Zapytanie ofertowe - Ośrodek Doskonalenia Nauczycieli w Poznaniu

Zapytanie ofertowe
dotyczące opieki serwisowej nad sprzętem komputerowym i siecią będącymi w posiadaniu
Ośrodka Doskonalenia Nauczycieli w Poznaniu
W związku z tym, że Zamawiający planuje przeznaczyć na realizację przedmiotu zamówienia kwotę poniżej wyrażonej w
złotych równowartości kwoty 30.000 euro, zamówienie nie podlega przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych
(art.4 ust.8 ustawy)
Zamawiający: Ośrodek Doskonalenia Nauczycieli w Poznaniu
ul. Górecka 1 ,60-201 Poznań
zaprasza do złożenia oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia.
1.Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest opieka serwisowa nad sprzętem komputerowym i siecią
będącymi w posiadaniu Ośrodka Doskonalenia Nauczycieli w Poznaniu w okresie od
3.01.2017r. do 31.12.2017r.
Umowa obejmować będzie:
- dyżury serwisanta min. 50 godz. w każdym miesiącu trwania umowy ( w ramach dyżuru
serwisant wykonywać będzie standardowe czynności serwisowo-konserwatorskie)
- w ramach dyżuru serwisant będzie wykonywał również następujące zadania:
a) opieka nad serwerem ODN (zapewnienie działania obsługiwanych przez niego serwisów)
b) opieka nad sprzętem komputerowym (sprawdzanie okresowe sprzętu komputerowego,
działania sprzętu na poszczególnych stanowiskach komputerowych i sieci oraz ich
konserwacji, aktualizacji oprogramowania, kontroli antywirusowej)
c) pomoc w kwestiach informatycznych i okołoinformatycznych
d) pomoc w kwestiach inwestycji dotyczących sprzętu komputerowego (na życzenie
Zleceniodawcy ich realizacji)
e) wykonywanie prac informatycznych i okołoinformatycznych takich jak: fotograficznych,
multimedialnych i innych przez serwisanta, zleconych przez Zleceniodawcę serwisantowi
po uprzednim ich omówieniu, których realizacja możliwa jest w obrębie czasu dyżurów
f) pomoc pracownikom w zagadnieniach informatycznych.
- Zleceniobiorca zobowiązany będzie do gotowości serwisowej w sytuacjach takich jak:
a) awaria sprzętu lub oprogramowania ( błędne funkcjonowanie systemu operacyjnego,
błędne funkcjonowanie oprogramowania) serwera, uniemożliwiające działanie
obsługiwanych przez niego serwisów,
b) awaria sprzętowa lub programowa (błędne funkcjonowanie systemu operacyjnego, błędne
funkcjonowanie oprogramowania) któregokolwiek z zestawów komputerowych, których
funkcjonowanie jest bezwzględnie konieczne (w ocenie Dyrektora ODN lub osoby upoważnionej
do zgłaszania uwag Zleceniobiorcy) do prawidłowej pracy Instytucji
Awaria zakłócająca pracę Ośrodka winna być usunięta w ciągu 24 godzin od momentu zgłoszenia
natomiast pozostałe awarie w czasie najbliższego dyżuru serwisanta.
W ofercie proszę podać koszt 1 roboczogodziny brutto, koszt dojazdu do klienta oraz koszt dojazdu
na wizyty dodatkowe brutto( poza standardowymi zadaniami serwisanta).
2. Miejsce realizacji zamówienia:
Ośrodek Doskonalenia Nauczycieli , Poznań ul. Górecka 1
3. Termin wykonania zamówienia: od 3.01.2017. do 31.12.2017r.
4. Opis przygotowania oferty:
Oferta winna zawierać wypełniony i podpisany przez upoważnione osoby formularz ofertowy
( zał. nr 1 ) oraz aktualny wypis z KRS lub wypis z Rejestru Działalności Gospodarczej .
5. Kryterium wyboru oferty najkorzystniejszej
Przy dokonywaniu wyboru oferty najkorzystniejszej Zamawiający stosować będzie kryterium
ceny 80% i czasu reakcji na zgłoszoną awarię -20%.
