02_OPZ_usługa hotel

PUNKT EKLEKTIK SESSION
Projekt finansowany z funduszy EOG, pochodzących z Islandii, Liechtensteinu i Norwegii,
oraz budżetu Państwa i środków Gminy Wrocław
Załącznik nr 1
do zapytania ofertowego
z dnia 19.02.2014r.
SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (OPZ)
Nazwa zamówienia: Usługa hotelarsko – gastronomiczna w ramach realizacji projektu
„PUNKT EKLEKTIK SESSION”
Przedmiotem zamówienia jest usługa hotelarska, restauracyjna i cateringowa
realizowana w okresie od dnia 02.03.2014 do dnia 10.03.2014 r. na potrzeby wiosennej
odsłony festiwalu PUNKT EKLEKTIK SESSION w ramach projektu „PUNKT EKLEKTIK
SESSION” współfinansowanego ze środków Mechanizmu Finansowego EOG 2009 – 2014
oraz budżetu Państwa i Gminy Wrocław.
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa hotelarska i restauracyjna dla 8 osób
i cateringowa dla artystów podczas prób i koncertów w trakcie wiosennej odsłony
festiwalu PUNKT EKLEKTIK SESSION.
1) harmonogram dla usługi hotelarskiej i restauracyjnej zawiera załącznik nr 1 do
OPZ;
2) harmonogram dla usługi cateringowej zawiera załącznik nr 2 do OPZ;
3) harmonogram obejmujący godziny poszczególnych pozycji z załącznika nr 1 i nr 2
do OPZ będzie przygotowany przez Zamawiającego na co najmniej 3 dni przed
planowanym terminem realizacji;
4) usługi, o których mowa w ust. 1) i 2), świadczone będą zgodnie
z zapotrzebowaniem Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie możliwość
zmniejszenia liczby osób korzystających z usługi hotelowej, restauracyjnej
i cateringowej (a tym samym korzystających z noclegów, pełnego wyżywienia
i cateringu) do 80% ilości osób korzystających z każdej z usług oddzielnie. O tej
zmianie Zamawiający poinformuje Wykonawcę najpóźniej na 3 dni przed datą
rozpoczęcia realizacji usług oznaczoną w Harmonogramach stanowiących
załączniki nr 1 i nr 2 do OPZ. Wykonawca nie będzie wnosił żadnych roszczeń
z tego tytułu, w szczególności o zapłatę za ilość stanowiącą różnicę między
maksymalną ilością usług dla maksymalnej ilości osób, a ilością rzeczywiście
zrealizowaną na podstawie zlecenia Zamawiającego. Rozliczenie kosztów usług
odbędzie się na podstawie rzeczywistego wykorzystania noclegów, wyżywienia
oraz cateringu;
5) hotel, w którym będzie realizowana usługa hotelowa i restauracyjna powinien
odpowiadać
standardowi
nie
mniejszemu
niż
określony
dla
hoteli
****
- cztero gwiazdkowej zaszeregowanych conajmniej do kategorii
zgodnie z rozporządzeniem w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów,
w których są świadczone usługi hotelarskie. Zakwaterowanie będzie się odbywać
w hotelu (jednym obiekcie lub kilku obiektach połączonych ze sobą ciągami
komunikacyjnymi bez konieczności wychodzenia na zewnątrz), posiadającym salę
restauracyjną świadczącą pełne dzienne wyżywienie;
6) świadczenie usług hotelarskich, o których mowa w ust. 1, obejmować będzie w
szczególności zameldowanie oraz udostępnienie do dyspozycji 8 jednoosobowych
pokoi hotelowych od godziny 10.00 w dniu przyjazdu do opuszczenia
i wymeldowania z pokoi hotelowych co najmniej do godziny 15:00 w dniu
wyjazdu;
PUNKT EKLEKTIK SESSION
Projekt finansowany z funduszy EOG, pochodzących z Islandii, Liechtensteinu i Norwegii,
oraz budżetu Państwa i środków Gminy Wrocław
7) świadczenie usługi restauracyjnej o której mowa w ust. 1, obejmuje
zapewnienie pełnego wyżywienia zawierającego:
a) w dzień przyjazdu: obiad serwowany, kolacja w formie bufetu,
b) w pozostałe dni: śniadanie w formie bufetu, obiad serwowany, kolacja
w formie bufetu,
c) w dzień wyjazdu: śniadanie w formie bufetu, obiad serwowany;
8) Zamawiający zastrzega możliwość zamiany obiadów serwowanych w hotelowej
restauracji na obiad świadczony w postaci cateringu w miejscu realizacji usługi
cateringowej. Zamawiający powiadomi Wykonawcę o takiej zmianie najpóźniej
1 dzień przed jej wprowadzeniem;
9) Usługa cateringowa będzie polegała na przygotowaniu i dostarczeniu wraz
z rozłożeniem w 6 garderobach
mieszczących się w budynku Impartu we
Wrocławiu przy ul. Mazowieckiej 17 poczęstunku oraz obiadu dla artystów oraz
pozostałych wskazanych uczestników projektu. Po zakończeniu posiłku – do
Wykonawcy należało będzie zapewnienie porządku w pomieszczeniach, w których
realizowana była usługa cateringowa. Dzienny zestaw cateringowy, będzie się
składał z minimum:
a) ciepłej kawy i herbaty w termosach, cukru, cytryny, śmietanki bez ograniczeńdostępnych przez cały czas trwania prób i koncertów , czyli przez: minimum 12
godzin - maksimum 14 godzin,
b) 2 rodzaje zimnych soków i niegazowana woda mineralna w plastikowych
butelkach o pojemności 0,5 l dostępna przez cały czas trwania prób i
koncertów, czyli przez minimum 12 godzin - maksimum 14 godzin.
Przewidywana porcja wody mineralnej – 1,5 l na osobę i soku 0,5 litra na
osobę,
c) ciasteczka wykwintne kruche – 4 sztuki na osobę,
d) kanapek bankietowych lub tart ozdobnych – 4 sztuki na osobę,
e) obiad jednodaniowy (drugie danie z dodatkami),
f) wykonawca zapewni wystarczającą ilość naczyń wielokrotnego użytku do
podawania potraw i napojów, zgodną ze standardem nie mniejszym niż
****
określonym dla hoteli zaszeregowanych conajmniej do kategorii
cztero gwiazdkowej;
10) Usługa cateringowa, obejmuje w szczególności:
a) przygotowanie półproduktów i potraw gotowych oraz dostarczenie ich na
miejsce wskazane przez zamawiającego w budynku Impartu we Wrocławiu
przy ul. Mazowieckiej 17, będzie zgodne z zaakceptowanym przez
Zamawiającego menu o którym mowa w ustępie 11 niniejszego OPZ,
b) przygotowanie miejsca serwowania posiłków z uwzględnieniem charakteru
imprezy,
c) zapewnienie odpowiedniej ilości osób do obsługi serwowania posiłków,
d) dostarczenie wystarczającej ilości naczyń wielokrotnego użytku do podawania
potraw i napojów,
e) sprawną obsługę przy serwowaniu posiłków,
f) likwidację stanowisk po zakończeniu serwowania posiłków wraz z ewentualnym
wywiezieniem sprzętu i uporządkowaniem miejsca,
g) transport w rozumieniu: przywozu potraw, sprzętu i naczyń na miejsce
serwowania posiłków, wyładunku i odbioru,
h) wyposażenia w niezbędny sprzęt pozwalający na utrzymanie potraw w
należytej temperaturze i zapewniający należytą higienę;
PUNKT EKLEKTIK SESSION
Projekt finansowany z funduszy EOG, pochodzących z Islandii, Liechtensteinu i Norwegii,
oraz budżetu Państwa i środków Gminy Wrocław
11) szczegółowe menu będzie ustalane przez osoby uprawnione z obu stron na 3 dni
przed datą rozpoczęcia realizacji usług oznaczoną w załączniku nr 1 i nr 2 do
Opisu Przedmiotu Zamówienia;
12) usługa cateringowa będzie świadczona w miejscu realizacji prób i koncertów –
tj. we Wrocławiu przy ul. Mazowieckiej 17;
13) menu tak usługi restauracyjnej, jak i cateringowej uwzględniać będzie dania
wegetariańskie zarówno na śniadanie obiad jak i na kolację;
14) hotel winien znajdować się w odległości nie większej niż 3 km od
miejsca realizacji koncertów zlokalizowanego we Wrocławiu przy
ul. Mazowieckiej 17. Odległość należy obliczyć po najkrótszej
trasie przejazdu drogami publicznymi z hotelu do wskazanej
powyżej lokalizacji.
2. Ustalenia organizacyjne związane z wykonaniem zamówienia:
1) wymagana jest należyta staranność przy realizacji zobowiązań umowy;
2) ustalenia i decyzje dotyczące wykonywania zamówienia uzgadniane będą przez
Zamawiającego z ustanowionym przedstawicielem Wykonawcy;
3. Zamawiający nie będzie zobowiązany do pokrycia ewentualnych szkód wyrządzonych
przez uczestników projektu korzystających w trakcie trwania umowy z usług
hotelowych i restauracyjnych. Zamawiający zastrzega, iż korzystanie z mini-baru
i telefonu w pokojach hotelowych oraz korzystanie z dodatkowych płatnych usług
(pralnia, restauracja, bar itp.) regulowane będzie wyłącznie przez gości
Zamawiającego i Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za powstałe w związku
z tym dodatkowe koszty. Wykonawca uprzedzi o tych zasadach przybyłych do hotelu
gości.