Zarządzenie wewnętrzne Nr R - 41 /2007 Rektora Akademii

Zarz dzenie wewn trzne Nr R - 41 /2007
Rektora Akademii im. Jana Długosza w Cz stochowie
z dnia 10 lipca 2007 r
w sprawie udzielania zamówie zwolnionych ze stosowania ustawy prawo zamówie
publicznych
Na podstawie § 66 ust.2 ustawy Prawo o szkolnictwie wy szym (Dz. U. Nr 164,
poz.1385 r. pó n. zm.) oraz art.4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówie publicznych ( Dz. U. Nr 164
poz.1163 r. z pó n. zm.) ustalam zasady organizacji i udzielania zamówie zwolnionych ze
stosowania ustawy Prawo zamówie publicznych.
§1
nie przekracza kwoty 14000 euro w skali roku
1. Do zamówie , których warto
kalendarzowego dla usług i dostaw tego samego rodzaju oraz dla robót budowlanych
na danym obiekcie, nie stosuje si procedur przewidzianych w prawie zamówie
publicznych zgodnie z art.4 pkt.8 ustawy.
2. Poszczególne jednostki s uprawnione do realizacji zamówie , o których mowa w pkt.1
w nast puj cym zakresie :
- Dział Zapatrzenia i Transportu – dostawy i usługi na potrzeby ogólnouczelniane , dla
zapewnienia bie cej eksploatacji obiektów i funkcjonowania administracji oraz zlecone
do realizacji przez inne jednostki uczelni,
- Dział Techniczno-Remontowy – awaryjne roboty budowlane, prace malarskie,
posadzkarskie, instalacyjne, przegl dy i ekspertyzy techniczne itp. dot. obiektów uczelni,
- Kierownicy jednostek organizacyjnych : Dziekani i kierownicy jednostek
mi dzywydziałowych - dostawy i usługi specjalistyczne dla realizacji zada jednostki
w zakresie nauki i dydaktyki w ramach posiadanych rodków finansowych
- Biuro Rektora – materiały i usługi dot. Obsługi Rektora i funkcjonowania jego biura,
- Biuro Współpracy z Zagranic i Programów Europejskich – materiały i usługi dot. obsługi
Prorektora ds. Rozwoju oraz specyficznych zada realizowanych przez biuro,
- Dział Nauki, Dział Nauczania – materiały i usługi dot. obsługi Prorektorów ,
- Dział Spraw Pracowniczych – usługi socjalne,
- Wydawnictwo - usługi edytorskie , tłumaczenia, recenzje i inne prace wydawnicze
- Biblioteka Główna – zakup ksi ek, usługi introligatorskie
3. Przed rozpocz ciem post powania o udzielenie zamówienia jednostki , o których mowa
w pkt. 2 powinny uzyska :
- zgod zwierzchnika jednostki tj. odpowiednio Rektora,
Prorektorów, Kanclerza,
Dziekanów, Dyrektora Biblioteki Głównej, Redaktora Naczelnego – odpowiednio do
zakresu kompetencji i podległo ci słu bowej.
- potwierdzenie przez Kwestora posiadania rodków finansowych do realizacji zamówienia.
§2
1. Zakres zamówie , o których mowa w § 1 mo e obejmowa nast puj ce dostawy, usługi
i roboty :
a.) zakup ksi ek, informatorów, zbiorów przepisów prawnych w wersji drukowanej
i elektronicznej wykorzystywanych w bie cej działalno ci jednostki – z wył czeniem
zakupów w prenumeracie oraz ksi ek i czasopism wchodz cych w skład zbiorów
bibliotecznych uczelni,
b.) zakup artykułów spo ywczych ( kawa, herbata, woda, napoje , słodycze, owoce itp. )
c.) zakup specjalistycznych materiałów plastycznych,
d.) zakup nut, ta m , płyt muzycznych innych akcesoriów niezb dnych do realizacji
dydaktyki z zakresu muzyki,
e.) zakup modeli , plansz, gier planszowych u ywanych do celów dydaktycznych ,
f.) zakup drobnego szkła laboratoryjnego oraz odczynników chemicznych ,
g.) zakup artykułów dekoracyjnych,
h.) zakup planów miast, map itp.,
i.) zakup jednorazowych opakowa ,
j.) zakup biletów wst pu do obiektów, parków, muzeów do celów dydaktycznych oraz
uiszczanie opłat parkingowych itp.,
k.) najem sprz tu u ywanego poza siedzib uczelni do wicze w terenie,
l.) zakup paliwa, olejów , smarów do zapewnienia prawidłowej eksploatacji słu bowych
rodków transportu oraz usługi naprawy rodków transportu w tym zakup cz ci,
m.) przewóz osób i towarów transportem zewn trznym,
n.) usługi fotograficzne, kserograficzne, introligatorskie,
o.) ogłoszenia w prasie,
p.) tłumaczenia tekstów,
q.) usługi strojenia instrumentów muzycznych,
r.) naprawa sprz tu b d cego w posiadaniu jednostki,
s.) usługi gastronomiczne,
t.) usługi hotelarskie wiadczone podczas delegacji słu bowej pracownika,
u.) zlecenie robót , usług , dostaw w zwi zku z awari sprz tu, urz dze , instalacji itp.
