Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie Wójt Gminy Trojanów

Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie
 ( 22) 628-28-62, 628-78-42,
Adres, ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa
Wydz. Kontroli
 (22) 625-38-59, 625-21-55,
Fax. RIO 628-31-16
Fax. RIO 629-43-29
Warszawa, dn. 17 lipca 2012 r.
WK.0920.35.2012
Wójt Gminy Trojanów
Trojanów 57A
08-455 Trojanów
Dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej podpisanego dnia 19 czerwca 2012r.
Wystąpienie pokontrolne
Działając na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach
obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) i rozporządzenia
Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego
regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb i trybu postępowania
(Dz. U. z 2004r. Nr 167, poz. 1747) – przeprowadzona została w dniach od 24 kwietnia do 19
czerwca 2012r. kontrola kompleksowa gospodarki finansowej.
Kontrolą objęto okres od dnia 01 stycznia 2011r. do dnia 31 grudnia 2011r. zgodnie z
programem kontroli.
Przeprowadzona kontrola wykazała nieprawidłowości. W celu ich usunięcia i usprawnienia
badanej działalności na podstawie art. 9 ust. 2 ww. ustawy kieruję następujące wystąpienie
pokontrolne:
W zakresie ustaleń ogólno-organizacyjnych
1.Stwierdzono:
Gmina Trojanów nie dostosowała swojego Statutu do przepisów nowej, obowiązującej od
stycznia 2009r. ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych w
zakresie:
- sposobu zatrudnienia Sekretarza Gminy (§89 ust.2 pkt2 Statutu);
- wykonywania czynności z zakresu prawa pracy wobec Wójta Gminy (§90 ust.1 pkt1
Statutu) - (str.2 protokołu).
Wnioskuję:
Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt Statutu Gminy dostosowany do przepisów
obowiązującej od stycznia 2009r. ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach
samorządowych w zakresie wykonywania czynności z zakresu prawa pracy wobec Wójta,
1
stosownie do przepisów art. 18 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 08 marca 1990r. o samorządzie
gminnym (tj. Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.).
W zakresie księgowości i sprawozdawczości
2. Stwierdzono:
Dokonywanie płatności za faktury, których adresatem nie jest gmina, lecz stowarzyszenie –
OSP ( str.4 protokołu ).
Wnioskuję:
Wydatków dokonywać zgodnie z zasadami określonymi w art. 44 ustawy z dnia 27 sierpnia
2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), mając na uwadze
wymogi dla dowodów księgowych określone w art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września
1994r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).
3. Stwierdzono:
Listy wypłat sporządzane ręcznie, tj. diety radnych, ekwiwalent dla strażaków za udział w
akcjach ratowniczych, wynagrodzenie dla komisji do spraw przeciwdziałania alkoholizmowi,
prowizje dla sołtysów za inkaso nie posiadają indywidualnego numeru identyfikacyjnego
( str.6 protokołu).
Wnioskuję:
Zobowiązać pracowników poszczególnych komórek organizacyjnych, którzy sporządzają
listy wypłat do przestrzegania art. 21 ust 1 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości
(tj. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm. ).
4. Stwierdzono:
Nie zachowanie ciągłości zapisów oraz jednakowego grupowania zdarzeń gospodarczych,
jakie wystąpiły w bilansie zamknięcia roku 2010 a wykazane zostały w bilansie otwarcia
2011 roku ( str. 8 protokołu).
Wnioskuję:
Wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów
ujmować w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach
rachunkowych, zgodnie z postanowieniami art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994r. o
rachunkowości ( tj. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm. ).
5. Stwierdzono:
Sporządzone zestawienia obrotów i sald na koniec 2010 i 2011 roku nie zawierają sald kont
zespołu 4 i 7, przed dokonanymi przeksięgowaniami w celu ustalenia na koniec roku
obrotowego wyniku finansowego urzędu jako jednostki budżetowej ( str. 9 protokółu).
