Pozyskiwanie sponsorów
Transkrypt
Pozyskiwanie sponsorów
Człowiek – najlepsza inwestycja Pozyskiwanie sponsorów Sponsoring jest jednym z najbardziej wyrafinowanych narzędzi wspierających wizerunek organizacji/instytucji/firmy. Jego zadaniem jest zdobywanie przychylności i zmiana nastawienia dla tych osób, do których nie sposób dotrzeć za pomocą tradycyjnych form promocji. Sponsoring jest relacją partnerską, w wyniku której obie strony powinny czerpać określone korzyści. Sponsor, przekazując na rzecz wybranej inicjatywy środki finansowe, oczekuje w zamian przede wszystkim możliwości wykorzystania jej promocyjnego potencjału. Sponsoring może być nowym sposobem komunikacji przedsiębiorstwa z otoczeniem, a decyzja o wspieraniu sfery społecznej może dać sponsorom, oprócz wymiernych korzyści, także poczucie spełnienia i nobilitacji.Za pomocą sponsoringu możliwe jest promowanie tych produktów, których reklama jest prawnie zabroniona za pomocą tradycyjnych środków masowego przekazu (alkohol, wyroby tytoniowe). Nasycenie mediów reklamami powoduje, że firmom coraz trudniej dotrzeć do odbiorców z przekazem, który byłby wiarygodny i nieskażony znamionami nachalnej promocji. Działalność sponsorska pozwala ominąć te rafy i wzmocnić rozpoznawalność marki, a także zdobyć dla niej uznanie i przychylność. Sponsor może też liczyć na pozytywne skojarzenia, które wywołuje wspierana przez niego inicjatywa, a które w świadomości odbiorców połączą się z firmą sponsora. Znana marka może też pomóc samemu przedsięwzięciu – jeśli wywołuje ona pozytywne skojarzenia, to często przenoszą się one na sponsorowane wydarzenie”. Czyli korzyści wizerunkowe mogą odnosić obie strony umowy sponsorskiej. Firmy działające w segmencie ekonomii społecznej z racji prowadzenie niezarobkowej działalności i konieczności poszukiwania możliwości pozyskania funduszy na działalność często starają się pozyskać sponsorów na różnego rodzaju przedsięwzięcia. Poszukiwanie sponsorów jest zazwyczaj procesem czasochłonnym i trudnym. Może okazać się łatwiejsze, jeśli starannie zostanie przygotowane i zostaną dobrze wykorzystane wszystkie możliwości. W pierwszej kolejności należy opracować KONCEPCJĘ, którą można przedstawicie konkretnemu potencjalnemu sponsorowi /potencjalnym sponsorom. Im bardziej zgodna koncepcja zostanie stworzona i im dokładniej zostanie zdefiniowany w niej cel przeznaczenia pieniędzy, tym szybciej zainteresują się nim sponsorzy. W trakcie planu tworzenia, należy pomyśleć tak jak „oni”: - w jaki sposób można przedstawić swój projekt w najlepszym świetle? Projekt „Centrum Ekonomii Społecznej” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Człowiek – najlepsza inwestycja - jakie korzyści mógłby osiągnąć sponsor? Koncepcja powinna zawierać następujące treści: 1. Szkic projektu: pomysł, opis grupy docelowej, działanie PR, korzyści dla sponsora. 2. Terminy, obowiązki, ewentualnie osoby kontaktowe w Twojej organizacji 3. Co oferujemy, a czego chcemy w zamian? W szkicu projektu należy opisać czego dotyczy oferta sponsoringu ale w taki sposób, aby jego lektura nie była nużąca. Poza ogólnym opisem, ze szkicu powinno wynikać, czy szukasz jednego czy więcej sponsorów. Opis grupy docelowej powinien potencjalnym sponsorom wyjaśnić, że dzięki swemu udziałowi doskonale do niej przemówi, lub że dzięki swoim działaniom będzie w stanie pozyskać nowe grupy klientów. Opisz grupę docelową tak