RACHMISTRZ - Okręg Pomorski ZHR

RACHMISTRZ
RACHMISTRZ
(wykazuje mistrzostwo w rachunkach☺)
Druk finansowany z funduszy Ministerstwa Pracy i Polityki
Społecznej w ramach Rządowego Programu – Fundusz
Inicjatyw Obywatelskich
w ramach projektu "Rozwój 2007"
opracowała hm Magdalena Ząbkiewicz
redakcja – hm Anna Reda
(na podstawie materiałów przygotowanych dla Okręgu Mazowieckiego ZHR przez phm Annę Zagrajek
oraz regulaminów i instrukcji obowiązujących w ZHR)
Gorące podziękowania naleŜą się takŜe hm Małgorzacie Stańczak – Kowalczyk oraz członkom zarządu Okręgu
Pomorskiego ZHR (w latach 2006-2008) za wszelkie poprawki merytoryczne.
Okręg Pomorski ZHR
1
RACHMISTRZ
Gdańsk, 7 grudnia 2007
Słów parę na dzień dobry ☺
Zdaję sobie sprawę, Ŝe nie jeden druŜynowy lub druŜynowa zŜyma się w duchu (lub nieco
głośniej) na fakt, Ŝe co pewien czas trzeba się rozliczyć, czyli zebrać dokumenty,
uporządkować, podliczyć, wpisać do odpowiednich formularzy, udać się do księgowej
okręgu, poprawić, udać się jeszcze raz, moŜe znowu poprawić, aŜ w końcu ma się to
„z głowy”. Niestety nie na długo, bo za jakiś czas trzeba znowu zebrać dokumenty,
uporządkować…. Czy nie lepiej by było spokojnie prowadzić druŜynę, robić porządnie swoją
robotę z korzyścią dla dzieciaków i nie męczyć się z tą całą biurokracją? PrzecieŜ wszyscy
otrzymaliśmy porządne wychowanie w szeregach ZHRu i nikt nie kradnie ani nie oszukuje.
A ten okręg to tylko się czepia!
A okręg, w postaci jego zarządu lub pracowników, jeŜeli czegoś od Was wymaga, to ma ku
temu powody. PoniŜej przedstawiam na to dowody.
Po pierwsze naleŜy pamiętać, Ŝe prowadząc druŜynę druŜynowy dysponuje nie swoimi
pieniędzmi. Zazwyczaj są to pieniądze rodziców harcerzy (np. składki, wpłaty na wyjazdy),
instytucji (Kuratorium Oświaty, MEN, Urząd Miasta) lub darczyńców (1% podatku). KaŜda
z tych osób lub instytucji ma prawo zapytać nas i poprosić o dowody, na co otrzymane środki
wydaliśmy. Myślę, Ŝe i wy teŜ nie chcielibyście dawać „w ciemno”, ale mieć jakąś gwarancję,
Ŝe wasze pieniądze wydano zgodnie z waszą intencją.
Po drugie druŜyna, czy jakakolwiek inna jednostka ZHRu nie jest zawieszona w próŜni,
ale naleŜy do organizacji. W związku z tym, pieniądze, które otrzymuje jedna druŜyna są
przychodem ZHRu i jeŜeli choć jedna druŜyna nie rozlicza się na czas, to spóźnienie i jego
konsekwencje obarczają ZHR jako organizację (druŜyny rozliczają się w okręgu, a okręg
w naczelnictwie).
Po trzecie, w moim stosunkowo długim Ŝyciu instruktorskim zdarzyło mi się juŜ spotkać
instruktorów, którzy uznali, Ŝe sprzęt druŜyny wcześniej przez nich prowadzonej będzie lepiej
wykorzystany lub lepiej zabezpieczony, jeŜeli oni go wezmą do siebie. I niestety kończyło się
tak, Ŝe juŜ inni harcerze nie mieli moŜliwości z niego korzystać. Słyszałam teŜ, nie tak
rzadko, argumenty, Ŝe moŜna „naciągnąć” rozliczenia, bo „przecieŜ nie biorę do swojej
kieszeni, tylko dla druŜyny”. A dla mnie osobiście fakt, czyja to kieszeń nie ma znaczenia.
Bezdyskusyjne pozostaje to, Ŝe takie postępowanie mija się bardzo z Prawem Harcerskim. I to
niestety jest ta smutna część argumentacji, dlaczego trzeba się rzetelnie rozliczać
z powierzonych nam pieniędzy.
Zresztą jak głosi nasz „Regulamin finansowo – gospodarczy ZHR” (patrz załącznik nr 1),
naleŜy pamiętać, Ŝe druŜynowy ponosi odpowiedzialność materialną za prawidłowe
prowadzenie gospodarki i dokumentacji finansowej druŜyny w ciągu roku. Dlatego teŜ
powinien złoŜyć pisemne oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej
za działalność finansowo-gospodarczą druŜyny i powierzony majątek (druk zobowiązania
znajduje się w ksiąŜce finansowej – załącznik nr 2).
DruŜynowy moŜe powierzyć prowadzenie dokumentacji finansowej pełnoletniemu
kwatermistrzowi, co nie zwalnia go z obowiązku nadzoru i odpowiedzialności.
Proponuję, więc oswoić się z tematem rozliczeń i bez lęku lub wstrętu cyklicznie brać się
za tę robotę. Mam nadzieję, Ŝe poniŜsze informacje będą wam w tym pomocne.
Okręg Pomorski ZHR
2
RACHMISTRZ
Dodatkowo, proszę pamiętać, Ŝe funkcje księgowej, skarbnika okręgu lub innego członka
zarządu okręgu istnieją po to, aby Wam pomóc. Zdajemy sobie sprawę, Ŝe rozliczenia dla
wielu z Was mogą się wydawać koszmarne, więc nie wahajcie się pytać, prosić o radę lub
pomoc. Zapraszamy do współpracy☺!
Cześć I
SKĄD DRUśYNOWY MA PIENIĄDZE?
1. Główne źródła dopływu gotówki to:
1) składki od rodziców
2) wpłata niewykorzystanych pieniędzy po obozie, zimowisku
3) 1% podatku od osób fizycznych
4) wpłaty rodziców na śródroczne wycieczki, biwaki druŜyny itp.
5) przychody z akcji zarobkowych
6) dotacje władz oświatowych (Kuratorium, MEN) i samorządowych uzyskane z okręgu
7) środki druŜyny pobrane z subkonta okręgu
2. Jak dokumentujemy powyŜsze wpłaty do kasy druŜyny?
Ad. 1 – druŜynowy wystawia osobny dokument KP dla kaŜdego rodzica, potem sporządza
zbiorcze zestawienie wpłat ze składek na podstawie wystawionych KP (aby druŜynowy mógł
uniknąć bałaganu przyda mu się regularnie prowadzona ewidencja pobranych składek
zamieszczona na początku ksiąŜki finansowej druŜyny – patrz załącznik nr 4)
Ad. 2 – druŜynowy wystawia dokument KP dla komendanta obozu, zimowiska
Ad. 3 - druŜynowy otrzymuje dokument KW od księgowej okręgu
Ad. 4 - druŜynowy wystawia dokument KP dla kaŜdego rodzica
Ad. 5 - druŜynowy wystawia dokument KP na kwotę przychodów z całej akcji czyli w ten
sposób księguje wszystkie pieniądze, które druŜyna zarobiła (nie tylko zysk, ale cały
przychód)
Ad. 6 - druŜynowy otrzymuje dokument KW od księgowej okręgu
Ad. 7 - druŜynowy otrzymuje dokument KW od księgowej okręgu
3. Gdzie wpisujemy do ksiąŜki finansowej druŜyny (załącznik nr 5)?
Ad. 1 – w kolumnie „środki własne, wpłaty uczestników” oraz w kolumnie „wpływy razem”
Ad. 2 - w kolumnie „darowizny” oraz w kolumnie „wpływy razem”
Ad. 3 – w kolumnie „darowizny” oraz w kolumnie „wpływy razem”
Ad. 4 - w kolumnie „środki własne, wpłaty uczestników” oraz w kolumnie „wpływy razem”
Ad. 5 - w kolumnie „akcje zarobkowe” oraz w kolumnie „wpływy razem”
Ad. 6 - w kolumnie „darowizny” oraz w kolumnie „wpływy razem”
Ad. 7 - w kolumnie „inne” oraz w kolumnie „wpływy razem”
4. Co to jest dokument KP?
Skrót KP oznacza „kasa przyjmie”, czyli jest to potwierdzenie otrzymania „kasy” lub ładniej
moŜna powiedzieć wpływu środków pienięŜnych do kasy. KaŜdy dokument KP posiada swój
kolejny numer, czyli jest to druk ścisłego zarachowania. PoniewaŜ finanse druŜyny są tak
naprawdę finansami całego ZHRu, to druŜyna nie moŜe nadawać kwitom KP swoich
własnych numerów. Numeracja jest jedna, wspólna dla całego okręgu i za ewidencję druków
Okręg Pomorski ZHR
3
RACHMISTRZ
KP odpowiada przewodniczący zarządu okręgu. Aby wiedzieć jakie numery moŜna
wykorzystać, naleŜy się z pytaniem zwrócić do sekretarki lub księgowej okręgu.
KaŜdy oryginał KP powinien być na przedniej stronie opieczętowany pieczęcią okręgu,
a na odwrocie ostemplowany pieczątką druŜyny (lub innej jednostki organizacyjnej
np. chorągwi).
5. Jak wypełnić dokument KP?
Na kwicie KP musi zostać wyraźnie określone kto wpłaca (np. imię i nazwisko rodzica), jaką
kwotę i na jaki cel (np. składki za Zuzię Kowalską za I kw. 2008 r.). Kwit podpisuje osoba
przyjmującą gotówkę (np. druŜynowy).
Kwity KP naleŜy wypełniać w trzech egzemplarzach: oryginał KP otrzymuje osoba
wpłacająca pieniądze, pierwszą kopię naleŜy dołączyć do dokumentacji źródłowej (czyli
do segregatora lub teczki druŜyny z dokumentami finansowymi – patrz część III, pkt. 7),
a drugą kopię pozostawić w bloczku KP.
