Zakres czynności Administratora 1) prowadzenie i aktualizowanie
Transkrypt
Zakres czynności Administratora 1) prowadzenie i aktualizowanie
Zakres czynności Administratora 1) prowadzenie i aktualizowanie spisu właścicieli lokali i przypadających im udziałów w nieruchomości wspólnej, a szczególności: a) numer lokalu i jego powierzchnie użytkową, b) opis pomieszczeń przynależnych do lokalu, c) imię i nazwisko (firma, przedsiębiorcy) właściciela lokalu oraz telefony kontaktowe, d) dokument potwierdzający własność lokalu (akt notarialny lub wypis z księgi wieczystej do wglądu oraz oświadczenie właściciela, e) adres korespondencyjny właściciela lokalu, f) udział w nieruchomości wspólnej przypadający na właściciela danego lokalu, g) liczbę osób przebywających na stałe w lokalu (liczba członków gospodarstwa domowego) na podstawie oświadczenia właściciela lokal. 2) prowadzenie książki obiektu budowlanego oraz dokumentacji technicznej nieruchomości wspólnej w sposób prawem przewidziany oraz przechowywanie aktualnej dokumentacji technicznej nieruchomości wspólnej, wymaganej przepisami Prawa budowlanego, 3) przygotowywanie harmonogramu czynności kontroli technicznych i okresowych przeglądów nieruchomości oraz urządzeń stanowiących jej techniczne wyposażenie. 4) zapewnienie dla nieruchomości wspólnej wykonywania usług związanych z funkcjonowaniem urządzeń technicznych nieruchomości wspólnej (np. anteny zbiorcze, domofony, windy, itp.). 5) zapewnienie bieżącej konserwacji nieruchomości wspólnej, a w szczególności napraw budynków, pomieszczeń i urządzeń technicznych umożliwiających właścicielom lokali korzystanie z oświetlenia, ogrzewania i zimnej wody, domofonu oraz z innych urządzeń należących do wyposażenia nieruchomości wspólnej, 6) zapewnienie terminowego przeprowadzania przeglądów nieruchomości i urządzeń stanowiących jej wyposażenie, w tym oceny stanu technicznego zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa budowlanego, 7) zapewnienie dla nieruchomości dostaw energii elektrycznej, energii cieplnej, wody oraz odprowadzania ścieków i wywozu nieczystości stałych, 8) zapewnienie gotowości do usuwania awarii i ich skutków na nieruchomości wspólnej 9) zapewnienie nadzoru nad pracą osób i podmiotów świadczących pracę lub usługi na rzecz Zleceniodawcy, 10) zapewnienie utrzymania czystości nieruchomości wspólnej, nadzór nad podmiotami którym zlecono utrzymanie należytego porządku i czystości pomieszczeń oraz urządzeń budynku służących do wspólnego użytku właścicieli lokali, w tym ciągów komunikacyjnych i innych terenów, do których Wspólnota posiada tytuł prawny (w każdy poniedziałek odprawa pracowników firmy sprzątającej na terenie osiedla, zwrócenie uwagi na czynności porządkowe, które muszą być wykonane w pierwszej kolejności), 11) odprawy firmy dbającej o zieleń na osiedlu – administrator sprawdza stan zieleni na terenie osiedla, zleca prace pielęgnacyjne, estetyczne, itp., 12) przygotowanie pism w sprawie windykacji należności wraz z opracowywaniem treści pozwów sądowych oraz prowadzeniem wszelkich czynności zmierzających do egzekucji komorniczej, 13) odczyt wodomierzy i ciepłomierzy, w tym wykonanie spisu w formie papierowej i elektronicznej, 14) proponowanie zakresu rzeczowego i kosztów planowanych do wykonania prac remontowych w nieruchomości, 15) udzielanie każdemu z właścicieli na jego żądanie wyczerpujących informacji o sprawach dotyczących zarządzania nieruchomością wspólną, 16) przechowywanie, zabezpieczenie i archiwizowanie dokumentów i dokumentacji dotyczącej nieruchomości wspólnej, 17) prowadzenie rejestru oddanych kart do głosowania, liczenie głosów oraz ich agregowanie, 18) powiadamianie właścicieli lokali o treści uchwał podjętych w drodze indywidualnego zbierania głosów, 19) dostarczanie wszelkiej korespondencji związanej z bieżącym utrzymaniem nieruchomości, 20) uczestniczenie w takich czynnościach jak np. wymiana wodomierzy, oględziny po zalaniu, itp. (sporządzenie odpowiedniego protokołu), 21) raz na kwartał sprawdzenie czystości miejsc postojowych – wykaz miejsc, 22) raz w miesiącu przeprowadzenie kontroli czystości i drożności przejść na klatkach, 23) prowadzenie dziennika korespondencji, 24) odbieranie i wysyłanie korespondencji pocztowej Wspólnoty oraz opróżnianie skrzynek pocztowych „zwroty”, opisanie zawartości, segregacja oraz zwrot na pocztę, 25) sprawdzanie prawidłowości otrzymywanych przez Wspólnotę rachunków i faktur, 26) zabezpieczenie biura Wspólnoty (zakupy papieru, tonerów, kopert, itp.) 27) zabezpieczenie magazynu Wspólnoty (zakup świetlówek, stopek do drzwi, klamek, drzwiczek rewizyjnych oraz wszelkich innych urządzeń, które są niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania urządzeń Wspólnoty), 28) przygotowanie projektów umów z usługodawcami, 29) inwentaryzacja stanu własności Wspólnoty, 30) oględziny osiedla pod względem montowania samodzielnie urządzeń lub wykonywania zabudowań bez uzyskania zgody członków Wspólnoty, 31) kontrola stanu parkowania na osiedlu, 32) prowadzenie wykazu usługodawców wraz z terminami zawartych umów, 33) nadzór nad pracą firm wykonujących remonty i modernizację oraz uczestnictwo w komisji przy odbiorze ilościowym i jakościowym wykonanych robót i usług, 34) nadzór i organizacja legalizacji urządzeń pomiarowych, 35) prowadzenie spraw związanych z pozwoleniem na umieszczenie reklam i tablic informacyjnych na budynku, 36) prowadzenie ewidencji awarii oraz zleconych napraw zgłoszonych przez właścicieli lokali, najemców, ochronę, serwis sprzątający, konserwatora, Członków Zarządu (w ewidencji powinny być odnotowane wszystkie zgłoszenia przekazane do Administratora oraz sposób ich realizacji). 37) zamieszczanie na tablicach informacji organizacyjnych, 38) przygotowywanie dokumentacji oraz pomoc przy zorganizowaniu i przeprowadzeniu corocznego Zebrania Wspólnoty Mieszkaniowej (sporządzanie dokumentów podsumowujących rok działania Wspólnoty pod względem inwestycyjnym, spraw bieżących, tworzenie projektów uchwał, przygotowywanie list lub kart do głosowania, przygotowywanie zaproszeń na Zebranie oraz dostarczanie ich wszystkim Członkom Wspólnoty, organizowanie miejsca Zebrania, pomoc techniczną i merytoryczną podczas Zebrania), 40) zapewnienie obsługi Zleceniodawcy i członkom wspólnoty w zakresie objętym umową w biurze Wspólnoty, w terminach określonych odrębnym harmonogramem oraz pełnienie całodobowego dyżuru telefonicznego w przypadku awarii lub sytuacji nadzwyczajnych (np. współpraca z policją, zalanie, pożar, itp.).