Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie

Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie
 (22) 628-28-62, 628-78-42,
Fax. RIO 628-31-16
Adres, ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa
Wydz. Kontroli  (22) 625-38-59, 625-21-55, Fax. RIO 629-43-29
Warszawa, dn. 9 listopada 2012r.
WK.0920.55.2012
Wójt Gminy Sońsk
ul. Ciechanowska 20
06 – 430 Sońsk
Dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej podpisanego dnia 19.10.2012r.
Wystąpienie pokontrolne.
Na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach
obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113 j.t.) i rozporządzenia Prezesa Rady
Ministrów z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych
izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb i trybu postępowania (Dz. U. z
2004r. Nr 167, poz. 1747) w dniach od 09 lipca 2012 r. do 19 października 2012 r.
przeprowadzona została kontrola kompleksowa gospodarki finansowej.
Kontrola objęła okres od dnia 01.01.2011 r. do dnia 31.12.2011 r. i przeprowadzona
została zgodnie z zatwierdzonym programem.
W celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i usprawnienia działalności
kontrolowanej jednostki na podstawie art. 9 ust. 2 ww. ustawy kieruję następujące
wystąpienie pokontrolne:
I.SPRAWY OGÓLNOORGANIZACYJNE
1. Stwierdzono:
brak daty wpływu do Urzędu Gminy na składanych przez podatników deklaracjach na
podatek rolny i leśny, w związku z powyższym nie ma możliwości ustalenia, czy
deklaracje zostały złożone w terminie – str. 26, 28 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
umieszczać na składanych przez podatników deklaracjach pieczęć wpływu określającą
datę wpływu deklaracji do Urzędu, stosownie do § 40 ust. 1 i ust. 3 pkt. 2 oraz § 42 ust. 2
Załącznika Nr 1 Instrukcja Kancelaryjna do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z
dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych
wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów
zakładowych (Dz. U. z 2011r. Nr 14, poz. 67 ze zm.) celem ustalenia zachowania
terminów określonych w art. 6a ust. 8 pkt. 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 o podatku
rolnym (Dz. U. z 2006 r. Nr 136, poz. 969 z późn. zm.), w art. 6 ust. 5 pkt 1 ustawy z dnia
30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2002 r. Nr 200 poz. 1682 z późń. zm.)
1
oraz dokonywać czynności sprawdzających mających na celu sprawdzenie terminowości
składania deklaracji, stosownie do art. 272 pkt. 1 lit. a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r.
Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz. U. z 2012 r. poz.749 ze zm.).
2.Stwierdzono:
ujmowanie operacji gospodarczych na kontach niezgodnie z ich treścią ekonomiczną:
- w ewidencji księgowej budżetu na koncie 225 „Rozliczenie niewygasających wydatków”
podatku VAT od czynszów za najem lokali użytkowych;
- w ewidencji księgowej Urzędu na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” naliczonego
dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2011 r. przekazanego na rachunki bankowe
pracowników – str. 10, 11 protokołu kontroli.
Ponownie wnioskuję:
operacje gospodarcze ujmować na kontach w księgach rachunkowych budżetu i Urzędu
zgodnie z ich treścią ekonomiczną stosownie do komentarza zawartego w części II – opis
kont załącznika nr 2 – plan kont dla budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz w
części II – opis kont załącznika nr 3 – plan kont dla jednostek budżetowych i
samorządowych zakładów budżetowych rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca
2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu
państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych,
samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz
państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej
Polskiej (Dz. U. z 2010r. Nr 128, poz. 861 ze zm.) i przyjętego ZPK.
II. KSIEGOWOŚĆ I SPRAWOZDAWCZOŚĆ
3.Stwierdzono:
sporządzenie raportu kasowego obejmującego przełom dwóch kolejnych miesięcy, tj.
raportu kasowego nr 17 „pogotowie kasowe” za okres 28.06-06.07.2012r. - str. 6 protokołu
kontroli.