Wnioskuję:
Co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządzać zestawienia sald
wszystkich kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych, zgodnie z art.. 18 ustawy z dnia
29 września 1994r. o rachunkowości ( tj. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm. ).
6 . Stwierdzono:
Dokonywanie nieterminowych zapisów księgowych w zakresie otrzymywanych faktur,
polegające na zaksięgowaniu ich z miesięcznym opóźnieniem, powodując obciążenie kosztów
następnego miesiąca (str. 11 protokołu).
2
Wnioskuję:
Ewidencję faktur danego miesiąca prowadzić w oparciu o koszty tego miesiąca, do czego
zobowiązuje art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( tj. Dz. U. z
2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm. ).
7. Stwierdzono:
Brak zgodność sald konta syntetycznego „221” z prowadzoną ewidencją analityczną do tego
konta. Na w/w koncie syntetycznym wykazano na dzień 31.12.2011r saldo: Wn w kwocie
196.351,59zł. W ewidencji analitycznej prowadzonej do tego konta stwierdzono
występowanie sald:
„221-1” Wn 203.028,05zł Ma 6.681,76zł
„221-2” Wn
5.30zł Ma
0,00zł
( str. 11 protokołu).
Wnioskuję:
Salda kont pomocniczych uzgadniać z saldami i zapisami na kontach syntetycznych księgi
głównej, zgodnie z postanowieniami art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994r. o
rachunkowości ( tj. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm. ).
8. Stwierdzono:
Brak ewidencji analitycznej do konta „229” umożliwiającej zapewnienie ustalenia tytułów
poszczególnych rozrachunków (str. 12 protokołu).
Wnioskuję:
Przestrzegać zasad funkcjonowania konta 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”
zawartych w załączniku Nr 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w
sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów
jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów
budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych
mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej ( Dz. U. z 2010r., Nr 128, poz.
861 z późn. zm.) oraz załącznika nr 5/2011 „Wykaz kont dla Urzędu Gminy Trojanów
wprowadzonego zarządzeniem Nr 4/2011 Wójta Gminy Trojanów z dnia 14 lutego 2011r.
9. Stwierdzono:
W informacjach uzupełniających do bilansu jednostki budżetowej (urzędu) za 2011 rok
zaniżono umorzenie wartości niematerialnych i prawnych o kwotę 2.100,00zł (str. 21
protokołu).
Wnioskuję:
Sporządzając sprawozdania finansowe przestrzegać postanowień art. 4 ust. 1 i 2 ustawy z dnia
29 września 1994r. o rachunkowości ( tj. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm. ).
W zakresie budżetu jednostki samorządu terytorialnego – dochody
10. Stwierdzono:
Niesystematyczne wystawianie upomnień i nie wystawianie tytułów wykonawczych na
powstałe zaległości w podatku od nieruchomości i od środków transportowych. (str. 22, 30
protokołu).
Wnioskuję:
Podejmować konsekwentne czynności zmierzające do wszczęcia postępowania
egzekucyjnego w stosunku do osób posiadających zaległości podatkowe , w związku z
przepisami art. 6§1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966r. o postępowaniu egzekucyjnym w
administracji¹ (tj. Dz. U. z 2005r. Nr 229 poz. 1954 z późn. zm.) Po bezskutecznym upływie
wyznaczonego terminu w upomnieniu , wystawiać tytuły wykonawcze i kierować do
3
1właściwego urzędu skarbowego , stosownie do przepisów §3 ust. 1, §5 ust. 1, §6 ust. 1 i §7
ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001r. w sprawie wykonania
niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137
poz. 1541 z późn. zm.)
