SCHMIDT K Nowa instrukcja kancelaryjna
Transkrypt
SCHMIDT K Nowa instrukcja kancelaryjna
Nowa instrukcja kancelaryjna Najważniejsze zagadnienia w świetle przekazywanych do MSWiA pytań i wątpliwości przygotował Kazimierz Schmidt, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji Białystok 2011-04-07 Struktura • Rozporządzenie i jego załączniki (dlaczego taki układ) • Uzasadnienie Czego tu nie będzie • Omawiania wykazów akt, ponieważ stanowią one odrębne załączniki do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 nr 14 poz. 67) Szybki przegląd problemów czyli co często wyjaśniano • Sprawa może zawierać tylko jedno pismo, • Można napisać pismo do innej komórki, które nie jest oznaczone znakiem sprawy • Archiwista nie musi być pracownikiem archiwum zakładowego, • „Komórka organizacyjna” to część naszego urzędu, a nie innego • Rejestr korespondencji był obowiązkiem wynikającym także z poprzedniej instrukcji • To podmiot jako całość ma być sprawny i dobrze poinformowany, a nie poszczególne jego wydziały co wyjaśniano 2 • Oznaczenie komórki organizacyjnej w znaku sprawy może być: ABC, AB-C, a-bc, kopytko, ko-pytko • Ale nie może być: A.bc, AB:c • W znaku sprawy nie może występować inne oznaczenie niż to określono w rozporządzeniu. • W szczególności nie staramy się „wepchnąć” do znaku sprawy oznaczenia rodzaju pisma (np. decyzja, postanowienie, zawiadomienie) podziału terytorialnego, czy nawet rodziny której udziela się pomocy… • PESEL nie zawiera informacji o kolorze oczu czy numerze buta, a kod kreskowy na proszku do prania nie zawiera jego nazwy. Jeszcze o znaku sprawy • Jeśli wyjaśnianie, że nie ma powodu aby do znaku sprawy „wpychać” dodatkowe informacje o tej sprawie lub piśmie w sprawie to należy przyjąć, to co jest … obowiązujące • Ciekawostka: nie uregulowano sposobu numerowania protokołów z posiedzeń rady, nie wskazano sposobu numerowania uchwał, nie ustalono wzoru teczki, wzorów pieczęci i zasad ich używania… i to też okazało się problemem co wyjaśniano 3 • Samorządowa jednostka organizacyjna to nie jest komórka organizacyjna urzędu • Nie można było rozporządzeniem umożliwić delegowania uprawnień w dół (jak było poprzednio) • Zeskanowane papiery nie muszą być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym i znacznikiem czasu, • Pieczęć wpływu to może być także nadruk • To nie nieprawidłowa pieczęć może być powodem braków formalnych decyzji tylko nieprawidłowe oznaczenie organu. co wyjaśniano 4 • Kwestie techniczne nie są przedmiotem rozporządzenia, Na przykład w jaki sposób zapewnić stały i skuteczny dostęp do akt spraw, albo jak zrobić aby celowa zmiana (nie poprawka pomyłki) – nazwy komórki organizacyjnej – nazwy pozycji wykazu akt – symbolu komórki organizacyjnej – nazwiska lub stanowiska pracownika nie powodowały rozpropagowania takich zmian w już istniejącej dokumentacji. Ale to nie znaczy żeby system pozwalał na … fałszowanie już wytworzonej dokumentacji co wyjaśniano 5 • Warto się kilka razy zastanowić czy… warto rozbudowywać wykaz akt • Tworzenie dodatkowego podziału spraw dla celów wyszukiwawczych i sprawozdawczych wg podmiotu lub przedmiotu nie musi być realizowane ani przez rozbudowę wykazu akt ani przez tworzenie podteczek • W różnych przepisach wskazuje się na różne rodzaje podpisu elektronicznego w jeszcze innych przepisach wymaga się stosowania określonych rodzajów podpisu elektronicznego. Instrukcja kancelaryjna nie jest zatem właściwym miejscem aby to regulować. • klasy 0114 i 0717 zostały celowo usunięte. licznie ujawniona potrzeba rozbudowy wykazu akt oznacza osiągnięcie ważnego celu: nigdy