Jak wyglądają obowiązki informacyjne przy łączeniu spółek?

Jak wyglądają obowiązki informacyjne przy łączeniu spółek?
Połączenie spółek handlowych uregulowane w Ustawie z dnia 15 września 2000 roku Kodeks spółek
handlowych, (dalej: „KSH”), jest skomplikowanym procesem obejmującym wiele etapów. Celem tej
rozbudowanej regulacji jest zapewnienie ochrony interesów zarówno biorących udział w połączeniu
spółek, ich wierzycieli, jak również (a może nawet przede wszystkim) ich wspólników oraz
akcjonariuszy. Jedną z instytucji służących spełnieniu tego ostatniego celu są obowiązki informacyjne
związane z procedurą połączenia.
Ogłoszenie planu połączenia w sposób tradycyjny:
Zanim spółki uczestniczące w połączeniu podejmą stosowne uchwały o połączeniu i złożone zostaną
wnioski o zarejestrowanie fuzji, pierwszym krokiem w procedurze połączenia jest sporządzenie przez
zarządy łączących się podmiotów dokumentu zwanego planem połączenia. Jego szczegółową
zawartość oraz załączniki jakie muszą zostać wraz z nim przygotowane określa przepis art. 499 KSH.
Plan połączenia podlega ogłoszeniu zgodnie z art. 500 KSH. Zgodnie z przepisem art. 500 § 2 „KSH
Plan połączenia powinien być ogłoszony nie później niż na miesiąc przed datą zgromadzenia
wspólników lub walnego zgromadzenia, na którym ma być podjęta uchwała o połączeniu”. Biorąc pod
uwagę brzmienie ww. przepisu ogłoszeniu podlega jedynie sam dokument planu połączenia
zawierający elementy wymienione w art. 499 § 1 KSH. Plan połączenia podlega ogłoszeniu w
Monitorze Sądowym i Gospodarczym a datą ogłoszenia, o której mowa w art. 500 § 2 KSH jest więc
data ukazania się MSiG, w którym ogłoszono plan połączenia. Istotnym momentem jest również
złożenie wniosku o ogłoszenie planu połączenia – zgodnie bowiem z art. 499 § 2 pkt 3 i 4) KSH
ustalenia wartości majątku spółki przejmowanej lub spółek biorących udział w połączeniu oraz
sporządzenia informacji o stanie księgowym spółek, które to dokumenty stanowią załączniki do planu
połączenia, dokonuje się wedle stanu na dzień w miesiącu poprzedzającym złożenie wniosku o
ogłoszenie planu.
Uproszczony sposób ogłoszenia planu połączenia:
Ogłoszenie planu połączenia w MSiG wiąże się nie tylko z koniecznością oczekiwania na ukazanie się
stosownego numeru Monitora ale także ze znacznymi często wydatkami związanymi z takim
ogłoszeniem. W art. 500 § 21 KSH wprowadzono zatem znaczące ułatwienie związane z ogłoszeniem
planu – zgodnie z ww. przepisem „Przepisu § 2 nie stosuje się do spółki, która nie później niż na
miesiąc przed dniem rozpoczęcia zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia, na którym
ma być powzięta uchwała o połączeniu, nieprzerwanie do dnia zakończenia zgromadzenia
podejmującego uchwałę w sprawie połączenia bezpłatnie udostępni do publicznej wiadomości plan
połączenia na swojej stronie internetowej.” Ogłoszenie planu w MSiG można zatem zastąpić
umieszczeniem go na stronach internetowych spółek uczestniczących w fuzji. Co bardzo istotne,
GACH, HULIST, MIZIŃSKA, WAWER – ADWOKACI I RADCOWIE PRAWNI SP.P.
przepis ten dotyczy nie tylko spółek publicznych, dla których obowiązek prowadzenia stron www
wynika z odrębnych przepisów ale również pozostałych spółek. Trzeba jednak pamiętać o kilku
warunkach: po pierwsze plan połączenia musi być udostępniony nieprzerwanie, przy czym nie są
tutaj przeszkodą przerwy wynikające ze względów technicznych. Po drugie, dostęp do niego musi być
bezpłatny. Po trzecie wreszcie, musi być on dostępny publicznie. Taki sposób ogłaszania planu
połączenia ma znaczące zalety – zmniejsza jego koszty oraz przyspiesza całą fuzję.
