programy szyte na miarę

Informatyka
PROGRAMY SZYTE NA MIARĘ
Specyfika każdego niemal zarządcy nieruchomości jest
producentem. Właśnie ze względu na możliwości strate-
inna: różnią ich struktura zasobów, wielkość lokali, stan
gicznej współpracy PW ADM Sosnowiec wybrało firmę
techniczny budynków, formy własności, średni wiek wła-
Mieszczanin z Mysłowic i jej System Łatwej Obsługi Nie-
ścicieli czy sposoby rozliczania mediów. Jest zatem oczy-
ruchomości.
wiste, że profesjonalny program do zarządzania nieruchomościami musi się dostosować do każdego z nich
Z kolei Atrium 21 Spółka z o.o. jest jedną z największych
z osobna. Takie możliwości daje System Łatwej Obsługi
firm zarządzających nieruchomościami w Warszawie. Tu
Nieruchomości firmy Mieszczanin z Mysłowic – zarządca
decyzję o wyborze programu podejmowała księgowa. Pro-
może go modelować, dopasowując do własnych potrzeb.
gram miał być między innymi czytelny i przejrzysty, dawać
szybki dostęp do bieżącej informacji. – Przede wszystkim
Program na przysz³oœæ
Program do zarządzania nieruchomościami to zawsze
jednak była to inwestycja na lata, dlatego szukaliśmy oprogramowania, które będzie nadążać za rozwojem naszej firmy,
inwestycja na co najmniej kilka lat, bez względu na to, czy
w pewnym sensie dostosowywać się do nas – mówi Piotr Ży-
firma zarządzająca nieruchomościami ma jeden czy dwa-
czyński, prezes Zarządu Atrium 21 Sp. z o.o. – Przy testo-
dzieścia komputerów. Konieczne jest gruntowne przygoto-
waniu okazało się, że większość programów jest pisana dla
wanie i przyjęcie konkretnej wizji wdrożenia oraz określe-
dużych spółdzielni mieszkaniowych, gdzie wszystko jest po-
nie oczekiwanych korzyści. Opracowanie koncepcji zaku-
dzielone na moduły: w innym dziale media, w innym czynsze
pu i instalacji ma ogromne znaczenie dla osiągnięcia suk-
itd. Nasi księgowi są bardziej samodzielni, dlatego po selek-
cesu. Koncepcja ta pozwoli rozłożyć całą inwestycję w cza-
cji okazało się, że nasze wymagania najlepiej spełnia System
sie i efektywniej wykorzystać zaangażowanych do tego pra-
Łatwej Obsługi Nieruchomości firmy „Mieszczanin”. Wybór
cowników. Takie spojrzenie na zakup programu do zarzą-
okazał się trafny: obie firmy współpracują już 5 lat, w cza-
dzania nieruchomościami jak na wieloletnią inwestycję łą-
sie których równolegle rozwijał się i zarządca, i System Ła-
czy dużych, średnich i małych użytkowników Systemu Ła-
twej Obsługi Nieruchomości.
twej Obsługi Nieruchomości: wiedzą oni, że ten program
Jeszcze inna jest specyfika firmy BeWit SC. To średniej
będzie towarzyszył im przez wiele lat rozwoju ich firm, dla-
wielkości zarządca z Warszawy. Cztery lata temu właścicie-
tego właśnie go wybierają.
le zdali sobie sprawę, że bez specjalistycznego programu
bardzo trudno będzie im dalej działać. – System Łatwej Ob-
Przedsiębiorstwo Wielobranżowe ADM Spółka z o.o.
sługi Nieruchomości to inwestycja na wiele lat i tak trzeba po-
z Sosnowca, sporej wielkości firma zarządzająca nieru-
strzegać wydatek na ten program – uważa Bogumiła Wit-
chomościami mieszkalnymi, zaczynała swoje doświadcze-
kowska, współwłaścicielka BeWit SC. – Ten wydatek zwró-
nia z programami do zarządzania nieruchomościami jak
cił się nam już wielokrotnie.
