję kancelaria
przekazuje Naczelnikowi
Wydziału lub upoważnionemu pracownikowi za potwierdzeniem odbioru w
rejestrze kancelaryjnym.
3. Korespondencję skierowaną do Burmistrza Miasta, kancelaria opatruje
pieczęcią wpływu i przekazuje do Sekretariatu. Korespondencja
zadekretowana przez Burmistrza rejestrowana jest w dzienniku
korespondencji prowadzonym przez Sekretariat i przekazywana za
potwierdzeniem odbioru na merytoryczne stanowiska pracy. Na
korespondencji pracownik Sekretariatu odnotowuje kolejny numer z
dziennika korespondencji.
4
4. Korespondencja wpływająca do Wydziału Infrastruktury Społecznej i
Promocji oraz Wydziału Oświaty mających siedzibę w budynku przy ulicy
Parkowej 14 rejestrowana jest w wewnętrznym dzienniku korespondencji
(każdy wydział dla siebie wg zasad ewidencji w Kancelarii Ogólnej ).
5. Korespondencja mylnie skierowana do danego wydziału merytorycznego
winna za pośrednictwem kancelarii ogólnej wrócić do Sekretarza Miasta,
który podejmie decyzję o skierowaniu do właściwego wydziału lub na
właściwe merytorycznie stanowisko pracy
6. Dzienniki korespondencji Wydziału Infrastruktury Społecznej i Promocji
oraz Wydziału Oświaty stanowią wraz z rejestrem kancelaryjnym kancelarii
ogólnej jednolitą całość wpływającej do Urzędu korespondencji.
1.
2.
3.
4.
5.
§6
Kancelaria ogólna -BOM jest stałym punktem wymiany korespondencji
przeznaczonej do obiegu wewnętrznego. Pojedyncze przesyłki, wymagające
natychmiastowego doręczenia, wydziały przekazują sobie za pośrednictwem
swoich pracowników. W przypadku gdy istnieje potrzeba potwierdzenia
przekazania przesyłki, dokonywane jest ono na przesyłce, przez adnotację
„otrzymałem dnia.......” oraz złożenie podpisu przez pracownika
odbierającego.
Dokumenty rodzące skutki finansowe związane z wykonywaniem przez
urząd zadań (faktury, rachunki, upomnienia, wyroki sądowe, itp.) kierowane
są w pierwszej kolejności do wydziałów merytorycznych, które po
dokonaniu kontroli wewnętrznej tego dokumentu i jego opisaniu przekazują
je w trybie innych przepisów ( instrukcja obiegu dokumentów finansowych )
do Wydziału Finansowego.
Dokumenty rodzące skutki finansowe związane ze stosunkiem pracy
pracowników (zwolnienia lekarskie, wnioski i karty urlopowe, skierowania i
faktury za szkolenia itp.) kierowane są w pierwszej kolejności do pracownika
prowadzącego sprawy kadrowe, który po dokonaniu kontroli wewnętrznej
tych dokumentów przekazuje je niezwłocznie do Wydziału Finansowego.
Obieg akt między wydziałami i pracownikami odbywa się bez
pokwitowania. Za pokwitowaniem doręcza się wyłącznie akta, co do których
obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów.
Kopie dokumentów, które powstają w wydziałach merytorycznych (umowy
najmu, dzierżawy, użyczenia, decyzje o nadaniu nr porządkowych
nieruchomości ,potwierdzenia zgłoszenia wykonywania działalności
gospodarczej, itp. )posiadające w swojej treści informacje, które mogą być
wykorzystane w trakcie kontroli wstępnej deklaracji i informacji składanych
przez podatników podatku od nieruchomości, po ich sporządzeniu przekazuje
się niezwłocznie do wydziału Finansowego.
§7
5
Naczelnicy przeglądają korespondencję skierowaną do wydziałów i dekretują ją
z podziałem na tę, którą załatwiają sami i na tę do załatwienia przez właściwych
pracowników z zaleceniami co do sposobu i terminu załatwienia.
§8
Jeżeli korespondencja dotyczy sprawy, której załatwienie wymaga
współdziałania różnych wydziałów lub pracowników, przekazuje się ją
wskazanemu w dekretacji na pierwszym miejscu wydziałowi lub pracownikowi,
do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie; wskazany
w dekretacji koordynuje działania pozostałych uczestników postępowania
i odpowiada za załatwienie sprawy. Kopie pisma dla pozostałych pracowników
wykonuje i przekazuje sekretariat.
Rozdział IV
System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt
1.
2.
3.
4.
§9
W wydziałach obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na
jednolitym rzeczowym wykazie akt.
Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury
organizacyjnej urzędu, klasyfikację akt powstających w toku działalności
urzędu oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie
zagadnienia z zakresu działalności urzędu oznaczone w poszczególnych
pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do
oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. Jednolity rzeczowy
wykaz akt dla organów gmin i związków międzygminnych określa załącznik
nr 4 do instrukcji kancelaryjnej.
Akta jednorodne tematycznie z różnych komórek organizacyjnych urzędu
posiadają to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. Wyróżniają
je symbole literowe i liczbowe stanowiące oznaczenia danej komórki
organizacyjnej oraz kolejny numer sprawy.
W uzasadnionych przypadkach Burmistrz Miasta na wniosek Naczelnika
wydziału może w porozumieniu z Archiwum Państwowym rozbudować
jednolity rzeczowy wykaz akt w ramach istniejących symboli z zachowaniem
tej samej kategorii archiwalnej. Wnioski w tej sprawie Naczelnicy zgłaszają
na piśmie do pracownika prowadzącego archiwum zakładowe nie później niż
30 września roku poprzedzającego wprowadzenie dodatkowych oznaczeń.
§ 10
Naczelnicy sporządzają i przekazują do archiwum zakładowego najpóźniej do
końca I kwartału każdego roku szczegółowy wyciąg z wykazu akt, zawierający
odpowiednie symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kategorie archiwalne
6
dokumentacji występujące w działalności tych komórek oraz wykaz
prowadzonych w wydziale rejestrów.
1.
2.
3.
4.
5.
§ 11
Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji jednolitego
rzeczowego wykazu akt zakłada się spis spraw oraz odpowiadającą temu
spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie
załatwionych. Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczące jednej sprawy należy
gromadzić i przechowywać w sposób umożliwiający ustalenie daty
wszczęcia i zakończenia sprawy.
Spisy spraw i teczki zakłada się w zasadzie na każdy rok kalendarzowy
oddzielnie. Dopuszcza się, w przypadku małej liczby korespondencji,
prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok.
Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne
zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki,
założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt, oraz hasło z
dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakłada się, w zależności od
potrzeb, w układzie alfabetycznym podmiotów spraw bądź w układzie
numerowym.
W przypadku założenia podteczki zakłada się dla niej oddzielny spis spraw,
a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki.
Wówczas znakiem sprawy będzie: znak akt teczki macierzystej, kolejny
numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw, kolejny numer, pod
którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki, oraz dwie ostatnie cyfry
roku.
Dla ułatwienia pracy pracownicy mogą przechowywać spisy spraw
bieżącego roku nie w teczkach założonych według jednolitego rzeczowego
wykazu akt, lecz w oddzielnej teczce podręcznej zatytułowanej "Spisy spraw
do teczek symbol...". Po zakończeniu roku spisy spraw powinny być
bezwzględnie odłożone do właściwych teczek założonych według
jednolitego rzeczowego wykazu akt.
§ 12
1. Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do
spisu spraw, założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt lub
do rejestru kancelaryjnego.
2. Spis spraw prowadzi się na specjalnych formularzach lub w rejestrach
elektronicznych.
3. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego
pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz
urzędu. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz
dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym. Wzór formularza spisu
spraw określa załącznik nr 5 instrukcji kancelaryjnej.
7
4. Pracownik, po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza, czy pismo
dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę.
W pierwszym wypadku pismo dołącza do akt sprawy (poprzedników),
w drugim, przed przystąpieniem do załatwienia - rejestruje jako nową
sprawę. W obu wypadkach referent wpisuje znak w obrębie odciśniętej
pieczęci wpływu.
§ 13
1. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące
tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak.
2. Znak sprawy zawiera:
1) symbol literowy komórki organizacyjnej,
2) symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt,
3) liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,
4) dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto.
3. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropką, kreską poziomą
oraz kreską poprzeczną, np. ABC.0012 – 15/03, gdzie „ABC” - oznacza
symbol wydziału, „0012” - oznacza symbol liczbowy grupy klasyfikacyjnej
z jednolitego rzeczowego wykazu akt, „15” - oznacza liczbę kolejną ze spisu
spraw, „03” - oznacza dwie ostatnie cyfry roku.
4. Symbole komórek organizacyjnych określa załącznik do regulaminu
organizacyjnego urzędu.
5. Znak sprawy może zawierać także symbol literowy pracownika lub
stanowiska pracy, jeżeli taki został ustalony przez kierownika. Symbol litery
umieszcza się wówczas po symbolu wydziału (np. ABC.K.0012 – 15/03).
