Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie Pan Szymon
Transkrypt
Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie Pan Szymon
Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie (+48 22) 628-28-62, 628-78-42, Adres, ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa Wydz. Kontroli Fax. RIO 628-31-16 (+48 22) 625-38-59, 625-21-55, Fax. RIO 629-43-29 Warszawa, dn. 25 maja 2012 r. WK.0920.19.2012 Pan Szymon Woźniak Wójt Gminy Wilga ul. Warszawska 38 08-470 Wilga Dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej podpisanego dnia 27.04.2012r. Wystąpienie pokontrolne Działając na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (j.t. Dz. U. z 2001r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) i rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb i trybu postępowania (Dz. U. z 2004r. Nr 167, poz. 1747) – przeprowadzona została w dniach od 05.03.2012r. do 26.04.2012r. kontrola kompleksowa gospodarki finansowej. Kontrolą objęto okres od dnia 01.01.2011r. do dnia 31.12.2011r. zgodnie z programem kontroli. Przeprowadzona kontrola wykazała nieprawidłowości. W celu ich usunięcia i usprawnienia badanej działalności na podstawie art. 9 ust. 2 ww. ustawy kieruję następujące wystąpienie pokontrolne; II. Księgowość i sprawozdawczość 1. Stwierdzono: Dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości w zakresie Zakładowego Planu Kont dla budżetu i Urzędu pomimo wielokrotnie wprowadzanych zmian nie zawiera w swej treści m.in. określenia kont syntetycznych dla organu i dla jednostki oraz części opisowej zasad funkcjonowania poszczególnych kont i wskazania sposobu i klucza ujmowania poszczególnych zdarzeń na tych kontach (str. 2 protokołu kontroli). 1 Wnioskuję: Dokonać ujednolicenia treści Zakładowego Planu Kont, tak aby w pełni spełniał wymogi określone: - ustawą z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz.1223 z późn. zm.), - rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 z późn. zm.), - rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 października 2010r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375). 2. Stwierdzono: Nie prowadzono ewidencji analitycznej do kont budżetu 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” i 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”, umożliwiającej ustalenie stanu rozliczeń ze wszystkimi jednostkami budżetowymi – Szkołami Podstawowymi (str. 10 protokołu kontroli). Wnioskuję: Ewidencję rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu zrealizowanych przez te jednostki dochodów budżetowych oraz z tytułu przekazanych jednostkom środków na wydatki prowadzić zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 z późn. zm.). III. Budżet jednostki samorządu terytorialnego 3. Stwierdzono: W zakresie prowadzenia rachunkowości podatków : - dla podatników, na których ciążyły jednocześnie zobowiązania z tytułu podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego, nie prowadzono odrębnych kont w każdym podatku (str. 22 i 27 protokołu kontroli), - nie prowadzono ewidencji szczegółowej przypisów zobowiązania podatkowego z tytułu podatku rolnego od osób prawnych (str. 25 protokołu kontroli), - przypisu zobowiązania podatkowego z tytułu podatku od nieruchomości, rolnego oraz od środków transportowych dokonywano na indywidualnych kontach podatników w łącznej kwocie za cały rok podatkowy 2011 (str. 21, 23-25, 28-30 protokołu kontroli), - przypis zwiększający zobowiązanie podatkowe w podatku od nieruchomości na skutek zdarzenia powstałego w ciągu roku podatkowego dokonywany był z opóźnieniem (str. 23 protokołu kontroli), - przypisu zobowiązania podatkowego z tytułu podatku od nieruchomości dokonano niezgodnie ze złożoną deklaracją (str. 21 protokołu kontroli), - przypisów poszczególnych rat podatku od nieruchomości i podatku rolnego dokonywano przed dniem wydania decyzji ustalających zobowiązanie podatkowe (str. 22 i 25 protokołu kontroli), 2 - umorzenia odsetek od zaległości w podatku od nieruchomości dokonano pomimo braku skutecznego doręczenia podatnikowi decyzji w tej sprawie (str. 21 protokołu kontroli). Wnioskuję: Przestrzegać z § 11 ust. 4 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2010r. Nr 208, poz. 1375). Przypisów i odpisów zobowiązań podatkowych dokonywać zgodnie z zasadami wynikającymi z § 3 pkt 1 i § 4 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz ust. 2 pkt 6 cyt. wyżej rozporządzenia w związku z art. 21 § 1 pkt 2 oraz art. 207 § 1 i art. 212 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005r. Nr 8 poz.60 ze zm.). 