v.) zakup kwiatów, wi zanek okoliczno ciowych itp.
w.) zakup innych drobnych materiałów, w stosunku do których uczelnia nie zawarła umów
zbiorczych b d w sytuacji konieczno ci ich zakupu podczas zada wykonywanych
poza terenem uczelni.
2. Zabrania si udzielania samodzielnie przez jednostki zamówie na dostawy lub usługi:
a.) b d ce przedmiotem umów zbiorczych zawartych przez uczelni ,
b.) zastrze onych do kompetencji ci le okre lonych osób lub jednostek na podstawie
odr bnych zarz dze lub decyzji.
umów zbiorczych, o których mowa w pkt. 2 b dzie publikowany na
3. Wykaz oraz tre
stronie internetowej uczelni.
4. W przypadku w tpliwo ci w zakresie kompetencji poszczególnych jednostek
dot. udzielania zamówie , wyja nie udziela Specjalista ds. organizacji i zarz dzania.
5. Obowi zkiem jednostek udzielaj cych zamówie jest sprawdzenie, czy istniej przesłanki
udzielania zamówienia bez stosowania ustawy prawo zamówie publicznych .
§3
1. Pracownicy udzielaj cy zamówie s zobowi zani do wydatkowania rodków
finansowych zgodnie z ustaw o finansach publicznych, tj. celowo, oszcz dnie
i zgodnie z przepisami prawa, w tym procedurami obowi zuj cymi w uczelni,
niniejszym zarz dzeniem oraz posiadanymi upowa nieniami.
2. Kierownicy jednostek sprawuj nadzór nad udzielaniem zamówie oraz bie c kontrol
merytoryczn dokumentów potwierdzaj cych poniesienie wydatków na realizacj
zamówienia.
3. Potwierdzenie przez kierownika jednostki faktu przeprowadzenia kontroli merytorycznej
oznacza, e zamówienie zostało zrealizowane zgodnie z ustaw o finansach publicznych,
jest konieczne do realizacji jej zada , jednostka posiada rodki finansowe na ich pokrycie
oraz zamówienie zostało zrealizowane zgodnie z art.4 pkt.8 ustawy Prawo zamówie
publicznych.
4. Kontrola merytoryczna dokumentu stanowi podstaw do wpisania zamówienia do rejestru
zamówie , o którym mowa w § 6 pkt.1
§4
1. Zamówienia zlecane do realizacji przez Dział Zaopatrzenia i Transportu składa si na
druku stanowi cym zał cznik Nr 1 do niniejszego zarz dzenia. Pozostałe jednostki
udzielaj ce zamówie mog stosowa inn form zlecania zamówie z zastrze eniem
§ 1 pkt 3.
2. Zamówienia na dostawy lub usługi ci głe lub powtarzaj ce si okresowo, w tym umowy
najmu pomieszcze lub urz dze wymagaj formy pisemnej.
3. Umowy zawierane z osobami nie prowadz cymi działalno ci gospodarczej wymagaj
formy pisemnej.
4. Umowy podpisuj osoby posiadaj ce upowa nienie wydane przez Rektora. Ka da umowa
musi by podpisana przez Kwestora pod rygorem niewa no ci oraz zaparafowana przez
radc prawnego. Podpis radcy prawnego nie jest wymagany wył cznie w przypadku gdy
zostaje sporz dzona umowa typowa, wg wzoru uprzednio zaakceptowanego przez radc
prawnego. Opracowanie i aktualizacja umów typowych nale y do obowi zków radcy
prawnego.
§5
1. Jednostka udzielaj ca zamówienia składa wniosek o udzielenie zaliczki – w przypadku
zamówie gotówkowych – do sekretariatu kanclerza.
2. Obieg dokumentów zwi zany z udzielaniem zaliczek reguluje odr bne zarz dzenie.
3. W przypadku zamówienia bezgotówkowego z odroczonym terminem płatno ci, warunki
realizacji zamówienia i sposób zapłaty okre la jednostka w zamówieniu lub w drodze
umowy.
