zasady prawidłowego tworzenia pism - IFMSA

ZASADY
PRAWIDŁOWEGO
TWORZENIA PISM
KTO TWORZY PISMA?
Członkowie
Zarządu Oddziału,
Asystenci Lokalnych
Koordynatorów Stałych,
Koordynatorzy Lokalnych
Projektów.
KIEDY POTRZEBUJESZ OFICJALNEGO PISMA
Z NADANIEM SYGNATURY?









Pisma skierowane do Władz WNM, Rektoratu (np.
gdy chcesz przeprowadzić akcję na terenie Wydziału
WNM lub samego Kortowa) i in. Instytucji ( Szpital),
Poszukiwanie sponsorów,
Prośba o współpracę w przeprowadzeniu danej akcji,
Prośba o patronat nad daną akcją,
Zapraszanie „Mediów”,
Zapraszanie osób prywatnych/firm/instytucji
mających poprowadzić Twoją akcję,
Wynajęcie sali,
Zakup potrzebnych materiałów,
Wypożyczenie sprzętu.
 PISMA
POTRZEBUJESZ RÓWNIEŻ
WTEDY, GDY TWOJA AKCJA
OBYWA SIĘ PONOWNIE (nawet jeśli
jest to w tym samym miejscu, co ostatnio).
NICZEGO
NIE ZAŁATWIAMY
TELEFONICZNIE!!!
PODZIĘKOWANIA I
DYPLOMY NIE
WYMAGAJĄ
SYGNATURY
Wzór podziękowania znajdziesz na stronie
olsztyn.ifmsa.pl w zakładce INSTRUKTAŻ –>
Zasady prawidłowego tworzenia pism.
 W takim wypadku pismo dostarczasz osobiście i
koniecznie potrzebujesz podpisu prezydenta
oddziału.

KIEDY WYMAGANY JEST PODPIS
PREZYDENTA?
W sytuacji, gdy:
 chcesz zanieść pismo osobiście;
 Twoje pismo skierowane jest do Władz
Uczelni,
 Twoje pismo skierowane jest do
sponsorów,
 Twoje pismo skierowane jest do
partnerów.
KILKA PODSTAWOWYCH ZASAD
Każde pismo musi być utworzone
na PAPIERZE FIRMOWYM.
Nazywamy się
IFMSA – Poland Oddział
Olsztyn.
Używamy czcionki Calibri, rozmiar 12.
 Pogrubiona czcionka (Bold) obowiązuje do nazwy
adresata oraz Waszego imienia i nazwiska na
końcu pisma.
 Wasza funkcja powinna znajdować się pod
imieniem i nazwiskiem (czcionka Calibri, rozmiar
9).
 Nie używamy wyjustowania oraz podkreśleń w
formatowaniu tekstu.

WYSYŁANIE OFICJALNYCH PISM
 Masz
dwie możliwości dostarczenia pism:
1. Pismo możesz zanieść osobiście.
2. Możesz wykorzystać drogę
e – mail’ową.
 Gdy wybierasz 1. oprócz Twojego podpisu
bezwzględnie wymagany jest podpis
prezydenta oddziału!
 Gdy wybierasz 2. wystarczą jedynie Twoje
dane na końcu pisma.
Calibri, 12
Calibri, Bold, 12
Calibri, 12
Calibri, Bold, 12
Calibri, 9
WERSJA
„ELEKTRONICZNA”
WERSJA
„OSOBISTA”
CO DALEJ?
Pismo
wysyłasz do sekretarza
oddziału na adres
[email protected]
nie później niż 5 dni przed
planowaną akcją.
„Teoretycznie” sekretarz ma 14
dni na odpowiedź.
PISMA PRZYCHODZĄCE
Wszystkie pisma, które otrzymujecie
od Władz Uczelni/ sponsorów/
partnerów/ instytucji i in. (zarówno
drogą elektroniczna, jak i „osobistą”)
należy dostarczyć do sekretarza
oddziału w celu ich archiwizacji.
CO SIĘ STANIE, GDY NIE DOSTARCZYSZ
PISMA SEKRETARZOWI?
 Konsekwencją
braku pism
związanych z aktualnie
przeprowadzaną przez Ciebie akcją
będzie utrata punktów, które
przysługują Ci za pełnienie Twojego
stanowiska.
 Kontrola będzie prowadzona co
miesiąc.