konkurs na działania platformy

IOM Międzynarodowa Organizacja do Spraw Migracji realizując projekt „Zwiększanie efektywności zarządzania
migracjami w Polsce”, współfinansowany przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z
nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej, ogłasza konkurs ofert na:
ORGANIZACJĘ DWUDNIOWEJ KONFERENCJI
w terminie 15-16 GRUDNIA 2016 r. w Warszawie
I. ZAKRES PRZEDMIOTOWY ZAPYTANIA OFERTOWEGO
Oferent powinien w przedmiocie swojej oferty uwzględnić następujące produkty i usługi:
1) Wynajem klimatyzowanej sali konferencyjnej w dniach 15-16 grudnia 2016r., mogącej komfortowo
pomieścić ok. 100 osób w ustawieniu teatralnym (prosimy o podanie powierzchni oferowanej sali oraz o
przesłanie jej zdjęć), według poniższych wskazań:
Dzień I (15.12.2016)
- godz. 11:00 – 16:30
Dzień II (16.12.2016)
- godz. 10:00 – 16:00
Wyposażenie sali powinno obejmować:
- część prezydialna na podeście (stół, krzesła konferencyjne, woda itp.)
- mównica z pełnym podłączeniem multimedialnym i nagłośnieniem;
- nagłośnienie z mikrofonów umieszczonych w części prezydialnej, dogodne dla prowadzenia debaty oraz 3
mikrofony przenośne, umożliwiające zabranie głosu z sali;
- sprzęt wraz z obsługą techniczną: rzutnik multimedialny, ekran i laptop z pilotem do zdalnego zmieniania
slajdów, głośniki, Internet WI-FI, flipchart z markerami;
- sprzęt do tłumaczenia symultanicznego (tłumaczenie z jednego języka, 2 tłumaczy). Tłumaczy Zamawiający
zapewnia we własnym zakresie;
- oświetlenie wraz z regulacją;
- około 10 dodatkowych stołów rozstawionych w sali konferencyjnej, podczas części wydarzenia, zgodnie z
finalnym programem konferencji;
- recepcję przed oferowaną salą konferencyjną do rejestracji uczestników konferencji;
- dostęp do szatni;
- oznakowanie sali i ciągów komunikacyjnych (zgodne z wytycznymi Zamawiającego), umożliwiające
uczestnikom sprawne dotarcie na konferencję.
2) Ciągła przerwa kawowa wraz z poczęstunkiem, serwowana na zewnątrz sali konferencyjnej, dla ok. 100
osób w dniach 15-16 grudnia 2016 r. (świeżo parzona kawa i herbata, cukier, cytryna, mleko/śmietanka, woda
gazowana i niegazowana, 2 rodzaje soków, co najmniej 2 przekąski na słodko i co najmniej 2 przekąski na słono
dla każdego uczestnika konferencji) z obsługą kelnerską przez cały czas trwania konferencji.
3) Lunch bufetowy, zasiadany, w formie szwedzkiego stołu, serwowany na zewnątrz sali konferencyjnej, dla ok.
100 osób w dniach 15-16 grudnia 2016 r., z obsługą kelnerską (co najmniej 4 ciepłe dania główne - w tym 2
wegetariańskie niezawierające mięsa i ryb), co najmniej 4 rodzaje zimnych przystawek - w tym 2
wegetariańskie niezawierające mięsa i ryb, co najmniej 4 rodzaje deserów, kawa, herbata, woda gazowana i
niegazowana, co najmniej 2 rodzaje soków – w ilości stosownej do liczby uczestników konferencji;
4) Nocleg ze śniadaniem dla około 10 osób z 14 na 15.12.2016 i dla około 50 osób z 15 na 16.12.2016r., w
pokojach 1-osobowych wyposażonych w ogrzewanie, dostęp do Internetu, telefon oraz łazienkę z prysznicem
lub wanną.
Projekt „Zwiększanie efektywności zarządzania migracjami w Polsce” jest współfinansowany przez Szwajcarię
w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej.