11. Stwierdzono:
Nieprowadzenie ewidencji rozliczeń z inkasentami z tytułu pobranych przez nich podatków
na koncie 991„Rozrachunki z inkasentami z tytułu pobranych przez nich podatków
podlegających przypisami na kontach podatników” z powodu nieujęcia w zakładowym planie
kont Urzędu Gminy w/w konta. (str. 26 protokołu)
Wnioskuję:
Uzupełnić zakładowy plan kont Urzędu Gminy o konto 991„Rozrachunki z inkasentami z
tytułu pobranych przez nich podatków podlegających przypisami na kontach podatników”
zgodnie z przepisami art.10 ust 1 pkt 3 lit. a ustawy z dnia 29 września 1994r. o
rachunkowości (tj. Dz. U. z 2009r. Nr 152 poz. 1223 z późn. zm.). Ewidencję rozliczeń z
inkasentami prowadzić na koncie w/w stosownie do przepisów §10 pkt 2, §12 ust. 1 pkt 1 lit.
b i ust.3 i §26 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010r. w sprawie
zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu
terytorialnego. (Dz. U. Nr 208 poz. 1375)
12. Stwierdzono :
Dokonywanie umorzeń , odroczenia terminu płatności łącznego zobowiązania pieniężnego
podatnikom niezgodnie z wnioskami podatników ubiegających się o umorzenie zaległości w
podatku rolnym. (str. 26-28 protokołu)
Wnioskuję :
Przestrzegać zasady prowadzenia postępowania podatkowego zgodnie z treścią wniosku
podatnika. Rozszerzenie czy zgłoszenie nowego żądania należy wyłącznie do podatnika,
zgodnie z przepisami art.167§1, ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (tj.
Dz. U. z 2005r. Nr 8 poz. 60 z późn. zm.).
Ulgę w podatku rolnym stosować na podstawie decyzji wydanej na wniosek podatnika ,
stosownie do przepisów §4 ust 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25
października 2010r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów
podatkowych jednostek samorządu terytorialnego ( Dz. U. Nr 208 poz. 1375 ) i art. 67a§1
Ordynacji podatkowej.
13. Stwierdzono:
Dokonanie odpisu podatku rolnego i od nieruchomości na kontach podatników, pod inną datą
niż data doręczenia decyzji, w sprawie umorzenia zaległości podatkowych (str. 26-28
protokołu).
Wnioskuję: Odpisów podatków na kontach podatkowych dokonywać pod datą doręczenia
decyzji , zgodnie z przepisami §4 ust 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25
października 2010r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów
podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208 poz. 1375), mając na
uwadze przepisy art. 212 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U. z
2005r. Nr 8 poz. 60 z późn. zm.) stosownie do których organ podatkowy wydający decyzję
jest nią związany od chwili doręczenia.
14. Stwierdzono:
Wydanie podatnikom decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowych, w których nie
ustosunkowano się do całości żądań podatnika (str. 26-28).
4
Wnioskuję: Jeżeli w wydanej decyzji organ podatkowy nie uwzględni w całości żądań
podatnika, to w uzasadnieniu tej decyzji winien wskazać przyczyny takiego roztrzygnięcia w
związku z przepisami art. 210 §1 pkt 5 i 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja
podatkowa (tj. Dz. U. z 2005r. Nr 8 poz. 60 z późn. zm.)
15. Stwierdzono :
Nieokreślenie wysokości stawki procentowej opłaty adiacenckiej (str. 31 protokołu).
Wnioskuję:
Przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały ustalającej wysokość stawek procentowych opłat z
tytułu wzrostu wartości nieruchomości , spowodowanych budową urządzeń infrastruktury
technicznej, a stanowiących podstawę ustalenia opłaty adiacenckiej z tego tytułu , stosownie
do art. 146 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomościami (tj. Dz. U
z 2010r. Nr 102 poz. 651 z późn. zm.)
16. Stwierdzono:
Nieprowadzenie ewidencji analitycznej do konta 221”Należności z tytułu dochodów
budżetowych” w zakresie należności z tytułu opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż
napojów alkoholowych według dłużników (str. 31 protokołu).
Wnioskuję:
Zaprowadzić ewidencję analityczną do konta 221”Należności z tytułu dochodów
budżetowych” , w zakresie należności z tytułu opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż
napojów alkoholowych według dłużników , zgodnie z zasadami funkcjonowanie tego konta,
określonym załączniku Nr 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w
sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów
jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów
budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych
mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej ( Dz. U. z 2010r., Nr 128, poz.