Wykaz używanych w wydziale symboli Naczelnik przekazuje niezwłocznie
po ich ustaleniu kierownikowi Kancelarii oraz archiwum zakładowemu.
6. Sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się,
z zastrzeżeniem ust. 7, w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich
znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw.
7. W razie konieczności wznowienia sprawy z urzędu, sprawę, która została
ostatecznie załatwiona w roku poprzednim i odłożona do właściwej teczki,
przenosi się do spisu spraw bieżącego roku; w spisie spraw ubiegłego roku
czyni się wzmiankę: „przeniesiono do teczki (hasło)...............................”.
§ 14
1. W celu rejestracji spraw jednorodnych i masowo napływających, zamiast
spisów spraw, o których mowa w §12 ust.1, zakłada się rejestry kancelaryjne,
prowadzone w układzie rzeczowym lub alfabetycznym na specjalnych
formularzach albo w postaci informatycznej.
2. Każdy rejestr kancelaryjny otrzymuje własny symbol (znak).
8
3. Decyzję w sprawie wprowadzenia rejestru kancelaryjnego dla określonej
grupy spraw podejmuje Naczelnik Wydziału.
4. Rejestry prowadzą pracownicy załatwiający sprawy, których dotyczy rejestr.
5. Każdemu rejestrowi odpowiada teczka oznaczona symbolem rejestru,
przeznaczona do przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych
i wpisanych do danego rejestru.
6. Rejestry kancelaryjne mogą być prowadzone dla każdego roku
kalendarzowego oddzielnie lub przez kilka lat. Przy wykorzystywaniu
rejestrów przez kilka lat zapisy poszczególnych lat należy zakończyć,
z pozostawieniem między latami całej nie zapisanej strony, którą należy
przekreślić. Numerację zapisów rozpoczyna się w każdym roku od nr 1.
7. Znak sprawy wpisanej do rejestru składa się z tych samych elementów
co znak sprawy wpisanej do spisu spraw, z tą różnicą, że zamiast kolejnego
numeru zapisu w spisie spraw występuje kolejny numer zapisu w rejestrze.
§ 15
1. W urzędzie prowadzone są następujące centralne rejestry kancelaryjne:
1) rejestr uchwał Rady Miasta,
2) rejestr zarządzeń Burmistrz Miasta – organu gminy(0151) i (O151 F)
3) rejestr
aktów
wewnętrznych
kierownika
Urzędu
(zarządzeń,
okólników)(0152)
4) rejestr skarg i wniosków,
5) rejestr upoważnień i pełnomocnictw,
6) rejestr kontroli zewnętrznych,
7) rejestr umów zlecenia i o dzieło z osobami fizycznymi,
8) rejestr zamówień publicznych,
9) rejestry umów(wszystkie umowy, w których określono kwotowo wartość
świadczenia ,dla celów zaangażowania ) w Wydziale Finansowym
10) inne rejestry, jeśli wymagają tego przepisy szczególne.
§ 16
Przechowywanie i przekazywanie akt do archiwum zakładowego odbywa się
w sposób określony w § 34 – 35 instrukcji kancelaryjnej oraz odrębnym
Zarządzeniem Burmistrza Miasta określającym organizację i zakres działania
archiwum zakładowego.
Rozdział V
Załatwianie spraw
§ 17
1. Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy:
1) odręczną,
9
2) korespondencyjną,
3) inną (np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu).
2. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega
na sporządzeniu przez pracownika, po zarejestrowaniu sprawy, bezpośrednio
na otrzymanym piśmie, zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub
na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej
załatwienia.
3. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez pracownika projektu
pisma załatwiającego sprawę.
§ 18
1. Załatwienie spraw może być:
1) tymczasowe - gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania
wyjaśniającego,
2) ostateczne - gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej
istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej
instancji.
2. Ostateczne załatwienie sprawy pracownik odnotowuje w spisie spraw przez
wpisanie w odpowiedniej rubryce daty załatwienia oraz nazwiska (nazwy)
strony (adresata). Przy załatwianiu odręcznym wpisuje się te same dane
z dodaniem skrótu „odr.” Na kopii załatwienia i w spisie spraw zamieszcza
się znak „oz.”, który oznacza „ostatecznie załatwione”.
§ 19
1. Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz z czynności w terenie,
jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości i informacje oraz poczynione ustalenia
mają istotne znaczenie w załatwianej sprawie, sporządza się protokół.
Protokół podpisują wszyscy biorący udział w czynnościach. Odmowę
złożenia podpisu przez stronę referent odnotowuje w protokole.
