Część II. Opis przedmiotu zamówienia

Zapytanie ofertowe - Promocja projektu – Mass media (II)
Część II . OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest promocja projektu współfinansowanego przez Unię Europejską ze
środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu
Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013.
1)
KAMPANIA PRASOWA
Treść publikacji:
grafika/ilustracja (będąca przedmiotem kreacji Wykonawcy
krótki syntetyczny tekst opisujący Projekt i jego znaczenie
tekst i zdjęcia z realizacji Projektu
wartość Projektu oraz dofinansowania
adres dedykowanej projektowi specjalnej podstrony internetowej
obowiązkowe oznaczenia Projektu współfinansowanego ze środków UE
projekt graficzny zgodny z zasadami identyfikacji wizualnej promocji Projektu
Opis:
Wykonawca zaplanuje i zrealizuje jedną (1) kampanię prasową spełniającą warunki poniżej.
Kampania obejmuje swym zakresem przygotowanie i opublikowanie 2 artykułów prasowych dot.
Projektu.
Miejsca publikacji:
Publikacja w prasie lokalnej o nakładzie nie mniejszym niż 12.000 egz. (Np. Nowiny
Jeleniogórskie albo Gazeta Wrocławska wydanie Jelenia Góra)
Parametry techniczne/technologia artykułu prasowego:
format: min. ½ strony tytułu prasowego
publikacja pełny kolor
strona, na której będzie znajdowała się publikacja – dowolna, za wyjątkiem stron
ogłoszeniowych.
Terminy:
Terminy i treść do uzgodnienia i zatwierdzenia przez Zamawiającego
Zakres czynności Wykonawcy:
1)
2)
3)
4)
5)
zebranie materiałów merytorycznych do opracowania publikacji,
opracowanie i projekt graficzny publikacji,
przygotowanie do druku zgodnie z warunkami technicznymi wydawców,
zlecenie publikacji
przekazanie Zamawiającemu dokumentacji – numerów gazet z opublikowanymi artykułami.
Miejski Zakład Komunikacyjny sp. z o.o. w Jeleniej Górze
Strona 1
Zapytanie ofertowe - Promocja projektu – Mass media (II)
2)
SPOT RADIOWY
Opis:
Produkcja i emisja dwóch (2) różnych 30 sekundowych spotów radiowych – 2 kampanie radiowe
w lokalnym radio, za wyjątkiem radia internetowego. Czas trwania każdej kampanii wynosi
14 dni. Częstotliwość emisji 48 razy w ramach jednej kampanii, w godzinach największej
słuchalności pomiędzy godziną 7:00 a 16:00.
Treść:
Podstawowe informacje o Projekcie. Spoty powinny być opatrzone komentarzem. Wykonawca
przygotuje odpowiedni podkład muzyczny. W każdym spocie radiowym Wykonawca podkreśli
rolę Unii Europejskiej poprzez informację „Projekt współfinansowany prze Unię Europejską ze
środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu
Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego.
Miejsce emisji:
radio lokalne (np. Muzyczne Radio, Radio Złote Przeboje. Radio Wrocław, Radio Plus lub
inne uzgodnione z Zamawiającym)
Terminy:
Treść i terminy należy uzgodnić z Zamawiającym
Zakres czynności Wykonawcy:
1) zebranie materiałów merytorycznych
2) przygotowanie i zrealizowanie 2 kampanii radiowych
3) Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do wyboru minimum dwie propozycje dotyczące
każdego ze spotów radiowych w ramach danej kampanii radiowej.
3) UDZIAŁ W IMPREZIE LOKALNEJ
Celem bezpośrednim jest zwiększenie świadomości opinii publicznej na temat udziału
środków Unii Europejskiej w Projekcie realizowanym w ramach EFRR. Dodatkowym celem
jest wykorzystanie imprez i wydarzeń lokalnych jako dodatkowego, wspomagającego kanału
informacji o Projekcie.
