ZARZĄDZENIE NR 58/15 WÓJTA GMINY STANISŁAWÓW z dnia 9

BR.0050.58.2015
ZARZĄDZENIE NR 58/15
WÓJTA GMINY STANISŁAWÓW
z dnia 9 września 2015r.
w sprawie wprowadzenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów w Urzędzie Gminy Stanisławów
Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz. U.
z 2013r., poz. 594 z późn. zm.) w związku z art. 2 ust. 1 pkt 1 oraz art. 16 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 17 lutego
2005r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2014r., poz. 1114)
oraz § 39 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji
kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania
archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011r., Nr 14, poz. 67) zarządzam, co następuje:
§1
1. W Urzędzie Gminy Stanisławów wprowadzam do stosowania system informatyczny Elektroniczne
Zarządzanie Dokumentacją „EZD” wdrażanego w ramach Projektu EA, jako narzędzie wspomagające
podstawowy, tradycyjny system wykonywania czynności kancelaryjnych, w celu:
1) rejestracji, dekretacji i obiegu przesyłek wpływających w różnej formie do Urzędu,
2) zakładania i prowadzenia spisów spraw,
3) prowadzenia korespondencji wewnętrznej,
4) rejestracji i ekspedycji przesyłek wychodzących,
5) prowadzenia dzienników i rejestrów.
2. Wdrożenie EZD podzielone jest na dwa etapy:
1) I etap wdrażany będzie do 31 października 2015r. na następujących stanowiskach: Sekretariat,
Wójt, Sekretarz, Kierownicy komórek organizacyjnych w Urzędzie,
2) II etap wdrażany będzie do 31 grudnia 2015r. i obejmuje pozostałe stanowiska pracy. Od
1 stycznia 2016r. wszyscy pracownicy Urzędu Gminy zgodnie z nadanymi uprawnieniami
zobowiązani są do posługiwania się systemem EZD.
§2
1. Na administratora systemu EZD wyznaczam pracownika zajmującego stanowisko ds. informatyki
w Urzędzie Gminy.
2. Do zakresu obowiązków administratora systemu należy w szczególności:
1) dbanie o należyte zabezpieczenie dostępu do systemu EZD;
2) współpraca z serwisem dostawcy systemu oraz koordynacja działań serwisu
i użytkowników w wypadku awarii;
3) zapewnienia infrastruktury teleinformatycznej niezbędnej do prawidłowego działania
i utrzymania systemu EZD;
4) wdrażaniu nowych funkcjonalności EZD, w tym systemów dziedzinowych;
5) monitorowanie integracji systemu EZD z wewnętrzną siecią Urzędu;
6) monitorowanie zmian organizacyjnych i kadrowych oraz bieżące odzwierciedlanie tych
zmian w systemie EZD;
7) nadawanie oraz odbieranie uprawnień użytkownikom systemu EZD;
8) prowadzenie rejestru użytkowników systemu EZD;
9) udzielanie instruktażu pracownikom w zakresie obsługi EZD, w szczególności pracownikom
Sekretariatu;
1
10) informowanie przełożonych o wszelkich nieprawidłowościach i problemach związanych
z EZD.
§3
1. Podstawowe zasady obiegu dokumentów przy wykorzystaniu EZD:
1) system EZD jest oparty o Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) i jest zgodny z instrukcją
kancelaryjną;
2) każdy z pracowników pracujących w systemie ma przyporządkowany login oraz hasło, które
nie może być udostępniane innym osobom. Login nadawany jest przez administratora
systemu;
3) korespondencję kierowaną do Urzędu (niezależnie od formy wniosku w jakiej został złożony
– papierowa, elektroniczna) przyjmuje i sortuje Sekretariat Urzędu;
4) przyjmując pisma pracownik Sekretariatu Urzędu wykonuje następujące czynności:
a) otwiera korespondencję, za wyjątkiem korespondencji określonej w § 4;
b) sprawdza czy pismo nie zostało mylnie skierowane. W przypadku pisma mylnie
skierowanego pracownik Sekretariatu pismem przewodnim podpisanym przez Wójta
/Zastępcę Wójta/ Sekretarza przekazuje do właściwego adresata. Dotyczy to również
korespondencji w sprawach należących do zadań realizowanych przez gminne jednostki
organizacyjne;
c) sprawdza liczbę załączników zgodnie z ich liczbą wyszczególnioną w piśmie. W przypadku
braku załączników lub otrzymania samych załączników bez pisma przewodniego
Sekretariat odnotowuje to na danym piśmie lub w załączniku;
d) do pism przychodzących w wersji papierowej pracownik Sekretariatu dołącza kopertę,
w której znajdowało się pismo;
5) pracownik Sekretariatu dokonuje elektronicznej rejestracji korespondencji wpływającej do
urzędu drogą pocztową (listownie), elektroniczną oraz składanej osobiście przez klientów.