§6
1. Dział Zaopatrzenia i Transportu prowadzi w formie elektronicznej rejestr zamówie
udzielonych w trybie niniejszego zarz dzenia, z wyj tkiem, o którym mowa w pkt.3.
2. Kierownicy jednostek s zobowi zani do zgłoszenia zamówie udzielonych przez
podległe jednostki do rejestru, o którym mowa w pkt.1.
3. Dział Zaopatrzenia i Transportu nie prowadzi rejestru dla zakupu ksi ek wchodz cych
w skład zbiorów bibliotecznych, umów cywilnoprawnych na prowadzenie zaj
dydaktycznych ( wykłady , wiczenia itp.) oraz zwi zanych z realizacj procesu
wydawniczego ( recenzje, usługi edytorskie itp.), dla których odr bne jednostki prowadz
oddzielne ewidencje.
§7
1. Czynno ci zwi zane z udzielaniem zamówie które wykonuj jednostki, wym. w § 1 pkt.2
obejmuj w szczególno ci :
a.) okre lenie w sposób wyczerpuj cy przedmiotu zamówienia oraz stanu faktycznego
stanowi cego podstaw zastosowania art. 4 pkt. 8 ustawy prawo zamówie publicznych,
b.) zło enie wniosków, uzyskanie zgody zwierzchnika i potwierdzenia przez Kwestora
rodków finansowych,
c.) ustalenie potencjalnych wykonawców i zebranie ofert,
d.) przygotowanie projektu umowy je eli jest wymagana,
e.) sporz dzenie notatki słu bowej - zał. Nr 2 dot. wyboru wykonawcy w przypadku
zamówienia o warto ci jednorazowej 3000 zł brutto i wi cej oraz zamówie
powtarzaj cych si okresowo,
f.) przedstawienie dokumentów do zatwierdzenia przez osob upowa nion ,
g.) realizacja zamówienia.
2. Dokumentacja dot. wyboru wykonawcy powinna by przechowywana w jednostce
udzielaj cej zamówienia przez okres trzech lat od zako czenia jego realizacji.
§8
1. Faktury i rachunki potwierdzaj ce poniesienie wydatków w zwi zku z realizacj
zamówienia s opisywane i kontrolowane
przez upowa nionych pracowników.
2. Dokumenty , o których mowa w pkt.1 powinny by opisane w nast puj cy sposób :
„ Zamówienia udzielono na podstawie art. 4 pkt.8 ustawy Prawo zamówie
publicznych. Zamówienie zarejestrowano w rejestrze nr ……..pod poz. …….. .”
Piecz tk powy szej tre ci zamieszcza na dokumencie Dział Zaopatrzenia i Transportu
po dokonaniu rejestracji zamówienia.
3. Kontrol merytoryczn wydatków sprawuj kierownicy jednostek udzielaj cy zamówienia.
W przypadku jednostek administracyjnych nie posiadaj cych obsady kierowniczej kontrol
merytoryczn przeprowadza zwierzchnik jednostki lub inny upowa niony pracownik.
Wykaz pracowników upowa nionych do kontroli merytorycznej sporz dza i aktualizuje
udzielonych przez
Specjalista ds. organizacji i zarz dzania na podstawie upowa nie
Rektora.
4. Wykaz, o którym mowa w pkt.3 otrzymuj :
a.) 1 egz. - Kwestor ,
b.) 1 egz. - Kierownik Działu Zaopatrzenia i Transportu,
c.) 1 egz. – Biuro Rektora
5. Po przeprowadzeniu kontroli merytorycznej zamówienia s rejestrowane w Dziale
Zaopatrzenia i Transportu zgodnie z § 6 zarz dzenia.
6. Kontrol formalno – rachunkow dokumentów stwierdzaj cych poniesienie wydatków
sprawuj Dział Finansowy w odniesieniu do dokumentów pochodz cych od jednostek
gospodarcz i Dział Płac w odniesieniu do rachunków
prowadz cych działalno
przedkładanych przez osoby fizyczne nie prowadz ce działalno ci gospodarczej.
7. Finansow kontrol wst pn przeprowadza Kwestor zgodnie z ustaw o finansach
publicznych. W przypadku ujawnienia nieprawidłowo ci zwraca dokument wła ciwemu
rzeczowo pracownikowi, a w razie nie usuni cia nieprawidłowo ci odmawia jego
podpisania.
8. O odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach Kwestor zawiadamia pisemnie
Rektora . Rektor mo e wstrzyma realizacj zakwestionowanej operacji lub wyda na
pi mie polecenie jej realizacji.