jeszcze tak poważnie nie analizowano potrzeb w tym zakresie Ważna deklaracja • Nowa instrukcja kancelaryjna jest tylko elementem większej ilości potrzebnych działań mających umożliwić usprawnienie działania administracji. Nie może zastąpić innych przepisów, które często wymuszają tworzenie akt tradycyjnych. • Jeśli istnieją przepisy szczegółowe wymagające tworzenia czegoś „pisemnie” „w formie pisemnej” lub „na piśmie” to zdecydowana większość prawników odpowie, że to znaczy że nie może być za pomocą „pism w formie elektronicznej”. • Jeśli istnieją przepisy wymagające podpisania czegoś ale bez dopisku „elektronicznie” to całkiem sporo prawników odpowie że to znaczy że nie może być podpisane elektronicznie.. .choćby ustawa o podpisie elektronicznym zrównywała podpis bezpieczny z odręcznym. też mi się nie podoba się skład chronologiczny… • Ale na tym etapie nie można było wymyślić niczego innego. Jest potrzebny na papiery, które muszą być i nic nie można na to poradzić za pomocą rozporządzenia w sprawie IK. • Aby w ogóle można było zacząć (i pokazać że można) inaczej. • Oby zaglądać do niego jak najrzadziej • Jest jeszcze skład nośników… Uwaga! Nie ma zgody na hybrydy typu akta elektroniczne stanowiące część tej samej sprawy osobno, a papierowe osobno – i to bez żadnych powiązań Wskazanie gdzie znajdują się akta sprawy dla danej pozycji wykazu akt może mieć ważne formalne znaczenie w przypadku gdy mamy i papiery w tradycyjnej teczce i dokumenty elektroniczne w EZD. Są tacy co dublują akta spraw prowadząc je równolegle – które są ważne i stanowią dowód jeśli się różnią? EZD czy tradycyjnie? Ważne: • można wskazać EZD i wyjątki na papierze • można też wskazać papier i wyjątki w EZD -------------------------• Przykład kontroli wewnętrznej (1712 (1612)) czyli czy musimy tworzyć papiery sami dla siebie? – protokół, który podpisują inspektor i kierownik kontrolowanej jednostki (a tam „podpis i pieczątka kontrolowanego”) – kierownik jednostki kontrolowanej lub jego zastępca może odmówić podpisania protokołu, składając w ciągu trzech dni od daty jego otrzymania pisemne wyjaśnienie co do przyczyn tej odmowy – jeśli w Polsce pisemnie = na papierze to najlepsza instrukcja kancelaryjna nie pomoże na tego typu przepisy EZD czy tradycyjnie 2 • Organ odwoławczy (sąd) zażądają akt sprawy na papierze to może: „takich nie mamy ale możemy dla Was wyeksportować w paczce archiwalnej”) • O oprogramowaniu do przeglądania paczki archiwalnej Oprogramowanie do odczytywania paczki archiwalnej (pokaz możliwości) EZD czy tradycyjnie 3 • Generalna zasada art. 6.1 ustawy: „[podmioty] obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw” • Jeśli zatem załatwianie spraw przebiegało w EZD to na podstawie przepisów ustawy możemy wykazać, że dokumentacja załatwiania spraw jest elektroniczna. EZD czy tradycyjnie 4 • Jak - skoro niektóre dokumenty muszą być „pisemne”? Tu przychodzi z pomocą skład chronologiczny. Papiery są w składzie a akta załatwiania sprawy w EZD. • Jak to możliwe? Bo my załatwialiśmy sprawę w oparciu o odwzorowania cyfrowe, co zgodnie z instrukcją kancelaryjną wolno nam było zrobić. Ponadto trudno nie mieć zaufania do czegoś co się samemu zrobiło i to w ramach określonej, powtarzalnej procedury EZD czy tradycyjnie podsumowanie • To czy dla danej pozycji wykazu akt (nie komórki!) wskazać EZD zależy nie tylko od czynników zewnętrznych. Istotne jest przede wszystkim czy wszyscy pracownicy tego chcą i czy są do tego przygotowani. • Dlatego decyduje o tym kierownik podmiotu. • Jeśli bowiem zdarzy się w procesie załatwiania sprawy choć jeden pracownik „nie używający komputera” to trzeba przed nim postawić drukarkę a za nim skaner… • To tak jakby w sztafecie 4x400 jeden z biegaczy miał akurat nogę w gipsie… Ważniejsze definicje • dokument elektroniczny – warto jeszcze raz dokładnie przestudiować (na gruncie ustawy archiwalnej to nie „zapisany nośnik” tylko dane na nośniku) • odwzorcowanie cyfrowe a naturalny dokument elektroniczny (jakoś trzeba to odróżniać) • sprawa i akta sprawy (sprawa to nie tylko zakres postępowania administracyjnego, sprawa to może być także przyjęcie do wiadomości). • Metadane - zrozumienie czym są i jaka jest siła ich standaryzacji pozwoli na zrozumienie dlaczego nie jest konieczne „wpychanie” do znaku sprawy dodatkowych elementów • Przesyłka – warto zauważyć że chodzi o przesyłkę „do podmiotu” a nie życzenia dla Kowalskiego od Kaśki Ważniejsze definicje 2 • Pismo – (wyrażona tekstem informacja, stanowiącą odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia - „chytra” definicja pozwalająca na objęcie nią także wiadomości poczty elektronicznej (nie całych plików poczty w formacie .pst!) notatek służbowych, decyzji, zawiadomień, skarg, zażaleń itd.. I to niezależnie do tego czy zapisanych tradycyjnie na papierze czy jako naturalne dokumenty elektroniczne czy jako odwzorowania cyfrowe. • Istotą rzeczy jest bowiem informacja jaką niesie ze sobą pismo – jeśli ma to znaczenie dla załatwianej sprawy. • Dokumentacja - (bardzo ważne!) polecam przemyślenie art.6 ustawy – o jakiej dokumentacji jest w nim mowa? – o takiej która odzwierciedla „przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw” Zakres podmiotowy obowiązywania nowej instrukcji • Zakres określono w ustawie w art. 6 ust. 2a. Instrukcja dotyczy: – organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki; – organów powiatu i starostw powiatowych; – organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich; – organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy. Zatem nie dotyczy jednostek organizacyjnych innych niż tu wymienione… Korespondencja przychodząca drogi wpływu do urzędu • Papier (w EZD skanujemy) • e-mail (w tradycyjnym drukujemy) • elektroniczna skrzynka podawcza (w tradycyjnym nie drukujemy tylko wtedy gdy mamy system do obsługi „danego rodzaju przesyłek”) • Informatyczny nośnik danych (w tradycyjnym drukujemy zawartość) Uwaga! od każdej powyższej reguły są wyjątki – gdy nie da się lub nie ma sensy skanować albo gdy nie da się lub nie ma sensu drukować dlaczego elektroniczne akta sprawy tylko w komórce merytorycznej? • W szczególności: po co są (najczęściej komentowane) przepisy §8 i 9 instrukcji? • Po to aby było mniej biurokracji. • Przypowieść o zakładaniu odrębnych spraw w tej samej sprawie w komórkach X i Y „żeby im można było udowodnić”... W EZD akta spraw są z natury rzeczy dokumentu elektronicznego odmiejscowione. Co może zrobić komórka X gdy otrzyma pismo od komórki Y w prowadzonej przez siebie sprawie? W szczególności czy może je wyrzucić czy musi włączyć do akt? Instrukcja kancelaryjna a inne przepisy o informatyzacji • W sprawie sporządzania i doręczania pism w postaci dokumentów elektronicznych • Rozporządzenia „ePUAP-owe” • Możliwa ustawa o skanie? • Dostęp do informacji publicznej Jeśli obywatel otrzyma możliwość skutecznego doręczenia do urzędu każdego pisma, które może dziś wysłać poleconym to czy będzie chodził na pocztę stać w kolejce? Nawet jeśli 10% nie… Dziękuję za uwagę Kazimierz.Schmidt @mswia.gov.pl Obok fragment wyników wyszukiwania aktów prawnych zawierających słowo „pisemnej” – „znaleziono 5313 dokumentów” źródło: http://www.lex.com.pl/