Pobierz - Hitachi Capital Polska

[ STREFA FLEET MANAGERA ]
Negocjacje z firmami CFM
ETAPY NEGOCJACJI
KONTRAKTU WYNAJMU
DŁUGOTERMINOWEGO CFM
32
Firmy CFM oferują swoim klientom usługę polegającą
na zapewnieniu mobilności poprzez przekazanie
w użytkowanie pojazdu na określony czas przy
założeniu określonego z góry przebiegu kilometrów
w zamian za stałe miesięczne wynagrodzenie.
Ciekawe, w jak różny sposób przebiegają negocjacje
mające doprowadzić do podpisania umowy na tę
usługę. Chciałbym przedstawić różne praktyki oraz
spróbować określić optymalną ścieżkę negocjacyjną,
zapewniającą klientom odpowiedni wybór zarówno
pojazdu, jak i poziomu usług, a także partnera –
dostawcy pojazdów na wiele lat.
tekst
MICHAŁ IWANEK
prezes Hitachi Capital Polska
www.hitachicapital.pl
Z
Zacznijmy od faktu, z którym my, mężczyźni z pewnością się zgodzimy; otóż prawie każdy z nas uważa, że zna się na motoryzacji i samochodach, a nawet jeśli nie, to
że powinien mieć wpływ na kształtowanie
polityki flotowej w firmie i wybór marki/
modelu samododu. Chęć bycia zaangażowanym w ten proces przez wielu znawców
motoryzacji często doprowadza do zbaczania z właściwego procesu dojścia do optymalnego rozwiązania.
Klient najczęściej najpierw kontaktuje się z producentem/importerem/dilerem określonej marki, starając się uzyskać maksymalne rabaty na
wybraną markę i model samochodu.
Następnie komunikuje się z leasingodawcą lub firmą CFM z prośbą o kalkulację oferty przy założeniu najczęściej
stosowanego okresu/przebiegu, np.
36 miesięcy i 90 000 lub 120 000 km.
Na bazie otrzymanych ofert wybiera
listopad 2016
oferenta (zwykle najtańszego na tym etapie), a następnie ustala oczekiwania i negocjuje zapisy umowy. Często bowiem
na etapie zapytania o ofertę klient nie
określa precyzyjnie swoich oczekiwań,
np. dotyczących sieci serwisowej, usług
dodatkowych, tj. door to door, sposobu
likwidacji szkód komunikacyjnych itd.
Czy planując letnie wakacje, kontaktowalibyśmy się z ambasadą Grecji w Polsce,
następnie wybrali hotel sieci X, poprosili
o ofertę na dwutygodniowy pobyt i na tej
podstawie dokonali wyboru hotelu, a później tylko z nim rozmawiali o szczegółach
(typu wyżywienie – w formie bufetu czy
fast food – wielkość pokoju i jego położenie – z widokiem od strony morza czy na
skrzyżowanie, przy którym znajduje się
dyskoteka)? Tak naprawdę chcemy spędzić wakacje w ciepłym miejscu nad morzem. Prowadząc proces poszukiwań w taki
sposób, ograniczylibyśmy swój wybór do
jednego kraju i jednego hotelu, z którym
musimy ustalić pewne oczekiwania co do
jakości obsługi, a cenę mamy już ustaloną.
A przecież spotkanie z agentem biura turystycznego przebiega zupełnie inaczej…
Jakie błędy popełniamy, prowadząc proces poszukiwań oferty w powyższy sposób? Co można zmienić, aby doprowadzić
do optymalnego wyboru pojazdu, dostawcy i precyzyjnie określić wymagania tak,
aby w pełni korzystać z zalet usługi wynajmu długoterminowego ze stałym miesięcznym kosztem posiadania pojazdu?
Klient flotowy posiada pojazdy do realizowania własnych celów biznesowych. Dla
jednych podstawową ich funkcją będzie
Negocjacje z firmami CFM
możliwość przemieszczania się pracowników, dla innych istotny jest aspekt marketingowy, motywacyjny (benefit pracowniczy) czy wykonywanie zadań kluczowych
z punktu widzenia działalności firmy
w terenie (tzw. mission critical). Na podstawie potrzeb klienta jesteśmy w stanie
określić rodzaj i wielkość optymalnego
pojazdu, a także jego pojemność/ładowność. Po ustaleniu liczby przejeżdżanych
miesięcznie kilometrów możemy zaproponować rodzaj silnika oraz optymalną
długość kontraktu dla poszczególnych
marek i modeli samochodów. Firmy CFM
na podstawie doświadczeń i wiedzy są
w stanie zaproponować wybór optymalnych marek i modeli z punktu widzenia
pełnionych przez nie funkcji. Biorąc pod
uwagę prognozowany przez klienta przebieg miesięczny oraz prognozując utratę
wartości, jesteśmy w stanie wyliczyć optymalną długość kontraktu, minimalizując
miesięczny koszt.
Pamiętajmy, że każdy model (a nawet
model z określonym silnikiem) będzie
charakteryzował się inną utratą wartości w określonym czasie i przy uwzględnieniu określonego przebiegu. Dla niektórych marek niski miesięczny przebieg
i krótki okres korzystania z auta będzie
dawał optymalną ratę, dla innych – biorąc
pod uwagę ten sam miesięczny przebieg –
optymalną ratę uzyskamy przy zdecydowanie dłuższym okresie użytkowania.
