Sprawozdanie z kontroli funkcjonowania sekretariatu V Wydziału

XI WW 4191-1/16
PROTOKÓŁ
KONTROLI DZIAŁALNOŚCI SEKRETARIATU WYDZIAŁU
Dział I
Podstawa i zakres kontroli
I.1. Podstawa prawna
przeprowadzenia kontroli
•
•
I.2. Prezes sądu
odpowiedzialny za
przeprowadzenie kontroli
Ustawa z dnia 27 lipca 2001 roku Prawo o ustroju sądów powszechnych
(Dz.U. z 2015 roku, poz. 133 z późn. zm.)
Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 grudnia 2012 roku
w sprawie nadzoru administracyjnego nad działalnością administracyjną
sądów powszechnych (Dz.U. z 2013 roku, poz. 69)
Prezes Sądu Okręgowego w Gliwicach
I.3. Kontrolowany sekretariat
Sekretariat V Wydziału Wykonywania Orzeczeń Karnych
Sądu Rejonowego w Zabrzu
I.4. Osoba/osoby
przeprowadzająca/e kontrolę
Starszy inspektor ds. biurowości
Barbara Urbanek
I.5. Termin przeprowadzenia
kontroli
26, 27 i 30 listopada oraz 1, 2, 7-11 grudnia 2015 roku
I.6. Zakres/przedmiot kontroli
•
•
•
•
Organizacja pracy wydziału, warunki i narzędzia pracy
Ruch spraw w wydziale, obciążenie pracowników
Urządzenia ewidencyjne w wydziale, stan i sposób ich prowadzenia
Prawidłowość i terminowość wykonywania czynności sekretarskich,
stan i sposób prowadzenia akt sądowych
I.7. Okres objęty kontrolą
1 stycznia 2012 roku do 11 grudnia 2015 roku
( w zakresie ruchu spraw oraz obsady sekretariatu przedstawiono oraz
przeanalizowano dane obejmujące okres od 1.01.2012r. do 31.12.2015r.)
Dział IX
Wnioski
IX.2. Wnioski
Przeprowadzona kontrola wykazała, iż pracę kontrolowanego sekretariatu
wydziału oraz jego organizację, które szczegółowo przedstawione zostały we
wcześniejszych działach niniejszego protokołu można ocenić jako dobrą.
Jak wspomniano powyżej opisując pracę sekretariatu wydziału, jego pracą
kieruje Pani kierownik, która odpowiedzialna jest przed Przewodniczącym
wydziału za prawidłowe i terminowe wykonywanie czynności należących do
zadań sekretariatu. Funkcję Kierownika sekretariatu tego wydziału, uprzednio
Kierownika Sekretariatu Sekcji Wykonawczej przy II Wydziale Karnym zajmuje
od ponad 20 lat, niewątpliwie udowodniła, iż jest osobą odpowiedzialną do
pełnienia tej funkcji. Wraz ze swoim zastępcą wywiązują się ze swoich
obowiązków z bardzo dużym zaangażowaniem, nie tylko przy realizowaniu
obowiązku planowania i organizacji pracy sekretariatu, ale również tych
przewidzianych zakresem czynności. W sekretariacie panuje miła atmosfera,
zauważalne jest przestrzeganie dyscypliny i kultury pracy przez pracowników,
którzy z dużym zaangażowaniem starają się dobrze wywiązać ze swoich
obowiązków, mimo tak dużego ich obciążenia i specyfiki pracy w sekretariacie
wydziału.
W trakcie kontroli sekretariatu wydziału stwierdzono pewne uchybienia
i niedokładności w jego pracy, które szczegółowo opisano w poszczególnych
działach niniejszego protokołu.
Analiza ruchu spraw w wydziale, którą również przedstawiono we
wcześniejszych działach niniejszego protokołu pozwala na stwierdzenie, iż
w okresie podlegającym kontroli średni miesięczny wpływ spraw do wydziału,
a więc orzeczeń do wykonania z każdej dziedziny wzrasta, również minimalnie
wzrasta obsada średniookresowa pracowników sekretariatu. Mimo tego
uważam, że aktualna liczba pracowników nie jest w stanie na bieżąco
i rytmicznie wykonywać bieżące zarządzenia sędziego, a co dopiero dokonywać
stosownych ponagleń i kontroli spraw starych, czy też zawieszonych, a więc
przekazywać akta sędziemu celem wydania zarządzenia, jak to stanowi przepis
§ 9 ust. 1 pkt 8 zarządzenia M.S. O tym fakcie pisała również Pani Sędzia
Wizytator w protokole z wizytacji V Wydziału Wykonywania Orzeczeń Karnych
wspominając, że ilość pracowników jest niewystarczająca do zapewnienia
właściwego toku pracy sekretariatu. Ponadto uważam, że przydzielenie do
pracy w wydziale asystenta sędziego, który swoją pracę świadczyłby w ramach
pełnego etatu wymiaru czasu pracy, pomogłoby w lepszej organizacji,
prawidłowym i terminowym wykonywaniem zadań należących do sekretariatu
wydziału.
Na zakończenie omówiono z Panem sędzią /.../ w zastępstwie za Panią
Przewodniczącą wydziału oraz Panią Kierownik sekretariatu wydziału
stwierdzone niedokładności, udzielono wskazówek co do sposobu ich
wyeliminowania.
O wynikach kontroli poinformowano Panią Prezes Sądu Rejonowego
w Zabrzu.
IX.3. Materiał źródłowy, na
podstawie którego dokonano
ustaleń
Przy dokonywaniu ustaleń posłużono się wytycznymi zawartymi w:
• ustawie z dnia 6 czerwca 1997 roku Kodeks karny wykonawczy (Dz.U.
Nr 90, poz. 557 ze zm.),
• ustawie z dnia 18 grudnia 1998 roku o pracownikach sądów i prokuratury
(Dz.U.2015.1241),
• rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007 roku
Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz. U. z 2007 roku, Nr 38,
poz. 249 z późn. zm.),
• rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 25 czerwca 2015 roku
Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz. U. z 2015, poz. 925),
• zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003 roku
w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz
innych działów administracji sądowej (Dz. U. z 2003 roku, Nr 5, poz. 22
z późn. zm.),
• zarządzeniu Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach z dnia 2 kwietnia
2014 roku o nr Adm. 0181-9/14 w sprawie prowadzenia urządzeń
ewidencyjnych w formie elektronicznej w Sądzie Okręgowym w Gliwicach
i sądach rejonowych gliwickiego okręgu sądowego,
• zarządzeniu Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach z dnia 10 maja 2012
roku o nr Adm. 0181-42/12 w sprawie wprowadzenia instrukcji
kancelaryjnej i wykazu akt w Sądzie Okręgowym w Gliwicach
i jednostkach podległych,
• instrukcji użytkownika odnośnie funkcjonowania systemu Sawa spółki
Currenda,
a ustaleń dokonano na podstawie:
• akt spraw karnych i wykroczeniowych,
• urządzeń ewidencyjnych prowadzonych w systemie informatycznym, jak
i tych prowadzonych w wersji tradycyjnej,
• sprawozdań statystycznych MS-S5, MS-S10,
• zarządzeń wewnętrznych Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach oraz
Prezesa Sądu Rejonowego w Zabrzu.
Data sporządzenia protokołu
Podpis
7.01.2016 roku
Starszy inspektor ds. biurowości
Barbara Urbanek