wielu innych zarządców: od własnego programu pisanego
Nowe mo¿liwoœci
przez jednego z pracowników. Z czasem okazało się jed-
20
nak, że autor nie był w stanie nadążyć z przystosowaniem
Inwestycja w System Łatwej Obsługi Nieruchomości da-
tego programu do zmian przepisów, zasad rozliczania
je zarządcy nieruchomości możliwość zastosowania także
opłat za media itp. Własne siły informatyczne po prostu
innych współpracujących z nim rozwiązań informatycz-
przestały wystarczać, dlatego kierownictwo firmy zaczęło
nych.
rozglądać się na rynku za profesjonalnym programem
Atrium 21 Sp. z o.o., na przykład, jako pierwsza w Polsce
wspomagającym zarządzanie nieruchomościami. – To by-
firma zakupiła dla swych lokatorów współpracującą z Sys-
ła kwestia długofalowej strategii – wyjaśnia Jan Krzysztof
temem Łatwej Obsługi Nieruchomości usługę prezentacji
Pięta, prezes PW ADM. – Dla mnie podstawową sprawą
danych w Internecie e-kartoteka. Idea tej usługi jest prosta:
w biznesie jest zaufanie, więc od razu założyłem, że będzie-
wystarczy, że właściciel lokalu ma dostęp do Internetu,
my pracować z jednym dostawcą rozwiązań informatycz-
a może przejrzeć stan swoich rozliczeń ze wspólnotą lub
nych. Dziś zrobiłbym dokładnie tak samo jak przed kilkoma
spółdzielnią na ekranie komputera przez 24 godziny na do-
laty: mniej kierowałbym się ceną konkretnego programu,
bę. Właściciel ma wgląd w to, ile wody zużył, ile musi zapła-
a więcej długofalowymi możliwościami współpracy z jego
cić za c.o., gaz czy parking, może także wykonywać własne
ADMINISTRATOR 12/2005
analizy i drukować sobie raporty, podyskutować na forum ze współlokatorami,
przeczytać ogłoszenia administratora czy uchwały zarządu wspólnoty. Prezentowane dane są dostępne przez dowolną przeglądarkę internetową po wpisaniu specjalnego identyfikatora i hasła. Poprzez takie internetowe konto właściciel i zarządca mogą się również ze sobą komunikować jak przez pocztę elektroniczną, wysyłając do siebie wiadomości, zapytania i uwagi. Z punktu widzenia zarządcy e-kartoteka, oprócz oszczędności czasu i pracy, ma także inne zalety: firma nie musi posiadać żadnego serwera ze specjalistyczną bazą
danych – informacje umieszczone są na serwerze firmy Mieszczanin, a zarządca ma do nich dostęp przez specjalny panel administracyjny w przeglądarce internetowej.
– e-kartoteka to strzał w dziesiątkę – uważa prezes Zarządu Atrium 21 Sp.
z o.o.. Takiego samego zdania jest prezes Pięta z PW ADM Sosnowiec, który
właśnie wprowadza e-kartotekę dla swoich lokatorów, bo, jak tłumaczy:
– Wśród właścicieli zarządzanych przez nas zasobów następuje wyraźna zmiana
pokoleniowa: coraz więcej jest lokatorów w średnim wieku i młodych, którzy patrzą na swoje mieszkania jak na kapitał. A my musimy im pokazać, że dzięki naszemu zarządzaniu ten kapitał jest coraz więcej wart. Programy do zarządzania
i e-kartoteka pomagają nam w tym.
Z Systemem Łatwej Obsługi Nieruchomości współpracuje program Banki-Płatności masowe. Firma BeWit SC niedawno zainstalowała ten program.
– To dla nas prawdziwa rewelacja – uważa Bogumiła Witkowska. – Nareszcie
ktoś znalazł sposób na zmorę małych zarządców nieruchomości: stanie w kolejkach do banków i wpisywanie wyciągów do komputera. Wyciąg bankowy przychodzi raz w tygodniu albo rzadziej, a program Banki-Płatności masowe rozpoznaje wszystkie aktualne informacje z banku w każdej chwili, i to w kilka sekund. Wszystkie przelewy są wykonywane elektronicznie. – Łączę się z ban-
Szanowni Pañstwo,
Wszystkim Czytelnikom „Administratora” oferujemy
bezp³atnie System £atwej Obs³ugi Nieruchomoœci 5. do dwumiesiêcznej pracy. Wystarczy wype³niæ i przes³aæ tê ankietê
na poni¿szy adres lub wype³niæ podobn¹ na stronie
internetowej: www.mieszczanin.com.pl.