L.p.
Opis kryteriów oceny
Znaczenie(waga) Opis metody przyznawania punktów
1.
Cena
80%
Proporcje matematyczne wg wzoru:
C=Cena najniższa/cena badanej
ofertyx100x80%
Gdzie:
C-ilość punktów przyznana danemu
kryterium
Przy ocenie wysokości proponowanej
ceny najwyżej będzie punktowana oferta
proponująca najniższą cenę brutto
wykonania przedmiotu zamówienia.
Oferta o najniższej cenie brutto – 80 pkt.,
pozostałe ofert – ilość punktów wyliczona
wg wzoru
2.
Czas reakcji na zgłoszoną
awarię
20%
Tr = czas reakcji
Gdzie: ocena punktowa zostanie
dokonana na podstawie poniższego
wzoru,
gdzie 1 pkt= 1%
czas reakcji 4 H -20pkt.
czas reakcji 10 H- 5 pkt.
czas reakcji 24 H – 1 pkt.
Zaoferowanie czasu dłuższego niż 24 H
spowoduje odrzucenie oferty.
6. Miejsce i czas złożenia oferty:
Ofertę można złożyć do dnia 21.12.2016r. godz. 12:00 osobiście lub za pośrednictwem poczty na
adres : Ośrodek Doskonalenia Nauczycieli w Poznaniu ul. Górecka 1, 60-201 Poznań – sekretariat,
- lub faksem na nr (61) 852-33-29
- lub pocztą elektroniczną na adres : [email protected]
ODN funkcjonuje w godz. 8:00-16:00.
7. Kontakt:
Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami jest Tadeusz Nowik,
email: [email protected] w dni robocze w godz. 8:00-15:00 tel. (61) 85-84-745.
8. Unieważnienie postępowania:
Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyn.
Uwaga:
1. Niniejsza informacja nie stanowi oferty w myśl art. 66 kodeksu Cywilnego, jak również nie
jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
2. 2. Informacja o wyborze Wykonawcy i udzieleniu zamówienia w niniejszym postępowaniu,
zostanie zamieszczona na stronie internetowej:
www.odnpoznan.pl/bip
Załączniki:
Formularz ofertowy – zał. nr 1
Projekt umowy – zał. nr 2
Załącznik nr 1
do zapytania ofertowego
……………………………………………………..
imię i nazwisko oraz adres Oferenta
……………………………………………………….
miejscowość i data
FORMULARZ OFERTOWY
Odpowiadając na zapytanie ofertowe z dn. ………………………………. dotyczące opieki
serwisowej nad sprzętem komputerowym i siecią (wg specyfikacji).
1. Oferuję cenę netto za wykonanie przedmiotu zamówienia …………………………………. Zł.
VAT …………………………………….zł
Brutto …………………………………..zł.
Ponadto:
Lp.
Nazwa
1.
2.
3.
Cena jednostkowa
netto
Cena jednostkowa
brutto
Koszt 1 rbg
Koszt dojazdu do klienta
Koszt dojazdu na wizyty
dodatkowe (poza standardowymi
zadaniami serwisanta)
2. Oświadczam, że zapoznaliśmy się z dokumentacją Zapytania ofertowego
udostępnioną przez Zamawiającego, nie wnosimy do nich uwag oraz akceptujemy
projekt umowy, stanowiący załącznik nr 2 do zapytania.
3. Zobowiązujemy się do wykonania przedmiotu zamówienia w zakresie wskazanym w
zapytaniu ofertowym.
………………………………………………………..
podpis i pieczęć firmowa Oferenta
Załącznik nr 2
do zapytania ofertowego
Umowa
zawarta w dniu 3 stycznia 2017r.
pomiędzy Ośrodkiem Doskonalenia Nauczycieli w Poznaniu z siedzibą przy ul. Góreckiej 1
w Poznaniu NIP: 778-12-01-629 ,REGON: 001391528, reprezentowanym przez:
mgr inż. Ewę Superczyńską – dyrektora
zwanym dalej Zleceniodawcą
a firmą……………………………………………………………………………………………………………………………………
z siedzibą
………………………………………………………………………………………………………………………..