Opis:
Udział w lokalnym wydarzeniu i imprezie, w ramach których prezentacja Projektu będzie
dodatkowym punktem ich programu. Impreza masowa dla mieszkańców aglomeracji
jeleniogórskiej, z atrakcjami dla różnych grup wiekowych. Kluczowym elementem będzie
prezentacja autobusów oraz funkcjonalności Systemu Biletu Elektronicznego, podczas której
rozdane zostaną nagrody za udział w konkursie plastycznym na wizerunek karty. Wykonawca
przygotuje stanowisko, oznaczone logo Zamawiającego oraz logo Unii Europejskiej.
Wykonawca ustawi i przygotuje stanowisko prezentacyjne, na którym powinny znajdować się
nadmuchane baloniki w kolorach Zamawiającego oraz kolorach Unii Europejskiej,
z nadrukowanym logo Zamawiającego (500 szt.) oraz logo Unii Europejskiej (500 szt.).
Ponadto Wykonawca zleci przygotowanie i dostarczy pojedyncze czekoladki przeznaczone do
bezpośredniej konsumpcji w formie uzgodnionej z Zamawiającym (1000 szt.), nawiązującej
kształtem do profilu działalności Zamawiającego.
Lokalizacja:
Plac Ratuszowy w Jeleniej Górze, opcjonalnie Plac Piastowski – Jelenia Góra Cieplice
Miejski Zakład Komunikacyjny sp. z o.o. w Jeleniej Górze
Strona 2
Zapytanie ofertowe - Promocja projektu – Mass media (II)
Ilość:
1 impreza 1-dniowa. Czas trwania – minimum 4 godziny
Termin imprezy:
Miesiąc maj lub czerwiec - do uzgodnienia z Zamawiającym
Zakres czynności Wykonawcy / Formy udziału:
1) Przekazywanie materiałów promocyjnych Projektu mieszkańcom
2) Ekspozycja prezentatorów roll-up
3) Częstowanie cukierkami oraz czekoladkami w formie uzgodnionej z Zamawiającym
4)
SPOT FILMOWY LUB ANIMACJA
Wykonanie i dostarczeni dwóch (2) 30-sekundowych spotów filmowych lub animacji
komputerowych. Materiał będzie prezentowany na wyświetlaczach LCD zamontowanych
w autobusach Zamawiającego i na tablicach informacji pasażerskiej. Dystrybucja spotu należy
do obowiązków Zamawiającego.
Treść/zawartość:
Z punktu widzenia Zamawiającego istotne treści jakie powinny znaleźć się w spotach to:
a) podstawowe informacje o Projekcie
b) funkcjonalność Systemu Biletu Elektronicznego
c) prezentacja urządzeń (kasowników, automatów biletowych itp.) zamontowanych
w nowych autobusach
Treść zostanie uzgodniona z Zamawiającym
Termin: 1 miesiąc od otrzymania zlecenia
5)
KONFERENCJA PRASOWA
Opis:
Przygotowanie i przeprowadzenie konferencji prasowej dla przedstawicieli władz miasta
Jeleniej Góry oraz mediów lokalnych (prasa, radio, telewizja, Internet) wraz z cateringiem.
Treść/zawartość:
Konferencja prasowa w siedzibie Zamawiającego lub innym miejscu na terenie miasta Jelenia
Góra, uzgodnionym z Zamawiającym (bez konieczności wynajęcia Sali).
Uczestnicy konferencji: przedstawiciele Zarządu Zamawiającego, przedstawiciele władz
miasta Jeleniej Góry, lokalni posłowie i senatorowie, media i inne osoby zaproszone (max. 50
osób).
Zakres prezentowanych informacji (w tym w ramach prezentacji multimedialnej Power
Point): informacje ogólne o projekcie; informacja o jego rozpoczęciu, poszczególne etapy
realizacji, wskazanie przyszłych korzyści oraz znaczenia dla poziomu życia, ekologii; koszty
projektu oraz koszt dofinansowania. Obowiązkowe oznaczenia dotyczące projektów
współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej.
