05.03.2015 r. Zarządzanie zmianą – poradnik dla firm

Informacja prasowa: 05.03.2015 r.
Zarządzanie zmianą – poradnik dla firm
„Jedyną stałą rzeczą w organizacji jest
zmiana” - to bardzo znane powiedzenie,
jednak paradoksalnie, mało kto potrafi
przyjąć
je
z
dobrodziejstwem
inwentarza. Każda zmiana, zarówno w
skali mikro, jak i marko niesie ze sobą
konieczność reakcji managerów. Jednak
–
reaktywność
to
za
mało.
Zarząd
organizacji powinien wręcz antycypować
zmiany i na bieżąco monitorować ich
przebieg.
Pozostawienie
spraw
„ich
biegowi” to prosta droga do zapaści
organizacyjnej. Jak zarządzać zmianą – przeczytaj porady ekspertów.
Problem ze zmianami polega na tym, że jest ich dużo, występują w wielu odmianach i towarzyszą
organizacjom na każdym etapie ich działania. Zmiany mogą być indukowane czynnikami zewnętrznymi np.
zmianą prawa bądź wewnętrznymi np. wdrożenie nowego systemu informatycznego. Niektóre ze zmian
mogą być efektem planów i intencji zarządu, inne będą z kolei reakcją na stan przed-kryzysowy. Na przykład
dla producentów jabłek takim stanem jest embargo nałożone przez Rosję.
Jak widać codzienność
managerów przypomina raczej zarządzanie zmianami, a nie jedną zmianą. Procesualny charakter zmian
nakłada na szefostwo firmy dodatkowe obciążenia i konieczność ciągłego monitorowania efektów wdrożenia.
Nie łam lęku, przepracuj go
Obecnie w polskich firmach jedną z powszechniejszych zmian (wyłączając kwestie związane z zasobami
ludzkimi) jest wdrażanie nowych narzędzi informatycznych, bądź wymiana istniejących na nowe wersje.
Mamy z tym do czynienia także w sektorze publicznym w związku z postępującą informatyzacją urzędów i
np. bibliotek. Ten rodzaj zmiany na zwykle dwa zasadnicze cel: zwiększenie efektywności działania
organizacji oraz zwiększenie wygody użytkowników. Wdrożenie nowych rozwiązań bywa jednak najeżone
trudnościami – pomijając aspekty stricte techniczno-organizacyjne, managerowie muszą radzić sobie jeszcze
z oporem pracowników, którzy wcale nie są otwarci na nowości. Zmiany wymagają od nich często nauczenia
się nowych rzeczy, zejścia z utartych ścieżek mogą wywołać też obawy o pozycję zajmowaną w hierarchii
firmy i strach przed bycie „zastąpionym komputerami”. Łamanie oporu pracowników nie ma sensu – trzeba
ten etap po prostu przepracować. Jak? uwzględniając w zmianie czynnik ludzki i podchodząc do problemu w
sposób zorganizowany.
Startuj z planem i szkoleniami
Zarządzanie zmianą wymaga w pierwszej kolejności dobrego planu – nawet jeżeli konieczność zmiany została
wymuszona z zewnątrz, bądź mamy na jej wdrożenie niewiele czasu. W planie tym należy zawrzeć też
aspekt komunikacyjny, związany z wewnętrznymi relacjami z załogą. Pracownicy powinni zawczasu wiedzieć,
że firmę czekają zmiany, które swym zakresem obejmą także ich. – Przed wdrożeniem rozwiązania warto
wskazać pracownikom korzyści jakie wniesie wprowadzenie nowych technologii – mówi Dariusz Jarczyński z
PrimeSoft Polska, dostawcy systemu V-Desk. – W przypadku systemów takich jak elektroniczny obieg
dokumentów pracownicy otrzymują narzędzie, które zwiększa ich efektywność poprzez skrócenie czasu
obsługi oraz ułatwia i porządkuje codzienną pracę – dodaje Jarczyński. Specjalista radzi też by zatroszczyć
się o przeszkolenie załogi – boimy się tego czego nie znamy. Firmy, które oferują rozwiązania powinny wyjść
z inicjatywą przeszkolenia naszych pracowników z ich użytkowania. Takie szkolenia dadzą pracownikom
poczucie bezpieczeństwa i pozwolą szybciej czerpać korzyści z nowych systemów.
Monitoruj, wspieraj, zwyciężaj
Jak wspominano wyżej, zarządzanie zmianą wymaga też regularnego monitoringu tego procesu – kontrola
wdrożenia powinna być elementem planu. Tutaj powraca czynnik ludzki – to pracownicy. Osoby co dzień
pracujące z danym systemem będą bardzo dobrym źródłem informacji o jego funkcjonowaniu. Warto
uzyskać od nich feedback – można zrobić to za pomocą anonimowych ankiet, w ten sposób po pierwsze
pokażemy pracownikom, że zależy nam na ich opinii, a po drugie będziemy wiedzieć jak nowe rozwiązanie
sprawdza się w praktyce. W razie trudności można zawsze przeprowadzić szkolenia uzupełniające.
Zarządzanie zmianą to wyzwanie, które właściciele firm podejmują każdego dnia. Jeśli podejdą do niego z
sposób planowy i przemyślany mają szansę na osiągniecie sukcesu. Nie można jednak spocząć na laurach –
w końcu na miejsce jednej zmiany szybko pojawią się inne.
-Dystrybucja materiałów:
Agata Gajewy
[email protected]
kom./+48/730-311-116