Wnioskuję:
raporty kasowe sporządzać na koniec każdego miesiąca, zgodnie z uregulowaniami
zawartymi w Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych, stanowiącej załącznik nr 9
do Zarządzenia Nr 3A/2011 Wójta Gminy z dnia 14 stycznia 2011r., celem umożliwienia
wprowadzenia do ksiąg rachunkowych danego miesiąca wszystkich operacji
gospodarczych dokonanych w tym miesiącu, stosownie do art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29
września 1994 roku o rachunkowości ( t. j. Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.).
4.Stwierdzono:
a). załączone do raportów kasowych dochodów budżetowych oraz raportów kasowych
dochodów podatkowych dokumenty źródłowe (potwierdzające odprowadzenie gotówki z
kasy do banku) nie zawierają nr raportu kasowego oraz nr pozycji, pod którą zostały ujęte
w raportach – str. 7 protokołu kontroli;
b). w raportach kasowych dochodów budżetowych oraz w raportach kasowych dochodów
podatkowych dokumenty KP ujęto pod inną pozycją niż wpisana została na dowodach KP
– str. 7,8 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
sporządzając dokumentację kasową i przeprowadzając operacje gotówkowe w kasie
urzędu przestrzegać art. 22 ust.1 i art. 24 ust. 4 pkt.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku
o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.).
5. Stwierdzono:
a). nie przestrzeganie zasad funkcjonowania konta 223, które w ewidencji księgowej
analitycznej Urzędu wykazuje saldo Wn w kwocie 48,20 zł i saldo Ma w kwocie 120,28 zł
– str. 10, 11 protokołu kontroli;
2
b). wykazanie na koniec 2011r. salda Wn konta 130 w kwocie 538.571,93 zł, saldo nie
zostało przeksięgowane na konto 800 (jednostka posiada jeden rachunek bankowy, w
ramach którego realizuje dochody i wydatki Urzędu Gminy oraz budżetu gminy) – str. 18
protokołu kontroli.
Wnioskuję:
przestrzegać zasad funkcjonowania konta 223 w księgach rachunkowych Urzędu,
stosownie do komentarza zawartego w części II – opis kont załącznika nr 3 – plan kont dla
jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów
kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych
oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami
Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010r. Nr 128, poz. 861 ze zm.) i przyjętego ZPK.
Konto 223 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan środków pieniężnych
otrzymanych na pokrycie wydatków budżetowych, lecz niewykorzystanych do końca roku.
Saldo konta 223 ulega likwidacji poprzez księgowanie przelewu na rachunek dysponenta
wyższego stopnia środków pieniężnych niewykorzystanych do końca roku, w
korespondencji z kontem 130.
W przypadku ewidencji na koncie 130 dochodów i wydatków realizowanych bezpośrednio
z rachunku bieżącego budżetu jednostki samorządu terytorialnego dokonywać okresowego
przeksięgowania salda konta 130 w zakresie zrealizowanych wydatków na podstawie
sprawozdań budżetowych na stronę Ma konta 800, a w zakresie dochodów - na stronę Wn
konta 800, stosownie do opisu funkcjonowania tego konta zawartego w powyższej części
wyżej cyt. rozporządzenia i przyjętym ZPK.
6. Stwierdzono:
a). w księdze głównej Urzędu Gminy na dzień 31.12.2011r.:
- saldo Ma konta syntetycznego 201 wykazane zostało w wysokości 1.541,09 zł, na
podstawie ewidencji analitycznej prowadzonej do konta 201 ustalono, że należności
wynoszą 1.357,89 zł, zobowiązania 2.092,56 zł (wystąpiła niezgodność pomiędzy
ewidencją księgową syntetyczną i analityczną) – str. 11 protokołu kontroli;
- saldo Wn konta syntetycznego 221 oraz salda Ma kont syntetycznych 223 i 240
wykazane zostały jako per saldo, na podstawie ewidencji analitycznej prowadzonej do kont
221 i 240 ustalono, że na dzień 31.12.2011r. występują należności i zobowiązania – str. 11
protokołu kontroli;
b). w księdze głównej Urzędu Gminy na koniec 2010r. i początek 2011 r. salda kont
syntetycznych 221 i 240 wykazane zostały jako per saldo – str. 15 protokołu kontroli.