dokładnie, jak tylko się da tak, aby sponsor miał przed oczyma konkretny obraz. W planowaniu terminów nie chodzi o samo wydarzenie, lecz o rzetelne rozplanowanie towarzyszącym jemu prac. Sponsor może z niego wyczytać, na kiedy zaplanowane są np. akcje prasowe, kiedy i jakich mediach pojawią się zapowiedzi, gdzie i w jaki sposób będzie on mógł się zaprezentować na imprezie, o której godzinie odbędzie się konferencja prasowa i kto jest dla niego osobą kontaktową. W punkcie usługi sponsora i twoje usługi w zamian za sponsorowanie należy jeszcze raz dokładnie określić korzyść, którą będzie miał sponsor dzięki swojemu wsparciu w twój projekt. W przypadku, gdy chcesz pozyskać większą ilość sponsorów (sponsor główny oraz mniejsi sponsorzy),wymień wszystkie poszczególne usługi. Warto zaprezentować indywidualną listę usług oraz korzyści z nich wynikających dla konkretnego sponsora. Wówczas sponsor będzie miał większe pole do popisu, a tym samym wzrośnie prawdopodobieństwo, uzyskania wsparcia. Ważne jest, aby w liście usług oraz korzyści dokładnie wszystko obliczyć, gdyż zmiana kalkulacji po przyjęciu projektu w większości przypadków nie jest możliwa. Lista potencjalnych sponsorów może nie mieć końca, gdyż musimy się liczyć z wieloma odmowami. Lista powinna zawierać około stu adresów. Żelazna zasada powiada, że musisz dopytać się 40 razy, aby otrzymać akceptację. Przeprowadź poszukiwania w Internecie, skorzystaj z żółtych Stron, zbuduj jak największą siatkę kontaktów, aby dojść do adresów potencjalnych sponsorów. Pierwszy kontakt ze sponsorami z reguły nawiązujemy TELEFONICZNIE, aby się upewnić, czy są wstępnie zainteresowani udziałem w projekcie. Następnie wysyłamy listem poleconym nasz koncept sponsorowania i dzwonimy ponownie, o ile adresat sam się do nas nie odezwie. Gdy mamy osobisty kontakt z pracownikiem jakiejś firmy, nie wahajmy się go wykorzystać! Projekt „Centrum Ekonomii Społecznej” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Człowiek – najlepsza inwestycja Na SPOTKANIE ze sponsorem, która będzie wynikiem wysłanej oferty, należy się starannie przygotować, gdyż „chemia“ panująca podczas spotkania może zadecydować o udziale sponsora w twoim przedsięwzięciu. Rozmowa ze sponsorem ma podobny charakter, jak podczas sprzedaży. W tym przypadku jednak nie sprzedajemy usług, ale swój koncept sponsorowania. Gdy z wyglądu i zachowania będziemy odpowiadać oczekiwaniom i zwyczajom sponsora, wówczas pierwsze wrażenie będzie pozytywne. Jeśli podczas rozmowy udowodnimy, że rzetelnie się zapoznaliśmy się z firmą, jej działalnością, osiągnięciami, zbieramy dodatkowe plusy. Uzasadnijmy jeszcze raz korzyści, które wypłyną dla niego ze współpracy i wytłumaczmy punkt po punkcie działania PR’owe związane z projektem. Taka prezentacja może zostać przygotowana w formie multimedialnej – ale nie powinna trwać dłużej niż 10 minut. Potencjalny sponsor i tak będzie zadawał pytania dodatkowe. W przypadku umawiania spotkań nie możemy sobie pozwolić na to, by prezentacji naszej organizacji i celu zbierania funduszy dokonywały przypadkowe osoby. Należy pamiętać, że czynnik „ludzki” ma ogromny wpływ na efekty naszych działań. Dlatego też w procesie pozyskiwania pieniędzy nie mogą uczestniczyć osoby, które maja trudności w nawiązywaniu relacji, nie znają naszej firmy, nie są zaangażowane w naszą pracę. Nawet najlepszy projekt może nie mieć szansy realizacji jeśli przedstawi