ZuŜyte, czyli wypełnione bloczki (a raczej zbiór trzecich kopii druków KP) naleŜy oddać
do okręgu przy rozliczeniu rocznym ksiąŜki finansowej druŜyny (patrz str.12).
6. Co robić, gdy się pomylę?
Dopuszczalne jest poprawianie przez skreślenie (na oryginale i kopiach KP) błędnej treści
lub kwoty, ale skreślone liczby muszą pozostać czytelne. Nad skreśleniem wpisujemy treść
poprawną i datę poprawki oraz podpis osoby do tego upowaŜnionej (czyli np. druŜynowego).
Nie moŜna poprawiać pojedynczych liter bądź cyfr.
Błędnie wystawione kwity KP naleŜy anulować poprzez przekreślenie oryginału i wszystkich
kopii, umieszczenie adnotacji „anulowano”, daty i podpisu osoby anulującej, a następnie
wystawić poprawnie z nowym numerem.
7. Co to jest dokument KW?
Skrót KW oznacza „kasa wydała”, czyli jest to potwierdzenie pozbycia się „kasy” lub ładniej
moŜna powiedzieć wypływu środków pienięŜnych z kasy.
Na kwicie KW musi być wyraźnie napisane, kto przyjmuje gotówkę, jaką kwotę i z jakiego
tytułu. Kwit podpisuje osoba przyjmująca oraz wypłacająca gotówkę.
Gdy pieniądze otrzymuje druŜyna po obozie moŜe się zdarzyć, Ŝe zamiast wystawić własny
dokument KP, druŜyna otrzyma kwit KW, który jest dowodem dla kwatermistrza obozu, Ŝe te
pieniądze druŜynowemu dał (niech on się teraz martwi, aby nie zginęły i były poprawnie
rozliczone☺).
Gdy pieniądze otrzymuje druŜyna od księgowej okręgu, kwit KW jest dowodem dla zarządu
okręgu, Ŝe dany druŜynowy powinien się z tych pieniędzy rozliczyć (przyjdzie czas, Ŝe będą
go za to gnębić dopóki się nie rozliczy ☺).
Osoba pobierająca gotówkę podpisuje się własnoręcznie na druku KW, Ŝe pieniądze wzięła,
więc nie moŜe się wymigać przed ich późniejszym rozliczeniem.
Okręg Pomorski ZHR
4
RACHMISTRZ
Część II
NA CO DRUśYNOWY MOśE WYDAĆ PIENIĄDZE DRUśYNY?
Mówiąc ogólnie druŜynowy moŜe wydać pieniądze druŜyny tylko na cele statutowe ZHR
(czyli na prowadzenie pracy wychowawczej w druŜynie) lub w formie darowizny na cele
dobroczynne.
Rodzaje wydatków omówimy w podziale rodzajowym, jaki narzuca nam ksiąŜka finansowa
druŜyny (załącznik nr 5):
1. ZAKUP WYPOSAśENIA - do wyposaŜenia zaliczamy: wszystkie rodzaje namiotów, sprzęt
noclegowy (m.in. kanadyjki, materace), wyposaŜenie harcówek (np. meble, sprzęt audiovideo), wyposaŜenie biurowe (np. komputery, drukarki, maszyny do pisania), sprzęt
sportowy, pionierski, pozostały sprzęt o długości uŜytkowania powyŜej roku.
WyposaŜenie ewidencjonujemy w ksiąŜkach inwentarzowych jednostek (patrz część
VIII). W najbliŜszym czasie postaramy się sporządzić przykładową listę rzeczy, które
naleŜy zaliczać do wyposaŜenia druŜyny.
Dokumenty potwierdzające tego typu zakupy to faktury VAT, rachunki opisane z tyłu
np. „Przyjęto na stan XX GDH pod nr xxx w ksiąŜce inwentarzowej”
2. MATERIAŁY - to produkty ulegające jednorazowemu, całkowitemu zuŜyciu, czyli:
materiały biurowe (np. papier, koperty, długopisy, spinacze,), środki czystości (np. mydło,
papier toaletowy), części zamienne do wyposaŜenia, inne materiały (np. świeczki, farbki,
kredki, bibułka, ksiąŜki, kasety audio-video, filmy foto), lekarstwa.
Dokumenty potwierdzające tego typu zakupy to faktury VAT, rachunki opisane z tyłu
np. „ZuŜyto na biwaku do celów programowych” lub „ZuŜyte przez uczestników biwaku”.
3. WYśYWIENIE – artykuły spoŜywcze, opłaty za posiłki spoŜyte w barach, restauracjach itp.
Dokumenty potwierdzające tego typu zakupy to faktury VAT, rachunki opisane z tyłu
np. „SpoŜyte przez uczestników wycieczki”
UWAGA! Nie stosujemy oświadczeń o zakupie art. spoŜywczych !!!
4. USŁUGI - opłaty za usługi pocztowe i telekomunikacyjne (np. zakup znaczków
pocztowych, wysyłka korespondencji, rachunki za telefon, karty telefoniczne), opłata
za usługi bankowe (np. prowizje bankowe za dokonanie przelewu, wydanie ksiąŜeczki,
ustalenie pełnomocnictwa do ksiąŜeczki), opłata za usługi poligraficzne (np. kserowanie
materiałów, druk folderów, wyrobienie pieczątki), badania lekarskie i „sanepidowskie”,
wywóz śmieci, wywołanie filmów i odbitek, opłaty za udział w kursach organizowanych
przez inne instytucje (nie w ramach ZHRu) itp.
Dokumenty potwierdzające tego typu zakupy to: faktury VAT, rachunki, wyciągi
umowa o uŜyczenie telefonu prywatnego (załącznik nr 6) z podłączonym
i zaznaczonymi połączeniami wykonanymi na rzecz ZHRu. UWAGA - umowa
podpisana z właścicielem telefonu, czyli z osobą, na którą wystawiane są
Okręg Pomorski ZHR
bankowe,
bilingiem
musi być
rachunki
5
RACHMISTRZ
telefoniczne. PAMIĘTAJ, TYLKO OKRĘG MOśE PODPISYWAĆ UMOWY lub osoby
posiadające pełnomocnictwo wystawione przez zarząd okręgu.
Przykładowy opis np. za usługi kopiowania: „Wykorzystano na zbiórce druŜyny”,
lub „Wykorzystano do organizacji akcji zarobkowej”.
5. TRANSPORT - przewóz osób, sprzętu, Ŝywności, zakup części zamiennych
do samochodów będących własnością ZHR i uŜytkowanych w ciągu roku,
eksploatacja samochodów (np. zakup paliwa, ubezpieczenia samochodów będących
własnością ZHR).
Faktury za benzynę mogą być rozliczane tylko w przypadku, gdy dana jednostka ZHR jest
właścicielem środka transportu.
PAMIĘTAJ! NA FAKTURZE ZA BENZYNĘ MUSI BYĆ PODANY NUMER
REJESTRACYJNY SAMOCHODU.
Jeśli korzystacie z samochodu prywatnego do celów związanych z prowadzoną przez Waszą
jednostkę działalnością lub w związku z pełnieniem przez Was danej funkcji mówi się,
Ŝe wykorzystujecie samochód do celów słuŜbowych. Do takich wyjazdów naleŜą np. wyjazd
na wizytację lub konferencję, zwiad przedobozowy, przedzimowiskowy i in.
W takich sytuacjach właściciel samochodu powinien z druŜynowym (posiadającym
pełnomocnictwo zarządu okręgu) podpisać umowę uŜyczenia samochodu (załącznik nr 7).
Koszty eksploatacji tego samochodu do celów druŜyny ZHR mogą być tylko rozliczone na
podstawie wykazu przejechanych km (karta drogowa- załącznik nr 8). Łączną ilość
przejechanych km mnoŜymy razy ogólnie stosowaną stawkę ryczałtu tj. dla samochodów o
pojemności poniŜej 900cm3 – 0,5214zł, dla samochodów o pojemności powyŜej 900cm3 –
0,8358zł. (Uwaga! Stawki ryczałtu są okresowo zmieniane, zanim więc je zastosujecie
skontaktujcie się z księgową okręgu, aby sprawdzić ile aktualnie wynoszą). W przypadku, gdy
właściciel samochodu chciałby mniejszy zwrot niŜ wynika to ze stawek ryczałtowych np. tylko
za benzynę, moŜna mu te wydatki rozliczyć na podstawie dostarczonych faktur. Karta
drogowa jest nadal potrzebna, gdyŜ trzeba pilnować, aby zwrot nie przekroczył wyliczenia z
zastosowaniem ryczałtu.
Oprócz biletów powinniście się starać brać faktury za przejazd. W wyjątkowych przypadkach
dopuszcza się moŜliwość rozliczenia biletów PKP lub PKS w ksiąŜce finansowej na podstawie
druku zbiorczego rozliczenia przejazdu (załącznik nr 9).Do rozliczenia naleŜy dołączyć
wszystkie bilety i listę osób, które brały udział w wycieczce.
UWAGA! W ten sposób moŜna rozliczyć tylko bilety spełniające następujące warunki:
Bilet musi byś wydany przez podatnika uprawnionego do świadczenia usług polegających
na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami
pełnomorskimi, środkami transportu Ŝeglugi śródlądowej i przybrzeŜnej, promami,
samolotami i śmigłowcami, jeŜeli zawierają następujące dane:
a) nazwę i numer NIP sprzedawcy,
b) numer i datę wystawienia biletu,
c) odległość taryfową nie mniejszą niŜ 50 km,
d) kwotę naleŜności wraz z podatkiem,
e) kwotę podatku
Przykładowy opis z tyłu faktury: „Wykorzystano do przewozu członków druŜyny na biwak”.
Okręg Pomorski ZHR
6
RACHMISTRZ
6. CZYNSZE I ENERGIA - zakwaterowanie (np. najem pomieszczeń na biwaki, opłata za pola
namiotowe), opłaty czynszowe (np. najem lokali biurowych, harcówek), opłata za energię
elektryczną, centralne ogrzewanie, gaz, zakup opału, zuŜycie wody itp.