2. Z rozmów oraz czynności, których treść ma znaczenie wyłącznie
proceduralne sporządza się notatki służbowe albo czyni się adnotacje
na aktach. Notatki lub adnotacje podpisuje i opatruje pieczęcią osoba, która
je sporządziła.
3. Protokoły i notatki dołącza się do akt właściwej sprawy.
§ 20
1. Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem
klauzulę: „Stwierdzam zgodność z oryginałem”, a także datę, imię i
nazwisko, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność
treści.
2. Zgodność kopii pisma lub innego dokumentu z oryginałem stwierdza:
1) w przypadku pism i dokumentów wytworzonych w Urzędzie:
- dla celów sądowych – Burmistrz Miasta lub Radca Prawny,
10
- faktury ,sprawozdania finansowe –Skarbnik Miasta
- dla pozostałych spraw - Sekretarz Miasta, Naczelnik
przez Burmistrza Miasta pracownik Wydziału .
lub upoważniony
2) w przypadku pism i dokumentów wytworzonych poza urzędem –
Kancelaria Notarialna
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
§ 21
Pracownicy załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia
pilności, bez zbędnej zwłoki. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem
bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku.
Pracownik opracowuje projekt pisma, który po opatrzeniu parafą wraz
z aktami sprawy przedkłada aprobującemu.
Zakres kompetencji w sprawie aprobaty i podpisywania pism, dokumentów
i decyzji określa Regulamin Organizacyjny Urzędu, zakresy zadań
i obowiązków pracowników i upoważnienia Burmistrza Miasta.
Aprobujący sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i po
zaaprobowaniu przedkłada je do podpisu Burmistrza Miasta lub osobie przez
niego upoważnionej albo zwraca projekt pisma wraz z aktami pracownikowi
do poprawy.
W razie braku aprobaty pracownik sporządza projekt zgodnie
ze wskazówkami aprobującego i ponownie przedkłada go do aprobaty.
W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest
uzgodniony z aprobującym, można mu przedkładać pismo w czystopisie
(z kopią) - do podpisania.
W ramach udzielonych upoważnień pracownicy samodzielnie decydują
o sposobie załatwienia spraw typowych, nie budzących wątpliwości –
w takim przypadku aprobata nie jest wymagana.
Po uzyskaniu aprobaty pracownik sporządza czystopis w odpowiedniej
liczbie egzemplarzy i przedstawia go do podpisu.
Po podpisaniu czystopisu pracownik dołącza do niego załączniki
i przygotowuje korespondencję do wysłania.
§ 22
Przy podpisywaniu pism obowiązują następujące zasady:
1) pisma w sprawach zastrzeżonych do kompetencji Burmistrza Miasta
przepisami prawa, w tym decyzje, postanowienia, zaświadczenia a także
pisma do organów administracji publicznej, instytucji publicznych (sądy,
organy ścigania, instytucje kontroli i nadzoru itp.) oraz mediów podpisuje
Burmistrz Miasta lub osoba przez niego upoważniona w zakresie
rzeczowym upoważnienia;
2) pozostałe pisma podpisują zgodnie z właściwością merytoryczną
naczelnicy lub osoby przez nich upoważnione.
11
§ 23
1. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej
dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5
w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać:
1) nagłówek - druk lub podłużną pieczęć nagłówkową,
2) znak sprawy,
3) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy,
4) datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną,
5) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem,
6) treść pisma,
7) podpis i pieczęć imienną podpisującego,
8) listę adresatów otrzymujących pismo do wiadomości.
2. Pozostający w aktach sprawy egzemplarz pisma załatwiającego powinien
ponadto zawierać:
1) parafę pracownika i datę sporządzenia pisma (z lewej strony pod treścią
pisma),
2) termin wznowienia sprawy lub oznaczenie dołączenia jej do akt pod
treścią pisma w lewej dolnej części arkusza.
3. W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny również zawierać dalsze
następujące określenia:
1) nad adresem z prawej strony - wskazówki dotyczące sposobu wysyłania
czystopisu: „polecony”, „priorytet”, „za zwrotnym dowodem doręczenia”,
„faks”, „e-mail” itp.,
2) pod treścią załatwienia z lewej strony arkusza liczbę przesyłanych
załączników (Zał. ...) lub wymienia się je z podaniem liczb
porządkowych; na każdym załączniku wpisuje się w prawym górnym
rogu kolejny numer załącznika (Zał. nr ... do pisma znak ...),
3) z lewej strony pod treścią pisma z klauzulą: „Otrzymują do wiadomości”
adresy instytucji lub osób nie będących stronami, którym ma być
przesłana kopia pisma,
3) pod treścią pisma z lewej strony - termin wyznaczony do załatwienia sprawy
(Termin do dnia ...); określenia tego używa się wyłącznie w stosunku do
jednostek podległych; dla uniknięcia zbędnych ponagleń należy wyznaczyć
termin, w którym możliwe jest załatwienie sprawy; terminy należy w
zasadzie wyznaczać dekadowo: 10, 20, 30 danego miesiąca; po upływie
terminu wyznaczonego do załatwienia sprawy pracownik decyduje o
wysłaniu ponaglenia lub przesunięciu terminu i fakt ten odnotowuje w
aktach sprawy,
4. Przy sporządzaniu pism należy wykorzystać formularze i druki przewidziane
przepisami szczególnymi.