861 z późn. zm.)w celu umożliwienia kontroli terminowości wpłat, mając na uwadze przepisy
art.18 ust. 12 pkt 5 ustawy z dnia 26 października 1982r. o wychowaniu w trzeźwości i
przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tj. Dz. U. z 2007r. Nr 70 poz. 473 z późn. zm.).
W zakresie budżetu jednostki samorządu terytorialnego – wydatki
17. Stwierdzono:
Wójt Gminy w okresie grudzień 2011r. - czerwiec 2012r. przyznał Skarbnikowi Gminy
dodatek specjalny w wysokości 25% łącznego wynagrodzenia zasadniczego i dodatku
funkcyjnego tj. w kwocie 1.308,50zł. brutto miesięcznie z tytułu czynności, które wykonuje w
ramach obowiązków służbowych (str.34 protokołu).
Wnioskuję:
Ograniczyć możliwość przyznawania pracownikom samorządowym fakultatywnego dodatku
specjalnego do spełnienia jednego z dwóch warunków, tj. okresowego zwiększenia
obowiązków służbowych lub powierzenia wykonywania dodatkowych zadań, które to nie
pokrywają się z zakresem jego dotychczasowych obowiązków stosownie do dyspozycji
zawartej w art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych
(Dz. U. Nr 223, poz. 1458 z późn. zm.).
18. Stwierdzono:
Nie przestrzegano terminów przedstawienia Radnym Rady Gminy wyników analizy
oświadczeń majątkowych za 2010r. złożonych m.in. przez radnych i osoby wydające decyzje
administracyjne w imieniu Wójta Gminy (str.35 protokołu).
5
Wnioskuję:
Przestrzegać art.24h ust.12 ustawy z dnia 08 marca 1990 roku o samorządzie gminnym ( tj.
Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.).
19. Stwierdzono:
W dwóch przypadkach pomniejszono diety radnym tylko za jedną zamiast za dwie
nieobecności radnego w pracach Rady, tj.:
- w dniu 07 września 2011r. radny Dariusz Cz. był nieobecny na posiedzeniu Rady Gminy
oraz Komisji Oświaty, Kultury i Kultury Fizycznej. Potrącono 20% diety tytułem jednej
nieobecności w posiedzeniach;
- w dniu 30 listopada 2011r. radny Mariusz W. był nieobecny na posiedzeniu Rady Gminy
oraz Komisji Rolnictwa, Ochrony Środowiska i Porządku Publicznego. Potrącono 20% diety
tytułem jednej nieobecności w posiedzeniach ( str. 35 protokołu).
Wnioskuję:
Przestrzegać regulacji prawnych organu stanowiącego w zakresie ustalenia wysokości i
wypłaty diet dla radnych Rady Gminy określonych uchwałami Rady Gminy Nr II/5/2010 i
Nr II/6/2010 z dnia 06 grudnia 2010 roku.
20. Stwierdzono:
W 2011r. nie realizowano Gminnego Programu Przeciwdziałania Narkomanii uchwalonego
przez Radę Gminy w Trojanowie 17 stycznia 2011 roku Uchwałą Nr IV/11/2011. ( str.37
protokołu).
Wnioskuję:
Przestrzegać art.30 ust.1 ustawy z dnia 08 marca 1990 roku o samorządzie gminnym ( tj. Dz.
U. z 2001r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) oraz art.10 ust.1 i ust.2 ustawy z dnia 29 lipca
2005r. o przeciwdziałaniu narkomanii (tj. Dz. U z 2012r. Nr 124, z póżn. zm.).
21. Stwierdzono:
Gminny Program Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych na rok 2011 nie
wskazywał podmiotu odpowiedzialnego za jego realizację ( str.37 protokołu).
Wnioskuję:
Przestrzegać art. 4¹ ust.2 ustawy z dnia 26 października 1982r. o wychowaniu w trzeźwości i
przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tj. Dz. U. z 2007r. Nr 70, poz. 473 z późn. zm.).
22. Stwierdzono:
Wykorzystanie części dochodów uzyskanych za wydane zezwolenia na sprzedaż napojów
alkoholowych na cele niewskazane w Gminnym Programie Profilaktyki i Rozwiązywania
Problemów Alkoholowych na 2011r., w tym:
- opłata za udział Parafii Św. Antoniego w Życzynie w Mistrzostwach Polski służby
liturgicznej – 875,00zł. (Rachunek Nr 50/2011 z dnia 23 maja 2011. wystawiony przez
Kaszubskie Towarzystwo Sportowo – Kulturalne” Luzino)
- dofinansowanie transportu autokarowego na rozgrywki sportowe dla Klubu Sportowego
Grom Trojanów 1.600,00zł. - Faktura VAT Nr 707/12/11 z dnia 12.12.2011r. wystawiona
przez Przewóz osób ,,Krzyś” Pawelec Życzyn 93B - ( str.38 protokołu).
Wnioskuję:
Dochody z opłat za wydane zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych przeznaczać
wyłącznie na cele wskazane w Gminnym Programie Profilaktyki i Rozwiązywania
Problemów Alkoholowych zgodnie z przepisami art. 18 ² ustawy z dnia 26 października
1982r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tj. Dz. U. z 2007r. Nr
70, poz. 473 z późn. zm.).
6
23. Stwierdzono:
Wójt Gminy powołując w 2011r. komisje przetargowe nie określał zakresu obowiązków
członków komisji przetargowej, mając na celu zapewnienie sprawności jej działania,
indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz
przejrzystości jej prac (str.42 protokołu).
Wnioskuję:
Przestrzegać art.21 ust.3ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tj.
Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.).
24. Stwierdzono:
W okresie związania z ofertą firmy PHU ,,ŻAR” Siedlce dokonano Aneksem Nr 1 z 16
listopada 2011r. do umowy z dnia 07 listopada 2011r. zmiany wartości przedmiotu umowy
dostawy jednego litra oleju opałowego pomimo zapisu zawartego w punkcie XII. Opis
sposobu obliczenia ceny SIWZ dot. dostaw oleju opalowego dla Gminy Trojanów w sezonie
grzewczym 2011/2012. w brzmieniu ,,Cena nie ulega zmianie przez okres ważności oferty związania ofertą”.
Dostawca oleju opałowego dla Gminy Trojanów był związany ofertą w okresie od 27
października do 27 listopada 2011r. (str. 45 protokołu).
Wnioskuję:
Przestrzegać art. 85 ust.1 pkt1 i ust.5, art.140 ust.1 oraz art.144 ust.1 ustawy z dnia 29
stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późn.
zm.).
25. Stwierdzono:
Dostawca oleju opałowego firma PHU ,,ŻAR” Siedlce w styczniu 2012r. zastosował cenę
dostawy jednego litra oleju opałowego wg aneksu Nr 3 z dnia 13 stycznia 2012r. w kwocie
3,46zł./l plus podatek VAT w wysokości 23% podczas gdy w dniu dostawy (sprzedaży)
obowiązywała cena jednego litra oleju wg Aneksu Nr 2 z 21 grudnia 2011r. w kwocie
3,25zł./l plus podatek VAT w wysokości 23%, tj.:
a) Zespół Szkół w Trojanowie
- Faktura VAT Nr FV/91/01/2012/OP z dnia 12 stycznia 2012r. na kwotę 26.177,43zł.
tytułem dostawy 6.151 l oleju wg ceny 3,46zł./l netto
W wyniku zastosowania wyższej ceny jednego litra oleju opałowego wartość w/w faktury
zawyżono o kwotę 1.588,80zł.
b) Zespół Szkół w Życzynie
- Faktura VAT Nr FV/92/01/2012/OP z dnia 12 stycznia 2012r. na kwotę 18.725,52zł.
