Zarządzanie nieruchomością wspólnoty mieszkaniowej I

Zarządzanie nieruchomością wspólnoty mieszkaniowej
w świetle
Ustawy o własności lokali z dnia 24 czerwca 1994 r. (Dz. .U z 2000 r. Nr 80, poz. 903
tekst jednolity z późn. zmianami) Ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r o gospodarce
nieruchomościami. (Dz.U.z 2004 r.Nr 261, poz. 2603 z późn. zmianami) oraz
Ustawy z dnia 15 lutego 1992 r.o podatku dochodowym od osób prawnych.
( Dz.U.2000.54..654 z późn .zmianami.)
I). Organizacja wspólnoty mieszkaniowej
Wspólnota Mieszkaniowa jest zrzeszeniem utworzonym z mocy prawa przez
właścicieli lokali w określonej nieruchomości w celu wspólnego zarządzania tą
nieruchomością. Jedynym prawnym reprezentantem wspólnoty wobec właścicieli
lokali i na zewnątrz jest wybrany przez właścicieli Zarząd. W oparciu o uchwałę
wspólnoty i zawartą na jej podstawie umowę uprawnienia Zarządu realizuje na
bieŜąco w granicach upowaŜnień zarządca nieruchomości. Wspólnota działa na
podstawie przepisów ustawy owl oraz własnego statutu regulującego - na uŜytek
wspólnoty - kwestie nie ujęte lub niedostatecznie sprecyzowane w obowiązujących
przepisach.
Prawidłowe, zgodne z obowiązującym prawem i bezkonfliktowe funkcjonowanie
wspólnoty mieszkaniowej uzaleŜnione jest w szczególności od tego, w jaki sposób ją
zorganizujemy, jeŜeli nie dopełnimy wszystkich formalności, powstałe
nieprawidłowości mogą właścicielom w znaczny sposób utrudnić Ŝycie, stanowić
źródło nieporozumień, których przecieŜ moŜna uniknąć.
PoniŜej przedstawiono podstawowe czynności, które konieczne są do podjęcia, aby
wspólnota mieszkaniowa mogła poprawnie działać.
1. Wybór Zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej:
Wspólnota Mieszkaniowa nie ma osobowości prawnej, jednak moŜe pozywać i być
pozywaną, zaciągać zobowiązania, zawierać umowy, etc. Czynności tych, w jej
imieniu, dokonuje organ Wspólnoty - zarząd wspólnoty mieszkaniowej lub
zarządca na mocy stosownych pełnomocnictw.
W oparciu o art. 20 ustawy o własności nakładający na właścicieli obowiązek
podjęcia uchwały o wyborze kilkuosobowego zarządu składającego się tylko
i wyłącznie z osób fizycznych, w jego skład mogą wchodzić właściciele lokali, ale
równieŜ osoby spoza ich grona, członkiem takiego zarządu nie moŜe być osoba
prawna – spółka prawa handlowego,
Osoby prawne mogą natomiast administrować obiektem - o ile wspólnota
mieszkaniowa zleci wykonywanie tych czynności. W tym miejscu bardzo istotna
uwaga - często właściciele lokali dokonują wyboru zarządu, zarząd zaś zleca
administrowanie profesjonalnemu zarządcy, tj. zawiera stosowną umowę w tym
zakresie w oparciu o podjętą uchwałę, w której upowaŜnią zarząd wspólnoty
mieszkaniowej do zlecenia bieŜącego administrowania nieruchomością wspólną.
Działanie zarządu lub zarządcy bez zgody właścicieli lokali stanowi bowiem
przekroczenie zarządu zwykłego, na co wskazuje liczne orzecznictwo sądowe.
Zebranie wspólnoty mieszkaniowej
Zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej
Zarządca nieruchomości
( zleceniobiorca)
Współwłaściciel
nieruchomości
Współwłaściciel
nieruchomości
Współwłaściciel
nieruchomości
Współwłaściciel
nieruchomości
Współwłaściciel
nieruchomości
Rys.1 Przykładowy schemat organizacji wspólnoty mieszkaniowej
2. Uchwalanie planu gospodarczego na dany rok, podejmowanie uchwały
o wysokości miesięcznych zaliczek, o sposobie prowadzenia ewidencji
pozaksięgowej kosztów i o utworzeniu i gromadzeniu funduszu
remontowego:
Po dokonaniu wyboru organu, który będzie reprezentował wspólnotę , właściciele
lokali powinni w pierwszej kolejności podjąć uchwały o zatwierdzeniu planu
gospodarczego oraz wysokości miesięcznych zaliczek na dany rok obrachunkowy,
jak równieŜ sposobie prowadzenia ewidencji pozaksięgowej kosztów.
