ZARZĄDZENIE NR 1/2005

ZARZĄDZENIE NR 8 /2013
Dyrektora Centrum Astronomicznego im. M. Kopernika PAN
z dnia 17 października 2013r.
w sprawie: zasad postępowania podczas realizacji podróży służbowych i rozliczania kosztów
związanych z tymi podróżami.
Na podstawie art. 54 ust.1 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010r. o Polskiej Akademii Nauk (Dz.U.
Nr 96, poz. 619) oraz Regulaminu Organizacyjnego CAMK PAN, stanowiącego załącznik do
zarządzenia Dyrektora Nr 9/2007 z dnia 28 maja 2007r w sprawie wprowadzenia
Regulaminu Organizacyjnego Centrum Astronomicznego im. M. Kopernika Polskiej
Akademii Nauk, w związku z § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca
2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania
do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących
własnością pracodawcy (Dz.U. Nr 27, poz.271 ze zm.) oraz rozporządzeniem Ministra Pracy i
Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013r. w sprawie należności przysługujących
pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce strefy budżetowej z
tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz.167) – zwanym dalej „Rozporządzeniem”, zarządza się
co następuje:
§1
Ustala się następujące zasady postępowania podczas realizacji wyjazdów służbowych
w Centrum Astronomicznym im. M. Kopernika PAN:
1. Realizacja wyjazdów służbowych odbywa się za pośrednictwem pracownika
Sekretariatu w Warszawie, który po zatwierdzeniu wniosku wyjazdowego
przez Dyrektora, dokonuje rezerwacji biletów i powiadamia zainteresowanego o trybie
realizacji wyjazdu. Wykupienie biletu następuje po zaakceptowaniu rezerwacji
przez osobę zainteresowaną.
2. Kompletny wniosek wyjazdowy, wraz z podpisami osób upoważnionych
do dysponowania środkami statutowymi, grantowymi i innymi środkami finansowymi,
przeznaczonymi na realizację wyjazdów oraz z załączonym dowodem ubezpieczenia
KL i NW, składa się w Sekretariacie CAMK przed terminem wykupienia biletu
i w terminie nie krótszym niż na 2 tygodnie przed planowanym wyjazdem.
W przypadku braku wniosku lub jego akceptacji, zarezerwowany bilet nie zostanie
wykupiony i wniosek nie będzie realizowany przez CAMK. W takim przypadku wyjazd
może odbyć się jedynie na koszt zainteresowanego, bądź strony zapraszającej.
3. Warunkiem koniecznym do akceptacji wniosku przez Dyrektora CAMK
jest zabezpieczenie środków finansowych w grancie lub innym źródle finansowania
wyjazdu.
4. We wniosku należy wskazać wysokość planowanych kosztów, celem uzyskania
odpowiednich zaliczek z tytułu diet, kosztów hoteli i innych planowanych wydatków
wraz z informacją w jakiej walucie i w jakiej formie zaliczka będzie pobierana.
5. Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub zagranicznej, a także jego
rodzaj i klasę, określa pracodawca.
6. Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej
nie później niż w terminie 14 dni od daty zakończenia tej podróży.
7. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty, w szczególności
rachunki, faktury lub bilety, a jeżeli nie jest to możliwe – pisemne oświadczenie o
dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
8. Pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo
do diet i ryczałtów, a także zwrot innych kosztów podróży służbowej krajowej lub ich
wysokość - wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 1 do zasad.
9. Przy obliczaniu kwoty zmniejszenia wysokości diety z tytułu zapewnienia częściowego
wyżywienia w podróży służbowej krajowej przyjmuje się zasadę, ze w przypadku gdy
pracownikowi przysługuje ½ diety ( podróż trwająca w przedziale od 8 do 12 godzin) to
dietę pomniejsza się za:
a) śniadanie – 25% ( przysługującej ½ diety)
b) obiad - 50% ( przysługującej ½ diety)
c) kolacja – 25% ( przysługującej ½ diety).
10. Dieta przeznaczona jest w czasie podróży służbowej:
a) krajowej - na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia,
b) zagranicznej - na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.
Koszty dodatkowych posiłków w podróży służbowej (m.in. obiady, kolacje
konferencyjne), nawet udokumentowane fakturami (rachunkami) nie będą
uwzględniane w rozliczeniu kosztów podróży służbowej, tzn. obciążają osoby
delegowane.
11. Załączone do rozliczenia oryginały rachunków, bilety oraz inne dokumenty muszą być
merytorycznie, szczegółowo opisane i podpisane przez kierownika lub osobę
upoważnioną do dysponowania środkami statutowymi, finansami w grancie lub innym
projekcie badawczym. Stosownie do przepisów unijnych, rachunki powinny być
wystawione na Centrum Astronomiczne, nie zaś na osobę wyjeżdżającą. Inne rachunki
będą uznawane w wyjątkowych przypadkach, w zależności od okoliczności
i wskazanego uzasadnienia. Ostateczna decyzja w tym zakresie należy do Dyrektora .
12. Brak rozliczenia zaliczki w terminie i w sposób określony w ust. 6 i 11 powoduje,
że kolejny wniosek wyjazdowy nie będzie rozpatrywany.
13. W przypadku, gdy wyjazd nie doszedł do skutku a zaliczka została pobrana,
delegowany zobowiązany jest do niezwłocznego jej zwrotu wraz z pisemnym
wyjaśnieniem przyczyn odwołania wyjazdu. Jeżeli z tytułu tego wyjazdu pracodawca
poniósł już wydatki , delegowany jest zobowiązany także do ich zwrotu.
14. Przy rozliczaniu zagranicznych podróży służbowych uwzględnia się kursy faktycznie
zastosowane w przypadku sprzedaży lub kupna walut obcych oraz otrzymania
należności lub zapłaty zobowiązań. W pozostałych przypadkach, a także gdy do
otrzymanych należności lub zapłaty zobowiązań nie jest możliwe uwzględnienie
faktycznie zastosowanego kursu waluty w danym dniu, stosuje się kurs średni ogłaszany
przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego ten dzień.
15. Rozliczenia zagranicznej podróży służbowej - w przypadku gdy nie została wypłacona
zaliczka – dokonuje się według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień
rozliczenie delegacji.
§2
1. Ustala się stawkę za 1 kilometr przebiegu pojazdów używanych do celów służbowych
nie będących własnością pracodawcy, dla wszystkich rodzajów pojazdów
wymienionych w rozporządzeniu Ministra Transportu w sprawie warunków ustalania
oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych
samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością
pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.) w wysokości 70% aktualnie obowiązującej
stawki za 1 km przebiegu pojazdu.
§3
Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania do wiadomości pracowników.
§4
Wykonanie Zarządzenia powierza się Kierownikowi Sekretariatu.
§5
Tracą moc:
1. Zarządzenie nr 3/2008 z dnia 11.02.2008r.
2. Zarządzenie nr 8/2008 z dnia 08.12.2008r.
_________________________
Podpis Pracodawcy
Załącznik nr 1 do zasad postępowania podczas realizacji podróży służbowych i rozliczania
kosztów związanych z tymi podróżami.
…………………………………………………….
Imię i nazwisko delegowanego
Oświadczenie – załącznik do rozliczenia kosztów delegacji…………………………………
1. Oświadczam, ze podczas podróży służbowej:
a) zapewniono całodzienne wyżywienie
b) nie zapewniono żadnego posiłku
□
□
c) zapewniono wyżywienie częściowe:
ilość
- śniadanie
- obiad
- kolacja
□
□
□
2. Nie ponosiłem(am) / Ponosiłem(am)* koszty komunikacji miejscowej.
……………………………………………………
Podpis osoby delegowanej
*niepotrzebne skreślić