Dokumenty potwierdzające tego typu zakupy to faktury VAT, rachunki. Warto teŜ podpisać
wcześniej umowę o wynajem budynku - załącznik nr 10 lub umowę najmu terenu- załącznik
nr 11 (np. na biwak). PAMIĘTAJ, TYLKO OKRĘG MOśE PODPISYWAĆ UMOWY lub
osoby posiadające pełnomocnictwo wystawione przez zarząd okręgu.
7. KOSZTY UBEZPIECZENIA - składki na ubezpieczenie np. OC i NW osób, składki na
ubezpieczenie lokali, sprzętu.
Dokumenty potwierdzające tego typu zakupy to polisy ubezpieczeniowe
8. INNE – tutaj księgujemy te koszty, których nie moŜna zakwalifikować do wcześniej
wymienionych grup kosztów (np. nagrody, bilety wstępu do muzeum, kina itp.).
Czekoladę, batony, owoce mimo, Ŝe są Ŝywnością jeŜeli rozdano na nagrody naleŜy
opisać jak wskazano poniŜej i wpisać do rubryki INNE (w tym przypadku nie wlicza się ich
do stawki Ŝywieniowej).
Dokumenty potwierdzające tego typu zakupy to faktury VAT, rachunki, bilety. Przykładowy
opis: „Nagrody - ksiąŜki rozdano następującym uczestnikom konkursu … /wymienić
nagrodzonych/”, „Bilety wstępu do muzeum wykorzystano na zbiórce ZZ”.
Odbiór nagrody musi zostać potwierdzony własnoręcznym podpisem przez osobę odbierającą
nagrodę (do tego celu spisujemy listę osób nagrodzonych (załącznik nr 12) i zbieramy od nich
podpisy, całość podczepiamy do faktury zakupu nagród). W przypadku nagród drobnych,
których jednostkowa wartość nie przekracza kwoty 100 zł, odbiór moŜe być potwierdzony na
odwrocie rachunku przez co najmniej trzy osoby z kadry. Pamiętaj, osoby nagrodzone
powinny być wymienione w rozkazie!
W wyjątkowych przypadkach (gdy nie macie faktury) dopuszcza się moŜliwość wpisu do
ksiąŜki finansowej na podstawie druku zbiorczego rozliczenia biletów wstępu (załącznik nr
27). Do rozliczenia naleŜy dołączyć wszystkie bilety i listę osób.
9. WYNAGRODZENIA BEZOSOBOWE - wynagrodzenia brutto z tytułu zawartych umów zleceń,
umów o dzieło, o pracę – PAMIĘTAJ, TYLKO OKRĘG MOśE PODPISYWAĆ
UMOWY lub osoby posiadające pełnomocnictwo wystawione przez zarząd okręgu.
Dokumenty potwierdzające tego typu zakupy to rachunki sporządzone do umów zleceń, umów
o dzieło(załącznik nr 13), o pracę. Przed wystawieniem rachunku proszę się skontaktować z
księgową okręgu, aby prawidłowo obliczyć i odprowadzić składki ZUS i podatki.
10. SKŁADKI – kwoty odprowadzonych składek do jednostki nadrzędnej
Dokumenty potwierdzające tego typu wydatek to dowody KP jednostki przyjmującej składki
np. okręgu
Okręg Pomorski ZHR
7
RACHMISTRZ
11. PRZEKAZYWANIE WŁASNYCH PIENIĘDZY INNEJ DRUśYNIE, OBOZOWI ITP.
Na podstawie dowodu KP jednostki przyjmującej od nas pieniądze wpisujemy do ksiąŜki
finansowej na czerwono (czerwony kolor oznacza minus) w rubryce „wpływy” i we wpływach
szczegółowo w „pozostałe” (UWAGA! MoŜe się tak zdarzyć, Ŝe nie mieliście wcześniej
wpływów w rubryce „pozostałe”. Wtedy macie wpływy minusowe!!! I takie teŜ wykazujecie w
rubryce „Pozostałe” w sprawozdaniu finansowym).
12. OPŁATY ZA KURSY: metodyczne, instruktorskie, wychowawców, kierowników i inne
organizowane przez róŜne jednostki ZHR (dotyczy to tylko ZHR)
Na podstawie dowodu KP jednostki przyjmującej od nas pieniądze wpisujemy do ksiąŜki
finansowej na czerwono w rubryce „wpływy” i we wpływach szczegółowo w
„pozostałe”(analogicznie jak opisano w punkcie poprzednim).
13. PRZEKAZANIE NADWYśKI GOTÓWKI DRUśYNY NA SUBKONTO OKRĘGU
(analogicznie jak opisano w punkcie poprzednim)
Część III
JAK DOKUMENTUJEMY NASZE WPŁYWY I WYDATKI
KaŜdy rozsądny człowiek ma porządek☺. Porządek w dokumentach i stanie kasy szczególnie
jest poŜądany, gdy w grę wchodzi obracanie nie własnymi pieniędzmi.
Dlatego w celu ewidencjonowania wpływów i wydatków druŜynowy lub kwatermistrz
prowadzi starannie i systematycznie dokumentację finansową, na którą składają się:
a dokumenty źródłowe wpływów i wydatków (dokumentacja księgowa),
b ksiąŜka finansowa,
c kwitariusz KP (czyli bloczek z wykorzystanymi i wolnymi drukami KP).
Ad. a – DOKUMENTY ŹRÓDŁOWE WPŁYWÓW I WYDATKÓW
Dokumentacja księgowa to zbiór właściwie sporządzonych dowodów księgowych, na które
składają się:
• dowody źródłowe, czyli wszystkie zebrane przez druŜynowego faktury, rachunki,
bilety, kwity KP, KW itd. oraz
• dowody wtórne, które są wystawiane na podstawie w/w dowodów źródłowych np.
zbiorcze zestawienie przejazdu, raport kasowy, zbiorcze rozliczenie imprezy,
zestawienie wpłat itp.
1. Co prawidłowy dowód księgowy powinien zawierać?
Prawidłowy dowód księgowy to taki, który:
1) stwierdza dokonanie operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i
zawiera co najmniej:
• rodzaj dowodu księgowego i jego numer nadany przez wystawcę (rachunek nr ..., faktura
nr ..., umowa nr ..., KP nr ... itd.),
• dane jednostek dokonujących operacji gospodarczej (np. w przypadku dokonania operacji
kupna sprzedaŜy naleŜy podać nazwy oraz adresy sprzedawcy i nabywcy towaru lub
Okręg Pomorski ZHR
8
RACHMISTRZ
usługi, w przypadku zawierania umowy zlecenia naleŜy podać dane zleceniodawcy i
zleceniobiorcy itd.),
• opis i wartość całej operacji (tj. wyszczególnienie zakupionych artykułów, świadczonych
usług czy wykonywanej pracy wraz z podaniem wartości pienięŜnej), zapis słowny oraz
określenie sposobu dokonania zapłaty (gotówką czy przelewem),
• datę dokonania operacji oraz datę sporządzenia dowodu,
• podpis wystawcy i odbiorcy dowodu
2) został sprawdzony pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz
zatwierdzony do wypłaty przez upowaŜnione do tego osoby
3) został zadekretowany z podaniem symboli kont i opatrzony numerem zgodnym z pozycją
w ksiąŜce finansowej (został wskazany sposób wpisania operacji gospodarczej do ksiąŜki
finansowej)
2. Określenie nabywcy na dowodzie źródłowym
Podawanie NIP jest wymagane, gdy dokonujemy zakupu „na fakturę”.
W przypadku druŜyn i innych jednostek w Okręgu Pomorskim ZHR, na dowodach zakupu
musi się znaleźć następujące określenie nabywcy:
ZHR Okręg Pomorski
Ul. Zator-Przytockiego 4, 80-245 Gdańsk
NIP: 957-090-39-62
W przypadku dokonywania zakupów dokumentowanych nie fakturą ale np. rachunkiem,
umową itp. uŜywamy danych „właściciela” NIP (czyli jak wyŜej). Niedopuszczalne jest
księgowanie dokumentów wystawionych na osoby trzecie, czyli nie na ZHR. Określenie
jednostki organizacyjnej w ramach ZHR odbywa się poprzez ostemplowanie pieczątką
jednostki drugiej strony dokumentu.
3. Opis dowodu księgowego
Dokumenty księgowe powinny być opieczętowane na odwrocie pieczątką jednostki
organizacyjnej (czyli pieczątką druŜyny) i opisane, w jakim celu drugostronnie wymienione
towary lub usługi zostały zakupione i wykorzystane np.: „Papier ksero został zuŜyty do ...”;
„Flamastry zuŜyto podczas....”; „Nagrody - ksiąŜki rozdano następującym uczestnikom
konkursu … /wymienić nagrodzonych/”). Opis ten jest bardzo istotny, bo często decyduje o
kwalifikacji kosztu. Mówiąc prościej decyduje o tym, w której rubryce ksiąŜki finansowej
dany towar lub usługa zostanie zaksięgowana.
KaŜdy dokument zewnętrzny powinien zostać zatwierdzony pod względem: merytorycznym
(zasadność zakupu), pod względem formalnym (poprawność dokumentu) i rachunkowym
(prawidłowe naliczenie naleŜności). Zatwierdzenie to polega na zawarciu na dowodzie
finansowym klauzuli „Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym” podpisanej
przez księgowego, kwatermistrza lub osobę pełniącą jego obowiązki. Pod klauzulą
„Sprawdzono pod względem merytorycznym” podpisuje się komendant jednostki. Oprócz
tego akceptuje on dokument do wypłaty składając podpis pod klauzulą „Zatwierdzam do
wypłaty”. WaŜne jest, aby na kaŜdym dokumencie były podpisane dwie róŜne osoby:
kwatermistrz, który sprawdza dokument od strony formalnej i rachunkowej oraz komendant,
który sprawdza merytorycznie. Aby uniknąć Ŝmudnego opisywania zachęcam do nabycia
stosownej pieczątki.