Micha³ Mieszczanin
1. Czy Pani/Pana firma/wspólnota planuje w najbli¿szym
roku zakup lub zmianê oprogramowania do zarz¹dzania
nieruchomoœciami?
Tak o
Nie o
2. Sk¹d czerpi¹ lub czerpaliby Pañstwo w pierwszej
kolejnoœci informacje o programach komputerowych do
zarz¹dzania nieruchomoœciami?
a) z czasopism/magazynów bran¿owych:
– Mieszkanie i Wspólnota
o
– Wspólnota Mieszkaniowa
o
– Nieruchomoœci C.H. Beck
o
– Administrator
o
– Zarz¹dzanie Nieruchomoœciami
o
– Facility Manager
o
– innych, proszê wpisaæ, jakich: ……………………
……………………………………………………
b) z dodatków do gazet ogólnopolskich i regionalnych
(np. dodatków mieszkaniowych w Gazecie Wyborczej,
Rzeczpospolitej itp.)
o
c) z materia³ów promocyjnych producentów
oprogramowania
o
d) ze stron internetowych organizacji naszej bran¿y o
e) ze stron internetowych producentów programów o
f) ze spotkañ, konferencji i seminariów poœwiêconych
tej tematyce
o
g) od innych wspólnot i firm zarz¹dzaj¹cych
nieruchomoœciami
o
h) z innych Ÿróde³, proszê wpisaæ
jakich: ...........................................................................
......................................................................................
......................................................................................
......................................................................................
tłumaczy szefowa BeWit SC. – Wolę nie przypominać sobie, ile trwało to bez te-
3. Jak¹ wielkoœci¹ zasobów Pañstwo zarz¹dzacie?
Wielkoœæ zarz¹dzanej powierzchni: …………m2
Ogó³em liczba lokali:
…………szt.
Ogó³em liczba nieruchomoœci:
…………szt.
go programu. Czas spędzony w banku to strata co najmniej kilku godzin mie-
4. Ilu komputerów Pañstwo u¿ywacie? …………szt.
kiem, ściągam dane o stanie kont i analizuję w programie Banki. Wszystko trwa
może minutę, z czego najwięcej czasu zajmuje mi… połączenie się z bankiem –
sięcznie. Potem trzeba przepisywać ręcznie dane z wyciągów: gdyby optymistycznie założyć, że przy każdym właścicielu ta operacja zajmuje minutę, to
w przypadku firmy BeWit SC przy 880 właścicielach daje to ponad 13 godzin.
Do tego przy ręcznym wprowadzaniu danych zazwyczaj popełnia się mnóstwo
pomyłek, ich szukanie to zmora wielu zarządców, bo traci się cenne godziny.
W Bankach robi się to w 5 sekund, i to bezbłędnie.
Niedawno firma Mieszczanin wprowadziła też nową klasę programów dla
zarządców nieruchomości: – Teraz zarządca może za pomocą naszych programów obsłużyć każdą sferę swojej działalności: od finansów i księgowości, rozliczania mediów przez techniczną obsługę nieruchomości i obieg dokumentów
Dane do przes³ania p³yty CD z Systemem £atwej
Obs³ugi Nieruchomoœci 5.
Imiê i nazwisko
……………………………..……………………………
Stanowisko
……………………………..……………………………
Nazwa wspólnoty/firmy
……………………………..……………………………
Adres siedziby
……………………………..……………………………
Telefon
……………………………..……………………………
e-mail:
………………………………..…………………………
w swojej firmie po kontakty z lokatorami –
mówi Michał Mieszczanin, informatyk,
współautor programów. – Wszystkie te
programy doskonale ze sobą współpracują, co oszczędza czas i pieniądze zarządcy.
Adam Jabłoński
ADMINISTRATOR 12/2005
21