szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Zakup usługi wynajmu sali konferencyjnej oraz usługi cateringowej i logistycznej dla uczestników infoseminarium współfinansowane przez Uni
Europejsk ze rodków Europejskiego Funduszu Społecznego oraz ze rodków bud etu Województwa Mazowieckiego w ramach Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013. Dotyczy projektu Nr POKL.08.02.02-14-001/09 pn. „Budowa systemu monitoringu i podstaw ewaluacji
wdra ania Regionalnej Strategii Innowacji dla Mazowsza”.
SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
zakup usługi wynajmu sali konferencyjnej oraz usługi cateringowej i logistycznej dla uczestników
infoseminarium realizowanego w ramach projektu systemowego „Budowa systemu monitoringu i
podstaw ewaluacji wdra ania Regionalnej Strategii Innowacji dla Mazowsza” realizowanego w
ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet VIII Regionalne kadry gospodarki,
Działanie 8.2 Transfer wiedzy, Poddziałanie 8.2.2 Regionalne Strategie Innowacji.
Cele zamówienia:
− organizacja infoseminarium;
− wymiana do wiadcze oraz wiedzy na temat koncepcji „inteligentnej specjalizacji” w kontek cie tworzenia
programów operacyjnych na lata 2014 – 2020;
− zaprezentowanie i omówienie zało e metodologicznych dla okre lenia inteligentnych specjalizacji dla
Mazowsza;
− podniesienie wiadomo ci i wiedzy na temat znaczenia innowacji w rozwoju gospodarczo-naukowo-społecznym.
Zamówienie zostało podzielone na trzy elementy:
1. Element A zamówienia
obejmuje usługi hotelarskie (wynajem sali konferencyjnej wraz z wyposa eniem
i zapleczem technicznym);
2. Element B zamówienia
obejmuje usługi cateringowe;
3. Element C zamówienia
obejmuje usługi logistyczne (przygotowanie i obsługa spotkania).
ELEMENT A - USŁUGI HOTELARSKIE
Przedmiotem zamówienia jest usługa wynajmu sali konferencyjnej wraz z wyposa eniem dla uczestników
jednodniowego infoseminarium.
Zamówienie powinno zosta wykonane zgodnie z wymogami okre lonymi poni ej:
1) Liczba uczestników: 50 osób.
2) Miejsce infoseminarium: Warszawa, z zastrze eniem pkt 7.
3) Rodzaj imprezy: infoseminarium.
4) Termin: 14.12.2012 r.
5) Czas trwania: około 6 godzin.
6) Planowana godzina rozpocz cia: 9:00 – 10:00.
7) Wykonawca zobowi zany b dzie wskaza w formularzu oferty: miejsce, czyli nazwa, adres, mapa
dojazdowa; zdj cia lub foldery proponowanego obiektów – co najmniej cztery zdj cia przedstawiaj ce obiekt,
wn trze obiektu, sal konferencyjn i sal cateringow ; opis dojazdu (rodzaj rodków lokomocji).
Do miejsca spotkania musi by zapewniony dogodny dojazd rodkami komunikacji miejskiej (z dworca PKP
lub przystanku PKS): Warszawa, ródmie cie, gdzie granice s wyznaczone przez: tory kolejowe przy ul.
Słomi skiego, al. Jana Pawła II, al. Niepodległo ci, ul. Stefana Batorego, ul. Spacerowa, ul. Gagarina,
ul. Podchor ych, ul. Nowosielecka i nurt Wisły.
8) Zapewnienie sali konferencyjnej wraz z wyposa eniem:
− wielko sali dostosowana do liczby uczestników i charakteru imprezy – sala konferencyjna, ustawienie
stołów i krzeseł – podkowa;
− stół prezydialny (stół prostok tny nakryty, osłoni ty do podłogi) oraz krzesła dla 6 osób;
− klimatyzacja;
− dost p do Internetu (1 stanowisko przy stole prezydialnym);
− nagło nienie i inne sprz ty audio-video: 4 mikrofonów bezprzewodowych dla uczestników i prowadz cych,
z podstawkami + 1 mikrofon bezprzewodowy na sali na stojaku; projektor multimedialny z wska nikiem
laserowym; ekran; komputer lub laptop (wyposa ony min. w system operacyjny Windows 7, pakiet Microsoft
Office 2007+) współpracuj cy z projektorem, kompatybilny z Internetem.