NIP: ………………………….. REGON: ………………………………….
reprezentowaną przez………………………………………………………………………………………
zwana dalej Zleceniobiorcą
§1.
Przedmiotem umowy jest opieka serwisowa nad sprzętem komputerowym będącym w
posiadaniu Ośrodka Doskonalenia nauczycieli w poznaniu, w szczególności nad serwerem,
siecią komputerową oraz samodzielnymi stanowiskami komputerowymi w okresie
3.01.2017r. do 31.12.2017r..
§2.
Zleceniobiorca zobowiązuje się do zapewnienia (w każdym miesiącu trwania umowy)
dyżurów serwisanta w siedzibie ODN w Poznaniu o łącznym czasie trwania wynoszącym 50
godzin w miesiącu, w ramach których serwisant przeprowadza standardowe czynności
serwisowo-konserwacyjne. W ramach dyżurów serwisanta Zleceniobiorca zobowiązuje się
do:
- opieki nad serwerem ODN, zapewniającej działanie obsługiwanych przez niego serwisów,
- opieki nad sprzętem komputerowym, polegającej na okresowym sprawdzaniu stanu
sprzętu komputerowego, funkcjonowania stanowisk komputerowych i sieci oraz ich
konserwacji i aktualizacji oprogramowania, kontroli antywirusowej,
- pomocy w kwestiach inwestycyjnych dotyczących sprzętu komputerowego oraz na
życzenie Zleceniodawcy – ich realizacji,
- pomocy w innych kwestiach informatycznych i okołoinformatycznych,
- wykonywania szczególnych zadań informatycznych i okołoinformatycznych (np.
fotograficznych, multimedialnych i innych) przez serwisanta, przekazanych przez
Zleceniodawcę, po uprzednim omówieniu ich ze Zleceniobiorcą, których realizacja możliwa
jest w obrębie czasu dyżurów,
- pomocy pracownikom w zagadnieniach informatycznych.
Ponadto, Zleceniobiorca zobowiązuje się do gotowości serwisowej w następujących
sytuacjach:
- awaria sprzętowa lub programowa (błędne funkcjonowanie systemu operacyjnego, błędne
funkcjonowanie oprogramowania) serwera, uniemożliwiająca działanie obsługiwanych przez
niego serwisów,
- awaria sprzętowa lub programowa (błędne funkcjonowanie systemu operacyjnego, błędne
funkcjonowanie oprogramowania) któregokolwiek z zastawów komputerowych, których
funkcjonowanie jest bezwzględnie konieczne( w ocenie Dyrektora ODN lub osoby
upoważnionej do zgłaszania uwag Zleceniobiorcy) do prawidłowej pracy instytucji,
- awaria sieci ODN, uniemożliwiająca pracę instytucji.
W powyższych przypadkach osoba upoważniona przez Zleceniodawcę zgłasza telefonicznie
Zleceniobiorcy awarię i ustala, czy istnieje możliwość szybkiego usunięcia usterki bez
konieczności przyjazdu serwisanta. Jeśli taka możliwość nie istnieje, Zleceniobiorca jest
zobowiązany do zapewnienia reakcji serwisanta w ciągu …….. godzin zegarowych ( licząc dni
robocze) od momentu zgłoszenia telefonicznego awarii.
W przypadkach pozostałych usterek sprzętu komputerowego, niewymagających
natychmiastowej reakcji, serwisant dokona odpowiednich napraw w czasie najbliższego
dyżuru.
§ 3.
W zależności od potrzeb Zleceniodawcy godziny dyżurów mogą być przesuwane lub
kumulowane w celu dłuższej, jednorazowej obecności serwisanta.
Zleceniodawca – w razie potrzeby – może wezwać serwisanta na dodatkową,
niezaplanowaną wcześniej, nagłą wizytę, której powód nie jest ujęty w §2 . Serwisant – w
miarę możliwości – postara się przybyć do siedziby Zleceniodawcy w celu wykonania usługi.
W przypadku takiej wizyty serwisant do czasu wykonania usługi dolicza czas dojazdu.