c). w bilansie Urzędu Gminy sporządzonym na dzień 31.12.2011r. wykazano saldo Wn
konta syntetycznego 221 (per saldo) pomniejszone o saldo Ma konta 290, saldo Ma konta
syntetycznego 201 w kwocie 1.541,09 zł, saldo Ma konta syntetycznego 223 (per saldo) –
str. 18, 19 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
konta ksiąg pomocniczych zawierające zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem
zapisów kont księgi głównej prowadzić jako system ksiąg uzgodniony z saldami i zapisami
na kontach księgi głównej, stosownie do przepisów art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 29 września
1994 roku o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.).
Na koniec okresów sprawozdawczych wykazywać dwustronne salda Wn i Ma kont 221,
240 stosownie do zasad funkcjonowania kont określonych w części II – opis kont
załącznika nr 3 - plan kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów
budżetowych rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów
jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów
budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek
3
budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010r.
Nr 128, poz. 861 ze zm.) i przyjętym ZPK.
W przypadku braku możliwości uzyskania w programie komputerowym
wykorzystywanym do prowadzenia ksiąg rachunkowych dwustronnego salda na kontach
221 i 240 zwrócić się do dostawcy programu o jego dostosowanie w wymienionym
zakresie do wymogów wyżej cyt. rozporządzenia.
Na podstawie prawidłowo prowadzonych ksiąg rachunkowych sporządzać bilans Urzędu
Gminy – jednostki budżetowej, zgodnie z wzorem sprawozdania zawartym w załączniku
Nr 5 do rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych,
państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających
siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010r. Nr 128, poz. 861 ze
zm.)
7. Stwierdzono:
bilans z wykonania budżetu gminy zawiera dane niezgodne z ewidencją księgową - str.
18 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
w celu prawidłowego i rzetelnego sporządzania bilansu z wykonania budżetu wykazywać
w odpowiednich pozycjach bilansu dane w kwotach wynikających z prowadzonych ksiąg
rachunkowych w związku z przepisami art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości (tekst
jednolity: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) i zgodnie z wzorem
sprawozdania zawartym w załączniku Nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca
2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu
państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych,
samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz
państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej
Polskiej (Dz. U. z 2010r. Nr 128, poz. 861 ze zm.).
8. Stwierdzono:
nieterminowe sporządzenie bilansu, rachunku zysków i strat oraz zestawienia zmian w
funduszu jednostki – Urzędu Gminy, tj. z datą 30.04.2012r. – str. 19 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
sprawozdania finansowe sporządzać w terminie 3 miesięcy od dnia, na który zamyka się
księgi rachunkowe, stosownie do przepisów § 24 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu
państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych,
samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz
państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej
Polskiej (Dz. U. z 2010r. Nr 128, poz. 861 z późń. zm.).
9. Stwierdzono:
nie przeprowadzono inwentaryzacji należności od kontrahentów Urzędu Gminy wg stanu
na koniec roku obrotowego, tj. 31.12.2011 r. - str. 20 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
przeprowadzać na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację należności drogą
uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach
rachunkowych jednostki stanu aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych
różnic, stosownie do przepisów art. 26 ust.1 pkt.2 i ust.3 pkt.1 ustawy z dnia 29 września
1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.).
4
10. Stwierdzono:
zaklasyfikowanie dochodów i wydatków do ujęcia w księgach rachunkowych w
nieprawidłowej klasyfikacji budżetowej, tj.:
- wpływy ze sprzedaży nieruchomości, dochody z przekształcenia prawa użytkowania
wieczystego nieruchomości w prawo własności, dochody ze sprzedaży samochodu
strażackiego - w § 0870 – str. 69, 71 protokołu kontroli;
- wydatki z tytułu diet sołtysów – w dz. 750 rozdz. 75022 – str. 46 protokołu kontroli;
- wydatki z tytułu umów zlecenie - w § 4300 – str. 48 protokołu kontroli;
- wydatek z tytułu odszkodowania za grunty – w § 4300 – str. 48 protokołu kontroli;
-wydatek z tytułu zakupu motopompy dla OSP Gąsocin – w § 6050 – str. 63 protokołu
kontroli.