4. Stwierdzono: Wpłaty rat podatku od nieruchomości od osób prawnych nie były rozliczane proporcjonalnie na należność główną i odsetki (str. 21 protokołu kontroli). Wnioskuję: Przestrzegać art. 55 § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), zgodnie z którym, jeżeli dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę. 5. Stwierdzono: W zakresie egzekwowania zobowiązań podatkowych : - nie wystawiano na bieżąco upomnień na zaległości z tytułu podatku od nieruchomości od osób fizycznych i podatku rolnego od osób prawnych (str. 22 i 25 protokołu kontroli), - w stosunku do zaległości w podatku od nieruchomości od osób prawnych, rolnego od osób prawnych, leśnego od osób fizycznych oraz podatku od środków transportowych od osób fizycznych - nie wystawiano tytułów wykonawczych i kierowano do właściwego Urzędu Skarbowego (str. 21, 25, 28, 29 protokołu kontroli). Wnioskuję: Dokonywać systematycznej analizy terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych i przestrzegać § 2, § 3 i § 7 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 ze zm.). 6. Stwierdzono: Deklaracje na podatek od środków transportowych oraz informacje na podatek od nieruchomości nie zawierały adnotacji o dacie wpływu do organu podatkowego (str. 23 i 30 protokołu kontroli). Wnioskuję: Przestrzegać § 42 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 ze zm.). 7. Stwierdzono: Nieprawidłowo zastosowano wyższą stawkę podatku od nieruchomości zajętej na prowadzenie działalności gospodarczej, tj. od miesiąca, w którym podatnik dokonał zmiany przeznaczenia nieruchomości, a nie jak powinno być od pierwszego dnia miesiąca 3 następującego po miesiącu, w którym powstało zdarzenie powodujące podwyższenie podatku (str. 23 protokołu kontroli). Wnioskuję: Przestrzegać art. 6 ust. 3 ustawy z dnia 12 stycznia 1991r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 95, poz. 613 ze zm.). 8. Stwierdzono: W decyzjach nr FN.3111-1/2011 z dnia 04.01.2011r., nr FN.3111-2/2011 z dnia 24.02.2011r. i nr FN.3111-3/2011 z dnia 07.03.2011r. w sprawie udzielenia zwolnienia w podatku rolnym nieprawidłowo ustalano czas zastosowania ulgi z tytułu nabycia gruntów (str. 26 protokołu kontroli). Wnioskuję: Przestrzegać przepisów art. 13d ust. 3 ustawy z dnia 15 listopada 1984r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2006r. Nr 136, poz. 969 ze zm.), zgodnie z którym ulgi podatkowe udzielone na wniosek podatnika stosuje się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek oraz art. 57 § 3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000r. Nr 98, poz. 1071 ze zm.), z którego wynika, że terminy określone w miesiącach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim miesiącu, który odpowiada początkowemu dniowi terminu. 9. Stwierdzono: Dokonywano poboru zobowiązania podatkowego w formie łącznego zobowiązania pieniężnego (ustalonego w jednej decyzji – nakazie płatniczym) od podatników na których nie ciążył obowiązek podatkowy w zakresie podatku rolnego, a tylko z tytułu podatku od nieruchomości i podatku leśnego (str. 28 protokołu kontroli). Wnioskuję: Przestrzegać art. 6c ust. 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2006r. Nr 136, poz. 969 ze zm.), zgodnie z którym wysokość należnego zobowiązania podatkowego pobieranego w formie łącznego zobowiązania pieniężnego ustala organ podatkowy w jednej decyzji (nakazie płatniczym) w stosunku do osób fizycznych, na których ciąży obowiązek podatkowy w zakresie podatku rolnego oraz jednocześnie w zakresie podatku od nieruchomości lub podatku leśnego, dotyczący przedmiotów opodatkowania położonych na terenie tej samej gminy. 10. Stwierdzono: Decyzję ( nakaz płatniczy ) dotyczącą zobowiązań podatkowych Wójta Gminy za 2011 rok podpisał Sekretarz Gminy (str. 28-29 protokołu kontroli). Wnioskuję: Stosownie do art. 132 § 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) wystąpić do Samorządowego Kolegium Odwoławczego o wyznaczenie organu właściwego do załatwiania spraw dotyczących zobowiązań podatkowych Wójta Gminy. 11. Stwierdzono: Niewystawienie decyzji określających wysokość zobowiązania podatkowego podatnikowi, który złożył deklarację DT-1 na podatek od środków transportowy po upływie wymaganego terminu (str. 30 protokołu kontroli). Wnioskuję: Przestrzegać art. 21 § 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), zgodnie z którym jeżeli w postępowaniu podatkowym organ 4 podatkowy stwierdzi, że podatnik, mimo ciążącego na nim obowiązku, nie zapłacił w całości lub w części podatku, nie złożył deklaracji albo że wysokość zobowiązania podatkowego jest inna niż wykazana w deklaracji, organ podatkowy wydaje decyzję, w której określa wysokość zobowiązania podatkowego. 12. Stwierdzono: Nieprawidłowe zastosowanie klasyfikacji budżetowej dochodów i wydatków : - wpływy za zajęcie pasa drogowego, za reklamę oraz umieszczenie urządzeń w pasie drogowym zostały zaklasyfikowane do § 0690 „Wpływy z różnych opłat”, zamiast w § 0490 „Wpływy z innych lokalnych opłat pobieranych przez jednostki samorządu terytorialnego na podstawie odrębnych ustaw”, a dochody ze sprzedaży drewna do § 0840 „Wpływy ze sprzedaży wyrobów” zamiast w § 0870 „Wpływy ze sprzedaży składników majątkowych” (str. str. 33 i 74 protokołu kontroli), - wydatki na zakup materiałów zaklasyfikowano do § 4270 „Zakup usług remontowych”, zamiast w § 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia”, a wydatki z tytułu ryczałtów samochodowych do § 4170 „Wynagrodzenia bezosobowe”, zamiast w § 4410 „Podróże służbowe krajowe” (str. 43 i 47 protokołu kontroli). Wnioskuję: Dochody i wydatki klasyfikować zgodnie z systematyką rodzajową określoną rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.). 13. Stwierdzono: Wystąpiły przekroczenia planu wydatków : - w dz. 801, rozdz. 80104, § 4240 – na dzień 31.05.2011r. o kwotę 107,27zł, - w dz. 900, rozdz. 90095, § 4260 – na dzień 22.07.2011r. i na dzień 31.07.2011r. o kwotę 136,93zł (str. 38 protokołu kontroli). Wnioskuję: Przestrzegać zasad określonych w art. 254 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) zgodnie, z którym dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym. 14. Stwierdzono: W zakresie wypłaty ryczałtów z tytułu używania samochodów prywatnych do celów służbowych: - nieprawidłowo ustalono wysokość i dokonano wypłaty ryczałtu z tytułu używania własnego samochodu do celów służbowych za miesiąc lipiec 2011r., - oświadczenia o używaniu pojazdu do celów służbowych, składane w celu wypłaty ryczałtu samochodowego nie zawierały informacji o pojemności silnika użytkowanego pojazdu (str. 46-47 protokołu kontroli). Wnioskuję: Przestrzegać zasad wynikających z § 4 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.). 15. Stwierdzono: Umowy zawarte w dniu 06.06.2011 z firmą Auto Handel i Transport Samochodowy Krzysztof Majewski na wykonanie usługi przewozu i w dniu 28.09.2011r. z Agencją Reklamy 5 „REKLAMIX” na wykonanie tablic pamiątkowych nie zawierały kontrasygnaty Skarbnika Gminy (str. 48 i 51 protokołu kontroli). Wnioskuję: Każdorazowo przedkładać Skarbnikowi umowy w celu wypełnienia obowiązku wynikającego z art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz.1591 z późn. zm.) zgodnie z którym, jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej. 16. Stwierdzono: W postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych na zadania „Budowa przydomowych biologicznych oczyszczalni ścieków sanitarnych z odprowadzeniem wód oczyszczonych do studni chłonnych w gminie Wilga” oraz „Przebudowa drogi gminnej w Trzciance (PrzecinkaBrzezina)” ogłoszenia o zamówieniu zamieszczone w BIP Urzędu Gminy Wilga oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego zawierały informacje dotyczące opisu przedmiotu zamówienia inne niż zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych (str. 57 protokołu kontroli). Wnioskuję: Przestrzegać art. 40 ust. 6 pkt 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późn zm.), zgodnie z którym ogłoszenie o zamówieniu, odpowiednio