9. Odmowa realizacji zamówienia jest uzasadniona w szczególno ci w nast puj cych
przypadkach:
a) realizacja zamówienia nast piła bez zabezpieczenia finansowego ze strony jednostki,
b.) brak przesłanek do zastosowania art.4 pkt.8 ustawy o zamówieniach publicznych,
c.) wydatkowano rodki niezgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych,
d.) wydatkowano rodki niezgodnie z planem rzeczowo-finansowym.
10. Po przeprowadzeniu wszystkich etapów kontroli, w tym pozytywnej finansowej kontroli
wst pnej zatwierdzenia wydatków dokonuje Kanclerz lub jego zast pca. W przypadku
braku któregokolwiek z etapów kontroli lub stwierdzenia nieprawidłowo ci
w dokumencie Kanclerz zwraca Kwestorowi dokument w celu ponownej weryfikacji.
11. Pracownik odpowiedzialny za realizacj zamówienia, które zostało przeprowadzone
niezgodnie z obowi zuj cymi przepisami ponosi odpowiedzialno
słu bow oraz
materialn w przypadku powstania szkody w mieniu uczelni na skutek realizacji
zamówienia lub naruszenia dyscypliny finansów publicznych.
§9
Zarz dzenie wchodzi w ycie z dniem podpisania.
REKTOR
prof. dr hab. Janusz Berdowski
Zał cznik nr 1 do zarz dzenia wewn trznego R-41/2007
Rektora AJD w Cz stochowie
……………………………………
Jednostka zamawiaj cego
Cz stochowa, …………………
ZAPOTRZEBOWANIE NA ZAKUP USŁUGI/DOSTAWY*
O WARTO CI SZACUNKOWEJ PONI EJ 14 000 euro
(podstawa prawna / art. 4 pkt 8 Ustawy Prawo zamówie publicznych)
1. Opis przedmiotu zamówienia:
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
Opinia:
2. Kierownika Działu Infrastruktury Informatycznej (w przypadku awarii sprz tu
komputerowego):
3. Kierownika Działu Technicznego (w przypadku awarii, instalacji lub innych zada dot.
nieruchomo ci)
4.
5.
6.
7.
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
………………………
Szacunkowa
warto
netto:
………………………………………………………………... zł
ródło
finansowania:
………………………………………………………………………….
Potencjalni
wykonawcy:
……………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………
………
Osoba
do
kontaktu:
………………………………………………………………………….
(imi , nazwisko, nr telefonu)
Data ……… ………………
Podpis osoby reprezentuj cej
jednostk zamawiaj c
Data ……… ……………… Data ………… …………
podpis dysponenta
podpis
rodków finansowych
kwestora
8. Decyzja osoby upowa nionej do reprezentowania Uczelni:
* Wyra am zgod na udzielenie zamówienia
• Nie wyra am zgody na udzielenie zamówienia
Data………… ………………………
podpis osoby upowa nionej do wydania
decyzji o wszcz ciu post powania
9. Uwagi Działu Zaopatrzenia i Transportu:
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
Data ……
* niepotrzebne skre li
……………………
podpis kierownika Działu
Zaopatrzenia i Transportu
Zał cznik Nr 2 do zarz dzenia wewn trznego R-41/2007
Rektora AJD w Cz stochowie
post powanie Nr...........................................
.........................................
piecz jednostki
Protokół z wyboru wykonawcy zamówienia
o warto ci powy ej 3.000 złotych
na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówie publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177, z pó n. zm.)
1. Przedmiot zamówienia:
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
2. Wspólny Słownik Zamówie CPV:
Kod CPV:.............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
3. Warto
szacunkowa zamówienia:
.......................................zł
4. Porównanie ofert:
(oferty – pisemne odpowiedzi na zapytanie ofertowe, kosztorysy ofertowe, oferty uzyskane drog
elektroniczn , informacje zebrane na podstawie własnego badania rynku - )
Nr
Oferty
Nazwa i adres firmy
1.
2.
…
Cena netto
zamówienia
VAT
..........%
zł
zł
Warto
brutto
zł
Termin realizacji
Gwarancja
dni/tyg.
mies.
....................................
....................................
....................................
5. Wskazanie wykonawcy i uzasadnienie wyboru:
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………..
Zatwierdzam wybór wykonawcy
Data i podpis osoby dokonuj cej
wyboru
..................................................
data i podpis Kierownika Jednostki
lub upowa nionej osoby do
dysponowania rodkami pieni nymi
Zał czniki:
1. ……………………………
2. ……………………………