Okręg Pomorski ZHR
9
RACHMISTRZ
W przypadku, gdy dokonujemy zakupów sfinansowanych ze środków publicznych np. z
Kuratorium Oświaty, Urzędów Miast, jesteśmy zobowiązani do stosowania przepisów Prawa
Zamówień Publicznych. W związku z tym dokumentując tego typu wydatki musimy z tyłu
mieć pieczątkę lub adnotację odręczną o następującej treści:
„Zakupu dokonano zgodnie z art. pkt Prawa Zamówień Publicznych” a pod tym data i podpis;
lub „Zamówienie zwolnione z obowiązku stosowania Prawa Zamówień Publicznych” . śeby
poznać jaki aktualnie art. i pkt. Prawa Zamówień Publicznych zastosować naleŜy
skontaktować się z księgowością okręgu.
4. Dowody księgowe dokumentujące zakup sprzętu
Dowody księgowe dokumentujące zakup sprzętu, muszą zostać opatrzone informacją o
wpisaniu ich do ksiąŜki inwentarzowej druŜyny ZHR (albo innej jednostki ZHR). Do dowodu
księgowego naleŜy podłączyć kwitariusz przychodowy wyposaŜenia (załącznik nr 14) –
potwierdzenie przyjęcia wyposaŜenia na stan jednostki. W przypadku zniszczenia lub
zgubienia naleŜy sporządzić protokół kasacji (załącznik nr 15).
5. Poprawianie błędów na dowodach księgowych
Dowody księgowe powinny być wystawione w sposób staranny, czytelny i trwały
(atramentem, długopisem, pismem maszynowym).
Poprawy błędów formalnych na dowodach zewnętrznych (pomyłki w NIP, w adresie lub
nazwie jednostki, na którą bierzemy fakturę lub rachunek) dokonujemy wyłącznie poprzez
wypełnienie noty korygującej – istnieją gotowe druki, które moŜna kupić np. w urzędach
skarbowych w stoiskach z drukami (niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach
księgowych wymazywania i przeróbek). Druki te moŜna równieŜ pobrać z biura okręgu. Notę
wypełniamy w dwóch egzemplarzach (kopia + oryginał) i wysyłamy do firmy z prośbą, by
podpisali oba egzemplarze i odesłali nam kopię. Często praktykuje się wypisywanie noty w
trzech egzemplarzach – wówczas drugą kopię podłącza się pod fakturę, by był dowód na to,
Ŝe nota została wysłana. Po odesłaniu przez firmę podpisanej kopii noty, podłączamy ją pod
fakturę. W ten sposób błąd zostaje poprawiony.
Gdy występują błędy rachunkowe, czyli np. pomyłki w podliczeniu faktury, naleŜy wystąpić
do firmy z prośbą o wystawienie faktury korygującej – napisać do nich podanie wraz z
kserokopią błędnej faktury. Otrzymaną fakturę korygującą naleŜy zaksięgować jak normalną
fakturę w ksiąŜce finansowej.
6. Dowody księgowe wystawione w języku obcym
WyŜej omówiliśmy wyłącznie dowody sporządzane w Polsce. Co zrobić, gdy prowadzimy
zagraniczny obóz, jedziemy na zagraniczną wycieczkę i dowody, które poświadczają
dokonanie zakupów sporządzone są w języku obcym?
Rachunki (lub wyjątkowo kwity fiskalne, czyli paragony), w których wartość została
wyraŜona w walutach obcych powinny być przetłumaczone i zawierać przeliczenie ich
wartości na złote polskie wg średniego kursu NBP określonego na dzień przed
dokonaniem zakupu. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie. Do
pierwszego rachunku dokumentującego zakup w walucie obcej podłącza się pokwitowanie
zakupu waluty. Podłączenie kwitu jest bardzo istotne w celu późniejszego obliczenia straty
lub zysku z wymiany waluty.
Okręg Pomorski ZHR
10
RACHMISTRZ
Po powrocie do kraju pozostałość waluty obcej naleŜy sprzedać, a pokwitowanie wymiany
naleŜy dołączyć do ostatniego dowodu księgowego dokumentującego zakup w walucie obcej.
Ewentualną nadwyŜkę gotówki naleŜy zaksięgować jako wpływ (pozostałe) natomiast stratę
jako inne – 408.
7. Zbiór dowodów księgowych
PoniewaŜ zaleŜy nam na porządku (jak wspomniano powyŜej), zbiór dowodów księgowych
nie powinien być przypadkowym zbiorem rachunków, faktur i innych dowodów. Wszystkie
dokumenty powinny być ułoŜone chronologicznie, przy czym na spodzie powinien znaleźć
się dowód z najstarszą datą. Wszystkie dowody muszą być trwale złączone. Dobrą metodą
jest wpinanie ich do segregatora lub (jeśli dowodów nie ma zbyt wiele) do teczki z tzw.
„wąsami”.
Ponadto naleŜy wszystkie dowody ponumerować kolorem czerwonym w prawym górnym
rogu. Numer musi być zgodny z pozycją, pod którą dany dowód jest wpisany do ksiąŜki
finansowej (w rubryce L.p.). Jeśli dokument źródłowy wpłynie do nas po dacie jego
wystawienia, naleŜy napisać na nim „wpłynęło w dniu ...” i nadać mu numer zgodny z kolejną
wolną pozycją w ksiąŜce finansowej.
Ad. b - KSIĄśKA FINANSOWA
Wydaliśmy juŜ pieniądze i zadbaliśmy o to, aby mieć na to dowód, czyli dokument. Z czasem
tych dokumentów przybywa, ale jesteśmy sprytni i wkładamy je wszystkie do jednej teczki
lub segregatora. Przydałaby się jeszcze bieŜąca kontrola nad tym ile i na co wydaliśmy oraz
ile jeszcze mamy pieniędzy do wydania. Pamiętamy, więc o elegancko prowadzonej ksiąŜce
finansowej (załącznik nr 5).
DruŜynowy otrzymuje w biurze okręgu, co roku nową ksiąŜkę finansową, z numerem
nadanym rzez okręg. Kolejną ksiąŜkę moŜna otrzymać, rzecz jasna, dopiero po rozliczeniu
poprzedniej. Chciałabym zwrócić tutaj Waszą uwagę na fakt, Ŝe ksiąŜka finansowa moŜe się
bardzo druŜynie przydać w momencie otrzymywania wpłat z tytułu 1% lub dotacji z Urzędu
Miasta. Księgowość okręgu nie wyda Wam pieniędzy i dokumentu KW, jeŜeli nie będziecie
mieli, gdzie go wpisać lub bardziej fachowo mówiąc, zaksięgować.
PoniŜej podaję zasady prowadzenia ksiąŜki finansowej:
1
2
Zapisów w ksiąŜce finansowej naleŜy dokonywać na bieŜąco.
Zapisów dokonanych w ksiąŜce finansowej nie wolno przerabiać. Liczbę błędnie wpisaną
naleŜy przekreślić i nad nią wpisać właściwą (nie wolno poprawiać pojedynczych cyfr).
Obok skreślenia podpisuje się osoba dokonująca poprawek. Poprawki mogą być
dokonywane tylko na podstawie źródłowych dokumentów księgowych (czyli są z nimi
zgodne).
3 Sposób wypełniania ksiąŜki finansowej:
a) W rubryce „treść” wpisujemy typ (faktura VAT, rachunek, polisa ubezpieczeniowa,
delegacja, KP, inne) i numer dowodu księgowego oraz opisujemy szczegółowo np.:
• KP 11/01
• Rozliczenie przejazdu uczestników nr12,
• Fakt. 3456/2001
b) W rubryce „wpływy” lub „wydatki” wpisujemy odpowiednią kwotę z dokumentu
Okręg Pomorski ZHR
11
RACHMISTRZ
źródłowego.
c) Dowody księgowe dokumentujące poniesione wydatki wpisujemy do ksiąŜki
finansowej dwukrotnie: w rubryce „wydatki” i w części „wydatki szczegółowo”
z podziałem na: wyposaŜenie, materiały, wyŜywienie, usługi, transport, czynsze
i energie, ubezpieczenie, inne, wynagrodzenia bezosobowe, składki. Podobnie w
przypadku wpływów wpisujemy je dwukrotnie: w rubryce „wpływy” i w części
„wpływy szczegółowo” z podziałem na: składki, darowizny 1%, akcje zarobkowe
i pozostałe.
d) Jeśli na jednym dowodzie księgowym zostały zapisane róŜne grupy wydatków,
naleŜy rozdzielić je i wpisać w odpowiednie rubryki „wydatki szczegółowo” np.
mamy rachunek na kwotę 100 zł, na którym wyszczególniono środki czystości za 90
zł i dwie czekolady po 5 zł. W rubryce „wydatki” wpisujemy kwotę 100 zł. Następnie
rozpisujemy tę kwotę następująco: w rubryce „wyŜywienie” wpisujemy 10 zł zaś
w rubryce materiały wpisujemy 90 zł. Tzn. suma ze wszystkich rubryk „wydatki
szczegółowo” musi być równa kwocie wpisanej do rubryki „wydatki”.
e) Rubryka „saldo” zawiera informacje o bieŜącym stanie kasy. Saldo otrzymujemy w
następujący sposób: dodajemy do siebie „wpływy” oraz saldo z początku roku i od tej
sumy odejmujemy wydatki. Saldo obliczamy po kaŜdej wpisanej kwocie i na końcu
strony w ksiąŜce finansowej.
f) Na zakończenie kaŜdej strony dokonujemy podsumowania wszystkich kolumn w
rubryce „razem do przeniesienia”. Suma wszystkich kwot z rubryk dotyczących
„wydatków szczegółowych” musi się równać rubryce „wydatki”.
g) Kwoty z rubryki „razem do przeniesienia” wpisujemy w rubryce „z przeniesienia” na
następnej stronie.
Sprawozdanie finansowe na koniec roku
Sprawozdanie finansowe (załącznik nr 16) wypełnia się na podstawie rzeczywistych
wydatków udokumentowanych w ksiąŜce finansowej i skrupulatnie tam notowanych przez
cały rok kalendarzowy. NaleŜy wypełnić w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach (jedno
znajduje się na początku, drugie na końcu ksiąŜki finansowej).