tytułem dostawy 4.400 l oleju wg ceny 3,46zł./l netto
W wyniku zastosowania wyższej ceny jednego litra oleju opałowego wartość w/w faktury
zawyżono o kwotę 1.136,52zł.
c) Zespół Szkół w Podebłodziu
- Faktura VAT Nr FV/93/01/2012/OP z dnia 12 stycznia 2012r. na kwotę 13.588,77zł.
tytułem dostawy 3.193 l oleju wg ceny 3,46zł./l netto
W wyniku zastosowania wyższej ceny jednego litra oleju opałowego wartość w/w faktury
zawyżono o kwotę 824,75zł. ( str.46 protokołu).
Wnioskuję:
Dokonywać wydatków publicznych w wysokości ustalonej w zawartej umowie z
kontrahentem mając na uwadze art. 44 ust. 3 pkt 1 i pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o
finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz.1240 z późn. zm.).
7
Na podstawie zapisów zawartych w § 3 umowy z dnia 07 listopada 2011r. oraz art.409 i
art.410 Kodeksu Cywilnego wyegzekwować od firmy PHU ,,ŻAR” Siedlce zwrot
nadpłaconych kwot.
26. Stwierdzono:
Rozrachunki z tytułu dostaw oleju opałowego do szkół wynikające z wystawionych faktur
przez PHU ,,ŻAR” Siedlce w okresie listopad 2011r. – kwiecień 2012r., których nabywcą
była Gmina Trojanów były ewidencjonowane w odrębnych systemach komputerowych
założonych dla potrzeb obsługi poszczególnych placówek oświatowych i prowadzonych przez
Referat Finansowy Urzędu Gminy w Trojanowie.
W związku z czym zobowiązania z tytułu dostaw oleju opałowego wynikające z
wystawionych faktur przez PHU ,,ŻAR” Siedlce w okresie listopad 2011r. – kwiecień 2012r.
nie były ewidencjonowane w księgach rachunkowych Urzędu Gminy pomimo, że Urząd był
nabywcą usługi dostawy.
Faktury dotyczące dostawy oleju opałowego, o których mowa wyżej były regulowane ze
środków finansowych zgromadzonych na rachunku bankowym poszczególnej placówki
oświatowej będącym w dyspozycji Referatu Finansowego, który prowadzi obsługę
finansowo – księgową placówek oświatowych Gminy Trojanów na podstawie zawartych
porozumień pomiędzy poszczególną placówką oświatową a Wójtem Gminy (str.46
protokołu).
Wnioskuję:
Na podstawie dowodów księgowych otrzymanych od kontrahentów w tym przypadku PHU
,,ŻAR” Siedlce do ksiąg rachunkowych Urzędu Gminy danego okresu sprawozdawczego
wprowadzać, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie
sprawozdawczym stosownie do dyspozycji zawartej w art.20 ust1 i ust.2 pkt1 mając na
uwadze art.4 ust.1, art.6 ust1 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst
jednolity Dz. U. z 2009r. Nr152, poz.1223 z późn. zm.).
27. Stwierdzono:
W ofercie złożonej przez Przedsiębiorstwo Komunikacji Samochodowej w Garwolinie Spółka
Akcyjna dot. dowozu uczniów do szkół podstawowych i gimnazjów w roku szkolnym
2011/2012 brak było wymaganego w SIWZ dokumentu:
- opłaconej polisy, a w przypadku jej braku innego dokumentu potwierdzającego ze
wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej
działalności związanej z przedmiotem zamówienia (punkt III.4.1. ogłoszenia oraz pkt VI.