Obraz dokumentu zostaje wprowadzony do EZD w formie skanu za pośrednictwem skanera
i zapisywany jest w bazie danych systemu. Każde pismo posiada indywidualny numer
identyfikacyjny, który jest drukowany i naklejany na dane pismo;
6) po zeskanowaniu i uzupełnieniu metryki pismo czeka na dekretację;
7) pisma dekretuje: Wójt, Zastępca Wójta, Sekretarz Gminy lub upoważniony pracownik, wg
uznania: elektronicznie w systemie EZD lub w wersji papierowej.
W przypadku dekretacji w wersji papierowej pracownik Sekretariatu dokonuje zastępczo
w EZD dekretacji elektronicznej zgodnie z rozdziałem korespondencji naniesionym na wersji
papierowej;
8) korespondencję w formie papierowej pracownicy poszczególnych komórek organizacyjnych
odbierają z Sekretariatu Urzędu niezwłocznie za pokwitowaniem;
9) osoba wymieniona w dekretacji jako pierwsza, otrzymuje oryginał pisma do realizacji;
10) kierownicy komórek organizacyjnych:
a) przyjmują sprawy przez przeglądanie elektronicznej korespondencji przekazanej do
załatwienia;
b) dekretują i przekazują elektronicznie oraz w formie papierowej do załatwienia
merytorycznym stanowiskom pracy;
c) rozpatrują korespondencję zadekretowaną im merytorycznie do załatwienia;
d) sprawują stały nadzór nad terminowym załatwianiem spraw w referacie;
11) pracownicy merytoryczni na swoich stanowiskach:
a) przyjmują korespondencję i potwierdzają jej wpływ w systemie EZD;
b) rejestrują sprawę zgodnie z JRWA;
2
c) rozpatrują sprawę oraz sprawdzają, czy wniosek nie zawiera braków formalnych
i ewentualnie wzywają do ich usunięcia;
d) przygotowują projekt odpowiedzi, zaświadczenia, które przekazywane są do akceptacji
Wójtowi lub bezpośredniemu przełożonemu;
e) kierownik komórki organizacyjnej lub pracownik merytoryczny posiadający stosowne
upoważnienie podpisuje odpowiedź, w przypadku nieposiadania stosownego
upoważnienia przekazuje zaakceptowaną odpowiedź do podpisu Wójtowi lub osobie
upoważnionej;
f) dołączają odpowiedź do danej sprawy w systemie EZD oraz do teczki aktowej w systemie
poprzez nadanie symbolu hasła z JRWA w przypadku nowej sprawy lub dołączają ją do
istniejącej sprawy;
g) wysyłają odpowiedź do adresata, za pośrednictwem Sekretariatu z wygenerowanym
przez system EZD numerem kodowym;
12) pracownik Sekretariatu sporządza dzienne raporty poczty przychodzącej, które drukuje
i ewidencjonuje;
13) w przypadku awarii mającej wpływ na funkcjonowanie systemu EZD (awarie serwerów, sieci
teleinformatycznej, linii energetycznej itp.) obowiązuje obieg dokumentów w formie
papierowej zgodnie z JRWA. Po ustaniu awarii należy niezwłocznie odzwierciedlić wykonane
czynności w systemie EZD;
14) w przypadku planowanej nieobecności pracownika stałe zastępstwo wprowadza do systemu
EZD administrator systemu; w przypadku nieobecności nieplanowanej zastępstwo do
systemu wprowadza przełożony.
2. Obieg dokumentów pomiędzy komórkami organizacyjnymi Urzędu odbywa się za pośrednictwem
Sekretariatu.
3. Dla oznaczenia pism znakiem sprawy wprowadza się zasadę, iż po znaku sprawy należy umieścić symbol
pracownika prowadzącego sprawę, oddzielając go od znaku sprawy kropką w następujący sposób:
ABC.123.77.2011.DD, gdzie DD jest symbolem prowadzącego sprawę, dodanym do znaku sprawy.
4. Wszystkie pisma przygotowane do wysyłki, dostarczane są przez pracowników merytorycznych do
Sekretariatu, najpóźniej do godz. 13.00 danego dnia.
§4
Sekretariat nie otwiera następujących przesyłek wpływających do Urzędu:
1) opatrzonych klauzulą „zastrzeżone” lub „poufne” zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010r.
o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 182, poz. 1228);
2) oznaczonych jako „oferta” w ramach prowadzonych w Urzędzie Gminy procedur zamówień
publicznych, naborów lub konkursów;
3) będących przesyłkami wartościowymi;
4) adresowanych imiennie do pracowników Urzędu.
§5
1. Przesyłki rejestrowane w systemie EZD lecz nie skanowane do systemu:
1) zawiadomienia o zmianach w ewidencji gruntów – wersja papierowa,
2) akty notarialne,
3) zawiadomienia o wpisach do ksiąg wieczystych,
4) wnioski o zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego
do produkcji rolnej,
3
5) pisma dotyczące prowadzonych egzekucji administracyjnych i sądowych oraz pisma z sądów,
prokuratury i komorników;
6) deklaracje dotyczące opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, zawiadomienia na
opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi oraz postanowienia i wezwania wydawane
w toku prowadzonego postępowania,
7) zawiadomienia dotyczące zmiany czynszu najmu i opłat eksploatacyjnych lokali oraz wezwania
do zapłaty tych opłat,
8) faktury i rachunki (noty księgowe) wpływające do Urzędu i wychodzące z Urzędu,
9) wnioski o udostępnienie danych osobowych i meldunkowych;
10) umowy, aneksy, polisy ubezpieczeniowe, porozumienia,
11) sprawy związane z opłatą planistyczną,
12) pisma i wnioski do Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i Przeciwdziałania
Narkomanii,
13) sprawozdania z realizacji zadań publicznych,
14) oświadczenia majątkowe pracowników i radnych,
15) wnioski o dopisanie do rejestru wyborców,
16) opatrzonych klauzulą „tajemnica skarbowa”.
2. Ograniczenia dotyczące skanowania pism przychodzących:
1) w przypadku pism przekraczających 5 stron, broszur, książek, prospektów, projektów
budowlanych itp. skanuje się tylko stronę tytułową,
2) nie skanuje się dokumentów zszytych w sposób uniemożliwiający ich ponowne połączenie,
dokumentów w formacie większym niż A4 i mniejszym niż A5, akt stanu cywilnego,
3) ofert przetargowych, zgłoszenia do konkursów lub naborów rejestruje się na podstawie danych
z kopert, nadaje się numer identyfikacyjny z systemu oraz skanuje się kopertę.
§6
Dokumenty i przesyłki podlegające wyłączeniu z systemu EZD- nie podlegające rejestracji:
1) wnioski dotyczące Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,
2) uchwały rady gminy, protokoły z sesji i komisji, wnioski i interpelacje z sesji rady i komisji oraz
odpowiedzi na nie,
3) zarządzenia wójta i pisma okólne,
4) dokumentacja kadrowa i płacowa ( wnioski o urlop, druki L-4, oświadczenia pracowników,
wniosku o zwrot kosztów zakupu okularów, dokumentacja dotycząca ZFŚS, itp.),
5) oferty pracy i CV w sprawie zatrudnienia, jeżeli nie dotyczą ogłoszonego naboru,
6) decyzje dotyczące wymiaru i zmiany podatków i opłat lokalnych oraz postanowienia, wezwania
i upomnienia wydawane w toku prowadzenia postepowania podatkowego,
7) wnioski o wydanie zaświadczeń o stanie majątkowym składane bezpośrednio na stanowisku
pracy ds. wymiaru zobowiązań podatkowych,
8) wnioski o wydanie dowodów osobistych,
9) dokumenty adresowane do Urzędu Stanu Cywilnego,
10) zawiadomienia o wymeldowaniu z pobytu stałego, zawiadomienie o nowym miejscu pobytu
stałego, informacja z UW dot. wydania karty pobytu dla cudzoziemca,
11) potwierdzenia odbioru, które są dołączane do akt właściwej sprawy,
12) przesyłki wpływające i wychodzące za pośrednictwem poczty elektronicznej na oficjalną
skrzynkę lub indywidualne adresy służbowe pracowników,
13) publikacje (gazety, książki, ogłoszenia, ulotki, prospekty itp.),
4
14) oferty wydawnicze i szkoleniowe,
15) życzenia, zaproszenia, pisma okolicznościowe, podziękowania itp.,
16) inne, nie mające cech dokumentu.
§7
1. Postępowanie z przesyłkami otrzymanymi w formie elektronicznej:
1) wnioski i pisma elektroniczne wpływające do platformy ePUAP zostają przesłane automatycznie
do systemu EZD,
2) ustala się oficjalny adres skrzynki elektronicznej Urzędu Gminy przeznaczonej do odbierania
korespondencji wpływającej - [email protected],
3) obsługę ePUAP i oficjalnej skrzynki elektronicznej prowadzi pracownik Sekretariatu,
4) pracownik obsługujący oficjalną skrzynkę poczty elektronicznej selekcjonuje otrzymane maile,
oddzielając od korespondencji służbowej spamy, informacje zawierające złośliwe
oprogramowania, korespondencję prywatną, oferty handlowe i szkoleniowe, reklamy i itp.,
5) otrzymaną mailem służbową wiadomość adresowaną do Wójta, Sekretarza, Skarbnika należy
wydrukować w wersji papierowej i przekazać bezpośrednio adresatom. Innym adresatom
korespondencję należy przekazać w wersji elektronicznej,
6) służbową korespondencję mailową załącza się w formie wydruku papierowego do akt sprawy.
2. Postępowanie z przesyłkami wpływającymi faksem:
-korespondencję służbową otrzymaną faksem z wyjątkiem ofert handlowych i szkoleniowych,
reklam itp., należy zarejestrować w systemie EZD i dalej postępować jak z przesyłkami
wpływającymi w formie papierowej.
§8
1. Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności
w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwiania spraw, właściwego zakładania spraw
i prowadzenia akt spraw wyznacza się pracownika ds. wymiaru zobowiązań podatkowych jako
koordynatora czynności kancelaryjnych.
2. Koordynator czynności kancelaryjnych zobowiązany jest do informowania Sekretarza o wszelkich
nieprawidłowościach i problemach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych
i dokumentowaniem przebiegu załatwiania spraw w urzędzie.
3. Zobowiązuję pracowników Urzędu do uzgadniania z koordynatorem czynności kancelaryjnych:
a) klasyfikacji spraw z zakresu realizowanych zadań;
b) pojęć słowników stosowanych w systemie EZD;
oraz przekazywania do końca stycznia każdego roku kalendarzowego wykazu klas JRWA
stosowanych na stanowiskach pracy.
§9
Wykonanie zarządzenia powierzam pracownikom zatrudnionym w Urzędzie Gminy Stanisławów.
§ 10
Nadzór nad wykonywaniem Zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy Stanisławów.
§ 11
Traci moc Zarządzenie Nr 3/2011 Wójta Gminy Stanisławów z dnia 24 stycznia 2011 r. w sprawie
wprowadzenia w Urzędzie Gminy Stanisławów zasad i trybu wykonywania czynności kancelaryjnych z późn.
zm.
5
§ 12
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Wójt
/-/ Adam Sulewski
6