Oprócz sprawozdania finansowego za dany rok wypełnia się dodatkowo sprawozdanie
stanowiące rozliczenie wyłącznie środków z 1%.
KsiąŜkę finansową naleŜy złoŜyć u księgowej okręgu do dnia 15 stycznia następnego roku.
Składając sprawozdanie finansowe w okręgu druŜynowy musi ustalić z księgową
niewykorzystane numery druków KP i podpisać ich zwrot. Księgowa sprawdzi w ewidencji
prowadzonej w okręgu, jakie numery KP Wasza druŜyna pobrała na początku roku, jakie
numery wykorzystaliście i wpisaliście do ksiąŜki finansowej druŜyny.
Część IV
GDZIE TRZYMAMY KASĘ, czyli przechowywanie środków finansowych
PoniewaŜ druŜyny nie prowadzą swoich rachunków bankowych, to druŜynowy generalnie
dysponuje pieniędzmi w formie gotówkowej, tym bardziej, Ŝe często nie są to oszołamiające
kwoty. Gdyby jednak się zdarzyło kierować nam druŜyną bogatą, czyli umówmy się
posiadającą ponad 1000 zł to, aby Ŝyć w zgodzie z „Instrukcją gospodarki kasowej”
(załącznik nr 3) naleŜy zgłosić się do księgowej okręgu, aby móc zdeponować pieniądze
Okręg Pomorski ZHR
12
RACHMISTRZ
druŜyny na subkoncie konta bankowego Okręgu Pomorskiego (tam będą bezpieczne i będą
procentować – odsetki to dochód do wykorzystania przez druŜynę☺)
Część V
DOTACJE I DAROWIZNY
1
Na prowadzenie działań zleconych (np. organizację obozów, konkursów, wyjazdów
druŜyny) jednostki organizacyjne ZHR mogą otrzymywać dotacje z budŜetu państwa,
dotacje zagraniczne, dotacje od władz samorządowych i darowizny od sponsorów (firm i
osób fizycznych).
2 Dotacje/darowizny muszą być wykorzystywane zgodnie z wolą udzielającego
dotacji/sponsora.
3 Przyjmując zadanie zlecone naleŜy określić zakres zlecenia, sposób wykorzystania dotacji
i zasady rozliczenia środków. Jako regułę przyjmuje się, Ŝe dokumenty źródłowe
pozostają w ZHR.
4 Za pozyskanie i rozliczenie dotacji z budŜetu państwa odpowiada Zarząd Okręgu.
Pozyskanie innych dotacji (od władz samorządowych i sponsorów) przez jednostki
organizacyjne ZHR wymaga akceptacji przewodniczącego zarządu okręgu, który jest
zobowiązany sprawdzić czy poszczególne dotacje wzajemnie się nie wykluczają. Dlatego
wszelkie wnioski, oferty, umowy i sprawozdania wraz z rozliczeniem przekazywane
donatorom mogą być tylko podpisane przez Przewodniczącego i Skarbnika Okręgu (lub
osobę przez nich upowaŜnioną).
5 Dotacje muszą być przekazane na konto okręgu, a następnie są przekazywane jednostkom
organizacyjnym ZHR.
W zakresie pozyskiwania, podziału oraz rozliczania dotacji, a takŜe określania wysokości
kosztów pośrednich obowiązuje "Instrukcja w sprawie realizacji projektów finansowanych z
dotacji i grantów" (załącznik nr 17).
Część VI
AKCJE ZAROBKOWE
Prawo do organizacji akcji zarobkowych mają tylko druŜyny związkowe, KPH lub jednostki
nadrzędne. Członkowie druŜyn próbnych mogą uczestniczyć w akcjach zarobkowych jedynie
przyłączając się do jednostek związkowych ZHR.
W przypadku chęci organizacji akcji zarobkowej organizator zobowiązany jest do pisemnego
zgłoszenia zamiaru przeprowadzenia akcji zarobkowej, po zaopiniowaniu przez
bezpośredniego przełoŜonego do biura okręgu/obwodu na dwa tygodnie przed jej
rozpoczęciem. Zgłoszenie akcji zarobkowej (załącznik nr 18) powinno zawierać: dane osoby
odpowiedzialnej za akcję: imię, nazwisko, adres i telefon kontaktowy (osobą odpowiedzialną
moŜe być tylko instruktor/ka ZHR), nazwę organizatora, miejsce i termin, charakter i zasady
akcji zarobkowej wraz ze sposobem podziału pozyskania środków finansowych.
Środki finansowe pozyskane w akcji zarobkowej muszą być przeznaczone wyłącznie na cele
statutowe ZHR lub w formie darowizny na cele dobroczynne.
Organizator akcji zarobkowej ma obowiązek złoŜyć do skarbnika okręgu/obwodu
sprawozdanie finansowe z przeprowadzonej akcji w terminie do dwóch tygodni po jej
Okręg Pomorski ZHR
13
RACHMISTRZ
zakończeniu. Sprawozdanie powinno zawierać wysokość pozyskanych środków finansowych,
koszty akcji, podział uzyskanych środków finansowych (istnieje gotowy druk rozliczenia
akcji zarobkowej, patrz załącznik nr 19)
Organizator akcji zarobkowej moŜe potrącić do 10% z uzyskanych przez inne jednostki
organizacyjne środków finansowych, na rzecz własnej jednostki organizacyjnej lub na cel
dobroczynny.
Środki finansowe uzyskane z akcji zarobkowej, po jej rozliczeniu w okręgu/obwodzie muszą
być wpisane do ksiąŜki finansowej organizatora oraz innych jednostek organizacyjnych
biorących udział w akcji zarobkowej (za pomocą dokumentu KP, patrz część I). Środki
finansowe uzyskane przez druŜyny próbne są przekazywane przez organizatora na konto
okręgu/obwodu z przeznaczeniem dla właściwych druŜyn próbnych.
Część VII
ŚRODKI OTRZYMANE Z TYTUŁU 1%
1. Wypłacanie środków
Wypłacanie środków z tytułu 1% odbywa się z kasy okręgu na podstawie kwitu KW
(patrz część I). Na jego podstawie jednostka przyjmuje środki finansowe na ksiąŜkę
finansową. Do ewidencji wpłat słuŜy rubryka „Darowizny, 1%”.
Środki z 1% wypłacane będą wyłącznie jednostkom, które mają na bieŜąco opłacone
składki, rozliczyły się z wcześniej pobranych środków z tytułu 1% oraz posiadają ksiąŜkę
finansową.
2. Wydatkowanie środków
Środki z 1% za rok 2006 moŜna wydatkować w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2007r.
Środki niewykorzystane do 31 grudnia muszą zostać przeniesione do wydania i rozliczenia na
kolejny rok. W takiej sytuacji naleŜy wydać je i rozliczyć do 30 września 2008 składając
częściowe sprawozdanie stanowiące rozliczenie wyłącznie środków z 1% (załącznik nr 21).
Faktury i rachunki dokumentujące wydatkowanie środków 1% muszą być dodatkowo opisane
tj. naleŜy na nich wyraźnie napisać jaka kwota faktury / rachunku została pokryta ze środków
1%, np.: „Pokryto ze środków z tytułu 1% w kwocie …… „
MoŜna oprócz ww. tekstu wpisać równieŜ, ile z danej kwoty środków 1% zostało
wydatkowane na poszczególne pozycje kosztów np. „Pokryto ze środków z tytułu 1% w
kwocie …… z wyszczególnieniem na materiały – kwota ….., wyŜywienie – kwota ….. „ itp.
Poniesione wydatki wpisujemy do ksiąŜki finansowej na normalnych zasadach (bez
rozróŜniania, Ŝe wydatki są pokrywane ze środków 1% czy nie). PoniewaŜ wydatki finansowe
z 1% niejako „giną” w innych wydatkach rocznych druŜyny, szczegółowy opis z tyłu faktury
bardzo się Wam przyda przy sporządzaniu rozliczenia końcowego.
W przypadku przekazania środków innej jednostce (np. na obóz) naleŜy w swojej ksiąŜce
wyksięgować przekazaną kwotę (patrz część II, pkt 11). W takiej sytuacji kwatermistrz obozu
przejmując środki zobowiązany jest do opisania faktur i rachunków dokumentujących
wydatkowanie środków 1% w sposób opisany powyŜej oraz do sporządzenia sprawozdania
Okręg Pomorski ZHR
14
RACHMISTRZ
finansowego z wydatkowania środków z 1%. Takowe sprawozdanie przekazuje jednostce,
która przekazała swoje środki.
UWAGA! Ze środków 1% nie moŜna opłacać składek organizacyjnych. Środki winny być
wydatkowane wyłącznie na działalność programową (zgodnie z załącznikiem- patrz załącznik
nr 26 do Regulaminu Kampanii 1% - patrz załącznik nr 20).
3.
Rozliczanie środków
Z wydatkowanych pieniędzy pozyskanych z tytułu 1% naleŜy rozliczyć się do dnia 15
stycznia kolejnego roku. Na prawidłowe rozliczenie składa się:
• krótkie sprawozdanie finansowe
• oraz sprawozdanie merytoryczne, na co wydatkowane środki zostały
przeznaczone
Patrz załącznik nr 21 - końcowe sprawozdanie stanowiące rozliczenie wyłącznie
środków z 1% .
Sprawozdanie to powinno obejmować wyłącznie koszty sfinansowane ze środków 1% tzn.
wysokość wszystkich kosztów powinna być równa kwocie otrzymanych środków
finansowych w danym roku.
W przypadku przekazania środków innej jednostce (np. na obóz) naleŜy zsumować
sprawozdanie otrzymane od tej jednostki oraz sprawozdanie z wydatkowania pozostałych
środków 1% (które zostały na ksiąŜce druŜyny).
UWAGA! Przekroczenie terminu rozliczeniowego, wyznaczonego na 15 stycznia będzie
skutkowało konsekwencjami słuŜbowymi włącznie z zatrzymaniem w kolejnym roku wypłat z
tytułu 1%.