Wykaz oświadczeń i dokumentów jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia
spełnienia warunków udziału w postępowaniu lit.C1 SIWZ)
Zamawiający - Gmina Trojanów nie wykonał obowiązku wynikającego z art.26 ust.3 ustawy
Prawo zamówień publicznych tj. nie zwrócił się o uzupełnienie przez wykonawcę
(Przedsiębiorstwo Komunikacji Samochodowej w Garwolinie Spółka Akcyjna Garwolin)
dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu w każdym
przypadku, gdy stwierdzi brak któregokolwiek z nich. W konsekwencji Zamawiający dokonał
wyboru oferty PKS Garwolin S.A., której treść nie odpowiadała treści SIWZ.
Ponadto oferta PKS Garwolin S.A była ofertą z rażąco niską ceną netto 2,99zł./km, a
Zamawiający (w celu ustalenia, czy oferta PKS S.A. w Garwolinie zawiera rażąco niską cenę
w stosunku do przedmiotu zamówienia), nie zwrócił się do wykonawcy o udzielenie w
określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość
ceny. Ceny netto pozostałych ofert (3) kształtowały się odpowiednio 6,45zł/km, 6,50zł./km,
8,01zł./km. ( str.47-48 protokołu).
8
Wnioskuję:
Przestrzegać art.24 ust.2 pkt4, art.26 ust.3, art. 89 ust.1 pkt 4, art.90 ust.1 ustawy z dnia 29
stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późn.
zm.).
28. Stwierdzono:
Brak zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych modyfikacji SIWZ
dot.
prowadzonego postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego w trybie
przetargu nieograniczonego ustawy Prawo zamówień publicznych dot. zadania
inwestycyjnego pn.,, Modernizacja odcinka drogi gminnej w miejscowości Majdanów”
(str.51-52 protokołu)..
Wnioskuję:
Przestrzegać art.38 ust.4a pkt1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień
publicznych (tj. Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.).
29. Stwierdzono:
Prowadząc w 2011r. postępowanie w sprawie udzielenia zamówienia publicznego w trybie
przetargu nieograniczonego ustawy Prawo zamówień publicznych dot. zadania
inwestycyjnego pn.,, Modernizacja odcinka drogi gminnej w miejscowości Majdanów”
Zamawiający nie wykonał obowiązku wynikającego z art.26 ust.3 ustawy Prawo zamówień
publicznych w stosunku do Zakładu Produkcyjno – Handlowego ŚWIT-ROL Budziska Gm.
Trojanów, tj. nie zwrócił się o uzupełnienie przez w/w wykonawcę dokumentów
potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu w każdym przypadku, gdy
stwierdzi brak któregokolwiek z nich
Brak było oświadczenia, że osoby które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia
posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich
uprawnień - punkt VI.C.2 ogłoszenia - ( str.51-52 protokołu).
Wnioskuję:
Przestrzegać art.26 ust.3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tj.
Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.).
W zakresie gospodarki mieniem
30. Stwierdzono : Bezumowne i nieodpłatne korzystanie z lokali Urzędu Gminy przez
Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej. (str. 60 protokołu)
Wnioskuję:
Uregulować formę władania lokalami w Urzędzie Gminy, z których korzysta Gminny
Ośrodek Pomocy Społecznej stosownie do przepisów art.13 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia
1997r. o gospodarce nieruchomościami (tj. Dz. U z 2010r. Nr 102 poz. 651 z późn. zm.) .
31. Stwierdzono: Nieuregulowanie prawnej formy władania nieruchomości , służących
jednostkom organizacyjnym gminy n/w do wykonywania ich statutowej działalności :
- Gminna Biblioteka Publiczna w Trojanowie z Filią w Korytnicy
- Zespół Szkół w Korytnicy z Filią w Dudkach
- Zespół Szkół w Trojanowie z Filią w Dudkach
- Zespół Szkół w Życzynie
- Zespół Szkół w Podebłodziu
- Szkoła Podstawowa w Woli Koryckiej Górnej
- Szkoła Podstawowa w Budziskach (str. 60 protokołu)
9
Wnioskuję:
Uregulować formę władania nieruchomościami będącymi w posiadaniu jednostek
organizacyjnych , stosownie do przepisów art. 45 ustawy z dnia 24 sierpnia 1997r. o
gospodarce nieruchomościami ( tj. Dz. U. z 2010r. Nr 102 poz. 651 z późn. zm. )
32. Stwierdzono:
Niepodanie do publicznej wiadomości przez wywieszenie w siedzibie urzędu na okres 7 dni
informacji o wyniku przeprowadzonego przetargu na sprzedaż nieruchomości. (str. 60-61
protokołu).
