Efektywne systemy ocen pracowniczych ze wsparciem IT

Efektywne systemy ocen
pracowniczych ze wsparciem IT
Rosnąca konkurencja na rynku jest dla wielu firm źródłem motywacji do przyjrzenia się procesom
zarządzania i ich efektywności. Poszukiwane są sposoby optymalizacji działań – także tych związanych
z zarządzaniem personelem.
WCZORAJ I DZIŚ
Zazwyczaj jest tak, że ścieżka prowadząca do realizacji celów biznesowych firmy, w dużym stopniu, jest wytyczana przez pracowników działów personalnych, przy aktywnym wsparciu kadry zarządzającej. Rośnie świadomość znaczenia potencjału ludzkiego
i coraz mniej menedżerów trzeba przekonywać, że firma to ludzie
i ich kompetencje. Czasy walki o talenty nie są wizjonerskim pomysłem, niczym z powieści Mrożka. Wśród nas są architekci kapitału ludzkiego – poszukiwacze talentów, cieszący się autorytetem przywódcy czy menedżerowie, którzy dzielą się swą mądrością z innymi. Z moich obserwacji wynika że, budowanie efektywnego zespołu ludzi wymaga ogromnego wysiłku, interdyscyplinarnej wiedzy oraz stałego monitorowania zachodzących zmian.
Wraz z rozrastaniem się przedsiębiorstw, rozrastają się do absurdalnych rozmiarów, narzędzia rozwoju kapitału ludzkiego. Jednak
i na to znalazł się sposób. Z pomocą przyszły rozwiązania informatyczne – początkowo oprogramowanie kadrowo – płacowe,
które rozbudowywano i modernizowano. Optymalizacja procesów personalnych wymaga trafnych decyzji dotyczących kompetencji pracowników oraz ich dalszego rozwoju. Odpowiedzią na
potrzeby w zakresie tzw. miękkiego HR - u jest oprogramowanie, które ułatwia i usprawnia procesy zarządania takie jak np.: rekrutacja i selekcja, oceny i rozwój pracowników, planowanie ścieżek kariery.
TRENDY – ŚLEDZIMY DUCHA CZASÓW
Aktualnie na polskim rynku działa ok. 80 firm – dostawców oprogramowania HRM (Human Resources Management). Produkty
stają się coraz bardziej zaawansowane i dopasowane do naszych
realiów. Zapotrzebowanie jest nadal ogromne – ok. 40% pracowników działów personalnych umieszcza wdrożenie systemów informatycznych wśród swoich priorytetów.
Świadomość korzyści ze stosowania nowoczesnych narzędzi zarządzania skłania firmy do śmiałych inwestycji. Zyskać można
wiele: optymalizacja i automatyzacja procesów personalnych pozwala na oszczędność czasu, sprawną analizę danych, efektywne
planowanie rozwoju pracowników i wykorzystanie ich potencjału – te elementy budują konkurencyjną pozycję firmy
na rynku.
Dużym zainteresowaniem cieszą się rozwiązania, które w procesie oceny pracowników bazują na rozliczaniu ich z powierzonych
obowiązków. Tym sposobem program zarządzania przez cele staje się namacalną rzeczywistością organizacji. Nowością na polskim rynku są aplikacje samoobsługowe, z których korzystają nie
archman.pl
1
tylko pracownicy działów HR. Oprogramowanie typu
self – service jest dostępne także dla pracowników i menedżerów,
co owocuje większym zaangażowaniem wspomnianych grup
w procesy personalne (zgodnie z ideą Total Participation Management). Pracownik ma dostęp do informacji nt. wymagań swojego stanowiska oraz oceny własnych kompetencji, może dokonać
samooceny przed spotkaniem z przełożonym lub elektronicznie
złożyć wniosek o urlop. Wysoka jakość obsługi personalnej pracowników przyczynia się do kształtowania kultury organizacyjnej firmy oraz wizerunku pracodawcy, który dba o swoich ludzi.
…DROGĘ WYTYCZA SIĘ IDĄC
Motywuje, dostarcza informacji zwrotnych, pomaga podejmować decyzje o awansach, jest nieodłącznym elementem rozwoju
i wyrafinowaną sztuką – ocenianie. Ocena jest cenną wskazówką. Wyobraź sobie wiekowego mędrca, który chce dotrzeć do
odległej krainy. Po drodze czekają niebezpieczne niespodzianki,
a jego wzrok, słuch i głos osłabły na starość. Jednak mędrzec przez
długie życie zgromadził pewien majątek – sześć złotych talarów
- i przed podróżą miał ich wystarczająco dużo, aby wynająć sobie
ludzi - jego oczy, słuch i mowę. Zapłacił dwa talary
chłopakowi o sokolim wzroku, który potrafił wypatrzeć niebezpieczeństwo, był bystry i spostrzegawczy. Za dwa talary wynajął chłopca, który potrafił słuchać ludzi i odgadywał ich potrzeby. Starzec wziął też ze sobą człowieka, który posiadał dar słowa i w mowie wyrażał najbardziej ulotne myśli. Każdy z wynajętych ludzi był świetny w swoim fachu, ale byli też zarozumiali. Nie
chcieli się uczyć od siebie nawzajem, każdy zazdrośnie strzegł sekretów swojego talentu. Mędrzec uznał, że najlepiej będzie jeśli
każdy z nich zajmie się tym, co robi najlepiej. Wyruszyli razem
w drogę, jednak jeden z nich – „Sokoli wzrok” – nie wytrzymał
trudów podróży i odłączył się od wyprawy. „Złote usta” i „Wierne ucho” stali się bezradni. Zabrakło im umiejętności, które mogli
rozwijać, gdy „Sokoli wzrok” był w pobliżu. Starzec zaś nie mógł
poprowadzić wyprawy w dalszą drogę. Zapomniał, że wyruszając
w długą podróż dobrze jest planować z wyprzedzeniem i przygotowywać się na ewentualne trudne sytuacje.