Część VIII
GOSPODARZENIE WYPOSAśENIEM DRUśYNY
Gospodarka środkami rzeczowymi w jednostkach ZHR została szczegółowo opisana
w Regulaminie finansowo – gospodarczym ZHR (patrz załącznik nr 1). PoniŜej omówimy
najczęściej występujące zdarzenia.
Mam nadzieję, Ŝe dla kaŜdego druŜynowego oczywiste jest, Ŝe powinien bardzo dbać
o posiadany przez druŜynę sprzęt (w końcu nie jest tani i nie tak łatwo jest go nabyć), czyli
naleŜycie czyścić i konserwować, przechowywać w dobrych warunkach i w sposób
zabezpieczony przed kradzieŜą.
Dodatkowo, aby wiedzieć, co i ile druŜyna ma, naleŜy prowadzić starannie i systematycznie
dokumentację inwentarzową, na którą składają się:
a) ksiąŜka inwentarzowa (załącznik nr 22),
b) teczka dowodów inwentarzowych, zawierająca całość dokumentacji stanowiącej podstawę
dokonania wpisu w ksiąŜce inwentarzowej
Okręg Pomorski ZHR
15
RACHMISTRZ
oraz zobowiązania do odpowiedzialności materialnej (załącznik nr 2), protokoły zdawczoodbiorcze (załącznik nr 23) np. gdy poŜyczamy komuś sprzęt i później przyjmujemy go
powrotem.
Gdy druŜyna przyjmuje na stan środki rzeczowe np. po obozie, druŜynowy wystawia
i podpisuje trzy egzemplarze kwitariusza przychodowego inwentarza (załącznik nr 14),
z których:
a) oryginał zostaje przekazany do zarządu okręgu
b) pierwsza kopia zostaje dołączona do dowodu źródłowego dokumentującego dokonanie
zakupu, czyli np. do faktury zakupu
c) druga kopia zostaje w teczce dowodów inwentarzowych.
Na podstawie tego dokumentu, czyli kwitariusza przychodowego druŜynowy dokonuje wpisu
w ksiąŜce inwentarzowej druŜyny, która przyjęła ten środek.
Gdy druŜyna otrzyma np. na zlocie nagrodę, którą moŜna potraktować jako wyposaŜenie, to
proszę pamiętać, aby wpisać tę rzecz na stan druŜyny wystawiając kwitariusz przychodowy i
czyniąc odpowiedni zapis w ksiąŜce inwentarzowej.
Sprzęt druŜyny powinien zostać oznaczony w sposób trwały zgodnie z symbolami, które
zostały mu nadane w chwili wpisania do ksiąŜki inwentarzowej. Jak będziecie oznaczać swój
sprzęt zaleŜy od druŜynowego lub innej upowaŜnionej przez niego osoby.
Niestety posiadany przez druŜyny sprzęt zuŜywa się, ginie lub moŜe być ukradziony. Rzeczy,
których juŜ tak naprawdę nie mamy lub się do niczego nie nadają naleŜy zlikwidować.
Likwidację przeprowadza co najmniej trzyosobowa komisja powołana przez druŜynowego,
przy czym w składzie komisji powinien znajdować się przedstawiciel jednostki nadrzędnej
oraz przedstawiciel druŜyny posiadającej likwidowany sprzęt.
Komisja sporządza Protokół likwidacji, inaczej kasacji (załącznik nr 15), w którym orzeka
w szczególności o sposobie dokonania fizycznej likwidacji środka. Protokół ten stanowi
podstawę do wykreślenia środka z ksiąŜki inwentarzowej. Komisja nadzoruje ponadto
wykonanie fizycznej likwidacji sprzętu.
Ponadto w przypadku kradzieŜy albo zagubienia sprzętu druŜynowy druŜyny, która posiadała
utracone rzeczy sporządza protokół kradzieŜy albo zagubienia (załącznik nr 24), stanowiący
podstawę do wykreślenia środka z ksiąŜki inwentarzowej.
DruŜyny na koniec roku kalendarzowego, a takŜe na dzień zakończenia działalności
sporządzają inwentaryzację majątku.
Arkusze inwentaryzacyjne (załącznik nr 25) sporządza się w trzech egzemplarzach, z których
jeden pozostaje w dokumentacji druŜyny, a dwa otrzymuje komendant jednostki nadrzędnej.
Spis z natury (załącznik nr 25) powinien być dostarczony do okręgu do15 stycznia następnego
roku wraz z ksiąŜką finansową.
KsiąŜkę inwentarzową o nadanym przez okręg numerze, kaŜda druŜyna otrzymuje tylko raz.
Nie występuje tu procedura analogiczna do ksiąŜki finansowej druŜyny, która musi być
składana w okręgu wraz z zakończeniem roku kalendarzowego, po to, aby otrzymać nową na
nowy rok. W ramach rocznych rozliczeń zostawiamy w okręgu arkusz spisu z natury, a
ksiąŜkę inwentarzową przynosimy jedynie do wglądu.
W najbliŜszym czasie postaramy się sporządzić przykładową listę rzeczy, które naleŜy
zaliczać do wyposaŜenia druŜyny.
Okręg Pomorski ZHR
16
RACHMISTRZ
Zakończenie
Wyszło duŜo róŜnych zagadnień, ale pocieszę Was, Ŝe „na blachę” znać tego nie trzeba. Po to,
bowiem został stworzony ten „podręcznik”, aby do niego sięgać i szukać rozwiązania
problemu, kiedy przyjdzie się Wam z nim zmierzyć. JeŜeli zaś nie udało mi się wyczerpać
tematu i znajdą się zagadnienia, które Ŝycie przyniosło, to proszę nie obawiajcie się pytać
skarbnika okręgu, czy księgowej. Lepiej szybko znaleźć dobre rozwiązanie i mieć problem
z głowy niŜ się z nim nosić i nie daj BoŜe przekroczyć termin rozliczenia. Nam teŜ zaleŜy,
aby Wam się udawało wszystko jak najlepiej i najsprawniej rozliczać (w końcu jesteśmy
w jednym związku, no nie?☺).
Okręg Pomorski ZHR
17
RACHMISTRZ
SPIS ZAŁĄCZNIKÓW
RACHMISTRZ -finanse druŜyny
1. załącznik nr 1 Regulamin finansowo-gospodarczy
2. załącznik nr 2 Zobowiązanie do odpowiedzialności materialnej.
3. załącznik nr 3 Instrukcja gospodarki kasowej.
4. załącznik nr 4 Ewidencja wpłaconych składek.
5. załącznik nr 5 Ksiązka finansowa.
6. załącznik nr 6 Umowa uŜyczenia.
7. załącznik nr 7 Umowa najmu samochodu prywatnego
8. załącznik nr 8 Karta drogowa.
9. załącznik nr 9 Rozliczenie przejazdu.
10. załącznik nr 10 Umowa najmu obiektu .
11. załącznik nr 11 Umowa najmu terenu.
12. załącznik nr 12 Potwierdzenie odbioru nagrody.
13. załącznik nr 13 Umowa o dzieło lub zlecenie.
14. załącznik nr 14 Kwitariusz przychodowy środka trwałego
15. załącznik nr 15 Protokół kasacji sprzętu.
16. załącznik nr 16 Sprawozdanie finansowe druŜyny.
17. załącznik nr 17 Instrukcja grantowa.
18. załącznik nr 18 Zgłoszenie akcji zarobkowej.
19. załącznik nr 19 Rozliczenie akcji zarobkowej
20. załącznik nr 20 Regulamin_1_procent.
21. załącznik nr 21 Rozliczenie - 1_procent
22. załącznik nr 22 KsiąŜka inwentarzowa.
23. załącznik nr 23 Protokół przekazania sprzętu między turnusami.
24. załącznik nr 24 Protokół kradzieŜy.
25. załącznik nr 25 Arkusz spisu z natury.
26. załącznik nr 26 1 procent załącznik
27. załącznik nr 27 Rozliczenie biletów wstępu.
28. załącznik nr 28 Sprawozdanie finansowe imprezy.
29. załącznik nr 29 Zestawienie kwitów KP.
Okręg Pomorski ZHR
18
RACHMISTRZ
RACHMISTRZ OBOZOWY
(w warunkach polowych teŜ wykazuje
mistrzostwo w rachunkach☺)
opracowała hm Magdalena Ząbkiewicz
redakcja – hm Anna Reda
(na podstawie materiałów przygotowanych dla Okręgu Mazowieckiego ZHR przez phm Annę Zagrajek
regulaminów i instrukcji obowiązujących w ZHR)
Gorące podziękowania naleŜą się takŜe hm Małgorzacie Stańczak – Kowalczyk oraz członkom zarządu Okręgu
Pomorskiego ZHR (w latach 2006-2008) za wszelkie poprawki merytoryczne.
Okręg Pomorski ZHR
19
RACHMISTRZ
Pracę śródroczną od strony finansów mamy omówioną. Teraz czas pojechać na obóz
lub zimowisko. śeby wszystko się udało i odbyło bezpiecznie trzeba dopełnić wielu
formalności. W „Rachmistrzu obozowym” omówimy tylko część finansową działań
składających się na przygotowanie, przeprowadzenie i rozliczenie wyjazdu druŜyny
trwającego dłuŜej niŜ 5 dni. Myślę, Ŝe kadra obozu zapewni sobie miłe po tym
przedsięwzięciu wspomnienia, jeŜeli będzie działać systematycznie i w sposób
uporządkowany.
Kadra druŜyny juŜ wie, po co chce ze swoimi harcerkami i harcerzami jechać na obóz. Wie,
co na obozie chcieliby robić, znaleźli więc najlepsze ku temu miejsce. Następnie oszacowują
ilu będzie uczestników oraz jaka będzie potrzebna kadra. Teraz czas pomyśleć ile nas będzie
kosztowało przeprowadzenie wymyślonego planu pracy obozu. Słowem: wiedząc, co, gdzie i
dla kogo chcemy zrobić musimy policzyć, jakie wydatki będzie trzeba ponieść. Aby ułatwić
organizatorom planowanie finansowe wymyślono:
Część IX
PRELIMINARZ
Najpierw ustalamy liczbę uczestników łącznie z kadrą oraz liczbę dni obozu. MnoŜąc liczbę
uczestników razy liczbę dni otrzymujemy liczbę osobodni. Ten współczynnik pozwoli nam
łatwo wyliczyć róŜne koszty całościowe.