Podobnie będzie z drugą składową
miesięcznej raty wynajmu, tj. z kosztem
serwisowania. Producenci zalecają różne
cykle serwisowe i różne zakresy czynności niezbędnych do wykonania w ramach
określonych przeglądów, co powoduje, że
prognozowanie optymalnej, najniższej
raty serwisowej przy zakładanym przez
klienta miesięcznym przebiegu wymaga wiedzy i doświadczenia. Możliwość
określenia kosztów serwisowania to nie
tylko znajomość zaleceń poszczególnych
producentów związanych z interwałami
przeglądowymi, ich zakresem, a także
kosztami robocizny i części zamiennych
oraz materiałów eksploatacyjnych. To
także wiedza dotycząca awaryjności poszczególnych marek, modeli czy silników,
mająca istotny wpływ na koszty utrzymania pojazdu przy założeniu określonych przebiegów.
To dwie składowe miesięcznej raty wynajmu. Pozostaje nam koszt tzw. usług
dodatkowych i ubezpieczenia. I w tych
przypadkach nie mniej ważne jest dokładne określenie oczekiwań na etapie
[ STREFA FLEET MANAGERA ]
Uważam, że to właśnie pełny koszt
posiadania floty (TCO – total cost of
ownership) jest właściwym kryterium
decyzyjnym, jednak powinien
on uwzględniać wspomniane wyżej
oczekiwania dotyczące poziomu usług.
uzyskiwania ofert wynajmu długoterminowego.
Jeśli chodzi o ubezpieczenie – gorący
obecnie temat ze względu na rosnące koszty polis ubezpieczeniowych – klienci/użytkownicy powinni mieć świadomość, iż mają
ogromny wpływ na tę część raty najmu. To
ich sposób użytkowania ma bezpośredni
wpływ na szkodowość, a tym samym na
składkę ubezpieczeniową. Konieczne pozostaje określenie franszyzy redukcyjnej i integralnej, ewentualnego kosztu samochodów zastępczych i zasad ich wykorzystania
(standard/koszty itp.). W przypadku tego
elementu składowego może on być stały,
określony na czas obowiązywania umowy
najmu, bądź roczny – indeksowany w zależności od szkodowości lub sytuacji rynkowej.
Szczegółowe doprecyzowanie oczekiwań
w tym zakresie z jednoczesnym przekazaniem zasad polityki flotowej (konsekwencji ponoszonych w przypadku wyższej niż
średnia liczbie szkód spowodowanych przez
użytkownika) oraz systemów prewencji,
szkoleń ma kluczowe znaczenie dla przygotowania oferty.
Ustalenie tzw. SLA (service level agreement) – poziomu jakości usług – jest
w interesie klienta i jego użytkowników.
Odwołując się do przykładu planowania
wakacji: SLA określa, czy wybieramy pokój z widokiem na morze (i za taki będziemy płacić), czy może z oknami nad
dyskoteką – z pełną świadomością konsekwencji tego wyboru. To właśnie przed
otrzymaniem oferty cenowej warto określić parametry brzegowe, aby uniknąć rozczarowania. Precyzyjne określenie oczekiwań i ewentualnych zasad zmiany oferty
w trakcie kontraktu zabezpieczy interesy
klienta i zapewni stałą ratę najmu przez
cały okres kontraktu.
Spojrzenie na proces przetargowy wymagany przez ustawę o zamówieniach
publicznych daje ciekawą perspektywę
i materiał do wykorzystania w procesie
wyboru floty i dostawcy; jasne określenie
potrzeb bez wskazania na producenta/dostawcę, szczegółowy opis wymogów usługi (sprecyzowany SLA), zasady rozliczania
(sposób fakturowania/płatności itp.).
Widzimy często, jak różne decyzje
dotyczące wyboru marek samochodów
i modeli podejmowane są w zależności od
sposobu pozyskania floty. Zupełnie inny
park pojazdów widzimy u klientów, którzy kupują bądź leasingują pojazdy i zarządzają flotą w ramach własnych struktur, inne zaś, gdy flota jest wynajmowana
dzięki firmie CFM. W pierwszej grupie
często kryterium decyzji jest cena zakupu (z uwzględnieniem rabatu flotowego),
a w drugiej uwzględnia się koszty serwisowania, awaryjności, kosztu ubezpieczenia
i utraty wartości.
Uważam, że to właśnie pełny koszt posiadania floty (TCO – total cost of ownership) jest właściwym kryterium decyzyjnym, jednak powinien on uwzględniać
wspomniane wyżej oczekiwania dotyczące poziomu usług, a także wykorzystywać
wiedzę firmy CFM – znajdować optymalny okres kontraktu, biorąc pod uwagę indywidualne przebiegi miesięczne użytkowników.
Podejmując decyzję związaną z wyborem floty pojazdów w wynajmie długoterminowym, bądźmy jako klienci otwarci na
dialog i wykorzystujmy wiedzę i doświadczenie specjalistów, jednocześnie bardzo
precyzyjnie określając własne oczekiwania
dotyczące poziomu usług i jej składowych.
W celu wypracowania optymalnych rozwiązań przeprowadźmy właściwy proces
decyzyjny, bazujący na potrzebach biznesowych i funkcjach, jakie ma spełniać
flota. Nie powierzajmy zbyt wiele naszej
„męskiej znajomości motoryzacji”.
listopad 2016
33