Po ustaleniu ze Zleceniobiorcą, Zleceniodawca może zlecić wykonanie dodatkowych
czynności ( szczególnie pilnych, sporadycznych, wymagających zaangażowania większej ilości
pracowników Zleceniobiorcy), które wykraczają poza standardowe zadania serwisanta i są
wykonywane w godzinach dodatkowych, wykraczających poza dyżury serwisanta. Godziny
te będą rozliczane według oddzielnie ustalonej stawki dla każdego zaangażowanego
pracownika Zleceniobiorcy.
§ 4.
Zleceniobiorca zobowiązuje się również do telefonicznego wsparcia w zakresie wiedzy
informatycznej świadczonego na rzecz Zleceniodawcy w dni robocze, w godz. 9:00-16:00.
Czas poświęcony na wsparcie telefoniczne liczony jest tak samo, jak czas wizyt serwisowych.
Numery telefonów serwisantów realizujących wsparcie telefoniczne podane są w „Informacji
dotyczącej pracy serwisu informatycznego”, stanowiącej osobny dokument.
§ 5.
Zleceniobiorca zobowiązuje się do prowadzenie na bieżąco rejestru przepracowanych godzin
na rzecz Zleceniodawcy w formie wykazu zrealizowanych dyżurów i prac serwisowych. W
rejestrze odnotowana jest data i czas trwania wizyt serwisowych i prac wykonanych na rzecz
Zleceniodawcy poza jego siedzibą oraz główne czynności wykonane przez serwisanta. Rejestr
przepracowanych godzin prowadzony jest w formie elektronicznej. Wpisy serwisantów
dotyczące ich pracy kontrolowane są przez Zleceniodawcę lub osobę wskazaną przez
Zleceniodawcę. Osoba ta wyjaśnia ze Zleceniobiorcą wszelkie wątpliwości dotyczące rejestru
przepracowanych godzin.
§ 6.
Pracownicy ODN w Poznaniu przesyłają (wraz z datą, nazwiskiem osoby zgłaszającej i nr
pokoju) poczta elektroniczną uwagi przeznaczone dla serwisanta, dotyczące funkcjonowania
sprzętu komputerowego i ewentualnych powstałych problemów, nie wymagających
natychmiastowej interwencji, na adres : [email protected] .
Zleceniobiorca zobowiązuje się do regularnego odbierania wiadomości, a Serwisant przy
okazji dyżuru zobowiązany jest do wyjaśnienia problemu.
§ 7.
Strony ustalają wynagrodzenie dla Zleceniobiorcy zaświadczone usługi w wysokości
…………………….zł brutto (słownie:………………………………………………………………………………. zł
brutto) miesięcznie. Kwota ta obejmuje rozliczenie zaplanowanej w § 2 puli godzin pracy
serwisanta oraz zryczałtowaną oplata za gotowość serwisową. Zleceniobiorca zobowiązuje
się wystawić rachunek na w/w kwotę z datą ostatniego dnia miesiąca, którego rozliczenie
dotyczy i dostarczyć go Zleceniodawcy najpóźniej do 7 dnia następnego miesiąca.
Zleceniodawca zobowiązuje się do zapłacenia należności w terminie widniejącym na
rachunku.
§ 8.
Dodatkowo strony ustalają, że jeżeli zajdzie taka potrzeba, a limit godzin pracy serwisanta
zostanie wyczerpany, Zleceniobiorca wykona pracę w ramach godzin dodatkowych, płatnych
oddzielnie wg stawki…………….zł brutto za godzinę, po uprzednim otrzymaniu polecenia
wykonania pracy w godzinach dodatkowych od Zleceniodawcy. W takim przypadku do
rachunku, jako oddzielna pozycja, dopisywane będą godziny dodatkowe ,wykonane w
rozliczeniowym okresie.
§ 9.
Rozwiązanie przedmiotowej umowy może nastąpić po 3-miesięcznym okresie
wypowiedzenia.
§ 10.
W sprawach nie objętych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego.
§ 11.
Wszelkie zmiany umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
§ 12.
Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym egz. dla
każdej ze stron.
Zleceniobiorca
Zleceniodawca