Wspólnicy mogą sobie ułatwić podejmowanie uchwał

15.11.2013
Wspólnicy mogą sobie ułat
Wspólnicy mogą sobie ułatwić podejmowanie uchwał
Prowadzimy w formie spółki z o.o. handel hurtowy. Z racji tego, że wspólnicy mieszkają w różnych miastach,
często trudno im zebrać się na zgromadzenie. Czy istnieje jakiś sposób na ułatwienie sobie podejmowania
uchwał?
Zasadą jest, iż uchwały wspólników spółki z o.o. zapadają na zgromadzeniu
wspólników. Generalnie rzecz biorąc, aby takie zgromadzenie mogło się odbyć, winno
być zwołane za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską,
wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników.
Zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską zawiadomienie wolno
przesłać wspólnikowi pocztą elektroniczną, jednakże tylko jeśli uprzednio wyraził on
na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane.
Artykuł 240 k.s.h. przewiduje także możliwość powzięcia uchwał mimo braku
formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, gdy cały kapitał zakładowy jest
reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia
zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad. Jednak
skorzystanie z tego wariantu podejmowania uchwał wymaga równoczesnej obecności
w jednym miejscu całego kapitału zakładowego spółki.
W przypadku znacznej liczby wspólników w spółce z o.o. z pomocą w podejmowaniu
przez nich uchwał przychodzi art. 227 par. 2 ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeks
spółek handlowych (Dz.U. z 2000 r. nr 94, poz. 1037 z późn. zm.; dalej: k.s.h.),
przewidujący wyjątek od zasady, że uchwały zapadają na zgromadzeniu. Dopuszcza
on bowiem powzięcie ich także wtedy, gdy wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie
zgodę na postanowienie, które ma być powzięte, albo na głosowanie pisemne. Co
ciekawe, mimo iż art. 234 k.s.h. a contario zabrania odbywania zgromadzenia
wspólników (czyli tym samym podejmowania przez zgromadzenie wspólników uchwał)
poza granicami Polski, to zakaz ten nie obowiązuje przy pisemnym trybie
podejmowania uchwał.
Możliwość podejmowania uchwał w trybie pisemnym i w ten sposób realizowania woli
wspólników poza zgromadzeniem wspólników ma niekiedy ogromne znaczenie
praktyczne, w szczególności gdy niezbędne jest szybkie podjęcie określonej uchwały
(np. w sprawie wyrażenia zgody na nabycie nieruchomości na atrakcyjnych
warunkach), a niemożliwe jest – z różnych powodów – odbycie zgromadzenia
wspólników czy też nawet jego zwołanie.
Dla ważności głosowania w trybie pisemnym konieczne jest przede wszystkim
uzyskanie pisemnej zgody wszystkich wspólników bądź na treść danej uchwały, bądź
przynajmniej na głosowanie pisemne. W tym drugim wypadku do podjęcia uchwały w
trybie pisemnym wystarczające będzie uzyskanie większości i kworum przewidzianego
w k.s.h. lub w umowie spółki. W sytuacji zaś braku zgody choćby jednego wspólnika
na treść uchwały albo na głosowanie pisemne istnieje podstawa do stwierdzenia
nieważności podjętej uchwały.
Uchwałę należy uznać za podjętą, gdy spółka otrzyma ostatni konieczny głos do jej
podjęcia. W tym celu zalecane byłoby wyznaczenie jednego członka zarządu
(działającego niejako w zastępstwie przewodniczącego zgromadzenia wspólników),
który prześle wspólnikom projekt uchwały oraz zbierze otrzymane głosy i je podliczy.
Głosowaniu pisemnemu ani zgodzie na takie rozwiązanie nie stoi na przeszkodzie
reprezentowanie wspólnika przez pełnomocnika. Uchwały podjęte w trybie pisemnym
edgp.gazetaprawna.pl/index.php?act=popups&sub=article_print&id=465751&mode=html
1/2
15.11.2013
Wspólnicy mogą sobie ułat
zarząd musi wpisać do księgi protokołów. Zauważyć zatem trzeba, iż podejmowanie
uchwał w trybie pisemnym jest mechanizmem dość prostym i odformalizowanym.
Nie zawsze jednak rozstrzygnięcie w trybie art. 227 par. 2 k.s.h. będzie możliwe. W
szczególności ex lege jest to niedopuszczalne w przypadku uchwał, jakie podjąć
winno zwyczajne zgromadzenie wspólników – tj. dotyczących rozpatrzenia i
zatwierdzenia sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania
finansowego za ubiegły rok obrotowy, podziału zysku albo pokrycia straty (o ile
sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji zgromadzenia wspólników) oraz
udzielenia członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.
Należy także stanowczo wykluczyć tryb pisemny w sprawach wymagających
głosowania tajnego, gdyż tu byłby on zaprzeczeniem jego istoty. Ponadto pamiętać
trzeba, iż podejmowanie uchwał w trybie pisemnym wolno wyłączyć lub też
ograniczyć w umowie spółki.
Nie jest również możliwe podejmowanie uchwał w trybie pisemnym w tych
sytuacjach, gdy k.s.h. wyraźnie wymaga zwołania zgromadzenia wspólników, a zatem
w przypadku konieczności powzięcia uchwał w sprawie dalszego istnienia spółki,
zatwierdzenia sprawozdania likwidacyjnego oraz jej połączenia, podziału czy
przekształcenia.
KRZYSZTOF WRÓBEL
radca prawny, partner w Kancelarii RKKW
PIOTR LETOLC
aplikant adwokacki w Kancelarii RKKW
edgp.gazetaprawna.pl/index.php?act=popups&sub=article_print&id=465751&mode=html
2/2