go nieodpowiednia osoba lub w nie odpowiedni sposób. Gdy obie strony dojdą do porozumienia, powinniśmy zawrzeć wszystkie omówione korzyści, zobowiązania oraz usługi w UMOWIE ze sponsorem. Ta umowa zabezpiecza obie strony i jest pomocna szczególnie w przypadku na początku współpracy w celu uniknięcia możliwych konfliktów. Po przeprowadzeniu całej akcji pozyskiwania funduszy, niezależnie od jej wyniku, tak jak w przypadku innych akcji marketingowych, powinna nastąpić krytyczna analiza poniższych punktów: • Które działania się powiodły, a które nie? Co należy w przyszłości zrobić inaczej/ lepiej? • Jak wysoka jest liczba osób, do których dotarliśmy • Jak prezentuje się nasz sukces ze strony medialnej (np. relacje w mediach, udzielone wywiady)? Wyniki powinny zostać spisane i udokumentowane e raporcie i mogą zostać udostępnione wszystkim sponsorom. W ten sposób zyskujemy zarówno ich zaufanie, jak i chęć do wspierania kolejnych projektów. O czym należy pamiętać pisząc list/ofertę do potencjalnych sponsorów: 1. należy stworzyć bazę adresową potencjalnych sponsorów i korzystać z korespondencji seryjnej. Jeśli na liście nie ma konkretnego adresata i zwrotu Projekt „Centrum Ekonomii Społecznej” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Człowiek – najlepsza inwestycja 2. 3. 4. 5. 6. 7. grzecznościowego a list jest skierowany do „kogokolwiek” - nie będzie traktowany poważnie przez potencjalnych sponsorów. należy sprawdzić, czy w tekście nie ma „literówek” . Osoby czytające oferty i pisma przychodzące z zewnątrz zwracają na nie uwagę i mogą poczuć się traktowani niezbyt poważnie jeśli zauważy w tekście pisma błędy, literówki itp. Trzeba dołożyć wszelkich starań (kilka osób powinno taki tekst przeczytać przed wysłaniem) by pismo stało się profesjonalne. Pisząc pismo w imieniu organizacji wystawiamy opinię o nas i naszej organizacji. w ofertach powinno się mówić „językiem korzyści” wówczas taki tekst układa się w głowie potencjalnego sponsora nie jako „wydatek” ale jako to co może osiągnąć, czyli korzyść, jaką osiągnie wykładając pieniądze. należy koniecznie podać nazwę akcji/ imprezy, celu zbiórki pieniędzy, co oferujemy w zamian, grupę docelową (liczbę osób i kim są te osoby, które dowiedzą się kto jest sponsorem – wg naszych szacunków). Sponsor może wtedy zorientować się czy jest to dla niego „odpowiednia” grupa odbiorców. w przypadku imprez masowych trzeba postarać się o patronaty, w tym honorowy i medialny (wszystkie media) i napisać o tym w piśmie. Będzie to sygnałem dla potencjalnego sponsora, że jego sponsoring będzie zauważony nie tylko przez osoby, które wezmą udział w imprezie/akcji ale i te, które przeczytają relacje lub zobaczą ją w telewizji. Trzeba uzgodnić z mediami że będą na naszej imprezie/akcji i coś napiszą lub „puszczą” w TV albo radio. Patronów trzeba wymienić w piśmie (warto też zamieścić ich loga na materiałach). należy przedstawić program imprezy/akcji. Jeśli jest to impreza masowa, warto spróbować przyciągnąć kogoś znanego , kto swoja osoba „wzbogaci” imprezę. Sponsor musi dokładnie wiedzieć i znać główne elementy (filary) imprezy. warto zastanowić się nad stworzeniem czegoś w rodzaju ulotki załączonej do pisma, tzn. swego rodzaju tekstu promującego imprezę (na papierze a4, kolorowej, marketingowej informacji o przedsięwzięciu. Projekt „Centrum Ekonomii Społecznej” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego