pobierz

Warszawa, dnia
lutego 2013 r.
RZECZPOSPOLITA POLSKA
MINISTER
ADMINISTRACJI I CYFRYZACJI
DKSiW-096-5/13
Egz. Nr
. .
.
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
z kontroli zrealizowanej w trybie zwykłym, ujętej w Planie kontroli do realizacji
przez Departament Kontroli,
Skarg i
Wniosków MAC na rok 2012, na temat:
Tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków, przeprowadzonej
w terminie od dnia 12 listopada 2012 r. do dnia 22 listopada 2012 r., w Urzędzie Komunikacji
Elektronicznej”, z siedzibą przy ul. Kasprzaka 18/20, 01-211 Warszawa.
Czynności kontrolne zostały przeprowadzone na podstawie ustawy z dnia 15 lipca
2011 r. o kontroli w administracji rządowej
2 w siedzibie UKE przez zespół kontrolny
Ministerstwa Administracji i Cyfryzacj i w składzie:
—
kierownik
zespołu
kontrolnego
—
Adrianna
Wasiak,
starszy
specjalista
w Departamencie Kontroli, Skarg i Wniosków MAC,
—
członek zespołu kontrolnego
—
Adam Goszczyński, referendarz w Departamencie
Kontroli, Skarg i Wniosków MAC.
Zakres
kontroli
obejmował
przestrzeganie
przepisów
prawa
powszechnie
obowiązującego: ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego
4
(zwanego dalej Kpa), rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie
1
Zwany dalej UKE
Dz. U. Nr 185, poz. 1092.
„Zwanego dalej MAC.
Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.
2
Strona 1 z 9
organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków
5 oraz aktów prawa o charakterze
wewnętrznym tj. Procedury dotyczącej rozpatrywania skarg i interpelacji
.
6
Celem kontroli była ocena działalności UKE w zakresie realizacji przyjmowania oraz
rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków. Kontrolą objęto okres od dnia 1 stycznia
2011 r. do dnia 30 czerwca 2012 r.
Z przekazanej do DKSiW MAC przez Dyrektora Generalnego Urzędu Komunikacji
Elektronicznej Pana Mariusza Czyżaka informacji
, dotyczącej liczby skarg i wniosków,
7
wynikało, że UKE rozpatruje skargi dotyczące funkcjonowania komórek organizacyjnych
8
oraz
sposobu realizacji zadań przez pracowników. Ponadto z ww. informacji wynikało,
że w okresie objętym kontrolą do UKE wpłynęło 40 skarg, natomiast w badanym okresie nie
wpłynął żaden wniosek w rozumieniu art. 241 Kpa.
Kontrola nt.: Tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków
polegała na szczegółowym sprawdzeniu, czy w okresie objętym kontrolą:
—
przestrzegano terminów ustalonych dla załatwiania skarg (art. 237
I Kpa) oraz ich
przekazania zgodnie z właściwością do organu właściwego do jej rozpatrzenia
(art. 231 Kpa),
—
—
przestrzegano terminów wynikających z przepisów regulacji wewnętrznych Urzędu,
w przypadku braku możliwości załatwienia skargi w terminie, zawiadamiano
skarżącego, zgodnie z art. 36
1 Kpa, o nowym terminie załatwienia sprawy (poprzez
wskazanie dnia, miesiąca i roku), przy jednoczesnym wskazaniu przyczyn zwłoki,
—
dokumentacja dotycząca skarg i wniosków była rejestrowana i przechowywana
zgodnie z art. 254 Kpa tzn. w sposób umożliwiający kontrolę przebiegu i terminów
załatwiania poszczególnych skarg.
Kontrola polegała ponadto na sprawdzeniu realizacji wszystkich zadań w zakresie
przestrzegania przez UKE:
Dz. U. Nr 5, poz. 46.
5
6
Procedura dolycqca rozpatmyania skarg i interpelacji w UKE, zatwierdzona przez Dyrektora Generalnego UKE
w dniu 15 września 2010 r.
Pismo z dnia 22 października 2012 r. nr BDG-WKW-091 1-3/12(2).
8
Komórki organizacyjne określone w
4 Regulaminu Organizacyjnego UKE stanowiącego załącznik do
Zarządzenia nr 14 Prezesa UKE z dnia 16 lipca 2010 r. z późn. zm.