9) Zapewnienie oznakowania wizualnego miejsca infoseminarium:
− 1 proporczyk z flag Polski, 1 proporczyk z flag Unii Europejskiej i 1 proporczyk z herbem Województwa
Mazowieckiego na stole prezydialnym – dostarcza Zamawiaj cy;
− stół prezydialny pokryty tkanin materiałow (bez oznak zniszczenia), preferowany granatowy kolor
materiału, długo materiału do podłogi – dostarcza Wykonawca;
− zapewnienie stoj cych wizytowników na stół prezydialny, jednakowa wielko
(bez oznak zniszczenia)
w liczbie: 6 sztuk (min. format: 150/200 x 80/100 mm) – dostarcza Wykonawca;
________________________________________________________________________________________
Województwo Mazowieckie
ul. Jagiello ska 26, 03-719 Warszawa
−
10)
11)
12)
13)
zapewnione przez Wykonawc miejsca na ustawienie stojaka na 3 flagi (wysoko
do 200 cm) oraz
min. 3 cianek lub roll-upów w miejscach eksponowanych (tu przy stole prezydialnym oraz w recepcji) Zamawiaj cy zapewnia stojak, flagi oraz ciank , roll-up.
Zapewnienie sali konsumpcyjnej: klimatyzowana, stoliki coctailowe.
Zaplecze techniczne (miejsce przechowywania materiałów, sprz tu itp.) oraz sanitarne (toalety damskie i
m skie oraz minimum jedna toaleta dostosowana dla osób niepełnosprawnych).
Zapewnienie bezpłatnej szatni do 55 osób wraz z obsług .
Sprz tanie sali po zako czeniu spotkania.
ELEMENT B - USŁUGI CATERINGOWE
Przedmiotem zamówienia jest catering dla 50 uczestników infoseminarium – w trakcie spotkania przewidziane
s 2 przerwy kawowe oraz lunch. Propozycja menu zostanie przedstawiona przez Wykonawc w ofercie
do akceptacji Zamawiaj cego.
Serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa cateringowa, nakrycie stołów/obrusy, zastawa porcelanowa
i szklana oraz sprz tanie). Stoliki coctailowe na obrze ach Sali Cateringowej.
Napoje przewidziane na całe spotkanie min. 1 500 ml/1 os. – kawa (dodatki: mleko + cukier), herbata (dodatki:
cytryna + cukier), napoje powitalne (kawa i herbata) podczas rejestracji przed spotkaniem oraz
w trakcie dwóch przerw.
Wykonawca zapewnia (co najmniej):
− napoje: soki owocowe, kawa rozpuszczalna, kawa mielona, herbata ekspresowa w torebkach, woda gazowana
i niegazowana w butelkach max. 0,5 l;
− przek ski słone;
− ciasta;
− ciastka;
− koreczki (min. 4 składniki);
− przystawki mi sne;
− przystawki wegetaria skie;
− sałaty;
− zupa;
− danie mi sne;
− danie rybne;
− dwa dania wegetaria skie;
− dodatki skrobiowe;
− dodatki warzywne;
Szczegółowe menu b dzie ustalane z Zamawiaj cym 4 dni przed spotkaniem. Zamawiaj cy dopuszcza modyfikacj
menu.
ELEMENT C USŁUGI LOGISTYCZNE
Przedmiotem zamówienia s usługi logistyczne. Zamówienie powinno zosta wykonane zgodnie z wymogami
okre lonymi poni ej:
1) Zapewnienie recepcji infoseminarium zlokalizowanej przy wej ciu głównym lub przy wej ciu/wej ciach do sali
konferencyjnej. Po stronie Wykonawcy le y zapewnienie:
a) 2 krzeseł,
b) stołu przykrytego tkanin .
2) Zapewnienie obsługi technicznej spotkania (serwis techniczny, ochrona).
3) Wykonawca zorganizuje przewóz stojaka, flag, cianki, roll-upów, publikacji papierowych oraz innych
materiałów dla uczestników infoseminarium z siedziby Zamawiaj cego na miejsce spotkania jeden dzie przed
organizacj spotkania, a po zako czeniu przewóz do siedziby Zamawiaj cego jeden dzie po organizacji
infoseminarium.
4) Wykonawca zapewni specjalne oznaczenie sal tak, aby zagwarantowa bezproblemowe przemieszczanie si
uczestników.
5) Wykonawca zapewni kwiatowe dekoracje ro linne na stół prezydialny, stół recepcyjny itd.
Dodatkowe wymagania:
1) Obiekt wskazany przez Wykonawc musi mie zapewniony dost p dla osób niepełnosprawnych.
2) Posiłek podany w bezpo rednim s siedztwie sali, w której zorganizowane b dzie infoseminarium.
________________________________________________________________________________________
Województwo Mazowieckie
ul. Jagiello ska 26, 03-719 Warszawa
2