Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie Wójt Gminy Szczutowo

Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie
 (22) 628-28-62, 628-78-42,
Fax. RIO 628-31-16
Adres, ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa
Wydz. Kontroli
 ( 22) 625-38-59, 625-21-55, Fax. RIO 629-43-29
Warszawa, dn. 22 listopada 2012 r.
WK.0920.63.2012
Wójt
Gminy Szczutowo
Dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej podpisanego dnia 29.10.2012r.
Wystąpienie pokontrolne
Na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach
obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113 j.t.) i rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z
dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb
obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb i trybu postępowania (Dz. U. z 2004r. Nr
167, poz. 1747) w dniach od 6.08.2012 r. do 25.10.2012 r. przeprowadzona została kontrola
kompleksowa gospodarki finansowej.
Kontrola objęła okres od dnia 01.01.2011 r. do dnia 31.12.2011 r. i przeprowadzona
została zgodnie z zatwierdzonym programem.
W celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i usprawnienia działalności
kontrolowanej jednostki na podstawie art. 9 ust. 2 ww. ustawy kieruję następujące
wystąpienie pokontrolne:
II. Księgowość i sprawozdawczość
1.Stwierdzono:
Na koniec okresu sprawozdawczego tj. miesiąca stycznia 2011r. saldo wykazane na koncie
101 nie było zgodne z saldem wynikającym z raportu kasowego.
- str. 8,9 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Przestrzegać treści ekonomicznej i zasad funkcjonowania konta „101” planu kont zawartym w
rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, jednostek samorządu terytorialnego,
jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy
celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami kraju
Rzeczpospolitej Polskiej (Dz.U.2010.128.861 z późn. zm.)
1
2.Stwierdzono
Niewłaściwe ewidencjonowanie na koncie „201” wydatków dotyczących ekwiwalentu dla
członków OSP, 2% udziałów w podatku rolnym należnych Izbie Rolniczej oraz na koncie
„231” – ewidencjonowano rozliczenie wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenie
- str. 11 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Przestrzegać zasad ewidencji dla kont księgowych ustalonych w rozporządzeniu Ministra
Finansów z dnia 05.07.2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów
kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych
oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej
Polskiej (Dz.U.2010.128.861 z późn. zm.), w szczególności operacje na koncie „201”
dotyczące 2% udziałów w podatku rolnym należnych Izbie Rolniczej i ekwiwalenty dla
członków OSP oraz operacje na koncie „231” – rozliczenie wynagrodzenia z tytułu umowy
zlecenie ewidencjonować na kontach właściwych dla tego rodzaju środków
III. Budżet jednostki samorządu terytorialnego
Dochody
3.Stwierdzono:
W podatku od środków transportowych w jednym przypadku pobrano o 83,39 zł za mało
kwoty podatku, gdyż stawka podana w złożonym druku informacji podatkowej została
przyjęta za miesiące od chwili zarejestrowania, a nie jak mówi ustawa od następnego
miesiąca po dniu zakupu samochodu.
- str. 23 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Przestrzegać art. 11 Ustawy o podatkach i opłatach lokalnych ( Dz.U. z 2010 Nr 95 poz.613 z
późn. zmian. )
Wydatki
4.Stwierdzono:
W umowie z dn. 21.04.2011r. na realizację zadania publicznego przez podmiot niezaliczany
do sektora finansów publicznych przyjęto inną datę realizacji zadania ( 1.05.2011r. do
30.11.2011r. ) niż w ogłoszonym konkursie ofert ( 1.06.2011r. do 31.08.2011r. ).
Ponadto brak dokumentu np. w formie protokołu, potwierdzającego ocenę złożonej oferty
- str. 73 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Powierzając zadania publiczne do realizacji przez jednostki niezaliczane do sektora finansów
publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dn. 24 kwietnia 2003r. o pożytku publicznym i
wolontariacie ( D.U. Nr 96 poz. 873 z późn. zmian. ). W szczególności zachowywać
zgodność terminów wykonania zadania w ogłoszeniu i umowie oraz udokumentowanie
procedury konkursowej
5.Stwierdzono:
Umowa z dn. 21.04.2011r. na realizację zadania publicznego przez podmiot niezaliczany do
sektora finansów publicznych zawarta przez Wójta Gminy nie posiada kontrasygnaty p.
Skarbnik Gminy. Ponadto brak kontrasygnaty przy podpisywaniu zleceń na wykonanie zadań
finansowanych ze środków funduszu sołeckiego
- str. 45 i 73 protokołu kontroli
2
Wnioskuję:
Przed zawarciem umów oraz podpisywaniem zleceń na wykonanie robót i dostawę towarów
przedkładać w/w dokumenty p. Skarbnik celem uzyskania kontrasygnaty, mając na uwadze
art. 46 ust. 3 ustawy z dn. 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym ( t.j. D.U. z 2001r. Nr 142
poz. 1591 z późn. zmian. )
6. Stwierdzono:
Nieprawidłowe księgowanie dotacji przekazanych z budżetu gminy: pod datą przelewu
kwota tych środków jest ewidencjonowana na str Wn konta 224 i jednocześnie drugim
zapisem po stronie Ma tego konta z równoczesnym ujęciem na koncie 810
- str. 73, 74 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Przestrzegać prawidłowości ewidencji na kontach rozrachunkowych określonych w
rozporządzeniu Ministra Finansów z 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych,
państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających
siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej ( D.U. Nr 128 poz. 861 z późn. zmian. ).
