79342200-5 - Usługi w zakresie promocji 22462000-6

Załącznik nr 1 do SIWZ
Oznaczenie przedmiotu Zamówienia zgodnie z kodami klasyfikacji CPV:
79342200-5 - Usługi w zakresie promocji
22462000-6 - Materiały reklamowe
79822500-7 - Usługi projektów graficznych
SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA i TERMIN REALIZACJI
1. Przedmiotem zamówienia jest prowadzenie działań informacyjnych
i promocyjnych dla Projektu pt. „Pozyskanie i dystrybucja informacji o
budynkach na terenie województwa zachodniopomorskiego”, zwanego dalej
Projektem współfinansowanym z Mechanizmu Finansowego Europejskiego
Obszaru Gospodarczego oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego
(MFEOGiNMF).
2. Usługa będzie realizowana od daty podpisania umowy do końca kwietnia
2011 r.
II. POSTANOWIENIA FORMALNE I INFORMACJE OGÓLNE
1. Przy realizacji umowy Wykonawca będzie ściśle współpracował z osobami
odpowiedzialnymi za realizację projektu po stronie Zamawiającego.
2. Opracowanie graficzne, treść, sposób wykonania wszystkich materiałów
informacyjnych i promocyjnych musi uzyskać akceptację Zamawiającego
przed ich publikacją.
3. Poza treściami uzgodnionymi z Zamawiającym Wykonawca nie ma prawa do
umieszczania innych treści w tym między innymi oznaczeń własnych, reklam
własnych lub podmiotów trzecich;
4. Autorskie prawa majątkowe do wszystkich materiałów projektów
graficznych, w tym do loga Projektu, sloganu reklamowego Projektu, kodów
źródłowych strony internetowej oraz wszystkich projektów graficznych
zatwierdzonych przez zamawiającego powstałych w ramach realizacji
zamówienia należeć będą do Zamawiającego.
5. Wszystkie zatwierdzone przez zamawiającego niewykorzystane materiały
informacyjne oraz promocyjne zostaną przekazane przez Wykonawcę
Zamawiającemu.
6. Wykonawca jest zobowiązany do zapoznania się z informacjami na temat
Projektu oraz MFEOGiNMF, zamieszczonymi na stronach internetowych
www.eog.gov.pl, www.zcpwz.pl, www.ukie.gov.pl, www.eeagrants.org, jak
również do bieżącego ich śledzenia w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia.
7. Wykonawca jest w szczególności zobowiązany do działania zgodnie
z najbardziej aktualnymi wytycznymi Państw Darczyńców odnośnie promocji i
informacji o projektach i właściwym Mechanizmie Finansowym.
8. W przypadku stwierdzenia rozbieżności pomiędzy wymienionymi
wytycznymi a niniejszym Szczegółowym Opisem, Wykonawca niezwłocznie
poinformuje o nich Zamawiającego, który w formie pisemnej udzieli
niezbędnych wyjaśnień i wskaże dokument nadrzędny w zakresie zgłoszonym
przez Wykonawcę.
9. Wykonawca jest zobowiązany do bieżącego dostosowywania działań
promocyjnych do aktualnego harmonogramu realizacji Projektu.
10. Terminy wszystkich działań promocyjnych muszą być uzgadniane z
Zamawiającym.
11. Wykonawca będzie prowadził działania informacyjne i promocyjne
w oparciu o:
a) aktualne wytyczne Państw Darczyńców dotyczące informacji i promocji
dostępnych na stronie internetowej www.eog.gov.pl,
b) wytyczne dotyczące tworzenia materiałów promocyjnych dostępne na stronie
internetowej www.eeagrants.org,
c) Plan Wdrażania Projektu stanowiący załącznik nr 1 do SIWZ.
12. Wszelkie materiały promocyjne i informacyjne związane z realizacją
projektu, o ile szczegółowe wytyczne nie stanowią inaczej, muszą w czytelny
sposób potwierdzać otrzymaną pomoc finansową poprzez łączne
umieszczanie:
a) loga Mechanizmu Finansowego EOG i Norweskiego Mechanizmu
Finansowego;
b) tekstu w brzmieniu:
„Wsparcie udzielone przez Islandię, Liechtenstein i Norwegię poprzez
dofinansowanie ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru
Gospodarczego i Norweskiego Mechanizmu Finansowego”
dla polskiej wersji językowej oraz w tłumaczeniu na język angielski dla
angielskiej wersji językowej.
c) nazw Partnerów Projektu wraz z ich logami;
d) logo Związku Celowego Powiatów Województwa Zachodniopomorskiego.