12
§ 24
Jeżeli załatwienie sprawy w zakreślonym terminie nie jest możliwe należy
postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi
terminów załatwienia ze szczególnym uwzględnieniem przepisów Kodeksu
postępowania administracyjnego.
§ 25
Na blankietach korespondencyjnych stosowanych przez Burmistrza Miasta
umieszcza się nad tekstem w lewym górnym rogu herb miasta.
§ 26
1. W Urzędzie stosuje się pieczęcie urzędowe o wzorach ustalonych odrębnymi
przepisami, tj.:
1) pieczęć okrągłą o średnicy 36 mm zawierającą pośrodku herb gminy
a w otoku napis „BURMISTRZ MIASTA NOWY TARG” – w
sprawach z zakresu zadań własnych gminy. Odcisk pieczęci z herbem
nie może być umieszczany na dokumentach urzędowych w sprawach
z zakresu administracji rządowej.
2) tłoczoną metalową pieczęć okrągłą o średnicy 36 mm zawierającą
pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła RP a w otoku napis
„BURMISTRZ MIASTA NOWY TARG” – w sprawach z zakresu
administracji rządowej.
2. Pieczęć urzędową umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi,
stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych,
np. decyzja, świadectwo. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach
dokumentów składanych do akt urzędu oraz na innych pismach wysyłanych
z urzędu, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
3. Wzory pieczęci nagłówkowych Urzędu oraz pieczęci do podpisu Burmistrz
Miasta i z upoważnienia Burmistrza Miasta oraz wzory pozostałych pieczęci
nagłówkowych i pieczęci do podpisu używanych w Urzędzie określa
załącznik nr 3.
4. Pieczęcie o jednakowej treści oznacza się numerami porządkowymi.
5. Odpowiedzialność za posługiwanie się pieczęciami, ich przechowywanie
i zabezpieczenie spoczywa na pracownikach, którym pieczęcie powierzono.
6. Za wytwarzanie, powierzanie pracownikom, przyjmowanie w depozyt
pieczęci czasowo nieużywanych odpowiada wyznaczony pracownik, który
prowadzi ich ewidencję.
7. Kasacji uszkodzonych lub zdezaktualizowanych pieczęci dokonuje komisja
powołana odrębnym Zarządzeniem Burmistrza.
13
Rozdział VI
Wysyłanie korespondencji
1.
2.
3.
4.
5.
6.
§ 28
Korespondencja przeznaczona do wysłania jest kompletowana, kopertowana
i adresowana w Wydziałach.
Na kopercie oprócz adresu umieszcza się pieczęć nagłówkową urzędu, znak
sprawy oraz określenie rodzaju przesyłki. Do przesyłek doręczanych
za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza się wypełniony druk
potwierdzenia. Przesyłki składane są u pracownika dokonującego wysyłki .
Przy wysyłaniu korespondencji należy uwzględniać wymagania wynikające
z przepisów szczególnych i KPA biorąc pod uwagę zasady racjonalnego
i oszczędnego gospodarowania środkami, a w szczególności:
1) przesyłki polecone za zwrotnym potwierdzeniem odbioru wysyłane są
wówczas, gdy konieczne jest uzyskanie informacji o terminie
dostarczenia przesyłki adresatowi;
2) przesyłki polecone wysyłane są wówczas, gdy konieczne jest uzyskanie
informacji o dostarczeniu przesyłki adresatowi oraz gdy przesyłka
zawiera ważne dokumenty;
3) przesyłki pilne wysyłane są listem priorytetowym;
4) pozostałe przesyłki listowe wysyłane są listem zwykłym;
5) w przypadku wysyłania korespondencji masowej na terenie miasta należy
o zamiarze takim zgłosić z wyprzedzeniem pracownikowi kancelarii
w celu zorganizowania doręczania pism.
