ezd

Praktyczne aspekty i mechanizmy zarządzania
cyklem życia dokumentów elektronicznych
w administracji publicznej
Magdalena Sawicka,
Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej,
jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu
działania archiwów zakładowych
System Tradycyjny
Sposób
dokumentowania
przebiegu
załatwiania
i
rozstrzygania
spraw
gromadzenie i tworzenie dokumentacji w
postaci nieelektronicznej, z możliwością
korzystania z narzędzi informatycznych do
wspomagania procesu obiegu dokumentacji w
tej postaci
System Elektronicznego
Zarządzania Dokumentacją
Sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i
rozstrzygania spraw - gromadzenie i tworzenie
dokumentów elektronicznych
ezd
system teleinformatyczny – narzędzie informatyczne
Dokument w postaci papierowej jest
przechowywany w składzie chronologicznym
Kompletowanie akt sprawy w
teczce aktowej- postać papierowa
Sprawy dokumentowane
elektronicznie EZD
SCP
SCN
SCW
SCP
przesyłki w pełni
odwzorowane
SCN
Przesyłki nie w pełni
odwzorowane
SCW
Elementy akt
Sprawy wytworzonych
Wewnątrz
(w tym zwrotne
potwierdzenie odbioru)
1. Rejestracja w RPW, metadane,
wykonanie odwzorowań cyfrowych
przesyłek w postaci papierowej
Sprawy dokumentowane
tradycyjnie w papierowych
teczkach aktowych z
wykorzystaniem EZD jako narzędzia
Wspierajacego czynności kancelaryjn
1. Rejestracja RPW, metadane, wykonanie
odwzorowań cyfrowych przesyłek w postaci
papierowej
2. Rozdzielenie przesyłęk
2. Rozdzielenie przesyłek
3. Dekretacja z uwzględnieniem dekretacji
zastępczej
4. Rejestracja sprawy (prowadzenie spisów spraw)
3. Dekretacja przesyłek
5. Przygotowanie projektów pism (z ewentualną
akceptacją)
4. Rejestracja sprawy
6. Akceptacje e-dokumentów przy e- wysyłce
przez
7. Korespondencja wewnętrzna
5. Kompletowanie akt w sprawie (notatki,
opinie, pisma, decyzje itp.)
8. E-korespondencja/korespondencja
9. Możliwość prowadzenia
metryki sprawy
6. Korespondencja wewnętrzna
7. Akceptacje projektów
8. E-korespondencja/korespondencja
9. Metryka sprawy
Dokumentacja podlegająca rejestracji w RPW
Po 2 latach
Archiwum
Zakładowe
W związku z wprowadzeniem w urzędach systemu EZD
jako podstawowego narzędzia do wykonywania czynności
kancelaryjnych oraz sposobu dokumentowania przebiegu
załatwiania spraw, do archiwum zakładowego jest przekazywana
dokumentacja z czterech źródeł i w dwóch postaciach
(papierowej i elektronicznej):
1) akta spraw dokumentowanych elektronicznie, zgromadzone
i przechowywane w systemie EZD;
2) dokumentacja zgromadzona w składzie chronologicznym;
3) dokumentacja zgromadzona na informatycznych nośnikach
danych w postaci elektronicznej, przechowywana w składzie
informatycznych nośników danych;
4) akta spraw dokumentowanych tradycyjnie, przechowywane w
teczkach aktowych.
W związku z przyjmowaniem na stan
archiwum zakładowego dokumentacji w różnej
postaci i przechowywanej w urzędzie w różny
sposób, archiwum zakładowe stoi przed wyzwaniem
zmiany organizacji pracy, która będzie uwzględniać
sprawne przeprowadzenie corocznego procesu
archiwizacji.
Rola i przykładowe Narzędzia
Koordynatora Czynności Kancelaryjnych
Archiwum Zakładowe a EZD
ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI
z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu
postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. Nr 206, poz.1518)
§ 7. System teleinformatyczny, o którym mowa w § 6, spełnia dla
dokumentów ewidencjonowanych funkcję archiwum zakładowego lub
składnicy akt.