Lokalizacja – zarówno miejsce organizacji konferencji, jak i miejsce oferowanych noclegów (preferowane
zlokalizowanie w 1 obiekcie), powinny być zlokalizowane w centrum Warszawy z dogodnym dostępem
połączeń komunikacyjnych z Dworcem Centralnym.
II. INFORMACJE O ZLECAJĄCYM
Międzynarodowa Organizacja do Spraw Migracji (IOM) jest organizacją międzyrządową, która zrzesza 165
państw. IOM działa w myśl zasady, że uporządkowane migracje z poszanowaniem praw człowieka przynoszą
korzyści migrantom, krajom i społeczeństwom. Na mocy swego mandatu IOM działa na rzecz zarządzania
migracjami w sposób uporządkowany i humanitarny, promowania współpracy międzynarodowej w dziedzinie
migracji i ułatwiania znajdywania praktycznych rozwiązań dla kwestii migracyjnych. Udziela również pomocy
humanitarnej migrantom w potrzebie. Konstytucja IOM wyraźnie podkreśla wzajemny związek między
migracją a rozwojem ekonomicznym, społecznym i kulturowym oraz uznaje prawo do swobodnego
przemieszczania się osób. Biuro IOM w Polsce działa od 1992 roku. Dodatkowe informacje na temat organizacji
są dostępne na stronie internetowej www.iom.int.
III. ZASTRZEŻENIA
Międzynarodowa Organizacja do spraw Migracji (IOM) zaprasza wszystkie zainteresowane firmy do składania
ofert, z następującymi zastrzeżeniami:
a) IOM zastrzega sobie prawo skontaktowania się tylko z wybranymi oferentami;
b) IOM zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia negocjacji z wybranymi oferentami;
c) IOM zastrzega sobie prawo do przedłużenia terminu składania ofert wg własnego uznania;
d) Złożenie oferty przez Oferenta nie może być podstawą do jakichkolwiek roszczeń w stosunku do IOM;
e) IOM zastrzega sobie – bez konieczności podawania przyczyn – prawo odstąpienia od rozpatrywania
otrzymanej oferty zarówno w odniesieniu do całości jak i jej poszczególnych elementów;
f) IOM zastrzega sobie prawo zarówno do zwiększenia, jak i do zmniejszenia zakresu lub/i wartości
zamawianych usług.
IV. WARUNKI I TRYB SKŁADANIA OFERT
a) Oferent zobowiązany jest podać koszt realizacji poszczególnych usług w postaci ceny netto wyrażonej w
złotych polskich (PLN), z wyszczególnieniem ceny pakietu konferencyjnego za osobę oraz ceny noclegu ze
śniadaniem.
b) Oferent zobowiązany jest wskazać wszelkie dodatkowe koszty, które mogą powstać w trakcie realizacji
zadania.
c) Oferent proszony jest o potwierdzenie dostępności sali konferencyjnej i zakwaterowania w w/w terminie.
d) Oferent zobowiązany jest podać w ofercie informację dotyczącą warunków dokonania rezerwacji i jej
ewentualnej anulacji; sposobu płatności; terminu, do którego należy potwierdzić ostateczną liczbę
uczestników oraz informację o minimalnej wymaganej liczbie uczestników, dla której oferta jest ważna.
e) Tylko kompletne oferty będą podlegały ocenie.
f) Oferty można składać w formie papierowej na adres:
Międzynarodowa Organizacja ds. Migracji (IOM)
ul. Mariensztat 8
00-302 Warszawa
lub elektronicznej na adres e-mail: [email protected]
g) Kryteria wyboru oferty:
- cena
- lokalizacja
- zakres oferowanych usług
h) Termin składania ofert: do dnia 21 października 2016.
Zapraszamy do współpracy i zachęcamy do składania ofert.
Projekt „Zwiększanie efektywności zarządzania migracjami w Polsce” jest współfinansowany przez Szwajcarię
w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej.