Zarządzanie projektami

Zarządzanie projektami
Uruchamianie realizacji projektu
Monitorowanie i kontrola postępów
prac
Zamykanie projektu
URUCHAMIANIE REALIZACJI
PROJEKTU
Elementy procesu rozpoczęcia prac
projektowych
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Rekrutacja członków zespołu
Definicja projektu
Wyznaczanie zasad funkcjonowania zespołu
Proces zarządzania zmianami zakresu
Planowanie zarządzania komunikacją
Pakiety robocze
Proces alokacji zasobów
Opracowanie ostatecznej wersji harmonogramu
1. Rekrutacja członków zespołu
• Zespół projektowy*
• Zespół klienta*
• Zespół pracowników zaangażowanych
na zlecenie*
Członkowie zespołu projektowego
• Zespół projektowy: uczestniczy od początku
do końca realizacji projektu
• Nie jest konieczne zaangażowanie w pełnym
wymiarze
• Zespół ten wyłaniany jest na początku
Zespół klienta
• Wyznaczany na takim etapie, aby mogli
współuczestniczyć w inicjacji projektu
• Kryteria selekcji (jedynie zarys):
– Osoby o określonych kompetencjach decyzyjnych
– Osoby na określonych stanowiskach*
Pracownicy zaangażowani na zlecenie
• Tzw. tech-temp
• Angażowani w przypadku gdy brak personelu lub
brak umiejętności
• Zwykle dostępni w ściśle określonym czasie
• Mają jasno określone role
• Często priorytety tych pracowników są poza firmą
• Mogą się słabiej angażować
• Wymagają ściślejszej kontroli
2. Definicja projektu PDS
• Możliwe jest wykorzystanie dokumentów (por. wykład
3):
– COS - Conditions of Satisfaction (COS)
• Warunki satysfakcji
• Sformalizowana wymiana zdań na temat ofert i oczekiwań
– POS - Statut projektu: Project Overview Statement (POS)
• Statut projektu (1 strona + załączniki)
• Określa, co ma być zrobione (opis problemu, opis celu głównego,
cele cząstkowe, kryteria sukcesu, ryzyka)
• Podpisany przez menedżera projektu i klienta
– RBS – struktura podziału wymagań (ang. requirements
breakdown structure)
– WBS – struktura podziału prac (work breakdown structure)
– Propozycji projektu
Definicja projektu - PDS
• PDS – project definition statement
• Składa się z tych samych elementów, co POS,
ale jest bardziej szczegółowy
• Elementy:
– opis problemu,
– opis celu głównego,
– cele cząstkowe,
– kryteria sukcesu,
– ryzyka.
3. Wyznaczanie zasad funkcjonowania
zespołu
•
•
•
•
Zasady rozwiązywanie problemów
Zasady podejmowania decyzji
Zasady rozwiązywania konfliktów
Zasady dotyczące spotkań zespołu
4.Proces zarządzania zmianami
zakresu
•
•
•
Sytuacja: następuję zmiana, w wyniku której projekt może być zagrożony
Rozwiązanie: wniosek o zmianę w projekcie
Wersje:
– Zmiana uwzględniona– dotychczasowy harmonogram i plan alokacji zasobów
– Zmiana uwzględniona– wydłużenie harmonogramu
– Zmiana uwzględniona– dotychczasowy harmonogram i planowane są nowe
zasoby
– Zmiana uwzględniona– zmiana harmonogramu i planowane są nowe zasoby
– Zmiana uwzględniona – wymagana strategia stopniowego ujawniania
rozwiązania i nadawania terminom priorytetów
– Zmiana nie może być uwzględniona bez znacznej modyfikacji priorytetów
•
Deklaracja skutków dla projektu
5. Planowanie zarządzania
komunikacją
• Komunikacja bezpośrednia (spotkania)
• Komunikacja pośrednia (np.
wideokonferencje, poczta elektroniczna)
6. Pakiety robocze
• „informacja dla menedżera, jak ma wykonać
plan projektu w zakresie przydzielonego mu
zadania, w określonych przez harmonogram
ramach czasowych”
• Format oparty na dwóch dokumentach:
– Arkusz przydziału pakietów roboczych
– Raport opisujący pakiet roboczy
Arkusz przydziału pakietów roboczych
Arkusz przydziału pakietów
roboczych
Tytuł projektu
Pakiet roboczy
Harmonogram
Numer
projektu
Menedżer
projektu
Dane
kontaktowe
Nr pakietu
Nazwa pakietu
Najwcześniejszy
początek NWP
Najpóźniejszy
koniec NPK
Menedżer
pakietu
roboczego
A
Projektowanie
01/02/16
05/02/16
J. Nowak
B
Ocena produktu
01/02/16
05/02/16
A. Kowal
…..
Przygotował
Data
Zatwierdził
Data
Strona 1 z 1
Raport opisujący pakiet roboczy
Opis pakietu
roboczego
Tytuł projektu
Nazwa
pakietu
roboczego
Numer
pakietu
roboczego
Menedżer pakietu roboczego
Dane
kontaktowe
Data
rozpoczęcia
Data
zakończenia
Czy należy do Poprzednie pakiety
ścieżki
robocze
krytycznej
(T/N)
Następny pakiet roboczy
Numer
Nazwa
Opis
Czas (w dniach)
Osoba
odpowiedzialna
Dane
kontaktowe
Data
Zatwierdził
Data
Strona 1 z 1
Przygotował
Numer projektu
Menedżer projektu
Data
7. Proces alokacji zasobów
• Poziomowanie zasobów (ang. resource leveling) –
technika polegająca na tym, że daty początku i końca w
harmonogramie są dopasowywane na podstawie
dostępności zasobów w celu zrównoważenia
(wyrównania) zapotrzebowania z dostępnością
(PMBOK, 5th, s. 205)
• Strategie:
– Wykorzystywanie dostępnych zapasów czasu
– Przesuwanie daty ukończenia projektu
– Wygładzanie (np. angażowanie nadgodzin dla pracowników
bez konieczności zwiększania dodatkowych zasobów
osobowych)
8. Opracowanie ostatecznej wersji
harmonogramu
MONITOROWANIE POSTĘPU PRAC
Narzędzia monitorowania postępu prac
• Raporty bieżące (obejmują tylko ostatnio zakończony okres)
• Raporty skumulowane (obejmują wszystkie dotychczas zakończone
okresy)
• Raporty o wyjątkach (tylko o odchyleniach od planu)
• Raporty semafory (oznaczone uwagami)
• Raporty o odchyleniach (wielkość planowana, wielkość faktyczna,
różnica) – obszerniejszy niż Raport o wyjątkach, zwiera dane
liczbowe*
• Diagramy Gantta*
• Wykresy wypalenia*
• Wykresy trendów realizacji kamieni milowych*
• Analiza wartości uzyskanej EVA*
• Zintegrowane wykresy trendów realizacji kamieni milowych i EVA
• Spotkania monitorujące postępy prac
• Strategie zapobiegania eskalacji problemów
Rodzaje odchyleń*
• Opóźnienia sukcesywne: zwiększające się w
każdym kolejnym punkcie
• Gwałtowne odchylenia
Diagram Gantta*
Źródło: http://mfiles.pl/pl/index.php/Wykres_Gantta
Diagram/wykres wypalenia
ang. burndown chart*
Źródło: http://en.wikipedia.org/wiki/Burn_down_chart
Kamienie milowe*
• Momenty realizacji poszczególnych celów
cząstkowych np. zatwierdzanie projektów
technicznych
Analiza wartości uzyskanej
(EVA – earned value analysis)
Służy do pomiaru wydajności projektu w jednostkach
pieniężnych
Zaawansowanie
Krzywa
Planowana PV
Odchylenie kosztów
Odchyl.
harmonogramu
Krzywa
Rzeczywista AC
EV
Czas
Uwaga!
Budżet może być przekroczony lub niewykorzystany
ZAMYKANIE PROJEKTU
Raport zamykający
•
•
•
•
•
Ocena rezultatów projektu
Organizacja projektu
Techniki użyte do realizacji celów projektu
Mocne i słabe strony projektu
Rekomendacje dla przyszłych zespołów
projektowych
Literatura
• R. K. Wysocki, Efektywne zarządzanie
projektami, Wiley, Warszawa, 2013 (rozdziały
6-8)
• PMBOK, 5th Edition