Wnioskuję:
zrealizowane dochody i dokonywane wydatki klasyfikować zgodnie z zasadami
określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 roku w sprawie
szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków
pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 38, poz. 207 ze zm.).
11.Stwierdzono:
a). nie określono w karcie inwentaryzacyjnej wartości nieruchomości, tj. działki nr 163 o
pow. 0,7264 ha w obrębie Drążewo nabytej na podstawie decyzji Wojewody
Mazowieckiego Nr 400/C/11 z dnia 25.08.2011r., nie wprowadzono ww. działki do
ewidencji księgowej syntetycznej i analitycznej na stan środków trwałych (konto 011) –
str. 68 protokołu kontroli;
b).nie dokonano denominacji określonych w karcie inwentaryzacyjnej wartości
nieruchomości, tj. działek nr 131, 142/1, 144/1 o łącznej pow. 3,1724 ha w obrębie
Ciemniewko nabytych na podstawie decyzji Wojewody Mazowieckiego Nr 139/C/11 z
dnia 27.04.2011r., nie wprowadzono ww. działek do ewidencji księgowej syntetycznej i
analitycznej na stan środków trwałych (konto 011) – str. 68 protokołu kontroli;
c). nie dokonano zapisu (rozchodu) w ewidencji księgowej syntetycznej i analitycznej
prowadzonej do konta 011 z tytułu sprzedaży nieruchomości nr 162/2 w m. Chrościce oraz
sprzedaży samochodu strażackiego marki Żuk – str. 69, 71 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
określać w kartach inwentaryzacyjnych nieruchomości wartość nabywanych przez gminę
działek w drodze decyzji Wojewody Mazowieckiego, zgodnie z prawidłowym wzorem
formularza karty inwentaryzacyjnej.
Wyceny środków trwałych, w tym gruntów dokonywać stosownie do zasad określonych w
art. 28 ust. 1 pkt 1 oraz ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości(j. t. Dz.
U. z 2009r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.).
W celu ustalenia wartości nieruchomości stosować przepisy działu IV rozdziału I ustawy z
dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010r. Nr 102, poz. 651
z późń. zm.).
Ujmować w ewidencji księgowej na koncie 011 „Środki trwałe” nabywane działki według
zasad i zapisów zawartych w art. 20 ust. 1 oraz w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29
września 1994r. o rachunkowości zgodnie z którymi do ksiąg rachunkowych okresu
sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w
okresie sprawozdawczym. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w
nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Dokonywać odpowiednich zapisów
przychodu i rozchodu nabywanych i sprzedawanych składników majątkowych w ewidencji
księgowej syntetycznej i analitycznej na koncie 011 „Środki trwałe”, stosownie do zasad
funkcjonowania konta zawartych w części II – opis kont załącznika nr 3 – plan kont dla
jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów
kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
5
budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych
oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami
Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010r. Nr 128, poz. 861 ze zm.) i przyjętym ZPK.
12. Stwierdzono:
prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 011 w grupie 0 „Grunty” w sposób
uniemożliwiający ustalenie wartości początkowej poszczególnych obiektów środków
trwałych w grupie – str.72 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
ewidencję szczegółową do konta 011 w grupie 0 „Grunty” prowadzić w sposób
umożliwiający ustalenie wartości początkowej poszczególnych obiektów środków
trwałych oraz ewentualnego ich zwiększenia lub zmniejszenia zgodnie z opisem konta
zawartym w części II – opis kont załącznika nr 3 – plan kont dla jednostek budżetowych i
samorządowych zakładów budżetowych rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca
2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu
państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych,
samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz
państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej
Polskiej (Dz. U. z 2010r. Nr 128 poz. 861 ze zm.) i przyjętym ZPK.
III. BUDŻET JEDNOSTKI SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO
III.1. OGÓLNE ZAGADNIENIA DOTYCZĄCE PLANOWANIA I WYKONANIA
BUDŻETU
13. Stwierdzono:
nieterminowe regulowanie zobowiązań wynikających z faktur oraz z zawartej umowy z
tytułu wydatków bieżących – str. 48, 49, 50, 55 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
wydatków dokonywać zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o
finansach publicznych (Dz. U. z 2009r., Nr 157, poz. 1240 ze zm.) oraz przestrzegać
terminów płatności mając na uwadze art. 481 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks
cywilny (Dz. U. z 1964r., Nr 16, poz. 93 ze zm.), według którego wierzyciel może żądać
odsetek za czas opóźnienia jeżeli dłużnik opóźnia się ze spłaceniem świadczenia
pieniężnego.
III.2. DOCHODY BUDŻETOWE
14. Stwierdzono:
dokonanie przypisu podatku od środków transportowych na kontach podatników przed
złożeniem deklaracji – str. 30 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
przypisu podatku na kontach podatników dokonywać na podstawie złożonych przez
podatników deklaracji, stosownie do § 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z
dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla
organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2010r. Nr 208, poz.
1375).
15. Stwierdzono:
umorzenie zaległości podatkowej w łącznym zobowiązaniu pieniężnym w kwocie 4.000,00
zł bez zebrania materiału dowodowego wskazującego na przeprowadzenie przez organ
podatkowy wnikliwego postępowania wyjaśniającego, mającego na celu ustalenie czy
zachodzą ważne okoliczności uzasadniające zastosowanie umorzenia – str. 33 protokołu
kontroli.
6
Wnioskuję:
przestrzegać zasady wydawania decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowych po
przeprowadzeniu wnikliwego postępowania wyjaśniającego mającego na celu ustalenie
czy zachodzą przesłanki do umorzenia zaległości podatkowych, określone w art. 67 § 1
ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz. U. z 2012 r.
poz.749 ze zm.). Decyzje w tych sprawach są decyzjami opartymi na swobodnym uznaniu,
jednak powinny być poprzedzone zebraniem odpowiedniego wyczerpującego materiału
dowodowego, pozwalającego na wnikliwą i obiektywną ocenę stanu faktycznego zgodnie
z art.122 i art. 187 § 1 wyżej cyt. ustawy.
16. Stwierdzono:
nie wykazanie w sprawozdaniach Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych j.s.t.
oraz Rb-PDP z wykonania dochodów podatkowych gminy za okres od początku roku do
dnia 31.12.2011r. skutków zwolnień z podatku od środków transportowych dokonanych
Uchwałą Rady Gminy, tj. autobusów dowożących uczniów do szkół. W trakcie kontroli w
dniu 02.10.2012 r. sporządzono korekty sprawozdań Rb-27S i Rb-PDP i przekazano do
Regionalnej Izby Obrachunkowej w Warszawie – str. 34 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
w sprawozdaniach budżetowych Rb-27S i Rb-PDP wykazywać dane dotyczące skutków
udzielonych zwolnień zgodnie z dyspozycją zawartą w § 3 ust.1 pkt 10 oraz w § 7 ust. 3
załącznika Nr 39 „Instrukcja sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów
jednostek samorządu terytorialnego” rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego
2010r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010r. Nr 20, poz. 103).
III.3. WYDATKI BUDŻETOWE
17. Stwierdzono:
przekroczenie zakresu upoważnienia do dokonywania wydatków ze środków publicznych
w dz. 750 rozdz. 75075 § 4170 i w dz. 754 rozdz. 75412 § 4210 na ogólną kwotę 685,62 zł
- str. 40 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
bezwzględnie przestrzegać zapisów art. 254 pkt. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o
finansach publicznych (Dz. U. z 2009r. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), zgodnie z którym
dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym, z
uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym
przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania
najlepszych efektów z danych nakładów.
18. Stwierdzono:
Skarbnikowi Gminy w angażu z dnia 19.07.2010r. ustalono od dnia 01.01.2010r.
wynagrodzenie zasadnicze i dodatek za wysługę lat w wysokości niezgodnej z
Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 18.03.2009r. w sprawie wynagradzania
pracowników samorządowych. Porozumieniem z dnia 09 marca 2012 r. zmieniającym
warunki płacy ustalono Skarbnikowi Gminy od dnia 01.03.2012r. łączne wynagrodzenie,
w tym wynagrodzenie zasadnicze i dodatek za wysługę lat zgodnie z ww.
rozporządzeniem. W trakcie kontroli w dniu 28.08.2012 r. porozumieniem zmieniono
warunki wynagrodzenia, w tym wynagrodzenia zasadniczego i dodatku za wysługę lat
Skarbnika w okresie od 01.01.2010 r. do 28.02.2012r. zgodnie z ww. rozporządzeniem –
str. 42 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
wynagrodzenie dla Skarbnika Gminy ustalać zgodnie z § 3 ust. 2 pkt. 4 w brzmieniu
wynikającym z załącznika nr 3 TABELA III - stanowiska w urzędach gmin, miast (miast
na prawach powiatu), w starostwach powiatowych, w urzędach marszałkowskich, na
których stosunek pracy nawiązano na podstawie powołania - rozporządzenia Rady
7
Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagrodzenia pracowników
samorządowych (Dz. U. z 2009r. Nr 50, poz. 398 ze zm.).
19. Stwierdzono:
składanie przez Wójta Gminy oświadczeń o używaniu pojazdu prywatnego do celów
służbowych do jazd lokalnych niezgodnie z zawartą umową nie w każdym miesiącu za
miesiąc poprzedni, tj. za miesiąc styczeń z datą 03.03.2011r., za miesiąc marzec i kwiecień
z datą 14.06.2011r., za miesiąc czerwiec z datą 09.09.2011r. – str. 52 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
w zakresie składania oświadczeń o używaniu pojazdu prywatnego do celów służbowych
do jazd lokalnych przestrzegać zapisów § 3 ust. 4 zawartej w dniu 03.01.2011r. umowy na
używanie samochodu prywatnego do celów służbowych, z którego wynika że wysokość
ryczałtu przyznanego pracownikowi będzie obliczana w każdym miesiącu za miesiąc
poprzedni, po złożeniu przez pracownika oświadczenia o używaniu osobowego samochodu
prywatnego do celów służbowych oraz przepisów § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra
Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu
dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych,
motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy, z którego wynika, że
zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje, po złożeniu przez
pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów
służbowych w danym miesiącu (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.).
20. Stwierdzono:
a). w decyzjach przyznających dodatki mieszkaniowe do obliczenia ryczałtu na zakup
opału przyjęto nieprawidłową stawkę 1 kilowatogodziny energii elektrycznej – str. 53
protokołu kontroli;
b). do udokumentowania wydatków gospodarstwa domowego przyjęto rachunek za wodę
za okres wcześniejszy niż miesiąc, w którym złożony został wniosek – str. 53 protokołu
kontroli.
Wnioskuję:
w decyzjach przyznających dodatki mieszkaniowe:
- za wydatek, stanowiący podstawę obliczania ryczałtu na zakup opału przyjmować
równowartość kilowatogodzin energii elektrycznej według rachunku za ostatni okres
rozliczeniowy, z wyłączeniem opłaty abonamentowej oraz stałych opłat miesięcznych,
określoną w § 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 grudnia 2001 r. w sprawie
dodatków mieszkaniowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 156, poz. 1817 z późń. zm.);
- do udokumentowania wydatków w gospodarstwach domowych przyjmować rachunki za
miesiąc, w którym składany jest wniosek, stosownie do przepisów wyżej cyt.
rozporządzenia.
Dokonać zmian wydanych decyzji stosownie do art. 155 ustawy z dnia 14 czerwca 1960r.
Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz. U. z 2000r. Nr 98, poz. 1071
ze zm.).
21. Stwierdzono:
nieterminowe przekazanie części odpisu z rachunku bankowego budżetu gminy na
rachunek bankowy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych – str. 55, 56 protokołu
kontroli.