Korespondencja przeznaczona do wysłania faksem przekazywana jest
do sekretariatu wraz z numerem faksu.
Korespondencję przeznaczoną do wysłania pocztą elektroniczną pracownicy
posiadający dostęp do internetu wysyłają ze swoich indywidualnych kont, a
pozostali przekazują korespondencję w formie elektronicznej do sekretariatu
wraz z adresem poczty elektronicznej.
Korespondencja do wysyłki w tym listy polecone i priorytetowe winny być
przekazywane do kancelarii do ekspedycji miedzy godziną 11,30 a 14,00.
§ 29
1.Potwierdzeniem wysłania korespondencji jest:
1) wpis w dzienniku korespondencji wychodzącej zawierający znak sprawy,
datę wysyłki, adres i parafę pracownika;
2) wpis w książce doręczeń, w której adresat kwituje odbiór przesyłki;
3) wydruk potwierdzający wysłanie faksu;
4) wpis w rejestrze poczty elektronicznej.
2. Wszystkie pisma przeznaczone do wysłania, których data ekspedycji jest
istotna dla sprawy, powinny być przynoszone wraz z kopią lub
14
egzemplarzem pisma, gdzie pracownik kancelarii dokonuje sprawdzenia i
odciska na egzemplarzu pisma pieczęć o treści „przyjęto do ekspedycji, data,
podpis”. Jeśli jedno pismo jest wysyłane do kilku stron, adresaci winni być
wymienieni w rozdzielniku a w przypadku gdy nie jest to możliwe, należy
przygotować zestawienie adresatów.
3. W przypadku decyzji podatkowych potwierdza się ich ilość przekazanych
do wysłania .
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
§ 30
Gońcy zatrudnieni w Urzędzie do roznoszenia
korespondencji
obligatoryjnie prowadzą ewidencję korespondencji pobranej i doręczonej
w/g wzoru jak załącznik nr 4 .Korespondencja winna być wpisywana w dniu
pobrania rozliczana najpóźniej w dniu następnym po doręczeniu.
W kompetencji gońców jest doręczanie korespondencji oraz awizowanie
listu w przypadku nieobecności adresata pod wskazanym przez pracownika
Wydziału
merytorycznego miejscem. Każdorazowo w przypadku
niedoręczenia pisma adresatowi należy pozostawić zawiadomienie o
złożeniu pisma do kancelarii ogólnej z terminem jego odbioru.
Jeżeli adresat nie odbierze korespondencji w wyznaczonym okresie, list
musi zostać ponownie pobrany przez gońca i doręczony lub powtórnie
awizowany. Zgodnie z art. 44 § 4 KPA doręczenie uważa się za dokonane z
upływem ostatniego dnia okresu powtórnego awizowania. Ponadto w
przypadku uzyskania informacji , że adresat nie mieszka pod wskazanym
adresem należy o tym fakcie powiadomić
pracownika , który
wyekspediował pismo.
W przypadku niedoręczenia ( awizowania ) przez gońców większej ilości
listów, listy te powinny najpóźniej w dniu następnym zostać zwrócone do
kancelarii ogólnej wraz z adnotacją w ewidencji o zwrocie.
Korespondencja awizowana powinna codziennie
zostać
zebrana i
oznaczona datą, z która upływa jej termin odbioru. W dniu następnym po
upływie terminu odbioru jako obligatoryjna powinna być pobrana przez
gońców do doręczenia.
W przypadku awizowania korespondencji na zwrotnych potwierdzeniach
odbioru należy umieszczać okres awizowania z zaznaczeniem, że jest to
pierwsze lub drugie awizo.
Na zwrotnym potwierdzeniu odbioru korespondencji odebranej przez
domownika, sąsiada lub dozorcę domu, który wyraził zgodę na przekazanie
korespondencji adresatowi, po wylegitymowaniu tej osoby , należy
zanotować na zwrotce „ cechy jej dowodu tożsamości oraz określić kim dla
adresata jest domownik ( np. syn, córka, teść itp. ) lub z imienia i nazwiska
dozorcę domu czy sąsiada. Jeżeli odbierający na zwrotce nie wpisze daty
odbioru, wówczas goniec powinien sam stwierdzić datę doręczenia zgodnie z
art. 46 § 2 KPA
15
Rozdział VII
Opłata skarbowa
§ 31
1.Wysokość opłaty skarbowej za czynności wykonywane przez urząd, sposób
poboru i zwrotu opłaty oraz postępowania ze znakami opłaty reguluje
szczegółowo ustawa z dnia 9 września 2000 r. o opłacie skarbowej (tekst
jednolity z 2004r. Dz. U. Nr 253, poz. 2532 ) oraz rozporządzenie Ministra
Finansów z dnia 5 grudnia 2000 r. w sprawie sposobu pobierania, zapłaty
i zwrotu opłaty skarbowej oraz sposobu prowadzenia rejestrów tej opłaty
(Dz. U. nr 110. Poz. 1176).
2.Znaki opłaty skarbowej na podaniu (protokole) i załącznikach kasuje wstępnie
pracownik, który je przyjął .
Rozdział VIII
Postępowanie z aktami organów gminy
§ 32
Przepisy ogólne Instrukcji mają zastosowanie przy załatwianiu spraw
związanych z działalnością Rady Miasta, jej Komisji oraz Burmistrza Miasta,
jeżeli postanowienia niniejszego rozdziału nie stanowią inaczej.
§ 33
1. Na blankietach korespondencyjnych dla Rady Miasta może być umieszczony
herb Miasta.
2. Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych dla
Przewodniczącego Rady i jego zastępcy oraz pieczęci do podpisu ustala
załącznik nr 6 do Instrukcji kancelaryjnej.
§ 34
Sprawy związane z organizacją Sesji Rady Miasta, posiedzeń komisji,
korespondencją Przewodniczącego Rady Miasta rejestruje się w spisach spraw,
zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt.
§ 35
1. Protokoły sesji Rady Miasta, posiedzeń komisji rady, a także akty tych
organów (uchwały, postanowienia, opinie itp.) sporządza się w sposób
ustalony przez Radę Miasta.
16
2. Protokoły otrzymują w ciągu kadencji kolejne numery, począwszy
od numeru jeden.
3. Protokoły sesji numerowane są cyframi rzymskimi, łamanymi przez dwie
ostatnie cyfry roku, zaś protokoły posiedzeń komisji - cyframi arabskimi,
łamanymi przez dwie ostatnie cyfry roku.
§ 36
1. Oryginały protokołów przechowuje się w zbiorach protokołów.
2. Po zakończeniu kadencji protokoły, ułożone chronologiczne, oprawia się
w formie książkowej kolejno latami i opatruje spisem treści zawierającym:
daty sesji lub posiedzenia, numery protokołów, numer strony zbioru.
§ 37
1. Przygotowywanie projektów uchwał rady reguluje odrębne zarządzenie
Burmistrza Miasta.
§ 38
1. Procedury postępowania w sprawach przedkładanych do decyzji Burmistrza
Miasta jako organu wykonawczego reguluje odrębne zarządzenie
2. Postępowanie z aktami wydanymi przez Burmistrza Miasta jako organ
wykonawczy gminy, a w szczególności ich ewidencjonowanie, przesyłanie
do organów nadzoru, ogłaszanie i udostępnianie regulują odrębne przepisy.
Rozdział IX
Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych
§ 39
1. Stosowanie informatyki w urzędzie odbywa się pod warunkiem ochrony
przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza
danych osobowych, o ile ich gromadzenie w tej formie dopuszcza ustawa.
2. Przy gromadzeniu, przechowywaniu i przetwarzaniu danych, w tym danych
osobowych w zbiorach informatycznych należy bezwzględnie przestrzegać
ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o ochronie informacji
niejawnych i wydanych na ich podstawie zarządzeń Burmistrza Miasta.
§ 40
1. Pracownicy korzystają ze sprzętu informatycznego, będącego na ich
wyposażeniu lub udostępnionego przez upoważnione osoby.
2. Dopuszcza się do użytkowania w urzędzie wyłącznie legalnie nabyte
oprogramowanie.
17
3. Wykorzystywanie informatyki w wykonywaniu zadań przez poszczególne
komórki organizacyjne urzędu odbywa się pod nadzorem i kontrolą
naczelnika Wydziału Organizacyjnego oraz informatyka- ABI
§ 41
Sposób przekazywania i udostępniania informacji w Biuletynie Informacji
Publicznej oraz na stronie internetowej gminy określają odrębne zarządzenia.
§ 42
1. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez:
1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników,
2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych.
2. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez:
1) system haseł identyfikujących pracownika,
2) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych
osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień,
3) zabezpieczenie dostępu do terminali sieciowych przez użycie kart
magnetycznych.
3. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone
przed ich utratą przez:
1) przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu
nośników informatycznych posiadanego oprogramowania: operacyjnego,
narzędziowego i aplikacyjnego,
2) cykliczne archiwizowanie danych przechowywanych w pamięciach
komputerów lokalnych na nośnikach informatycznych przechowywanych
w innym pomieszczeniu,
3) codzienne archiwizowanie zmian, a w cyklu tygodniowym wszystkich
danych przechowywanych w pamięci serwerów sieciowych
na odpowiednich nośnikach informatycznych oraz przechowywanie ich
w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu,
4) archiwizowanie w cyklu miesięcznym danych z pamięci serwerów
na odpowiednich nośnikach i przechowywanie ich w odpowiednio
zabezpieczonym pomieszczeniu.
4. Obieg dyskietek i innych nośników informatycznych w urzędzie jest
ograniczony poprzez ich ostemplowanie pieczęcią urzędu lub wydziału oraz
okresowe sprawdzanie programami antywirusowymi.
5. W urzędzie obowiązuje całkowitym zakaz używania nośników
informatycznych nie oznakowanych.
18
Rozdział X
Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych
§ 43
1. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych
w urzędzie sprawuje Burmistrz Miasta, a w zakresie ustalonym przez
Burmistrza Miasta również Sekretarz.
2. Obowiązki Naczelników Wydziałów w zakresie nadzoru polegają na
sprawdzaniu prawidłowości stosowania Instrukcji oraz Instrukcji
kancelaryjnej przez pracowników poszczególnych wydziałów i udzielaniu im
wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzaniu:
1) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek,
2) prawidłowości załatwiania spraw,
3) terminowości załatwiania spraw,
4) prawidłowości obiegu akt zgodnie z Instrukcją,
5) prawidłowości pobierania opłaty skarbowej i kasowania znaków opłaty
skarbowej,
6) prawidłowego stosowania pieczęci i przestrzegania zasad określonych
w § 26 Instrukcji,
7) terminowości przekazywania akt do archiwum zakładowego.
3. Do obowiązków Naczelnika Wydziału należy dopilnowanie, aby ukazujące
się przepisy prawne i inne akty normatywne docierały do właściwych
pracowników wydziału, którzy prowadzą podręczne, na bieżąco
aktualizowane skorowidze przepisów.
19
Załączniki do instrukcji kancelaryjnej
dla Urzędu Miasta Nowy Targ
załącznik nr 1
Pieczęć wpływu korespondencji:
URZĄD MIASTA
NOWY TARG
Kancelaria ogólna
Wpłynęło
dnia:
(DATOWNIK)
Nr. ewid ................ załącznik.......
Skierowano...................
Podpis............................
20
załącznik nr 2
Rejestr kancelaryjny korespondencji wpływającej
do Urzędu Miasta Nowy Targ
-WZÓR-
Nr
kolejny
1
Data
Numer –data Od
otrzymania
otrzymanej
kogo
korespondencji korespondencji
2
3
4
21
Treść
Znak
otrzymanej
referenta
korespondencji
5
6
załącznik nr 3:
Wzory pieczęci nagłówkowych i do podpisu używanych w
Urzędzie Miasta Nowy Targ
1. Nagłówkowe:
a) urzędu
URZĄD MIASTA NOWY TARG
34 – 400 Nowy Targ
woj. małopolskie
tel. 018 .............................................NIP.................
Regon ..................................................................
b) Wydziału
URZĄD MIASTA NOWY TARG
(NAZWA WYDZIAŁU)
tel. 018.............................................................
c) Urzędu Stanu Cywilnego
URZĄD STANU CYWILNEGO
34 – 400 Nowy Targ
woj. małopolskie
tel. (18)................................................
d) Miejski Zespołu Reagowania Kryzysowego
URZĄD MIASTA NOWY TARG
MIEJSKI ZESPÓŁ
REAGOWANIA KRYZYSOWEGO
tel. O18)....................................................
2. Podpisowe:
a)
BURMISTRZ MIASTA
imię i nazwisko
b)
z up. BURMISTRZA MIASTA
imię i nazwisko
stanowisko służbowe
22
c)
wz. BURMISTRZA MIASTA
imię i nazwisko
stanowisko służbowe
d)
SEKRETARZ MIASTA
imię i nazwisko
e)
SKARBNIK MIASTA
imię i nazwisko
f)
g)
z up. SKARBNIKA MIASTA
imię i nazwisko
stanowisko służbowe
PEŁNOMOCNIK BURMISTRZA MIASTA
imię i nazwisko
h)
NACZELNIK WYDZIAŁU
imię i nazwisko
i)
KIEROWNIK REFERATU
stanowisko służbowe
imię i nazwisko
23
Załącznik nr 4
Ewidencja korespondencji pobranej i doręczonej przez gońców.
L.p Data
Adresat
.
pobrania
1
2
3
Miejsce
Sposób
przeznaczenia załatwienia
4
5
24
data
Uwag
doręczenia i
6
7