Obowiązek zawiadomienia wspólników:
Kolejny obowiązek informacyjny określony został w art. 504 § 1 KSH. Zgodnie z tym przepisem
„Zarządy łączących się spółek powinny zawiadomić wspólników dwukrotnie, w sposób przewidziany
dla zwoływania zgromadzeń wspólników lub walnych zgromadzeń, o zamiarze połączenia się z inną
spółką. Pierwsze zawiadomienie powinno być dokonane nie później niż na miesiąc przed planowanym
dniem powzięcia uchwały o połączeniu, a drugie w odstępie nie krótszym niż dwa tygodnie od daty
pierwszego zawiadomienia.” Co do sposobu ogłoszenia przepis odwołuje się do sposobu zwoływania
zgromadzeń wspólników/walnych zgromadzeń akcjonariuszy. W odniesieniu do spółki z o.o.
zastosowanie znajdzie zatem art. 238 KSH – zawiadomienie powinno więc zostać dokonane za
pośrednictwem listów poleconych bądź poczty kurierskiej ewentualnie pocztą elektroniczną jeżeli
wspólnik wyraził wcześniej na to pisemną zgodę. Co do spółki akcyjnej sposób zawiadomienia będzie
uzależniony od rodzaju spółki. W przypadku akcyjnej spółki niepublicznej zawiadomienie
akcjonariuszy powinno zostać dokonane zgodnie z art. 402 KSH zatem poprzez ogłoszenie w MSiG.
Wyjątkiem jest tutaj sytuacja, gdy wszystkie akcje spółki są imienne – wtedy zgodnie z art. 402 § 3
KSH zawiadomienie akcjonariuszy może nastąpić w taki sam sposób jak w spółce z o.o. czyli za
pomocą listów poleconych/przesyłek kurierskich ew. pocztą elektroniczną. Inaczej będzie w
przypadku spółki akcyjnej publicznej, czyli takiej, której co najmniej jedna akcja ma postać
zdematerializowaną. W takiej sytuacji, zgodnie z art. 4021 KSH zawiadomienie akcjonariuszy powinno
nastąpić poprzez ogłoszenie zamieszczone na stronie internetowej spółki publicznej. Minimalną treść
zawiadomienia wyznacza art. 504 § 2 pkt 1 i 2) KSH – warto zwrócić uwagę, że zgodnie z tym
przepisem zawiadomienie powinno zawierać numer MSiG, w którym dokonano ogłoszenia planu
połączenia na podstawie art. 500 § 2 KSH. Jak już zaznaczano plan połączenia można jednak ogłosić
poprzez zamieszczenie go na stronie internetowej spółki – w takim wypadku zamiast numeru MSiG w
zawiadomieniu należy podać adres strony www, na której ogłoszono plan połączenia. Dodatkowe
elementy zawiadomienia wyznacza art. 504 § 2 pkt 2) KSH, zgodnie z którym muszą się w nim znaleźć
informacje o miejscu i terminie w jakim wspólnicy mogą się zapoznać z dokumentami, których lista
jest szczegółowo wymieniona w art. 505 § 1 KSH.
Podsumowanie:
Przeprowadzenie fuzji wiąże się z wieloma obowiązkami ciążącymi w szczególności na zarządach
łączących się spółek. Jednymi z nich są obowiązki informacyjne, które były przedmiotem niniejszego
artykułu – należy zatem w szczególności pamiętać o odpowiednim obliczeniu terminów
udostępniania dokumentów i zawiadamiania wspólników. W przeciwnym razie, w przypadku
podjęcia uchwał o połączeniu istnieje ryzyko ich zaskarżenia przez wspólników zarzucających
naruszenie przepisów o obowiązkach informacyjnych.
GACH, HULIST, MIZIŃSKA, WAWER – ADWOKACI I RADCOWIE PRAWNI SP.P.
Autor:
Dominik Cheda, aplikant radcowski w Kancelarii GACH, HULIST, MIZIŃSKA, WAWER – adwokaci i radcowie
prawni sp.p.
(www.ghmw.pl)
Jeśli byliby Państwo zainteresowani przeanalizowaniem tej kwestii prosimy o kontakt
z naszymi ekspertami.
Osoby kontaktowe:
Joanna Mizińska, adwokat
partner w kancelarii „Gach Hulist Mizińska Wawer - adwokaci i radcowie prawni” sp.p.
+48 668 017 220
e-mail: [email protected]