Preliminarz finansowy obozu (załącznik nr 32) przewiduje wszystkie kategorie kosztów, jakie
wymienia kaŜda ksiąŜka finansowa.
Rodzaj kosztu
Zakup
wyposaŜenia
•
•
•
•
Materiały
•
•
•
•
Jak ten koszt zaplanować?
Ile będziemy mieć zastępów na obozie? Czy kaŜdy zastęp
będzie wyposaŜony w sprzęt pionierski? Ile i czego trzeba
dokupić?
Czy nic nie zginęło z wyposaŜenia kuchni? Czego jeszcze
brakuje?
A moŜe kupimy w tym roku namiot 10-osobowy? MoŜe lepiej
kilka małych namiotów turystycznych, bo harcerze nam
podrośli i przewidujemy sporo wędrówek?
Nasze chłopaki mają zdecydowanie duŜo energii i trzeba
zaopatrzyć się w porządny sprzęt sportowy. Czy tylko piłki i
badminton, a moŜe ponton lub kajak?
Na pewno przydadzą się zwykłe kartki, techniczne teŜ, bibuła,
świeczki, noŜyczki i flamastry. Jaką mamy w tym roku fabułę
obozu? MoŜe trzeba kupić duŜo tkanin i farby do materiałów?
A moŜe farby do malowania na szkle?
W tym roku stawiamy na pionierkę bez gwoździ, więc ile
kosztuje rolka sznurka, ale trochę gwoździ i tak kupimy – nie są
drogie☺. Ile leśniczy chciał za Ŝerdki?
Mamy taboret, to i gaz się przyda – ile kosztuje nowa butla lub
jej napełnienie?
Trzeba koniecznie kupić lekarstwa, papier toaletowy, ceraty,
ścierki, wapno do latryny, co tam jeszcze Sanepid wymaga?
Okręg Pomorski ZHR
20
RACHMISTRZ
WyŜywienie
Usługi
Transport
PodróŜe słuŜbowe
– delegacje
Zakwaterowanie
Koszty
ubezpieczenia
Inne
JeŜeli załoŜymy, Ŝe zakup Ŝywności na jednego uczestnika na dzień
będzie nas kosztował 15 zł, to mnoŜąc tę kwotę razy liczbę osobodni
otrzymamy cały koszt wyŜywienia na obozie. A skąd wiadomo, Ŝe to
ma być akurat 15 zł? Myślę, Ŝe najrozsądniej jest zerknąć do
rozliczenia finansowego obozu sprzed roku i sprawdzenie, jaka była
rzeczywista stawka Ŝywieniowa. Nie radzę stosować w ciemno stawki
identycznej, gdyŜ np. w roku 2007 nastąpił dość znaczący wzrost cen
Ŝywności - 5,1% (to dane GUS z października 2007). Współczynnik
inflacji powinien więc być uwzględniony w Waszym planowaniu
finansowym.
A moŜe w tym roku będziecie więcej wędrować? Zakup posiłków
gotowych w barach i restauracjach jest na pewno droŜszy niŜ, gdy
jedzenie jest przygotowywane samodzielnie.
• Ile wydamy na karty do telefonów, ksero map?
• A moŜe zrobimy sobie pieczątkę, aby nie opisywać faktur
ręcznie?
• Sprawdźmy w gminie, do której jedziemy ile kosztuje wywóz
śmieci.
• Komu z kadry trzeba zapłacić za kurs wychowawców lub
kierowników placówki wypoczynku? Komu za badania
lekarskie i „sanepidowskie”?
• Ile będzie nas kosztować zakup biletów PKP i/lub PKS, aby
uczestnicy dojechali na obóz? A moŜe wynajmiemy autokar?
• Jeszcze sprzęt musi dojechać i wrócić – ile właściciel
cięŜarówki bierze za km, a ile jest km na miejsce obozowe?
• Będą wędrówki, wycieczki i gry po okolicy, harcerze teŜ będą
musieli korzystać z lokalnej komunikacji – sprawdźmy w
Internecie ile mogą kosztować ulgowe bilety.
• Jedzenie na obozie będzie dowoził kwatermistrz uŜyczonym
samochodem – trzeba będzie mu zwrócić za benzynę uŜywając
ryczałtowej stawki za km, no to ile jest kilometrów z miejsca
obozowego do najbliŜszego miasteczka? Czy samochód będzie
codziennie pokonywał tę trasę?
Trzeba pojechać na zwiad kwatermistrzowski i załatwić masę
pieczątek. Pojedziemy uŜyczonym samochodem, więc zwracamy
koszty przejazdu mnoŜąc liczbę kilometrów razy ryczałtowa stawka za
km (patrz Część II, pkt. 5, str. 6) – to ile będzie tych kilometrów
podczas zwiadu? A jak pojedziemy pociągiem to ile biletów i za ile
będzie trzeba kupić?
Czy podczas obozowych wędrówek zapłacimy za noclegi w
schroniskach, na polach namiotowych?
A ile musimy wpłacić do kasy Nadleśnictwa za uŜyczenie terenu?
A moŜe to miejsce jest prywatne i trzeba zawrzeć umowę najmu?
W zasadzie mamy juŜ opłacone „w składkach członkowskich” chyba,
Ŝe zamierzacie trenować sporty ekstremalne (wtedy trzeba się
dodatkowo ubezpieczyć).
• Czy planujemy uczestnikom obozu rozdawać nagrody? Jeśli tak
to, jakie (tzn. ile kosztują) i ile?
• Czy będziemy zwiedzać muzea? Ile kosztują bilety?
Okręg Pomorski ZHR
21
RACHMISTRZ
• A moŜe wspólne wyjście do kina?
• Jakie koszty pośrednie trzeba będzie odprowadzić po obozie?
Wynagrodzenia
Kogo będzie trzeba zatrudnić z kadry obozowej? Ile „na rękę” będzie
bezosobowe
chciał ratownik, pielęgniarka, kucharka? Kosztem obozu nie będzie
tylko kwota netto wypłacona na rękę, ale kwota brutto uwzględniająca
zaliczkę na podatek i ewentualne składki ZUS (rachunek do umowy o
dzieło lub zlecenie znajdziecie w załączniku nr 13) Proponuję teŜ
skorzystać z kalkulatora rzeczywistych kosztów obozu pojawiających
się przy zatrudnianiu osób (załącznik nr 34)
Wiele cen moŜna sprawdzić u źródła tzn. koszt biletów, ceny w sklepach, ofertę od firmy
transportowej, ile ratownik chce „na rękę” itp. Warto teŜ wesprzeć się Internetem.
Po zaplanowaniu i podliczeniu wszystkich wydatków naleŜy jeszcze obliczyć:
• Przeciętną stawkę Ŝywieniową – czyli planowany koszt wyŜywienia jednego
uczestnika obozu przez jeden dzień; liczymy tę stawkę dzieląc zaplanowane koszty
wyŜywienia przez liczbę osobodni.
• Przeciętną stawkę osobodnia - liczymy dzieląc zaplanowane wszystkie koszty obozu
razem przez liczbę osobodni.
Skoro juŜ wiemy ile i co będzie trzeba kupić, aby obóz mógł się odbyć, to teraz trzeba
koniecznie się zastanowić skąd weźmiemy na to pieniądze.
• Środki własne - czy druŜyna ma własne środki finansowe (np. z akcji zarobkowych
lub zaoszczędzone z poprzednich lat), które chce przekazać na obóz?
• Dotacje – moŜe z Kuratorium Oświaty (proponuję uzgodnić to z hufcowym), moŜe z
Urzędu Miasta?
• Darowizny – np. otrzymane pieniądze w ramach Kampanii „1% dla ZHR” teŜ moŜna
przeznaczyć na obóz.
• Wpłaty uczestników – muszą pokryć te zaplanowane wydatki, których nie
sfinansujemy ze środków własnych, dotacji, darowizn. Aby dowiedzieć się ile jeden
uczestnik obozu będzie musiał zapłacić za wyjazd dzielimy tę kwotę przez liczbę
uczestników. Wyszło za drogo? To trzeba albo poszukać dodatkowych źródeł
finansowania albo obciąć koszty (moŜe tym razem nie kupimy namiotów?)
Oczywiście w preliminarzu wszystkie zaplanowane koszty muszą się równać wszystkim
przewidywanym wpływom (nikt rozsądny nie zgodzi się zatwierdzić obozu, któremu ma
brakować pieniędzy na jego realizację).
Aha, musicie jeszcze pamiętać o tym, by do okręgu przekazać 8% kosztów pośrednich od
kosztów obozu – z tych pieniędzy pokryte będą m.in. koszty wynagrodzenia pracowników
biura i najmu pomieszczeń Okręgu.
Plan finansowy, czyli preliminarz, zatwierdza księgowa okręgu.
Preliminarz, tak samo, jak i raport przedobozowy i zobowiązanie komendanta wypełniany jest
w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach – jeden zostaje w okręgu, drugi w ksiąŜce
finansowej obozu.
Z aspektów finansowych, przy zatwierdzaniu obozu pamiętajcie jeszcze o dowodzie opłacenia
składek za trzy kwartały bieŜącego roku przez kaŜdą druŜynę jadącą na obóz i kadrę
instruktorską.
Okręg Pomorski ZHR
22
RACHMISTRZ
Część X
FINANSE W TRAKCIE OBOZU
W zasadzie nie wiele się róŜnią od finansów prowadzonych w ciągu roku.
Tak samo naleŜy kaŜdy wpływ i wydatek mieć potwierdzony dokumentem, ponumerowanym
w prawym górnym rogu, wpiętym do teczki, a kaŜdą operację zapisaną w ksiąŜce finansowej
obozu.