Kwotę dotacji przekazanej z budżetu gminy ujmować pod datą przelewu na str Wn konta
224. Natomiast księgowanie na str Ma konta 224 wykonać po otrzymaniu dokumentu
potwierdzającego wykorzystanie dotacji
7.Stwierdzono:
Niedopłata wynagrodzenia z tytułu sprawowania opieki prawnej za miesiąc grudzień 2011r.
wypłacona w styczniu 2012r. nie została wykazana w zobowiązaniach jednostki na koniec
roku oraz w rocznym sprawozdaniu o wydatkach Rb-28S
- str. 70 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Przestrzegać art. 20 ust. 1 ustawy z dn. 29 września 1994r. o rachunkowości (j.t.
Dz.U.09.152.1223 z późn. zm.) i do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego
wprowadzać w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie
sprawozdawczym. Kwoty zobowiązań wykazywać w sprawozdaniu RB-28S, zgodnie z
zasadami określonymi w załączniku Nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z 3 lutego
2010r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej ( D.U. Nr 20 poz. 103 )
8.Stwierdzono:
Ze środków Gminnego Programu Profilaktyki i Przeciwdziałania Alkoholizmowi były
wypłacane zasiłki celowe, których nie przewiduje ustawa z dn. 26 października 1982r. o
wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi
- str. 43 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Środki na realizację Gminnego Programu Profilaktyki i Przeciwdziałania Alkoholizmowi
przeznaczać na zadania określone w art. 4 ustawy z dn. 26 października 1982r. o
wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi ( j.t. D.U. z 2007. Nr 70 poz.
473 z późn. zmian. )
9.Stwierdzono:
Wykonane ze środków funduszu sołeckiego urządzenia placu zabaw ( huśtawki, drabinki,
zjeżdżalnia ) nie zostały zaewidencjonowane na koncie 011 - środki trwałe
- str. 46 protokołu kontroli
3
Wnioskuję:
Urządzenia placów zabaw wykonane w miejscowościach Stara Wola i Mierzęcin ująć na
koncie 011 – środki trwałe, mając na uwadze zasady ewidencji na kontach księgowych
określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych
zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych,
państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających
siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej ( D.U. Nr 128 poz. 861 z późn. zmian. )
oraz zasady rachunkowości w Urzędzie Gminy w Szczutowie przyjęte zarządzeniem nr 11/11
Wójta Gminy z dn. 31.01.2011r.
10.Stwierdzono:
W 2011r. nieterminowo zostały przekazane 2 raty składki na rzecz Izb Rolniczych, do czego
zobowiązuje art. 35 ust. 3 ustawy o Izbach Rolniczych z dnia 14 grudnia 1995 roku
- str. 41 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Składki na rzecz Izb Rolniczych przekazywać w terminach określonych w art.35 ust.2 ustawy
z dnia 14 grudnia 1995 r. o Izbach Rolniczych (j. t. Dz. U. 02.101.927 z późn. zm.) w
związku z art.6a ust. 6 ustawy z dnia 15 listopada 1984r. o podatku rolnym ( Dz. U. z 2006r.
Nr 136 poz. 969 z późn. zm.) tj. w ciągu 21 dni od dnia w którym upływa termin płatności
danej raty podatku rolnego
11.Stwierdzono:
W 2011r. 8 pracownikom wypłacono dodatek specjalny w wyższej wysokości niż przewiduje
Regulamin Wynagradzania
- str. 36 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Przy ustalaniu dodatku specjalnego przestrzegać zasad ustalonych w Regulaminie
Wynagradzania
12. Stwierdzono:
Nieprawidłową wysokość ustalenia diety dla Przewodniczącego Rady Gminy określoną w
uchwale Nr XVI/109/08 Rady Gminy w Szczutowie z dnia 06.11.2008r. Ustalenia te
naruszają art. 25 ust. 6 ustawy o samorządzie gminnym. Zgodnie ze stanem faktycznym
Przewodniczącemu Rady w 2011r. wypłacono kwotę 1.386 zł miesięcznie, a w roku 2012
kwotę 1.500zł, natomiast maksymalna wysokość diety przysługująca Przewodniczącemu
Rady Gminy dla gmin poniżej 15 tyś. mieszkańców wynosiła 1.324,85 zł
– str. 38 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Przestrzeganie art. 25 ust. 6 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst
jednolity Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) oraz zapewnienie ścisłego
przestrzegania zasad przyjętych w tym zakresie przez Radę Gminy.