Strona 2 z 9
—
obowiązku informowania skarżącego o
z art. 237
—
sposobie załatwienia skargi zgodnie
3 Kpa oraz przestrzegania wymogów określonych w art. 238
1 Kpa,
obowiązku informowania skarżącego o przekazaniu skargi zgodnie z właściwością
na podstawie art. 231 Kpa,
—
obowiązku informowania skarżącego o przedłużeniu terminu załatwienia skargi,
zgodnie z art. 36
—
1 Kpa,
obowiązku sporządzenia w oparciu o art. 259 w związku z art. 258
1 ust. 1 Kpa
oceny przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków,
—
obowiązku zamieszczenia w siedzibie UKE w widocznym miejscu na tablicy ogłoszeń
informacji o dniach i godzinach przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków,
zgodnie z wymaganiami określonymi w art. 253
4 Kpa oraz
3 rozporządzenia
w sprawie organizacji, przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków,
—
obowiązku prowadzenia w UKE rejestru przyjęć interesantów w sprawach skarg
i wniosków.
Ocena działalności UKE w zakresie objętym kontrolą została dokonana na podstawie
kryteriów: legalności, celowości i rzetelności.
Oceny realizacji przez UKE zadań w zakresie przyjmowania, rozpatrywania
i załatwiania skarg dokonano na podstawie analizy stanu faktycznego i dokumentacji
źródłowej oraz otrzymanych pisemnych i ustnych wyjaśnień.
I.
—
Pozytywnie oceniono:
dokonanie przez UKE oceny okresowej przyjmowania oraz załatwiania skarg
i wniosków,
—
zamieszczenie w
siedzibie UKE w widocznym miejscu na tablicy ogłoszeń
informacji o dniach i godzinach przyjęć interesantów w sprawach skarg
i
,
9
wniosków
oraz
spełniającej
wymogi
określone
w
art.
253
4
Kpa
3 Rozporządzenia w sprawie organizacji, przyjmowania i rozpatrywania
skarg i wniosków
.
10
W dniu 21 listopada 2012 r. w siedzibie UKE zespól kontrolny dokonał oględzin, w wyniku których sporządził protokół.
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrania skarg
i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46).
10
Strona 3 z 9
II.
Pozytywnie z uchybieniami oceniono przestrzeganie terminów załatwiania
skarg.
W wyniku kontroli stwierdzono, iż w 6 sprawach, w których nie było możliwości
załatwienia skargi w ciągu miesiąca (art. 237
wynikającego z art. 237
—
4 Kpa w zw. z art. 36
nr BDG-WKW—0601-8/1 1
„
1 Kpa) niedopełniono obowiązku
1 Kpa:
Skarga wpłynęła do UKE w dniu 3 marca 2011 r.
-
W konsekwencji należało przyjąć, iż termin załatwienia sprawy upłynął w dniu
4 kwietnia 2011 r. (art. 57
3-4 Kpa). UKE wysłało do Skarżącej zawiadomienie
o sposobie załatwienia skargi w dniu 5 kwietnia 2011 r., a więc 1 dzień po terminie.
[Dowód: akta kontroli str. 180-202]
—
nr BDG-WKW—0601-1 1/11
-
Skarga wpłynęła do UKE w dniu 4 kwietnia 2011 r.
W konsekwencji należało przyjąć, iż termin załatwienia sprawy upłynął w dniu
4 maja 2011 r. (art. 57
3 Kpa). UKE wysłało do Skarżącego zawiadomienie
o sposobie załatwienia skargi w dniu 16 maja 2011 r., a więc 12 dni po terminie.
[Dowód: akta kontroli str. 221-233, 217-220]
—
nr BDG-WKW—0601-13/1 1
-
Skarga wpłynęła do UKE w dniu 7 marca 2011 r.
W konsekwencji należało przyjąć, iż termin załatwienia sprawy upłynął w dniu
7 kwietnia 2011 r. (art. 57
3 Kpa). UKE wysłało do Skarżącego zawiadomienie
o sposobie załatwienia skargi w dniu 14 kwietnia 2011 r., a więc 7 dni po terminie.
[Dowód: akta kontroli str. 2 17-220, 246-250]
—
nr BDG-WKW—0601-29!1 1
-
Skarga wpłynęła do UKE w dniu 28 listopada 2011 r.
