Regulamin części wystawowej IX Powiatowego Festiwalu

Regulamin części wystawowej w ramach IX Powiatowego Festiwalu Kultury
Park Miejski w Otwocku, 03 czerwca 2012 r.
§ 1. PRZEPISY OGÓLNE
Przepisy Regulaminu obowiązują wszystkie podmioty promujące swoje wyroby oraz usługi (zwane
dalej: „Wystawcy”) w części wystawowej IX Powiatowego Festiwalu Kultury w Otwocku w dniu
03.06.2012 r., organizowanego przez Powiat Otwocki działający przez Samodzielne Biuro Kultury
i Promocji Starostwa Powiatowego w Otwocku (dalej: „Organizator”) przy współpracy Miasta
Otwocka i Otwockiego Centrum Kultury.
§ 2. WARUNKI UDZIAŁU
1. Podstawą udziału w części wystawowej Festiwalu jest potwierdzenie przez Organizatora
przyjęcia i zatwierdzenia otrzymanej od Wystawcy wypełnionej i podpisanej karty
zgłoszeniowej (zał. Nr 1 do Regulaminu).
2. W przypadku stoisk udostępnianych przez Organizatora decyduje kolejność zgłoszeń.
§ 3. KOSZTY UDZIAŁU
1. Każda osoba fizyczna, podmioty gospodarcze i jednostki samorządowe mogą za zgodą
Organizatora w wyznaczonym miejscu promować i sprzedawać swoje artykuły oraz
rozpowszechniać materiały reklamowe.
2. Wystawcy chcący komercyjnie uczestniczyć w Festiwalu zgłaszają swój udział Organizatorowi
celem uzyskania lokalizacji swojego stanowiska i indywidualnie ustalają wysokość opłaty
za swoje stoisko na terenie imprezy.
3. Organizator zwalnia z wnoszenia opłat za stoiska następujących Wystawców:
jednostki samorządu terytorialnego i ich jednostki organizacyjne,
instytucje kultury,
organizacje pozarządowe z terenu powiatu otwockiego,
artystów, rzemieślników, rękodzielników itp.
partnerów IX Powiatowego Festiwalu Kultury.
§ 4. USŁUGI PODSTAWOWE
1. Organizator po akceptacji wniosku Wystawcy i wniesieniu przez niego opłaty zapewnia
powierzchnię wystawową:
dla stoisk przygotowanych przez Organizatora – powierzchnia zadaszona 1,5x2,5m
(2 osoby),
dla stoisk własnych Wystawców – maksymalnie 4x4m,
dla wszystkich – dostęp do energii elektrycznej (Wystawca musi posiadać zgodne
z wymaganiami ochrony ppoż i technicznymi przewody elektryczne niezbędne do poboru
energii dla stoiska ze skrzynki energetycznej).
2. Organizator zastrzega sobie prawo do utrwalenia przebiegu wystawy i może wykorzystywać
materiały do promocji wydarzenia bez żadnych zobowiązań wobec Wystawców lub osób
trzecich.
§ 5. OGRANIZACJA CZĘŚCI WYSTAWOWEJ
1. Wystawca jest zobowiązany przygotować stoisko w dn. 03.06.2012 w godz. 08:00 – 10:00.
2. Transport, przeładunek i wypakowanie, a także montowanie, demontowanie, pakowanie
i załadunek materiałów Wystawcy wykonują we własnym zakresie. W czasie przygotowania
stoiska nie wolno przeprowadzać na stoisku prac ślusarskich, malarskich, spawalniczych
i innych mogących stanowić zagrożenie pożarowe lub bezpieczeństwa uczestników.
3. Podłączenie do prądu jest nadzorowane przez Organizatora.
4. Wystawca może reklamować własne produkty i usługi na swoim stoisku. Dodatkowa reklama
poza stoiskiem (np. banery, roznoszenie ulotek) wymaga zgody Organizatora.
5. Organizator zastrzega sobie prawo odmowy zgody na wystawienie materiałów, które uzna
za niebezpieczne, niezgodne z ideą Festiwalu lub obrażające godność bądź uczucia osób
trzecich.
6. Wystawcy zobowiązani są zakończyć likwidację stoiska i zdać zajmowaną powierzchnię
do godz. 21:00 w dniu 03.06.2012 r. Ewentualne przedłużenie działania stoiska bez zgody
Organizatora może skutkować karą finansową.
7. Zabrania się na stoisku głośnej muzyki, hałasu lub innych czynności, mogących stanowić
utrudnienie dla pozostałych Wystawców lub Organizatora. Każda promocja na stoisku
wymaga zatwierdzenia przez Organizatora.
8. Organizator nie zezwala na prowadzenie agitacji oraz działań reklamowo-promocyjnych
organizowanych przez partie polityczne.
§ 6. NAJEM STOISKA
1. Stoisko przygotowane przez Organizatora i udostępnione Wystawcy jest przeznaczone
dla Wystawcy.
2. W przypadku wspólnej ekspozycji kliku Wystawców należy dołączyć do karty zgłoszeniowej
listę wystawców.
§ 7. PRZEPISY PORZĄDKOWE
1. Wystawca ponosi odpowiedzialność za materiały przywiezione na część wystawową.
Wyposażenie stoiska stanowi wyłączny koszt i ryzyko Wystawcy.
2. Organizator zapewnia doraźne patrole piesze służb ochrony w czasie trwania części
wystawowej IX Powiatowego Festiwalu Kultury.
3. Organizator nie ponosi żadnej odpowiedzialności za szkody poniesione na stoisku przed
wydarzeniem, w jego trakcie i po zakończeniu.
4. Wystawca zobowiązany jest do ścisłego przestrzegania przepisów i poleceń Organizatora
w zakresie ochrony przeciwpożarowej i przepisów porządkowych obowiązujących na terenie
IX Powiatowego Festiwalu Kultury oraz Regulaminu Porządkowego Parku Miejskiego.
§ 8. WARUNKI REZYGNACJI
Rezygnacja z udziału w części wystawowej IX Powiatowego Festiwalu Kultury następuje na wniosek
Wystawcy złożony w formie pisemnej lub elektronicznie: Kancelaria Starostwa, ul. Górna 13, 05-400
Otwock lub [email protected]. Złożenie rezygnacji z udziału w Festiwalu w terminie
krótszym niż 7 dni od daty jego przeprowadzenia po wniesieniu opłaty na konto Organizatora, nie
powoduje jej automatycznego zwrotu Wystawcy.