Pobierz - Biznes T
Transkrypt
Pobierz - Biznes T
PORADNIK JAK WYBRAĆ OUTSOURCERA - 9 UNIWERSALNYCH KROKÓW CZYNNIKI ISTOTNE PRZY PODEJMOWANIU DECYZJI O OUTSOURCINGU Adam Dzielnicki, Kierownik Sekcji Zarządzania Produktami. T-Mobile Polska CHWILE, KTÓRE ŁĄCZĄ. JAK WYBRAĆ OUTSOURCERA - 9 UNIWERSALNYCH KROKÓW 1. Odpowiedz sobie na najważniejsze pytanie Decyzję o outsourcingu warto poprzedzić odpowiedzią na pytanie: które zadania są kluczowe dla działania mojej firmy i powinny być realizowane wyłącznie przez pracowników. Jest to pytanie o to co buduje Twoją przewagę konkurencyjną, a co nie. Jeśli masz trudność w odpowiedzi na powyższe pytanie, spróbuj odpowiedzieć sobie na kilka bardziej szczegółowych, które odnoszą się do sfery przychodowo-kosztowej, np.: Czy korzystniejszym dla firmy będzie zatrudnienie większej liczby sprzedawców, czy inwestowanie w rozbudowę serwerowni? Czy sprzedam więcej swoich produktów lub usług jeśli serwery będą utrzymywane przez moich pracowników? 2. Określ kolejność Wybierz 2-3 zadania, które chciałbyś outsourcować w pierwszej kolejności. W tym kroku polecamy posłużyć się dwoma kryteriami: kosztowym, tzn. wybór zadań, które generują najwięcej kosztów wewnętrznych dla firmy; jakościowym, tzn. wybór tych zadań, które z powodu braku zasobów, czasu, czy kompetencji nie jesteśmy w stanie samodzielnie realizować w odpowiedniej jakości 3. Zidentyfikuj Zidentyfikuj (co najmniej) minimalne kryteria wyboru dostawcy. Dzięki tej pracy będziesz dysponować narzędziem umożliwiającym precyzyjną ocenę zarówno dostawców, jak i otrzymanych ofert. Nie myśl wyłącznie o kryterium ceny. Liczy się także: wiarygodność dostawcy, doświadczenie dostawcy w obsłudze innych firm z Twojej branży, możliwość uruchomienia bezpłatnego testów usługi przed podpisaniem umowy, warunki SLA, dedykowany opiekun klienta. 4. Wyszukaj Stwórz listę potencjalnych dostawców, którzy posiadają kompetencje i warunki do przejęcia delegowanych przez nas zadań. Dobrą praktyką jest wyszukanie dostawców, którzy już zrealizowali podobne projekty. W prasie branżowej i na firmowych stronach www znajdziesz wiele przykładów (tzw. case studies) opisujących cel, przebieg i efekty podobnych projektów outsourcingowych. Korzystaj z doświadczenia innych firm i unikaj błędów. 2 JAK WYBRAĆ OUTSOURCERA - 9 UNIWERSALNYCH KROKÓW 5. Dokonaj selekcji Stworzenie „shortlisty” (czyli wybór 2-3 dostawców, z którymi będziemy finalnie rozmawiać) wymaga najczęściej odbycia z nimi spotkań. Będziemy do nich dobrze przygo towani, jeśli uprzednio zidentyfikowaliśmy 3 kryteria wyboru dostawcy (pkt. 3) i zakładamy, że wybrany przez nas dostawca ma potencjał i kompetencje do realizacji powierzonych przez nas zadań (pkt. 4) Nie traktujmy kryteriów wyboru jako poufnego dokumentu. Udostępnienie potencjalnym outsourcerom kryteriów, którymi się kierujemy, pozwoli im rzetelnie przygotować ofertę. Dla dostawcy jest to też szansa na obiektywną ocenę swoich możliwości. Nie chcemy przecież współpracować z dostawcą dla którego problemem będzie niespodziewane zamówienie z naszej strony. 6. Sprawdzaj Materiały marketingowe i spotkania handlowe są bardzo wartościowe. Nic jednak nie zastąpi sprawdzenia czy składane zapewnienia mają odbicie w rzeczywistości. W przypadku outsourcingu serwerów, warto odwiedzić centrum danych potencjalnego partnera. Być może na tym etapie będziemy zmuszeni skreślić z „shorlisty” mniej wiarygodnych dostawców. Obserwuj, pytaj, sprawdzaj. Poproś o rozmowę z osobą, z którą będziesz współpracował na co dzień. Doświadczaj i poczuj charakter przyszłej współpracy. 7. Spróbuj Zanim podpiszesz umowę poproś o możliwość bezpłatnych testów oferowanego rozwiązania. W tym kroku przekonaj się, że proponowane rozwiązanie spełni Twoje unikalne potrzeby. Testy wykonuj w warunkach, w których docelowo będziesz współpracował. Czy jedna krótka przejażdżka samochodem po torze sportowym da Ci obiektywną ocenę możliwości dla modelu samochodu który planujesz kupić do celów rodzinnych? 8. Uzgodnij procedury Na etapie uzgodnień zasad współpracy warto poświęcić odpowiednio dużo czasu i środków na ustalenie procedur operacyjnych. Należy przyjrzeć się szczególnie skrajnym sytuacjom, które będą miały duży wpływ na jakość współpracy (np. sytuacje awarii, problemy z kontaktem, itp.). Dobrą zasadą jest spisanie procedur w formie dokumentu, który dołączony zostanie do umowy o współpracę. Firmy, których biznes opiera się na świadczeniu usług outsourcingu często posługują się tzw. zobowiązaniami SLA (ang.Service Level Agreement), które jasno precyzują jakiego poziomu obsługi możemy się spodziewać. Pytaj o standardy i SLA. Pytaj o certyfikaty jakości i bezpieczeństwa takie jak ISO. 9. Zacznij oszczędzać Podpisanie umowy zamyka etap wyboru dostawcy, lecz przygoda z outsourcingiem dopiero się zaczyna. By móc w pełni korzystać z outsourcingu, należy regularnie mierzyć koszty z nim związane. Warto też okresowo oceniać, jakość współpracy. Pozwoli to na bieżąco korygować ewentualne nieprawidłowości. Pozytywne doświadczenia i uzyskane oszczędności mogą być zachętą do outsourcowania kolejnych usług. Będzie to dużo prostsze, dzięki doświadczeniu i wiedzy, którą już zgromadziliśmy. 3 T-Mobile Polska S.A. ul. Marynarska 12 02-674 Warszawa Więcej informacji o usługach: www.t-mobile.pl/biznes CHWILE, KTÓRE ŁĄCZĄ.