Ilość:
1 konferencja prasowa - około 2 godzin + prezentacja oraz zaproszenia (dwukrotna wysyłka)
Miejski Zakład Komunikacyjny sp. z o.o. w Jeleniej Górze
Strona 3
Zapytanie ofertowe - Promocja projektu – Mass media (II)
Terminy:
do uzgodnienia z Zamawiającym
wysyłka zaproszeń na konferencję prasową - dwukrotna: na 14 dni przed
zaplanowania datą konferencji prasowej oraz powtórnie na 3 dni przed konferencją
Zakres czynności Wykonawcy:
1) zebranie materiałów merytorycznych
2) zapewnienie udziału w konferencji przedstawicieli Zamawiającego
3) kompleksowe przygotowanie konferencji prasowej od strony organizacyjnej (niezbędny
sprzęt audiowizualny – minimum dwa mikrofony bezprzewodowe dla uczestników
i prowadzących, projektor multimedialny ze wskaźnikiem laserowym, ekran, laptop
współpracujący z projektorem i kompatybilny z Internetem),
4) przygotowanie krótkiej prezentacji Power Point,
5) przygotowanie listy imiennej dziennikarzy oraz listy redakcji, do których będą kierowane
zaproszenia na konferencję,
6) dwukrotna wysyłka zaproszeń oraz potwierdzenia udziału,
7) przygotowanie miejsca wskazanego przez Zamawiającego na konferencję prasową
8) oznakowanie wizualne miejsca konferencji (ekspozycja ścianki reklamowej z panelami,
roll-upów Zamawiającego wraz z obsługą miejsca konferencji, rejestracja uczestników
i rozdanie materiałów konferencyjnych przekazanych przez Zamawiającego,
9) sporządzenie raportu fotograficznego konferencji (minimum 30 zdjęć aparatem
cyfrowym lustrzanką) i filmu (kamera cyfrowa, po montaży film od 5 do 10 minut) oraz
przekazanie ich Zamawiającemu w terminie do 5 dni roboczych po konferencji na nośniku
CD/DVD
10) przygotowanie cateringu – w formie bufetu szwedzkiego:
a) kawa (sypana i rozpuszczalna Jacobs) + dodatki (cukier, świeża śmietanka do
kawy (nie w proszku) – bez ograniczeń dla uczestników)
b) herbata + dodatki (cukier, świeża cytryna w plasterkach – bez ograniczeń dla
uczestników)
c) soki owocowe – pomarańczowy i jabłkowy (500 ml/os)
d) woda mineralna gazowana (250 ml/os) i niegazowana (250 ml/os)
e) kanapeczki bankietowe (min. 100 g) – 3 rodzaje z każdego po jednej sztuce,
łącznie 3 sztuki na osobę: chleb, masło, listki sałaty, ser pleśniowy, pomidor,
rzodkiewki /chleb, masło, listki sałaty, ser żółty, szynka/salami, ogórek
konserwowy /chleb, masło, ser twarogowy, łosoś, koperek
f) ciastka kruche bankietowe min. 3 rodzaje (min. 100 g/os)
11) w ramach usługi cateringowej Wykonawca przygotuje stół bufetowy (obrus i dekoracje),
dostarczy plastikowe talerzyki jednorazowe oraz kubeczki, łyżeczki, widelczyki, serwetki
papierowe jednobarwne (dla max. 50 osób)
12) ostateczna ilość osób zostanie potwierdzona na trzy dni przed terminem konferencji.
Inne:
Zamawiający udostępni Wykonawcy na czas realizacji zlecenia adres e-mail w domenie
Zamawiającego tak, aby korespondencja z mediami (tutaj: zaproszenia na konferencję) była
identyfikowania bezpośrednio z Zamawiającym.
Projekt i treść prezentacji należy uzgodnić z Zamawiającym.
Miejski Zakład Komunikacyjny sp. z o.o. w Jeleniej Górze
Strona 4