Wnioskuję:
przekazywać równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok
kalendarzowy na rachunek bankowy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w
terminie do dnia 30 września tego roku, z tym, że w terminie do dnia 31 maja tego roku
przekazywać kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów stosownie do art.
6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych
(tekst jednolity: Dz. U. z 2012 r. poz. 592 z późn. zm.).
8
III.4. ZAMÓWIENIA PUBLICZNE
22. Stwierdzono:
dokonano rozliczenia wykonanych prac dotyczących inwestycji - przebudowy
(modernizacji) drogi gminnej transportu rolnego w miejscowości Marusy, Łopacin oraz
Gutków niezgodnie z postanowieniami zawartej umowy, tj. uregulowano wynagrodzenie
wykonawcy po wystawieniu w dniu 30.10.2011r. 3 faktur, które wystawiono bez
sporządzonych 3 protokołów końcowego odbioru robót, protokoły sporządzono z datą
24.11.2011r., powyższe spowodowało wypłatę wynagrodzenia za przebudowę drogi
gminnej w miejscowości Marusy w dniu 17.11.2011r. bez potwierdzenia wykonania prac
(protokołu odbioru).
Zgodnie z zapisem w umowie zawartej z wykonawcą wynagrodzenie płatne jest po
wystawieniu 3 faktur złożonych na podstawie 3 protokołów odbioru końcowego robót str. 60, 61 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
wykonane prace rozliczać zgodnie z postanowieniami umowy. Przestrzegać zapisów
umów zawartych z wykonawcami.
23. Stwierdzono:
a). wykazanie w rocznym sprawozdaniu o udzielonych w 2011 r. zamówieniach
publicznych zamówienia udzielonego w 2012 r. w trybie przetargu nieograniczonego na
usługi, zamówienia publicznego udzielonego w 2011 r. w trybie zamówienia z wolnej ręki
na usługi w nieprawidłowej kwocie oraz nie wykazanie w powyższym sprawozdaniu 2
zamówień udzielonych w 2011r. w trybie przetargu nieograniczonego na roboty
budowlane. W dniu 01.10.2012r. sporządzona została korekta w/w sprawozdania za 2011
rok i przesłana do Prezesa UZP – str. 56 protokołu kontroli;
b). przesłanie ww. sprawozdania do Prezesa UZP po terminie, tj. w dniu 06.09.2012r. – str.
56 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
wykazywać w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach publicznych liczbę
postępowań zakończonych udzieleniem zamówienia oraz całkowitą wartość umów
zawartych w roku, którego dotyczy sprawozdanie, również w przypadku gdy umowy nie
zostały jeszcze w całości wykonane i zamawiający nie wydatkował całych kwot na jakie
zostały zawarte umowy, zgodnie z § 1 pkt 3 oraz z treścią wzoru rocznego sprawozdania
stanowiącego załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 sierpnia
2006r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych
zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. z 2006r. Nr 155, poz.
1110 ze zm.). Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach przekazywać Prezesowi
UZP w terminie do dnia 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy
sprawozdanie, stosownie do przepisów art. 98 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r.
Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 ze zm.).
24. Stwierdzono:
określenie w siwz w postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania o cenę na udzielenie
zamówienia pn. „Językowe zajęcia feryjne” terminu otwarcia ofert na 10.02.2011r., tj.
dzień następny po dniu, w którym upłynął termin składania ofert, tj. 09.02.2011r. – str. 58
protokołu kontroli.
Wnioskuję:
określać w siwz terminy składania ofert i otwarcia ofert przyjmując zasadę, iż otwarcie
ofert następuje bezpośrednio po upływie terminu do ich składania, z tym że dzień, w
którym upływa termin składania ofert, jest dniem ich otwarcia, zgodnie z art. 86 ust. 2
9
ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z
2010r. Nr 113, poz. 759 ze zm.).