Ustalenie kosztów na utrzymanie nieruchomości wspólnej stanowi bowiem czynność
przekraczającą zarząd zwykły nieruchomości, na co wskazuje brzmienie art. 22, ust.
3, pkt 1,2,3 ustawy o własności lokali.
Zarząd wspólnoty mieszkaniowej lub zarządca, na mocy uchwały wspólnoty
i zawartej umowy o zarządzanie obowiązany jest prowadzić dla nieruchomości
wspólnej ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz
zaliczek wpłacanych na pokrycie tych kosztów, jak równieŜ rozliczeń z innych
tytułów. Sposób prowadzenia tej ewidencji powinni określić właściciele w formie
uchwały.
Właściciele lokali obowiązani są utrzymywać nieruchomość w stanie
niepogorszonym, dlatego bardzo waŜne jest, aby juŜ na początku funkcjonowania
wspólnoty mieszkaniowej utworzyć fundusz remontowy, na który współwłaściciele
dokonywać będą comiesięcznych wpłat, co umoŜliwi wykonywanie remontów
bieŜących z zaoszczędzonych środków i bieŜące uzasadnione inwestowanie w tę
nieruchomość.
3. Zgłoszenie wspólnoty mieszkaniowej w urzędzie statystycznym oraz
urzędzie skarbowym celem nadania numerów REGON oraz NIP:
Wspólnota mieszkaniowa nie jest wpisywana do rejestru sądowego, nie
rejestrujemy jej równieŜ w ewidencji działalności gospodarczej.
Zarząd lub zarządca na mocy uchwały wspólnoty i zawartej umowy obowiązany
jest zgłosić wspólnotę w Głównym Urzędzie Statystycznym celem nadania jej
numeru REGON, powinien dokonać tej czynności w terminie 14 dni od jego
ukonstytuowania. Zgłoszenia tego dokonuje się na druku RG - 1 i załącza kserokopie
stosownych uchwał.
Następnie, nie później niŜ po upływie miesiąca od nadania nr REGON,
przedstawiciele wspólnoty mieszkaniowej lub zarządca winni udać się do urzędu
skarbowego właściwego według miejsca połoŜenia nieruchomości, gdzie wspólnocie
mieszkaniowej nadany zostanie numer NIP. NaleŜy wypełnić stosowne formularze
zgłoszeniowe NIP 2 (do formularza załącza się kserokopie wymaganych uchwał
wspólnoty, zaświadczenie REGON oraz stosowne pełnomocnictwa.
4. Wspólnota mieszkaniowa zakłada rachunek bankowy:
Po otrzymaniu numerów REGON i NIP przedstawiciele wspólnoty lub zarządca
na mocy uchwały wspólnoty i zawartej umowy obowiązany jest złoŜyć stosowne
dokumenty w wybranym banku i następnie zawrzeć z nim umowę na prowadzenie
rachunku bankowego. Posiadaczem takiego rachunku jest wspólnota mieszkaniowa
a nie np. zarząd. Zmiana zarządu lub zarządcy nie będzie zatem pociągać za sobą
konieczności otwarcia nowego konta dla wspólnoty, zmieniają się wówczas jedynie
osoby uprawnione do dysponowania rachunkiem, na który właściciele lokalu
wpłacają zaliczki, z tego konta zarząd, bądź zarządca regulował będzie
zobowiązania wspólnoty mieszkaniowej.
5. Wspólnota mieszkaniowa zawiera umowy
Zarząd wspólnoty mieszkaniowej lub zarządca na mocy uchwały wspólnoty
i zawartej umowy zobowiązany jest do zawarcia w jej imieniu umów, które umoŜliwią
bieŜące funkcjonowanie nieruchomości, a więc o dostawę energii elektrycznej, wody,
na konserwację obiektu, wywóz nieczystości, dostawy ciepła, etc.
II). Zadania zarządcy nieruchomości w świetle zawartych umów
o zarządzanie nieruchomościami a poszczególnymi wspólnotami
mieszkaniowymi.
1. Zadania ogólne Zarządcy nieruchomości – zleceniobiorcy w świetle
zawartych umów o zarządzanie nieruchomością zawartych ze wspólnotami:
Zarządca nieruchomości:
− ponosi pełną odpowiedzialność za zarządzanie nieruchomością wspólną
zgodnie z zasadami prawidłowej i racjonalnej gospodarki.
− w imieniu i na rzecz wspólnoty wykonuje czynności zwykłego zarządu.
