obieg dokumentów w powiatowym inspektoracie nadzoru

OBIEG DOKUMENTÓW W POWIATOWYM INSPEKTORACIE NADZORU
BUDOWLANEGO W KĘTRZYNIE
§1
W obiegu dokumentów obowiązują następujące zasady:
1/ akta spraw, pisma, dokumenty przechodzą przez niezbędne punkty zatrzymania,
2/ poszczególne etapy wewnętrznego obiegu dokumentów odbywają się w trybie określonym
w instrukcji kancelaryjnej,
3/ sprawy pilne /telegramy, faksy/ przedkłada się niezwłocznie Powiatowemu Inspektorowi
Nadzoru Budowlanego,
4/ w korespondencji obowiązują oznaczenia podane w schemacie graficznym,
5/ pisma i akty normatywne oznacza się pieczęciami według wzorów podanych w instrukcji
kancelaryjnej.
§2
1/ Korespondencja wpływająca do Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego
jest rejestrowana w sekretariacie i przekazywana do Powiatowego Inspektora Nadzoru
Budowlanego w celu zadekretowania.
1a/ zadekretowana korespondencja wraca do sekretariatu i po uzupełnieniu zapisów w
dzienniku
korespondencji
jest
przekazywana
niezwłocznie
na stanowiska pracy,
1b/ zaewidencjonowana i zadekretowana korespondencja trafia na stanowisko wykonawcy
najpóźniej następnego dnia. Korespondencja opatrzona klauzulą „pilne”, trafia na stanowisko
wykonawcy w dniu zadekretowania,
1c/ korespondencja adresowana imiennie na Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego
przekazywana jest inspektorowi bez otwierania,
1d/ korespondencja wpływająca, adresowana imiennie, przekazywana jest osobie do której
została zaadresowana.
2. Korespondencja wychodząca z Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego.
2a/ Wszelka korespondencja przygotowana do wysyłki przekazywana jest do sekretariatu,
2b/ jako przesyłki polecone wysyłane są istotne sprawy związane z prowadzonym
postępowaniem administracyjnym lub sądowym, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru te, o
których mówi kodeks postępowania administracyjnego, pozostała korespondencja jest
wysyłana listami zwykłymi,
2c/ sekretariat prowadzi rejestr wysyłek i wpływów korespondencji (książka korespondencji,
książka doręczeń)
2d/ pisma przygotowane do wysyłki powinny być napisane językiem prostym i zrozumiałym
dla adresata,
2e/ w pismach wysyłanych należy zamieścić dane o osobie prowadzącej sprawę /imię i
nazwisko, telefon, nr pokoju/,
2f/ na kopercie w lewym rogu pod pieczątką PINB /logo/ zamieszcza się symbol pisma oraz
oznacza przesyłki polecone – wyrazem „polecony”, pisma za zwrotnym potwierdzeniem
odbioru zaopatruje się w druk zwrotu i podkleja na odwrocie koperty,
2g/ dla każdej rozpoczynanej sprawy w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego
zakłada się teczkę „akta sprawy.......”,
3. Po wprowadzeniu oprogramowania komputerowego, korespondencja wpływająca
będzie rejestrowana i przekazywana przez kancelarię ogólną według zasad określonych
programem komputerowym. Pozostałe zasady pozostają bez zmian.
SCHEMAT GRAFICZNY
Przyjęcie korespondencji
SEKRETARIAT
Przekazanie do dekretacji
POWIATOWY INSPEKTOR
NADZORU BUDOWLANEGO
Przekazanie do rozdzielenia
SEKRETARIAT
Przekazanie osobom wg dekretacji
REFERENT
Kętrzyn, 01.01.1999 r.
REFERENT
MŁ. INSPEKTOR