Wiele firm nie osiąga swych celów biznesowych, ponieważ pracownicy nie wiedzą dokładnie, czego się od nich wymaga – nie
funkcjonują profile stanowisk definiujące pożądane kompetencje. Pracownicy nie rozwijają swojego potencjału, a bazują jedynie na dobrze przyswojonych umiejętnościach i wiedzy. Nie
informuje się podwładnych, nie dostarcza wskazówek – organizacja nie korzysta z systemu ocen pracowniczych.
2009 – SYSTEMY SKUPIONE WOKÓŁ OCEN
Współcześni menedżerowie oraz działy personalne zarządzają zespołami ludzi liczącymi nie rzadko kilkadziesiąt osób. Pracownicy działów personalnych wdrażają systemy ocen okresowych dla
setek pracowników. W takich sytuacjach efektywność i systematyzacja działań są istotnymi czynnikami sukcesu. Z pomocą przychodzą rozmaite rozwiązania informatyczne dla HR.
Mamy więc rozbudowany system produkowany przez firmę SAP,
który poza modułem zarządzania personelem oferuje wiele innych (np. zarządzanie logistyką, produkcją itp.). Firma IBM przygotowała system przeznaczony do wspierania procesów zarządzania zasobami ludzkimi pod nazwą Safo.hr. Są to systemy kosztowne, dedykowane korporacjom. Wyzwania i zalety rozwiązań
informatycznych przeznaczonych dla małych, średnich i dużych
przedsiębiorstw, (liczących od kilkunastu do kilkuset pracowników) przedstawię na przykładzie platformy informatycznej o nazwie Bussiness Navigator.
Business Navigator jest platformą informatyczną, która wspiera zarządzanie przedsiębiorstwem. Wyspecjalizowany moduł Zarządzanie Personelem przeznaczony jest dla firm, które chcą w sposób systemowy zarządzać kompetencjami swoich pracowników
– tak aby optymalnie wykorzystywali i stale rozwijali swoje umiejętności.
ZARZĄDZANIE PERSONELEM
Moduł Zarządzanie Personelem usprawnia realizację procesów
personalnych zachodzących w firmie.
System:
• Magazynuje i ułatwia dostęp do informacji o pracownikach
i stanowiskach,
• Upraszcza określanie celów, zadań i niezbędnych kompetencji dla danego stanowiska lub grupy stanowisk,
• Usprawnia proces oceny poziomu kompetencji oraz stopnia realizacji celów,
• Umożliwia ocenę kompetencji pracowników metodą 360
stopni,
• Ułatwia planowanie rozwoju adekwatnie do potrzeb pracownika i organizacji, w oparciu o szczegółowe raporty
z oceny.
Dzięki elastyczności modułu możliwa jest dowolna jego konfiguracja i implementacja założeń strategii personalnej obowiązującej w danej firmie. Zarządzanie Personelem jest oprogramowaniem typu self service – angażuje w procesy personalne pracowników oraz ich przełożonych. Komponenty, które spełniają określone funkcje w ramach modułu to: struktura, profile stanowisk
(założenia do oceny), oceny okresowe, rozmowy rozwojowe, zarządzanie celami, urlopy. Komponenty wspomagają procesy: rekrutacji, zarządzania kompetencjami, celami i rozwojem pracowników.
Działy personalne oszczędzają czas i pieniądze. Na przykład, wyobraźmy sobie, że w firmie liczącej setki pracowników ma zostać
przeprowadzona ocena 360 stopni. Są to całe góry papieru, dziesiątki dokumentów przesyłanych i przenoszonych z biurka na
biurko. A teraz wprowadźmy na scenę rozwiązanie informatyczne. Pracownicy dokonują ocen wypełniając ankietę on-line,
wszystkie informacje są gromadzone i przetwarzane elektronicznie. Pracownicy działu HR odpowiedzialni za podsumowanie wyników i wyciągnięcie wniosków mogą wygenerować odpowied-
archman.pl
2
nie raporty w systemie oszczędzając sobie tym samym mozolnego i czasochłonnego przekopywania się przez sterty papieru. Czysta ekonomia, że o ekologii nie wspomnę.