INSTRUKCJA ARCHIWALNA stanowiąca załącznik Nr 6 do rozporządzenia Prezesa
Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej,
jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i
zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr14, poz. 67 ze zm.)
§ 4 ust. 4 Instrukcji archiwalnej:
„Dla dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD funkcje archiwum
zakładowego spełnia system EZD lub jego moduł”.
Instrukcja Archiwalna
§ 11.1. W systemie EZD przejmowanie dokumentacji w postaci elektronicznej polega
na przejęciu nadzoru nad nią w tym systemie przez przekazanie archiwiście uprawnień komórki
organizacyjnej do zarządzania dokumentacją w postaci elektronicznej, w szczególności do:
1) udostępniania dokumentacji tworzącej akta spraw i ich nietworzącej;
2) przeprowadzania procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej;
3) przeprowadzania procedury przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;
4) uzupełniania metadanych, jeśli jest taka potrzeba.
2. Przekazanie uprawnień, o którym mowa w ust. 1, może następować automatycznie po upływie
okresu przewidzianego w § 37 instrukcji kancelaryjnej.
3. Po przekazaniu uprawnień, o których mowa w ust. 1, przekazująca komórka organizacyjna
nadal może zachować dostęp do wytworzonej i zgromadzonej przez siebie w systemie EZD
dokumentacji w postaci elektronicznej, ale nie może już dokonywać zmian w danych
i metadanych, a także udostępniać jej innym komórkom organizacyjnym.
4. System EZD odnotowuje automatycznie datę przekazania uprawnień, o których mowa w ust. 1.
Skład chronologiczny i jego archiwizacja
1. Dokumentacja gromadzona w trzech zbiorach składu chronologicznego
jest ułożona chronologicznie. W przypadku przesyłek wpływających
według kolejnego numeru z rejestru przesyłek wpływających RPW.
2. Przygotowano
skrypt,
umożliwiający
weryfikację
kompletności
dokumentacji w postaci papierowej, stanowiącej akta spraw
dokumentowanych
elektronicznie,
zgromadzonej
w
składzie
chronologicznym.
3. Przekazywanie dokumentów ze składu chronologicznego do Archiwum
Zakładowego poprzedzało zaczytanie kodów kreskowych umieszczonych
na kolejnych dokumentach znajdujących się w kartonie
System EZD PUW pozwala nam na wygenerowanie spisu zdawczoodbiorczego wskazującego liczbę kartonów z dokumentacją składu
chronologicznego przekazywaną na stan Archiwum Zakładowego
•
Przed przekazaniem do Archiwum Zakładowego
kartonów, zawierających dokumenty stanowiące zasób
składu chronologicznego, na każdym z nich zostaje
umieszczona, wygenerowana z systemu EZD, nalepka.
Zawiera ona m. in. informacje o liczbie dokumentów
znajdujących się w kartonie, oraz o skrajnych numerach
z rejestru przesyłek wpływających, które zostały
przyporządkowane dokumentom znajdującym się w
kartonie.
Pomocnicza dokumentacja zgromadzona w EZD
W systemie EZD pomocniczo wykonywane są określone czynności
kancelaryjne, dotyczące spraw, stanowiących materiały archiwalne,
dokumentowanych w sposób tradycyjny, m.in. zakładanie spraw.
Praktyka pomocniczego zakładania spraw prowadzonych papierowo
i częściowego odzwierciedlania przebiegu załatwiania tych spraw w EZD
jest powszechna w jednostkach administracji publicznej, które korzystają
z sytemu EZD autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego.
W związku z tym rodzi się pytanie, czy nie należy także objąć archiwizacją
pomocniczej dokumentacji.
Dziękuję za uwagę
Magdalena Sawicka
[email protected]