1. Wpływy:
1. Środki własne – na podstawie kopii dokumentu KP wystawionego przez
komendanta/kwatermistrza obozu (oryginał tego KP naleŜy zaksięgować w ksiąŜce
finansowej druŜyny jako pomniejszenie wpływów w kolumnie „Pozostałe” – patrz Część
II, pkt 13, str. 8)
2. Wpłaty uczestników – wpisujemy do ksiąŜki finansowej obozu za pomocą zestawienia
KP (załącznik nr 29). Do tego zestawienia dołączamy kopie wszystkich kwitów KP, które
znajdują się na zestawieniu.
Wypisując kwit KP za wpłatę uczestnika, jako wpłacającego naleŜy wpisać imię i nazwisko
rodzica, a w treść wpisać: wpłata na obóz za córkę/syna ……(wpisać imię i nazwisko
dziecka).
Zgodnie z par. 9 pkt 12 Instrukcji prowadzenia dokumentacji finansowej na obozach
(załącznik nr 30), w przypadku, gdy kwota do przekazania po obozie na śródroczną pracę
druŜyny przekracza 10% wpłat uczestników, naleŜy ją zwrócić osobom wpłacającym
proporcjonalnie do wielkości ich wpłat. W tym celu przygotowujemy zestawienie zwrotów
(załącznik nr 31), do którego powinny być załączone przekazy pocztowe potwierdzające
dokonanie zwrotu pieniędzy (chyba, Ŝe mamy podpisy rodziców na liście zwrotów).
Sumy zwrotu wpisujemy na czerwono w rubryce wpływy – wpłaty uczestników. Zapis ten
powoduje zmniejszenie wpływów o sumy zwrócone rodzicom bądź przechodzące jako
darowizny na działalność śródroczną organizatora.
Wpłat na obóz mogą teŜ dokonywać zakłady pracy rodziców uczestników obozu. W wielu
przedsiębiorstwach istnieją bowiem Zakładowe Fundusze Środków Socjalnych, w których są
zgromadzone pieniądze, aby pomagać potrzebującym pracownikom. Aby ułatwić rodzicom
zwrócenie się o dofinansowanie z takiego funduszu moŜecie przekazać im następujący
wniosek (załącznik nr 33).
3. Dotacje: np. z Kuratorium Oświaty, Urzędu Miasta i Gminy – na podstawie dokumentu
KW otrzymanego od księgowej okręgu, fundusze druŜyny pozyskane w ramach
„Kampanii 1% dla ZHR” – na postawie KP obozu (oryginał tego KP naleŜy zaksięgować
w ksiąŜce finansowej druŜyny jako pomniejszenie wpływów w kolumnie „Pozostałe” –
patrz Część II, pkt 13, str. 8).
4. Pozostałe - na podstawie kopii dokumentu KP wystawionego przez
komendanta/kwatermistrza obozu np. gościom za posiłki
Dokumentujemy wszystkie wpływy, zarówno otrzymane przed rozpoczęciem obozu (dotacje,
wpłaty uczestników), jak i w czasie obozu (wpłaty za posiłki od gości obozu itp.). Podstawą
dokonania wpisu są głównie kwity KP (więcej na ich temat czytaj w Części I).
Okręg Pomorski ZHR
23
RACHMISTRZ
2. Wydatki
Jak naleŜy udokumentować poszczególne rodzaje kosztów, to juŜ szczegółowo zostało
opisane w Części II „Rachmistrza”. Jak wygląda prawidłowy dowód księgowy oraz jak
naleŜy prowadzić ksiąŜkę finansową jest opisane w Części III.
Z ciekawostek warto dodać, Ŝe:
• Składek nie wolno księgować w obóz – moŜecie opłacać składki z salda
poobozowego, które przekaŜecie na pracę śródroczną druŜyny.
• Kwity KW powinny być zatwierdzone do wypłaty przez komendanta obozu.
• Często na obozach jedna ksiąŜka finansowa nie wystarcza na zaksięgowanie całości
dokumentacji, naleŜy więc od razu zaopatrzyć się w dwa lub trzy egzemplarze, aby
móc w nich kontynuować zapisy.
• W przypadku zimowisk zwróćcie uwagę na fakt, Ŝe w ksiąŜce finansowej mogą
znajdować się tylko koszty dotyczące jednego roku. JeŜeli np. w grudniu 2007
dokonaliście jakiś zakupów związanych z wyjazdem na zimowisko, a jedziecie w
styczniu 2008, to taka faktura nie moŜe być rozliczona w ksiąŜce finansowej
zimowiska. Pozostaje Wam tylko dołączyć ją do ksiąŜki finansowej druŜyny za rok
2007.
Część XI
ROZLICZENIE
Komendant/ka obozu rozlicza obóz w terminie 14 dni po jego zakończeniu. MoŜe powierzyć
rozliczenie obozu innej osobie (np. kwatermistrzowi), co nie zwalnia go/jej od
odpowiedzialności. W trakcie sprawdzania poprawności dokumentacji finansowej obozu
naleŜy uzupełnić lub poprawić dokumentację w terminie wskazanym przez osobę rozliczającą
obóz.
Sprawozdanie finansowe obozu wypełnia się analogicznie do preliminarza na podstawie
rzeczywistych wydatków udokumentowanych w ksiąŜce finansowej obozu.
Sprawozdanie finansowe obozu naleŜy wypełnić w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach
(jeden otrzymuje komendant obozu, drugi pozostaje w dokumentacji okręgu).
Rozliczając obóz od strony finansowej naleŜy oddać:
• KsiąŜkę finansową obozu (załącznik nr 35) wraz z wypełnionym sprawozdaniem
finansowym obozu (załącznik nr 36)
• Komplet dowodów źródłowych, czyli segregator/teczkę z fakturami i innymi
dokumentami
• Wypełnione kwity KP w bloczku (pamiętacie? – oryginały KP dla wpłacających,
pierwsze kopie spięte wraz z zestawieniem KP, drugie kopie zostają w bloczku)
• Listę odpłatności uczestników (załącznik nr 37)
JeŜeli uzyskacie pisemną zgodę rodziców (odpowiednia deklaracja na karcie kwalifikacyjnej
uczestnika), nadwyŜka pieniędzy po obozie moŜe zostać przekazana (jako darowizna
rodziców) na śródroczną pracę druŜyny. Kwota przekazana po obozie na śródroczną pracę
jednostek organizacyjnych ZHR nie moŜe przekraczać 10% wpłat rodziców na obóz. Kwotę
Okręg Pomorski ZHR
24
RACHMISTRZ
przekazaną druŜynie wyksięgowujemy z ksiąŜki finansowej obozu na czerwono w rubryce
„wpłaty rodziców” na podstawie KP druŜyny (nie obozu) wystawionego przez druŜynowego.
Saldo po obozie powinno wynosić 0 zł.
„Studiując” do celów tego opracowania Instrukcję prowadzenia dokumentacji finansowej na
obozach (załącznik nr 30), znalazłam taki zapis (par. 9 pkt 8): „W przypadku nie rozliczenia
obozu w nakazanym czasie moŜna pobrać koszty pośrednie w podwójnej wysokości”. I co
Wy na to? Zarząd Okręgu Pomorskiego nie wpadł jeszcze na pomysł wykorzystania tego
przepisu w celu mobilizowania opieszałych komendantów obozów, aby się rozliczali na czas.
Zarząd pomorski uchwalił zaś następującą zasadę, Ŝe instruktor, który jako komendant nie
rozliczył obozu w ciągu 14 dni od jego zakończenia, nie później niŜ do 30 września br., przez
jeden rok nie moŜe pełnić funkcji komendanta na obozach, imprezach organizowanych w
ramach ZHR. Jest to zwykła realizacja zasady, Ŝe nie współpracujemy z tymi, którzy są
nierzetelni.
DruŜyna zaś, która się spóźni z rozliczeniem dotacji Kuratorium Oświaty przyznanej na obóz
(jest na to aŜ 30 dni po zakończeniu obozu), nie będzie mogła otrzymać jej za rok. Co gorsza,
Kuratorium nie przyzna dotacji na następną akcję letnią całemu hufcowi, w ramach którego
dana druŜyna występowała o dofinansowanie (osobiście się nie dziwię, bo teŜ bym nie dała
ponownie pieniędzy tym, którzy się z ich wydatkowania nie rozliczają).
A na dokładkę załączam kilka moŜe pomocnych dokumentów:
• Co powinna zawierać faktura? (załącznik nr 38)
• Dokumentacja kwatermistrzowska (załącznik nr 39)
• Kategorie wpływów i wydatków (załącznik nr 40)
• Zakres obowiązków kwatermistrza (załącznik nr 41)
Niniejsze opracowanie wraz z załącznikami jest dostępne na stronie internetowej Okręgu
Pomorskiego ZHR pod adresem: www.pomorze.zhr.pl
JeŜeli macie jakieś pytania lub wątpliwości z chęcią na nie odpowiem na
forum.pomorze.zhr.pl w zakładce „Pytania do skarbnika”.
śyczę samych miłych wspomnień z rozliczeń finansowych Waszych harcerskich
przedsięwzięć.
Czuwaj,
Hm Magdalena Ząbkiewicz
Okręg Pomorski ZHR
25
RACHMISTRZ
SPIS ZAŁACZNIKÓW
RACHMISTRZ -finanse obozu
30. załącznik nr 30 Instrukcja prowadzenia dokumentacji finansowej na obozach.
31. załącznik nr 31 Lista zwrotów.
32. załącznik nr 32 Preliminarz finansowy obozu.
33. załącznik nr 33 Dofinansowanie z zakładu pracy.
34. załącznik nr 34 Kalkulator wypłaty.
35. załącznik nr 35 KsiąŜka finansowa obozu.
36. załącznik nr 36 Sprawozdanie finansowe obozu.
37. załącznik nr 37 Lista odpłatności.
38. załącznik nr 38 Co powinna zawierać faktura.
39. załącznik nr 39 Dokumentacja kwatermistrzowska-rodzaje dokumentów.
40. załącznik nr 40 Kategorie wpływów i wydatków.
41. załącznik nr 41 Zakres obowiązków kwatermistrza.
Okręg Pomorski ZHR
26