Zaproszenie do składania ofert

Kraków, dnia 3 października 2012 r.
Zaproszenie do składania ofert
Dotyczące: kompleksowego przygotowania i organizacji wydarzenia
związanego z przyznaniem nagród laureatom konkursu
na Eko-Gminę i Eko-Projekt w województwie małopolskim
I. ZAMAWIAJĄCY
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Krakowie
ul. Kanonicza 12 , 31-002 Kraków; NIP: 676-10-26-884 REGON: Regon: 121116654;
II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowe przygotowanie i organizacja wydarzenia związanego
z przyznaniem nagród laureatom konkursu Eko-Gmina i Eko-Projekt w województwie
małopolskim, które odbędzie się w dniu 30 października 2012 r. (początek godz. 12.00), w tym
w szczególności:
1. zaproszenie gości (imiennie około 200 uczestników, drogą elektroniczną oraz w formie
korespondencji papierowej; zaproszenia ozdobne na papierze kredowym-matowym
wykonane w uzgodnieniu z zamawiającym, podpis na zaproszeniu odręczny, loga - lakier
wybiórczy UV - jednostronnie (1+0),
2. obsługa osobowa (tzw. hostessy) w trakcie wydarzenia, w jednolitych (uzgodnionych)
ubiorach,
3. lokalizacja wydarzenia: ścisłe centrum miasta Krakowa (strefa A), sala mieszcząca nie mniej niż
100 osób, klimatyzowana, scena, sprzęt multimedialny, nagłośnienie, miejsce dla cateringu
4. prowadzenie konferansjerskie uroczystości,
5. zaprojektowanie i wykonanie (w uzgodnieniu z zamawiającym) indywidualnych statuetek dla
4 zwycięzców konkursu (z elementami logotypu lub w stylistyce zgodnej z wartościami
ochrony środowiska),
6. zaprojektowanie i wykonanie (w uzgodnieniu z zamawiającym) tzw. czeków z podaniem
wysokości nagrody dla wszystkich nagrodzonych, na nośniku umożliwiającym estetyczne
wręczenie, w formacie A4, do powieszenia na ścianie,
7. opracowanie w uzgodnieniu z zamawiającym indywidualnych dyplomów uczestnictwa dla
wszystkich uczestników konkursu (ok. 30), oprawionych, w formie umożliwiającej
umieszczenie na ścianie,
8. oprawa muzyczna uroczystości - podkład muzyczny (fragmenty dźwiękowe muzyki)
wykonywany na żywo,
9. występ artystyczny zespołu muzycznego, zespołu lub artysty uzgodnionego z zamawiającym,
10. dokumentacja fotograficzna i dźwiękowa wydarzenia,
11. wybór materiału fotograficznego i dźwiękowego (format i treść uzgodniony z zamawiającym)
przekazany jako gotowy do udostępnienia w sieci internetowej w ciągu 3 dni od wydarzenia,
12. prezentacja wideo w sali głównej na ekranie tzw. telebim lub projektor HD wybranych
materiałów audio-wideo,
13. wykonanie próby wydarzenia z udziałem przedstawicieli zamawiającego,
14. obsługa cateringowa i catering wydarzenia (ok. 100 osób), koszt cateringu na jednego
uczestnika - 60 zł (bufet szwedzki z zimną płytą, gorącymi daniami, napojami - do uzgodnienia
z zamawiającym),
15. przygotowanie i poprowadzenie konferencji prasowej (briefingu prasowego) na 15 minut
przed rozpoczęciem wydarzenia - w uzgodnieniu z przedstawicielami mediów lokalnych,
regionalnych i ogólnopolskich oraz monitoring udziału mediów,
16. przygotowanie materiałów prasowych, w tym ulotek w ilości około 200 szt. oraz krótkiej
prezentacji o każdym z laureatów,
17. przygotowanie (zaprojektowanie i wykonanie w uzgodnieniu z zamawiającym) 2 banerów
reklamowych (standardowy tzw. roll-up) oraz baneru o wymiarach około 1 metr x 2 metry
z logotypem pełnym i hasłem informacyjnym funduszu “finansujemy ochronę środowiska
w Małopolsce” (w kolorystyce właściwej dla logotypów w książce znaku, wyrazy: finansujemy,
w Małopolsce - w kolorze niebieskim, ochronę środowiska - w kolorze zielonym),
18. przygotowanie gotowych stron internetowych zgodnie ze stylistyką strony głównej
www.wfos.krakow.pl (nie mniej niż 5 gotowych materiałów: zaproszenie na wydarzenie,
z podstawowymi danymi np. mapką, materiał z wynikami konkursu, materiały o zwycięzcach
konkursu).
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. Zamówienie poniżej 14 tys. euro.
III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
- do dnia 30 października 2012 r.
Planowany czas trwania wydarzenia około 120 min
IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
Elementy formalne oferty (oferta musi):
1. zawierać cenę całkowitą realizacji zamówienia – netto i brutto w złotych;
2. wskazywać termin związania ofertą – nie krótszy niż do 30 października 2012 r.;
3. zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP;
4. wskazywać dane osoby do kontaktu w sprawie oferty z podaniem numeru telefonu
i adresu email;
5. podpisana czytelnie przez wykonawcę (osobę uprawnioną do reprezentowania);
6. oferta musi być sporządzona w języku polskim;
7. zawierać pisemne rekomendacje od co najmniej 15 zleceniodawców;
8. projekt umowy na realizację przedsięwzięcia;
9. oświadczenie oferenta do gotowości zawarcia oferty z klauzulą przekazania praw
autorskich do wykonanego dzieła na wszystkich polach eksploatacji;
10. oferta winna zawierać także inne elementy, o których mowa w niniejszym zapytaniu
ofertowym, w tym w szczególności projekty graficzne elementów o których mowa
w zapytaniu.
V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT
1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres:
[email protected] lub dostarczona do siedziby zamawiającego w terminie do
dnia 8 października 2012 r. do godz. 15.00.
2. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
VI. OCENA OFERT
Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie kryterium zgodności formalnej
z zapytaniem ofertowym. Kryterium merytoryczne oceny: cena =100%
VII. DODATKOWE INFORMACJE
Dodatkowych informacji udzielają: Beata Wójcik (telefon: 12 422 94 90) lub Paweł Soczek (telefon:
600 700 450) oraz pod adresem e-mail: beata.wojcik@@wfos.krakow.pl.