Wnioskuję:
Podawać do publicznej wiadomości wynik przeprowadzonego przetargu , stosownie do
przepisów §12 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004r. w sprawie
sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości. ( Dz. U.
Nr 207 poz. 2108 z późn. zm.).
33. Stwierdzono:
Niezawiadomienie pisemnie nabywcy nieruchomości o terminie i miejscu zawarcia umowy
sprzedaży .(str. 60-61 protokołu).
Wnioskuję:
Zawiadamiać nabywców nieruchomości o terminie i miejscu zawarcia umowy sprzedaży
najpóźniej w terminie 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu, pamiętając o tym , że
wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia,
zgodnie z obowiązkiem wynikającym z przepisów art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia
1997r. o gospodarce nieruchomościami (tj. Dz. U z 2010r. Nr 102 poz. 651 z późn. zm.).
W zakresie rozliczeń jednostki samorządu terytorialnego z jej jednostkami organizacyjnymi
34. Stwierdzono:
Nieprawidłowości w zakresie zorganizowania obsługi finansowo-księgowej jednostek
oświatowych polegające na:
- podjęciu decyzji o sposobie zorganizowania obsługi finansowo-księgowej przez Wójta
Gminy
- prowadzeniu przez Urząd Gminy obsługi finansowo-księgowej
- powierzeniu Inspektorowi w Referacie Finansowym funkcji głównego księgowego
jednostek oświatowych( str. 65,66 protokołu).
Wnioskuję:
Przestrzegać przepisów art. 5 ust. 7 ustawy z dnia 17.09.1999r. o systemie oświaty (tj. Dz. U.
z 2004r. Nr 256, poz. 2572 z póź.zm.), zgodnie z którymi o sposobie prowadzenia obsługi
finansowo-księgowej jednostek oświatowych decyduje organ prowadzący.
Przestrzegać przepisów art. 2 ust. 1 pkt 4 lit. a w związku z art. 11 ust. 1 ustawy z dnia
29.09.1994r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz. 1223 z póź.zm.), w myśl
których księgi rachunkowe prowadzone są przez jednostkę na zasadach określonych w tej
ustawie z uwzględnieniem faktu, że organ prowadzący nie może jednocześnie prowadzić
obsługi finansowo- księgowej i pełnić funkcji nadzoru.
Obowiązek prowadzenia przez jednostki sektora finansów publicznych ewidencji księgowej
we własnym zakresie wynika także z przepisów art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r.
o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z póź.zm.), zgodnie z którymi głównym
księgowym jednostki sektora finansów publicznych jest pracownik, któremu kierownik
jednostki powierzył obowiązki i odpowiedzialność w zakresie rachunkowości jednostki.
10
Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialnym jest:
- Wójt Gminy (Kierownik Urzędu Organ Podatkowy),
- Skarbnik Gminy (Główny Księgowy Budżetu).
Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992r. o regionalnych
izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) - Regionalna Izba
Obrachunkowa w Warszawie oczekuje (w 2 egz.) zawiadomienia o wykonaniu wniosków z
wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty
jego doręczenia.
Przekazując powyższe, proszę jednocześnie o zapoznanie z treścią wystąpienia pokontrolnego
Radnych na najbliższej sesji Rady Gminy.
Na podstawie art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków
zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Wójtowi Gminy prawo zgłoszenia
zastrzeżenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia
pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby.
Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną
jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie.
Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych podlega
karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.
Prezes
/-/
mgr Wojciech Balcerzak
Do wiadomości:
Rada Gminy w Trojanowie
11