W konsekwencji należało przyjąć, iż termin załatwienia sprawy upłynął w dniu
28 grudnia 2011 r. (art. 57
3 Kpa). UKE wysłało do Skarżącego zawiadomienie
o sposobie załatwienia skargi w dniu 23 lutego 2012 r., a więc 57 dni po terminie.
[Dowód: akta kontroli str. 427-440]
—
nr BDG-WKW—0601-16!1 1
-
Skarga wpłynęła do UKE w dniu 8 czerwca 2011 r.
W konsekwencji należało przyjąć, iż termin załatwienia sprawy upłynął w dniu
Strona 4 z 9
8 lipca 2011 r. (art. 57
3 Kpa). UKE wysłało do Skarżącego zawiadomienie
o sposobie załatwienia skargi w dniu 11 lipca 2011 r., a więc 3 dni po terminie.
[Dowód: akta kontroli str. 268-273]
III.
Pozytywnie z uchybieniami oceniono prowadzenie rejestru skarg i wniosków.
Należy wskazać na uchybienia w sposobie prowadzenia rejestrów” zarówno w 2011 r.
jak i 2012 r. W UKE rejestry były prowadzone w formie tabeli i w kolumnie pod nazwą „data
wpływu” były umieszczone daty, które nie były zgodne z rzeczywistą datą wpływu skarg do
Urzędu. Miało to wpływ na chronologię rejestracji skarg w rejestrze. Przedmiotowe rejestry
były prowadzone w obowiązującym w UKE systemie informatycznym DOK, który służy
zapewnieniu obiegu dokumentów i prowadzeniu spraw w Urzędzie. Umieszczanie
niewłaściwych dat w kolumnie „data wpływu” w rejestrach uniemożliwiał przede wszystkim
kontrolę terminów załatwiania skarg. Powyższe stanowi naruszenie art. 254 Kpa”
.
2
[Dowód: akta kontroli str. 5-6]
Biorąc
pod
uwagę
kryterium
rzetelności
i
legalności
należy
wskazać,
iż liczba skarg, które wpłynęły do Urzędu w 2011 r. różniła się od liczby skarg podanej
w analizie skarg i wniosków z 2011 r.
13 W przedmiotowym sprawozdaniu z 2011 r. UKE
wskazał, iż do Urzędu w ww. okresie wpłynęło i zostało rozpatrzonych 27 skarg, podczas gdy
z analizy danych zawartych w rejestrze skarg i wniosków wynikało, że do UKE w roku 2011
wpłynęło i zostało rozpatrzonych 29 skarg.
W analizowanej przez Zespół kontrolny sprawie nr BDG-WKW-0601-26/1 1 zaistniała
konieczność przekazania skargi zgodnie z właściwością. Skarga zarejestrowana”
4 pod ww.
numerem wpłynęła drogą elektroniczną do UKE w dniu 3 listopada 2011 r. i następnie została
przekazana do Delegatury UKE w Gdyni zgodnie z właściwością z zachowaniem
„Rejestr Skarg dotyczący działalności UKE w 2011 r. oraz Rejestr Skarg dotyczący działalności UKE w 2012 r.
12
Skargi i wnioski składane i przekazywane do organów państwowych, organów samorządu terytorialnego
i innych organów samorządowych i organów organizacji społecznych oraz związane z nimi pisma i ime
dokumenty rejestruje się i przechowuje w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów
załatwiania poszczególnych skarg i wniosków.
13
Analiza skarg i wniosków przyjmowanych i załatwianych w 2011 r. w Urzędzie Komunikacji Elektronicznej, stanowiąca
część sprawozdania sporządzonego dla Ministra Administracji i Cyfryzacji na podstawie art. 259 Kpa w ramach nadzoru
nad UKE.
14
Rejestr Skarg dotyczący działalności UKE w 2011 r.
Strona 5 z 9
ustawowego terminu
. Jednakże UKE nie dopełniło obowiązku poinformowania Skarżącego
15
o fakcie przekazania zgodnie z dyspozycją art. 231 Kpa
. W sprawie nr BDG-WKW-060116
26/11 do UKE wpłynęła również skarga na bezczynność Delegatury UKE w Gdyni. Należy
stwierdzić, iż w rejestrze skarg została zaewidencjonowana tylko 1 skarga w przedmiotowej
sprawie, co spowodowało rozbieżność pomiędzy ilością skarg
zaewidencj onowanych
w rejestrze skarg i wniosków, a rzeczywistą ilością skarg wpływających do Urzędu
i podlegających rozpatrzeniu.
[Dowód: akta kontroli str. 414-415]
IV.
Pozytywnie z nieprawidłowościami oceniono ewidencjonowanie przyjęć
interesantów w sprawach skarg i wniosków.
Z akt objętych kontrolą w UKE wynikało, iż w kontrolowanym okresie w 2011 r.
przyjęto w ramach przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków dotyczących
funkcjonowania UKE
do protokołu”
7
-
1 interesanta, a spotkanie zakończyło się przyjęciem skargi
w dniu 8 lipca 2011 r. sporządzono w UKE protokół z przyjęcia skargi”
8
ustnie do protokołu. W UKE w elektronicznym systemie obiegu korespondencji DOK był
prowadzony rej estr przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków, jednakże przyjęcia
interesantów nie były w nim faktycznie ewidencjonowane. Przyjęcie interesanta w sprawie
nr BDG-WKW-0601-19/1 1 w dniu 8 lipca 2011 r. nie zostało w nim zaewidencjonowane.
Ponadto, z analizy dokumentacji w sprawach: BDG-WKW-0601-1 1/11, BDG-WKW-060124/11 wynika również, iż w rejestrze przyjęć interesantów w sprawie skarg i wniosków
nie odnotowano w 2011 r. 3 przyjęć interesantów w ww. sprawach.
[Dowód: akta kontroli str. 223, 295, 115-116, 344-345, 348]
15
w dniu 3 listopada 2011 r. do UKE wpłynęła drogą elektroniczną skarga Pana Mirosława Kosidowskiego na operatora
sieci Play. W dniu 7 listopada 2011 r. została przekazana zgodnie z właściwością do Delegatury UKE w Gdyni.
16
Art. 231 Kpa: „Jeżeli organ, który otrzymał skargę, nie jest właściwy do jej rozpatrzenia, obowiązany jest niezwłocznie,
nie później jednak niż wterminie 7 dni, przekazać ją właściwemu organowi, zawiadamiając równocześnie o tym skarżącego,
albo wskazać mu właściwy organ”.
17
Protokół sporządzony w obecności Skarżącego.
18
Dotyczy sprawy nr BDG-WKW-060ł-19/11.
Strona 6 z 9
V.
Pozytywnie z uchybieniami oceniono stosowanie art. 238
1 Kpa”
9 po
nowelizacji Kpa
° w zakresie zawiadamiania Skarżących o sposobie
2
załatwienia skarg.
Analiza dokumentacji wykazała, iż w zawiadomieniach o sposobie załatwienia skargi,
w przypadkach odmownego załatwienia skargi, UKE nie pouczył Skarżących o treści
art. 239 Kpa w 9 przypadkach, tj. w sprawach: nr BDG-WKW-0601-12/1 1, nr BDG-WKW0601-13/11, nr BDG-WKW-0601-14/1 1, nr BDG-WKW-0601-16/1 1, nr BDG-WKW-060127/11, nr BDG-WKW-0601-27/1 1,
nr BDG-WKW-0601-4/12, nr BDG-SSW-0601-5/12
i nr BDG-SSW-0601-6/12, co stanowiło naruszenie art. 238
1 Kpa.
[Dowód: akta kontroli str. 245,247,254-255, 271-273,277,421,472-474, 523, 527-528]
VI.
Negatywnie
i
oceniono brak uaktualnienia procedury załatwiania skarg
”
2
interpelacji
w zakresie
dostosowania jej
postanowień do
zmian
organizacyjnych UKE.
Zgodnie z
*
29 ust. 1 pkt 13 Regulaminu
22 ewidencjonowanie i rozpatrywanie skarg
i wniosków dotyczących funkcjonowania komórek organizacyjnych, we współpracy
z właściwymi komórkami organizacyjnymi należy do zadań Biura Dyrektora Generalnego
UKE. Zgodnie z pkt 2 Procedury rozpatrywania skarg i interpelacji
i rozpatrywanie skarg i interpelacji
-
ewidencjonowanie
należy do zadań pracowników Wydziału Kontroli
Wewnętrznej Biura Dyrektora Generalnego. W wyniku zmian organizacyjnych w UKE,
wprowadzonych zarządzeniem
23 zmieniającym brzmienie
29 ust. 2 Regulaminu
24 zostało
utworzone Samodzielne Stanowisko do Spraw Skarg i Wniosków, wchodzące w skład Biura
Dyrektora Generalnego. Procedura wewnętrzna nie została dostosowana do ww. zmiany
19
Art. 238 *
Kpa: „.Zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi powinno zawierać: oznaczenie organu, od którego
pochodzi, wskazanie, w jaki sposób skarga została załatwiona, oraz podpis z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska
służbowego osoby upoważnionej do załatwienia skargi lub, jeżeli zawiadomienie sporządzone zostało w formie dokumentu
elektronicznego, powinno być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego
kwalifikowanego certyfikatu. Zawiadomienie o odmownym załatwieniu skargi powinno zawierać ponadto uzasadnienie
faktyczne i prawne oraz pouczenie o treści art. 239”.
20
Nowelizacja art. 239 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, która weszła w życie
z dniem II kwietnia 2011 r.
21
Procedura dotycząca rozpatrywania skarg i interpelacji
21 w UKE, zatwierdzona przez Dyrektora Generalnego UKE
w dniu 15 września 2010 r.
22
Regulamin Organizacyjny UKE stanowiący załącznik do Zarządzenia nr 14 Prezesa UKE z dnia 16 lipca 2010 r. z późn.
zm.
23
Zarządzenie nr 13 Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej z dnia 12 kwietnia 2012 r.
24
Regulamin Organizacyjny UKE stanowiący załącznik do Zarządzenia nr 14 Prezesa UKE z dnia 16 lipca 2010 r. z późn.
zm.
Strona 7 z 9
1”
o charakterze organizacyjnym. W konsekwencji, ww. regulacja nie znajduje zastosowania
wobec SSW
. Jednocześnie nie dopełniono obowiązku wynikającego z
25
29 ust. 1 pkt 5
, dotyczącego opracowywania i wdrażania procedur w zakresie organizacji
26
Regulaminu
pracy w Urzędzie.
[Dowód: akta kontroli str. 14-18, 32-38, 55-57]
Zgodnie z art. 46 ust. 1 w związku z art. 46 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r.
o kontroli w administracji rządowej, biorąc pod uwagę wyniki przeprowadzonej kontroli,
zaleca się:
-
zwiększyć nadzór nad przestrzeganiem terminowości załatwiania skarg i wniosków,
a w szczególności przestrzeganiem art. 237
-
4 Kpa w związku z art. 36
1 Kpa;
prowadzenie rejestru przyjęć interesantów poprzez ewidencjonowanie w nim
odbywających się przyjęć;
-
prowadzenie rejestru skarg i wniosków w sposób umożliwiający kontrolę terminów
załatwiania skarg i wniosków;
-
uaktualnić Procedurę rozpatryi”yania skarg i interpelacji, poprzez dostosowanie jej
do zmian organizacyjnych w Urzędzie;
-
przestrzegać właściwości miejscowej i rzeczowej przy rozpatrywaniu skarg
i wniosków w zakresie właściwości Prezesa UKE oraz podległych delegatur;
-
sporządzać zawiadomienia o sposobie załatwienia sprawy zgodnie z art. 238
1
Kpa.
Mając na uwadze powyższe informuję, że zgodnie z art. 46 ust. 3 pkt 3 ustawy
o kontroli w administracji rządowej, oczekuję od Pani Prezes, w terminie 30 dni od daty
otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania
wyżej wymienionych uwag i wniosków, a także o podjętych działaniach lub przyczynach
niepodjęcia dzialań.
25
Samodzielne Stanowisko Do Spraw Skarg i Wniosków.
Regulamin Organizacyjny UKE stanowiący załącznik do Zarządzenia nr 14 Prezesa UKE z dnia 16 lipca 2010 r. z późn.
zm.
26
Strona 8 z 9
ć”
Niniejsze
Wystąpienie pokontrolne
sporządzono
w
dwóch jednobrzmiących
egzemplarzach.
z upoważnienia Ministra
DY:EKToR
Wykonano w 2 e2z.:
Egz. Nr I
Egz. Nr 2
-
—
UKE
a/a.
NACZELNIK
Wydziału Skarg, Wniosków i Analiz
DeparentU
t”JtUMOWWICZ
„j
\JC7Y.
Strona 9 z 9
j”i: .ŁrJ.