Pomocy, jak prawidłowo zaplanować swój dzień?

Pomocy, jak prawidłowo zaplanować swój dzień?
Moderator
Każdy człowiek ma do dyspozycji 24 godziny na dobę. Różnica w tym, dlaczego niektórzy
ludzie mają więcej, niektórzy mają mniej czasu na załatwienie pewnych spraw, leży
w prawidłowym rozplanowaniu czasu. Hans-Dieter Enzensberger, trener zarządzania
czasem, zna proste wskazówki, przy pomocy których można perfekcyjnie zaplanować swój
czas.
Dieter Enzensberger
Pierwszą wskazówką jest „dummy technik”. W tym przypadku rozpoczyna się tworzyć coś
w rodzaju Crash Test Dummy i pracuje na zasadzie projektu/szkicu. Nie działa się zaraz od
zera do perfekcji. Można tutaj z pewnością zaoszczędzić czas. Drugą wskazówką, o której
chciałbym wspomnieć są czasy blokowe załatwienia podobnych zadań. Oznacza to, że
opracowuję pewną ilość E-maili lub przeznaczam określony czas na wykonywanie telefonów
lub na pracę nad projektem. Trzecia rada dotyczy radzenia sobie z przerywnikami /
zakłóceniami, sposobów unikania ich i redukowania. Czwartym czynnikiem dobrze
funkcjonującego zarządzania czasem jest planowanie czasu z wyprzedzeniem na
załatwienie określonych spraw. Piąta kwestia dotyczy, aby codziennie mówić NIE i tym
sposobem zyskać czas dla siebie.
Moderator
Dobre zarządzanie czasem ma wiele zalet.
Dieter Enzensberger
Pierwsza ważną zaletą jest dla mnie spontaniczność. Mamy tutaj miejsce dla rzeczy
niespodziewanych, co redukuje mój negatywny stres. Drugą zaletą jest osobista szansa
rozwoju. Musimy ustalić budżet czasowy. Oznacza to, że musimy się komunikować. Trzecią
zaletą są działania zapobiegające wypaleniu. A więc dobre zarządzanie czasem prowadzi
mnie do powiedzenia NIE, a tym samym zmniejsza ryzyko wypalenia.
Moderator
Podczas właściwego planowania czasu można popełnić wiele błędów. O najważniejszych
z nich wie Martina Freinberger, organizatorka miejsc pracy i trenerka WIFI.
Martia Freinberger
Jednym z trzech najważniejszych błędów, które są popełniane jest kompletny brak
planowania czasu. Wiele osób po prostu wyczekuje, jak sam ułoży się dzień i reaguje
dopiero na rozwój wydarzeń, zamiast planować i działać. Brakuje w zasadzie pewnej
struktury/planu. Jak rozpoczynacie swój dzień? Jak świadomie używacie narzędzi do
komunikacji? Kolejnym znaczącym pożeraczem czasu są nic nie znaczące i nic nie
wnoszące informacje. Do nich zalicza się wszystko, to co w życiu zawodowym nie ma żadnej
wartości. Np. Facebook, Twitter, prywatne E-maile, biuletyny i inne rzeczy, które odwracają
uwagę.
Dieter Enzensberger
Moja najważniejsza osobista rada, jak optymalnie zaplanować swój czas jest taka, aby
umieć jasno powiedzieć TAK lub NIE. Ponieważ powiedzenie TAK oznacza, że zadłużam się
w czasie. Ponadto powiedzenie TAK oznacza NIE dla realizacji mojego celu. A przez to
może się okazać, że moje priorytety wyznaczone na ten dzień schodzą na dalszy plan.
Moderator
Bezpłatne narzędzia internetowe jakimi są Outlook czy Doodle, które mogą być bardzo
pomocne podczas koordynowania terminów – są doskonałym uzupełnieniem
usystematyzowania swojego dnia pracy i tym samym zyskania więcej czasu dla siebie.
Dieter Enzensberger
Dobrze jest też raz w roku usiąść i zrobić sobie plan roczny. Jest to potrzebne zarówno nam,
ale także w kontekście zawodowych planów, zastanowienie się, jakie rzeczy
w nadchodzącym roku są ważne, które muszę załatwić, które muszę nadrobić. Chodzi
o innowacje, nowe rzeczy oraz sprawy, które do tej pory nie zostały załatwione. Pomocne
jest też wspólne spotkanie, podczas którego przedstawiane są sprawy na dany dzień a więc
sprawy, które koniecznie dziś muszą zostać załatwione. Listę z takimi sprawami sporządzam
sobie już dzień wcześniej robiąc rzut oka na dzień następny i ustalam priorytety. To prowadzi
mnie do skorzystania z ostatniego narzędzia poza oprogramowaniem. Jest to tak zwana
„tyrolska kartka”. Magia tej kartki polega na tym, że zapisywane są na niej trzy najważniejsze
rzeczy/sprawy, które dziś chciałbym załatwić.
Moderator
Ale uwaga! Kto zna wszystkie te narzędzia, powinien korzystać z nich w konkretnym celu,
ponieważ:
Dieter Enzensberger:
Z czegoś powinno się zrezygnować jeśli jednocześnie korzysta się z wielu narzędzi. Na
przykład z oprogramowania, notatnika, kalendarza czy poczty elektronicznej. To było by
naprawdę za dużo.
Moderator
Samoorganizacja jest nieodzowna do skutecznego zarządzania czasem. Martina Freinberger
zdradza trzy najważniejsze rady lepszej samoorganizacji.
Martina Freinberger
Zapiszcie sobie wszystkie zadania/sprawy. Ważne jest, aby nanieść to na kartkę. Poza tym
nie zaprzątacie sobie tym głowy. Macie swobodę aby skoncentrować się na czymś innym.
Ważny jest pewien schemat, zarówno w życiu zawodowym jak i w życiu prywatnym.
Jak rozpoczynam mój dzień? Jakie zwyczaje są możliwe? Jakie sprawy mogę przyjąć za
standardowe? Planowanie mojego dnia pracy musi mieć już miejsce dzień wcześniej. Rano
kiedy przychodzę do biura jest już za późno. Także w życiu prywatnym potrzebuję
zaplanowania pewnych spraw. Pomyślcie o tym, że średnio i długoterminowe planowanie
jest konieczne i nieodzowne. Znaczącą kwestią jest samodyscyplina.