− nie jest upowaŜniony do podejmowania w odniesieniu do nieruchomości
wspólnej jakichkolwiek czynności przekraczających zakres zwykłego
zarządu.
− podjęcie czynności przekraczającej zwykły zarząd nieruchomością
wymaga uchwały ogółu właścicieli.
− Dysponuje Funduszem Remontowym w ramach pełnomocnictwa
udzielonego uchwałą wspólnoty mieszkaniowej.
− zbiera i negocjuje korzystne dla wspólnoty warunki, przedkłada Zarządowi
wspólnoty do akceptacji - oferty firm, z którymi ma zamiar zawrzeć
umowę.
− w przypadku nagłej awarii, przekraczającej zakres bieŜącej konserwacji,
zagraŜającej bezpieczeństwu ludzi i mienia, a takŜe groźby powiększenia
szkody, moŜe samodzielnie do kwoty 1000 zł opłacić niezbędne wydatki.
− ma obowiązek niezwłocznie powiadomić zarząd wspólnoty o zdarzeniu,
o którym mowa w ustępie poprzednim.
− ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą w stosunku do wspólnoty
za szkody powstałe w wyniku własnych działań lub zaniechań oraz
za działania i zaniechania osób, którym powierzył wykonanie zlecenia, jak
za działanie własne.
2. Zadania szczegółowe do realizacji przez komórki organizacyjne i właściwe
słuŜby zarządcy nieruchomości:
a. w zakresie spraw organizacyjno-prawnych
− prowadzenie aktualnego wykazu lokali i ich właścicieli oraz przypadających
im udziałów w nieruchomości wspólnej,
− reprezentowanie wspólnoty przed organami sądowymi, administracyjnymi
i innymi instytucjami w sprawach związanych z zarządem nieruchomością
wspólną,
− konfrontowanie stanu prawnego ze stanem faktycznym nieruchomości
i jego aktualizowanie,
− zwoływanie i obsługa zebrań właścicieli lokali, w tym przygotowanie
miejsca na zebranie i kart do głosowania oraz powiadamianie właścicieli
lokali o treści uchwał podjętych w drodze indywidualnego zbierania głosów,
a takŜe czynności związanych z prowadzeniem korespondencji
z właścicielami lokali,
− przechowywanie,
zabezpieczenie
i
archiwizowanie
dokumentów
dokumentacji dotyczącej nieruchomości wspólnej,
− prowadzenie
spraw
wspólnoty
mieszkaniowej
na
zewnątrz,
w stosunkach pomiędzy właścicielami a Zleceniodawcą, wydawanie
zarządzeń porządkowych oraz zgody na wykonywanie dodatkowych
instalacji tj. telewizja kablowa, Internet itp. w zakresie dotyczącym
nieruchomości wspólnej, po uzyskaniu uprzednio zgody Zleceniodawcy
− zawieranie umów w imieniu i na rzecz Zleceniodawcy, wydawanie
poświadczeń bądź zaświadczeń właścicielom lokali
b. w zakresie obsługi eksploatacyjno-administracyjnej i technicznej
− prowadzenie ksiąŜki obiektu budowlanego oraz dokumentacji technicznej
nieruchomości wspólnej w sposób prawem przewidziany,
− sprawowanie inwestorskiego nadzoru budowlanego w zakresie prac
remontowo-budowlanych realizowanych przez innych wyłonionych
wykonawców.
− nadzór nad utrzymaniem w naleŜytym porządku i czystości: pomieszczeń
i urządzeń budynku słuŜących do wspólnego uŜytku właścicieli lokali,
terenów zielonych i podwórka naleŜących do nieruchomości oraz dróg
i chodników przynaleŜnych do nieruchomości (w świetle ustawy
o utrzymaniu porządku i czystości w gminach z dnia 13 września
1996 roku (Dz. U z 1996 r. Nr 132, poz. 622 z późn. zm.),
− sprawowanie nadzoru nad pracą osób i podmiotów świadczących pracę
lub usługi na rzecz wspólnoty, między innymi w zakresie: bieŜącej
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
konserwacji powierzonego budynku i wszelkich urządzeń w nim
znajdujących się, remontów bieŜących, napraw, konserwacji i modernizacji
instalacji wewnętrznej zimnej wody, kanalizacji sanitarnej i deszczowej,
instalacji elektrycznej, oświetlenia, instalacji gazowej, wentylacji
i przewodów kominowych oraz innych instalacji i urządzeń będących
własnością wspólnoty - zgodnie z przepisami prawa budowlanego,
przechowywanie dokumentacji technicznej nieruchomości (projektowej,
powykonawczej i bieŜącej oraz prowadzenie dokumentacji technicznej
nieruchomości w tym ksiąŜek obiektów budowlanych zgodnie
z obowiązującymi przepisami),
zapewnienie prawidłowego uŜytkowania budynków i lokali polegające
na terminowym prowadzeniu kontroli technicznych i okresowych
przeglądów nieruchomości i urządzeń stanowiących jej wyposaŜenie
techniczne zgodnie z wymogami prawa budowlanego i warunkami
ewentualnych gwarancji poprzez zlecanie wykonania prac właściwym
firmom posiadającym stosowne uprawnienia w tym zakresie,
bieŜąca obsługa eksploatacyjna nieruchomości w tym reprezentacja
Wspólnoty przed kontrahentami i usługodawcami w zakresie dostawy
mediów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania nieruchomościami
oraz zapewnienia usług komunalnych,
zapewnienie utrzymania budynków wraz z całą infrastrukturą techniczną
w naleŜytym stanie technicznym i estetycznym, realizacja usług
w zakresie konserwacji, bieŜących napraw, pogotowia technicznego oraz
usuwania skutków awarii w nieruchomości wspólnej,
zabezpieczenie przeciwpoŜarowe nieruchomości poprzez zawarcie umów
i nadzór nad realizacją tych umów przez usługodawców uprawnionych
do konserwacji systemów zabezpieczeń i urządzeń ppoŜ. w budynkach,
zapewnienie niezbędnego i wymaganego wstępu do wszelkich
pomieszczeń ogólnych budynku oraz podjęcie czynności mających na celu
udostępnienie przez właścicieli lokali mieszkalnych w przypadkach awarii,
przeprowadzenia stosownych przeglądów, konserwacji, napraw, bądź
remontów,
wybór wykonawców i usługodawców, przygotowanie projektów umów
i zleceń, negocjowanie warunków wykonania prac związanych z bieŜącą
obsługą nieruchomości oraz pracami inwestycyjnymi,
wskazanie niezbędnych działań w zakresie prac remontowych
i inwestycyjnych oraz sprawowanie nadzorów nad ich wykonywaniem
zgodnie z przepisami prawa budowlanego,
likwidacja awarii, a następnie usuwanie skutków i przyczyn awarii
urządzeń oraz instalacji wewnętrznych nieruchomości wspólnej, przy czym
zakres robót powinien być kaŜdorazowo uzgadniany z Zarządem
wspólnoty,
kontrola wykonania i rozliczanie umów o dostawę energii elektrycznej,
zimnej wody i odprowadzenia ścieków, wywozu śmieci, domofonu, opłat
za media dostarczane bezpośrednio do lokali mieszkalnych i uŜytkowych
(opłat eksploatacyjnych), opłat za roboty i usługi związane
z nieruchomością wspólną i świadczonych na rzecz nieruchomości
wspólnej, oraz innych umów zawartych przez Zleceniodawcę,
przygotowanie i sporządzenie projektu rocznego planu gospodarczego
w tym planu przychodów i wydatków z Funduszu Remontowego,
− udzielanie kaŜdemu z właścicieli na jego Ŝądanie wyczerpujących
informacji o sprawach dotyczących zarządzania nieruchomością wspólną
i rozliczeniach,
c. w zakresie obsługi finansowo - księgowej
− dokonywanie rozliczeń poprzez rachunek bankowy Wspólnoty
Mieszkaniowej, gromadzenie wpłat na fundusz remontowy w sposób
zapewniający ich księgowe wyodrębnienie,
− ewidencjonowanie wszelkich kosztów oraz kosztów bankowych i odsetek
oraz ustalanie stanu funduszu remontowego,
− windykacja naleŜności stanowiących naleŜności, poŜytki oraz inne
przychody z nieruchomości wspólnej,
− dokonywanie miesięcznego rozliczania wpłaconych przez właścicieli
zaliczek na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną i pokrycie
świadczeń oraz wpłat na fundusz remontowy.
− prowadzenie na własny koszt księgowości finansowej dla nieruchomości
wspólnej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym:
sporządzanie rocznego sprawozdania finansowego, sporządzanie
i składanie odpowiednich sprawozdań i deklaracji we właściwych
urzędach, sporządzanie pozaksięgowej ewidencji kosztów zarządu
nieruchomością wspólną
oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych
kosztów,
− sporządzanie rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej
zgodnie z dyspozycją wspólnoty określającą zakres i formę tej ewidencji,
− przygotowywanie
informacji
o
zrealizowaniu
rocznego
planu
gospodarczego uwzględniającego równieŜ korekty do tego plan,
z podziałem kosztów na poszczególnych właścicieli,