13.Stwierdzono:
Nieprzestrzeganie obowiązującej klasyfikacji w zakresie wydatków:
- związanych z usługą za aktualizację programu komputerowego, wydatek zaliczono do §
4210.
- za zakup usługi dotyczącej programu lex, wydatek zaliczono do § 4210.
- za zakup cyklu filmów dla młodzieży z programu narkomanii, wydatek zaliczono do § 4300.
- za badanie techniczne pojazdu należącego do OSP, wydatku dokonano z rozdziału 75023
4
- składki ZHP wypłacane ze środków na profilaktykę przeciwalkoholową na kwotę 518,40 zł
ujęto w rozdz. 85154 § 4300 ( powinno być w § 4430 )
- str. 40 i 43 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Przestrzegać prawidłowej klasyfikacji dotyczącej wydatków zgodnie z rozporządzeniem
Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów,
wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych
(Dz. U. Nr 38 poz.207 z późn. zm.), w szczególności wydatki związane z usługą aktualizacji
programu zaliczać do § 4300, za zakup filmów dla młodzieży z programu narkomanii zaliczać
do § 4210, wydatki za badanie techniczne pojazdów należących do OSP zaliczać do rozdziału
75412, zakup dostępu do programu lex zaliczać jako zakup usług do § 4300, a opłatę składek
do § 4430.
14.Stwierdzono:
Wypłacano świadczenia socjalne pracownikom w jednakowej wysokości nie uwzględniając
kryterium socjalnego, czym naruszono Regulamin gospodarki środkami zakładowego
funduszu świadczeń socjalnych
- str. 39 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Przestrzegać wewnętrznych regulacji dotyczących gospodarowania środkami zakładowego
funduszu świadczeń socjalnych tj. Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń
Socjalnych.
15. Stwierdzono:
Zgodnie ze sprawozdaniem miesięcznym o wydatkach Rb-28S jednostki Urząd Gminy
Szczutowo za okres od początku roku do 31.01.2012r. w dz. 754 rozdz. 75412 § 4170
wystąpiło przekroczenie planu o kwotę 1.700 zł ( na plan 0 zł wydatki wykonane wyniosły
1.700 zł )
- str. 82 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Przestrzegać art. 44 ust. 1 pkt. 3 ustawy z dn. 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych
(Dz.U.2009.157.1240 z późn. zm.) tj. dokonywania wydatków w kwotach ustalonych w
planie finansowym jednostki
16. Stwierdzono:
Dwa przypadki nieprzestrzegania terminów płatności spłaty rat pożyczek zaciągniętych w
WFOŚ i GW.
- str. 86 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Przy regulowaniu zobowiązań z tytułu spłat pożyczek przestrzegać terminów płatności
wynikających z zawartych umów do czego obliguje art. 44 ust.3 pkt. 3 ustawy z dn. 27
sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz.U.2009.157.1240 z późn. zm.)
17. Stwierdzono:
Stwierdzono nieprawidłowe zastosowanie klasyfikacji budżetowej, tj.
Faktura VAT nr F003609/12/08-03 z dnia 20.08.2012r. – na zakup materiałów dot.
awarii wodociągu – na kwotę 245,39zł. zaklasyfikowano do 750 -75023 -4210
powinno być 400- 40002 -4210.
5
Faktura VAT nr F003538/12/08-03 z dnia 14.08.201r. – na zakup materiałów na
remont drogi gminnej na kwotę – 2.027,32zł zaklasyfikowano do 750-75023-4210
powinno być 600-60016-4210.
Zastosowanie właściwej klasyfikacji budżetowej poniesionych wydatków stanowiłoby
przekroczenie planu wydatków w kwocie 1.706,71zł.
- str. 89 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Przestrzegać rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie
szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków
pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38 poz.207 z późn. zm.) tj. stosowania
prawidłowej klasyfikacji budżetowej wydatków oraz art. 44 ust. 1 pkt. 3 ustawy z dn. 27
sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz.U.2009.157.1240 z późn. zm.) tj. dokonywania
wydatków w kwotach ustalonych w planie finansowym jednostki
Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialnym jest:
- Wójt Gminy (Kierownik Urzędu Organ Podatkowy),
- Skarbnik Gminy (Główny Księgowy Budżetu).
Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992r. o
regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113 j.t.) - Regionalna Izba
Obrachunkowa w Warszawie oczekuje zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia
pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego
doręczenia.
Przekazując powyższe, proszę jednocześnie o zapoznanie z treścią wystąpienia
pokontrolnego Radnych na najbliższej sesji Rady Miejskiej.
Na podstawie art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do
wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Burmistrzowi prawo
zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia
pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby.
Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną
jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie.
Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych
podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.
Prezes
/-/
mgr Wojciech Balcerzak
Otrzymują:
1/ adresat
2/ Rada Gminy Szczutowo
3/ a/a
6