25.Stwierdzono:
nie wezwano wykonawcy, który złożył ofertę w prowadzonym postępowaniu w trybie
zapytania o cenę na udzielenie zamówienia pn. „Językowe zajęcia feryjne” do uzupełnienia
dokumentów wymaganych w siwz w związku ze złożeniem przez niego nieaktualnego
zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej – str. 58 protokołu
kontroli.
Wnioskuję:
wzywać wykonawców, którzy nie złożyli wymaganych w siwz dokumentów do ich
uzupełnienia, stosownie do art. 26 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień
publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 ze zm.).
26. Stwierdzono:
nie zamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu publicznym na realizację zadania p.n.
„Remont świetlicy wiejskiej w Ciemniewie” na stronie internetowej Urzędu Gminy – str.
63 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
ogłoszenie o zamówieniu zamieszczać na stronie internetowej zamawiającego, stosownie
do przepisów art. 40 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych
(tekst jednolity: Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 ze zm.).
IV. GOSPODARKA MIENIEM
27. Stwierdzono:
brak udokumentowania doręczenia faktur za czynsz z tytułu najmu lokalu użytkowego,
przy określeniu w umowie terminu płatności w sposób powiązany z faktem doręczenia
faktury – str. 71 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
w przypadku uzależnienia terminu płatności czynszu od daty doręczenia faktury,
dokumentować fakt doręczenia celem ustalenia daty od której nalicza się odsetki za
opóźnienie w płatności, stosownie do przepisów art. 481 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia
1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93 z poźń. zm.).
28.Stwierdzono:
wystawienie faktur za czynsz z tytułu najmu lokalu użytkowego w terminie
uniemożliwiającym regulowanie czynszu w terminie określonym w umowie najmu – str.
71 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
wystawiać faktury za czynsz z tytułu najmu lokali w terminie umożliwiającym zapłatę
czynszu zgodnie z terminem określonym w umowie najmu.
V. ROZLICZENIA JEDNOSTKI SAMORZĄDU
JEDNOSTKAMI ORGANIZACYJNYMI
TERYTORIALNEGO
Z
29. Stwierdzono:
brak podpisu głównego księgowego na sprawozdaniach budżetowych Rb-27S i Rb-28S za
2011r. jednostki budżetowej - Zakładu Komunalnego w Komorach Dąbrownych, księgi
rachunkowe zakładu prowadzone są przez osoby nie będące pracownikami zakładu,
wykonujące powyższe czynności na podstawie zawartych umów zlecenie – str. 75
protokołu kontroli.
10
Wnioskuję:
stosownie do przepisów art. 54 ust. 1 w związku z art. 53 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009
r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) zobowiązać kierownika
jednostki budżetowej – Zakładu Budżetowego do powierzenia na piśmie pracownikowi
jednostki określonych obowiązków i odpowiedzialności w zakresie gospodarki finansowej, w
tym w zakresie prowadzenia rachunkowości i wykonywania dyspozycji wskazanych w art. 54
ust.1 pkt. 1-3 ustawy o finansach publicznych. Na mocy art. 53 ust. 1 ustawy o finansach
publicznych za całość gospodarki finansowej jednostki odpowiada kierownik tej jednostki, a
na podstawie art. 4 ust. 5 w związku z ust. 3 pkt. 2-6 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o
rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) kierownik jednostki
ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości
określonych ustawą.
Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialnym jest:
-
Wójt Gminy (Kierownik Urzędu, Organ Podatkowy);
Skarbnik Gminy (Główny Księgowy).
Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992r. o
regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113 j.t.) - Regionalna Izba
Obrachunkowa w Warszawie oczekuje zawiadomienia o wykonaniu wniosków
z wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od
daty jego doręczenia.
Przekazując powyższe, proszę jednocześnie o zapoznanie z treścią wystąpienia
pokontrolnego Radnych na najbliższej sesji Rady Miejskiej.
Na podstawie art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do
wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Wójtowi prawo zgłoszenia
zastrzeżenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia
pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby.
Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną
jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie.
Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych
podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.
Prezes
/-/
mgr Wojciech Balcerzak
Otrzymują:
1/ adresat
2/ Rada Gminy w Sońsku
3/ a/a
11