POTRZEBA SYSTEMU
Wystarczy chwila nieuwagi, a może ominąć Cię coś bardzo istotnego – ta sama prawda odnosi się do rzeczywistości przedsiębiorstw. Firmy, w celu optymalizacji swego funkcjonowania oraz
zachowania przewagi konkurencyjnej, korzystają z nowoczesnych rozwiązań technologicznych. Jak wygląda proces wdrażania systemu ocen wraz ze wspierającym go oprogramowaniem
IT?
W okresie od września do listopada 2009 roku moduł Zarządzanie Personelem został wprowadzony w przedsiębiorstwie z branży farmaceutycznej, które zatrudnia ponad 300 osób. Czas trzech
miesięcy dobrze wykorzystano – zaprojektowano kompleksowy
system ocen wraz z platformą IT, przeszkolono kadrę zarządzającą w zakresie prowadzenia rozmów oceniających. Wdrożony system ocen pracowniczych wsparł realizację następujących celów
na poziomie organizacji:
• Regularna i obiektywna ocena kompetencji pracowników
• Rozwojowa informacja zwrotna dla ocenianego od pracowników i współpracowników
• Planowanie działań rozwojowych
• Wspieranie decyzji personalnych (awans, przesunięcie na
inne stanowisko, program rozwojowy).
Jak każda nowość, system ocen generował pewne obawy – zarówno po stronie pracowników, jak i przełożonych. Zarząd firmy
oraz dział personalny traktowali pojawiające się wyzwania jak sytuacje problemowe, wymagające przemyślanych rozwiązań. Dla
nasuwających się pytań i trudność udało się znaleźć kreatywne
i skuteczne rozwiązania:
1. W jaki sposób rozwiać lub zminimalizować obawy pracowników
i zaangażować ich w proces oceny?
Model kompetencji i kryteria oceny zostały jasno przedstawione
w systemie tak, aby każdy oceniający i oceniany miał do nich swobodny dostęp. Kryteria tworzone były przez pracowników działu HR we współpracy z kierownikami i reprezentantami poszczególnych działów.
2. Jak wdrożyć system i przeprowadzić oceny w możliwie najkrótszym
czasie, przy dużej liczbie pracowników?
Oceny i samoocena pracowników dokonywane są za pośrednictwem systemu. Dodatkowym udogodnieniem jest fakt, że
wszystkie informacje są uporządkowane i łatwo dostępne. Pozwala to na szybkie wygenerowanie i wydruk raportów przydatnych np. w przygotowaniu do rozmowy oceniającej lub podczas
przekazywania informacji zwrotnej.
3. Jak powiązać istniejące założenia polityki personalnej z nowym
systemem ocen?
System IT został zaprojektowany elastycznie, tak aby można było
do niego wprowadzić dowolne informacje i założenia zarządzania personelem w firmie. Na tych właśnie informacjach budowany jest system ocen. Platforma informatyczna pełni więc funkcję
integrującą. Obecnie pierwszy cykl ocen prowadzony w tej firmie
zbliża się ku końcowi, a system działa sprawnie.
KONKRETY Z – KORZYŚCI Z UŻYTKOWANIA
SYSTEMU
Podsumowując dotychczasowe rozważania – wśród najważniejszych korzyści wynikających z wdrożenia modułu Zarządzanie
Personelem znajdują się:
• Możliwość elastycznego dostosowania systemu do istniejących w firmie założeń zarządzania personelem i ich zmian,
• Automatyzacja i standaryzacja procesów personalnych,
• Oszczędności czasowe wynikające z szybkiego dostępu do
informacji związanych z procesami zarządzania personelem,
• Dostęp do istotnych danych i dokumentacji zawartej w systemie za pośrednictwem internetu,
• Generowanie raportów i zestawień poziomu kompetencji
pracowników w celu optymalnego wykorzystania środków
przeznaczonych na rozwój,
• Możliwość porównywania wyników kolejnych okresów
ocen w celu diagnozy postępów danego pracownika lub
grupy pracowników.
archman.pl
3
ERA IT
Systemy IT są nieodłącznym elementem funkcjonowania przedsiębiorstw. Dane, które wymagają elektronicznego przetwarzania
to nie tylko liczby, ale coraz częściej informacje jakościowe, które
obrazują rzeczywistość firmy. Oddają one klimat kultury organizacyjnej czy polityki personalnej. Wymagają systemowego podejścia oraz uporządkowania na podstawie istniejącej wiedzy.
Standardowe, tradycyjne metody powoli odchodzą w przeszłość.
W erze informacji – dysponujemy nowymi narzędziami oraz
możliwościami radzenia sobie ze zmianami. Klasyfikacja danych,
ich przetwarzanie oraz podejmowanie na ich podstawie decyzji
staje się łatwiejsze przy wsparciu systemów IT.
Przypisy:
1
Dane Hewitt Associates – badanie Barometr HR 2008-2010.