Instrukcja DELEGACJE 12.03

DELEGACJE
INSTRUKCJA OBSŁUGI
Po zalogowaniu się do systemu TETA HRM wybieramy opcję DELEGACJE
lub będąc już w systemie wybieramy z lewego menu Delegacje.
Do wyboru mamy trzy opcje:
• Dodaj delegację
• Lista delegacji
• Wyszukaj delegacje
Dodaj delegację
Wybieramy z lewego menu Delegacje -> Operacje -> Dodaj delegację
Strona 1 z 7 - wer. 1.03.12 - DELEGACJE
Wpisujemy czas trwania delegacji w dniach. Wypełniamy pola daty wyjazdu i daty przyjazdu.
Z rozwijanego memu Proponowany transport wybieramy sposób podróży.
Zaznaczamy czy delegacja jest Krajowa czy Zagraniczna. W przypadku zaznaczenia delegacji
zagranicznej pojawi się możliwość wyboru miasta spoza terenu Polski. Wpisujemy cel delegacji
wypełniając pole Cel delegacji.
Następnie zapisujemy wprowadzone dane przez naciśnięcie przycisku Zapisz.
Pojawia się rozszerzona ramka Dane podstawowe związana z kosztami i naszą docelową
miejscowością.
Wypełniamy pole Prześlij do przez wybranie z listy naszego przełożonego, do którego będzie
przesłana delegacja w celu jej akceptacji. Pola związane z kosztami pozostają puste.
Wpisanie docelowej miejscowości jest obowiązkowe. W przypadku braku docelowej miejscowości
nie można wysłać delegacji do akceptacji przez przełożonego. Aby wpisać docelową miejscowość
naciskamy przycisk Dodaj.
Strona 2 z 7 - wer. 1.03.12 - DELEGACJE
Pojawia się słownik z miastami do wyboru. Wpisujemy w pole Poszukiwany ciąg szukaną
miejscowość i przyciskamy przycisk Szukaj.
Uwaga: Do słownika z miejscowościami wpisano ponad 700 większych miast w Polsce i Europie.
W przypadku braku którejś miejscowości wybierany większą znajdującą się w pobliżu. Jest też
możliwość dopisania miejscowości, której brak w słowniku, w tym celu proszę o kontakt
z administratorem systemu HRM ([email protected])
Wybieramy znalezioną miejscowość przez naciśnięcie jej nazwy w polu Wynik poszukiwania.
Operacje wyboru miasta powtarzamy tyle razy do ilu miejscowości jest wypisywana delegacja.
Na koniec decydujemy, czy delegację przesyłamy od razu do przełożonego Prześlij, czy
zapisujemy Zapisz (w celu późniejszej poprawki lub późniejszego wysłania), czy anulujemy całą
wpisaną delegację Anuluj. Delegacje możemy również wydrukować Drukuj.
Strona 3 z 7 - wer. 1.03.12 - DELEGACJE
Po zatwierdzeniu delegacji przez przełożonego należy delegację wysłać do kadr. Może to zrobić
osoba zatwierdzające delegację (przełożony). Po zatwierdzeniu, pojawia przycisk Prześlij do
kadr. Możemy też sami wysłać swoją delegacje do kadr (po zaakceptowaniu jej przez
przełożonego). Opis w punkcie Wysłanie delegacji do kadr.
Uwaga: Tylko delegacja przesłana do kadr powoduje rejestrację
absencji pracownika w programie kadrowym.
Lista delegacji
Wybieramy z lewego menu Delegacje -> Operacje -> Lista delegacji lub z górnego menu
Pokaż listę
Na liście widoczne są wpisane delegacje. Przy zaznaczonej opcji „Do bieżącej obsługi”
(domyślnie) widzimy:
•
delegacje, które czekają do wysłania do zatwierdzenia (w przykładzie delegacje 144/2014
i 143/2014)
•
delegacje zatwierdzone przez kierownika i czekające do wysłania do kadr, czcionka
w kolorze czerwonym i znaczkiem
140/2014)
•
delegacje zatwierdzone przez kierownika i wysłane do kadr, czcionka w kolorze czerwonym
i znaczkiem
•
w ostatniej kolumnie P (w przykładzie delegacje
w ostatniej kolumnie P (w przykładzie delegacje 139/2014)
delegacje do zatwierdzenia podwładnych pracowników wraz z ich nazwiskami (opcja tylko
dla przełożonych)
Po odznaczeniu „Do bieżącej obsługi” widoczne są wszystkie wpisane delegacje.
Strona 4 z 7 - wer. 1.03.12 - DELEGACJE
Wysłanie delegacji do kadr
W celu wysłania zatwierdzonej delegacji do kadr wybieramy z Listy delegacji delegacje przez
. Po
naciśniecie jej numeru. W przykładzie jest to delegacja 141/2014 i posiadająca znak
wybraniu delegacji w dolnej części tabeli Dane podstawowe pojawi się przycisk Prześlij do kadr.
Po naciśnięciu Prześlij do kadr pojawi się okno z wyborem rodzaju absencji.
Wybieramy odpowiednią absencję, krajową lub zagraniczną, naciskamy przycisk Wybierz.
W tabeli Dane podstawowe pojawi się informacja „Przesłana do kadr”. Na rysunku niżej informacja
podkreślona na czerwono.
Strona 5 z 7 - wer. 1.03.12 - DELEGACJE
Dodatkowo istnieje możliwość zobaczenia historii wypisywania delegacji. Wybieramy w tym celu
Historia nadawania wniosków. Na rysunku wyżej informacja podkreślona na czerwono.
Zatwierdzanie delegacji pracownika przez przełożonego
Osoby będące przełożonymi na liście delegacji mają widoczne delegacje swoich pracowników.
Widoczne są tylko te, które wymagają zatwierdzenia (lub odrzucenia) i (lub) wysłania do kadr.
Po wybraniu delegacji do zatwierdzenia przez naciśniecie numeru delegacji na liście, na dole tabeli
Dane podstawowe pojawia się przycisk Zatwierdź, Odrzuć i Drukuj
Możemy wydrukować delegację Drukuj, anulować ją całkowicie Anuluj lub zatwierdzić Zatwierdź
Po zatwierdzeniu pojawia się przycisk Prześlij do kadr i Drukuj. Zatwierdzoną delegacje
przesyłamy do kadr przez naciśniecie przycisku Prześlij do kadr. Przesłanie do kadr może sam
zrobić pracownik który wypisał delegację.
Po naciśnięciu Prześlij do kadr pojawi się okno z wyborem rodzaju absencji. Opis w rozdziale
Wysłanie delegacji do kadr.
Strona 6 z 7 - wer. 1.03.12 - DELEGACJE
Wyszukaj delegacje
W tej opcji mamy możliwość wyszukania delegacji według zadanych kryteriów. Od numeru
delegacji, przez daty wpisania i daty delegacji, nazwisku i imieniu pracownika, statusie i informacji
czy delegacja jest krajowa czy zagraniczna.
Górne menu
Będąc w każdym z trzech menu mamy również możliwość poruszania się pomiędzy nimi przez
górną listę wyboru
Strona 7 z 7 - wer. 1.03.12 - DELEGACJE