zamieszczane lub publikowane w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego i na stronie internetowej, nie może zawierać informacji innych niż zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych. IV. Gospodarka mieniem 17. Stwierdzono: Zwiększenia stanu składników majątku nabytego na podstawie decyzji komunalizacyjnej z dnia 26.03.1991r. i aktem notarialnym - umową darowizny z dnia 15.10.2010r. o łącznej wartości 31.057,88zł zostały zaewidencjonowane na koncie 011 w dniu 31.12.2011r. (str. 71 protokołu kontroli). Wnioskuję: Dowody źródłowe dokumentujące każde zdarzenie gospodarcze wprowadzać do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego, w którym zdarzenie nastąpiło, mając na uwadze art. 20 ust. 1 i art. 24 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). W celu uniknięcia nieprawidłowości w przyszłości zobowiązać osoby odpowiedzialne do przekazywania dokumentów do Referatu Finansów na bieżąco, co zapewni właściwy obieg informacji w Urzędzie oraz pozwoli uniknąć podobnych błędów. 18. Stwierdzono: Nie podawano do publicznej wiadomości informacji o wywieszeniu wykazów nieruchomości (lokali mieszkalnych) przeznaczonych do sprzedaży przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz zamieszczenie na stronie internetowej (str. 72 protokołu kontroli). Wnioskuję: Przestrzegać art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.), zgodnie z którym właściwy organ sporządza i podaje do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości, a także na stronach internetowych właściwego urzędu. 6 19. Stwierdzono: Umowy najmu lokali były zawierane na czas nieoznaczony bez stosownej uchwały Rady Gminy. Rada Gminy w Wildze nie podejmowała uchwały w sprawie wynajmowania lokali na czas nieoznaczony lub na czas oznaczony dłuższy niż trzy lata (str. 73 protokołu kontroli). Wnioskuję: Umowy, których przedmiotem jest wydzierżawianie lub wynajmowanie nieruchomości na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony zawierać tylko za zgodą organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego, wyrażoną w formie uchwały. Przygotować projekt uchwały i przedłożyć Radzie celem wypełnienia obowiązku wynikającego z art. 18 ust. 2 pkt 9 ppkt a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.). 20. Stwierdzono: W przypadku środka trwałego nr inwent. 900-7-742-1 zastosowano stawkę umorzeniową 14% zamiast 20% (str. 76 protokołu kontroli). Wnioskuję: Stosować stawki określone dla poszczególnych rodzajów środków trwałych zgodnie z załącznikiem Nr 1 do ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2011r. Nr 74, poz. 397 z późn. zm.). V. Rozliczenia finansowe organizacyjnymi jednostki samorządu terytorialnego z jednostkami 21. Stwierdzono: Ewidencja księgowa operacji gospodarczych działających na terenie gminy jednostek budżetowych, tj. Szkół Podstawowych prowadzona jest łącznie z gospodarką finansową gminy, przy użyciu jednych ksiąg rachunkowych (str. 10 protokołu kontroli). Wnioskuję: Księgi rachunkowe dla każdej wyodrębnionej jednostki organizacyjnej prowadzić oddzielnie, w sposób zapewniający rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego poszczególnych jednostek, zgodnie z art. 4 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). Zobowiązać kierowników jednostek do opracowania dokumentacji opisującej przyjęte przez nie zasady rachunkowości stosownie do art. 3 ust. 1 pkt 11 i art. 10 ustawy o rachunkowości. Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialnym jest: - Wójt Gminy (Kierownik Urzędu Organ Podatkowy), - Skarbnik Gminy (Główny Księgowy Budżetu). Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) - Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie oczekuje zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego doręczenia. Przekazując powyższe, proszę jednocześnie o zapoznanie z treścią wystąpienia pokontrolnego Radnych na najbliższej sesji Rady Gminy. 7 Na podstawie art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Wójtowi Gminy prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie. Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Prezes /-/ mgr Wojciech Balcerzak Do wiadomości: Rada Gminy w Wildze 8