13. W celu zbudowania jednoznacznego, przekonującego i spójnego przekazu
oraz wywołania automatyki skojarzeń u odbiorców wszelkie materiały
2
reklamowe i informacyjne muszą
rozwiązania graficzne.
zawierać
wspólną
kolorystykę
i
III. ZADANIA DO WYKONANIA
1. Zaprojektowanie i wykonanie tablic reklamowych i pamiątkowych.
2. Opracowanie graficzne oraz wydruk plakatów.
3. Opracowanie graficzne i wydruk broszur informacyjnych oraz opracowanie i
zapewnienie publikacji 4 artykułów prasowych w lokalnej i branżowej prasie,
przygotowanie materiału do radia i filmu informacyjnego oraz ich 2 emisji w
lokalnym i regionalnym radiu i telewizji.
4. Wykonanie projektu graficznego papieru firmowego.
5. Opracowanie graficzne oraz techniczne materiałów multimedialnych.
6. Prowadzenie oraz bieżąca aktualizacja strony internetowej Projektu.
7. Organizacja spotkań informacyjnych.
8. Dostarczenie produktów reklamowych Projektu.
9. Współdziałanie z powiatami członkowskimi Związku Celowego Powiatów
Województwa Zachodniopomorskiego w zakresie informacji i promocji w
uzgodnieniu z zamawiającym?
10. Prowadzenie archiwizacji materiałów informacyjnych i promocyjnych,
zdjęć, opublikowanych notatek i artykułów prasowych, nagrań filmowych itp.
oraz raportowanie w zakresie prowadzonej promocji i przekazanie kopii tych
materiałów zamawiającemu po zakończeniu umowy.
IV. SZCZEGÓŁOWY OPIS ZADAŃ DO WYKONANIA
1. Zaprojektowanie i wykonanie tablic reklamowych i pamiątkowych.
a) Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia 3 propozycji dla tablicy
reklamowej i tablicy pamiątkowej, na podstawie których, po uwagach
Zamawiającego, Wykonawca opracuje obowiązujące projekty graficzne;
b) tablice powinny być jednostronne, wykonane w technice zapewniającej ich
trwałość
(rozumianej jako zabezpieczenie przed odkształceniami,
odbarwieniami, obniżeniem czytelności) przez min. 5 lat od daty montażu;
c) tablice muszą zostać przygotowane w formacie A3 oraz być wykonane z
materiału (aluminium lub blacha ocynkowana lub PCV) o grubości
umożliwiającej jej montaż na ścianie wewnętrznej i zewnętrznej budynku oraz
być wyposażone w system umożliwiający ich zawieszenie na ścianie.
Wykonawca dokona montażu tablic informacyjnych w miejscach wskazanych
przez Zamawiającego a w kwietniu 2011 roku na ich miejsce zamontowane
zostaną tablice pamiątkowe. Tablice będą umieszczone na budynkach starostw
powiatowych uczestniczących w projekcie;
3
d) tablice będą zawierać nazwę Projektu oraz wszystkie niezbędne
informacje i znaki potwierdzające otrzymane wsparcie finansowe;
e) treść informacji do umieszczenia na tablicach zostanie dostarczona przez
Zamawiającego;
f) ilość tablic reklamowych – 21 szt.;
g) ilość tablic pamiątkowych – 21 szt.;
h) termin dostarczenia projektów graficznych dla tablic reklamowych, o których
mowa w ust. 1 lit. a) – 2 tygodnie od daty podpisania umowy;
i) termin dostarczenia projektów graficznych dla tablic pamiątkowych, o
których mowa w ust. 1 lit. a) – 1 miesiąc od daty podpisania umowy;
j) termin wykonania i dostarczenia tablic reklamowych – 14 dni od daty
zatwierdzenia projektu;
k) termin wykonania i dostarczenia tablic pamiątkowych – 01.03. 2011r.
- tablice informacyjne są w czterech kolorach podstawowych
- w miejscu realizacji inwestycji, w momencie rozpoczęcia prac powinny
pojawić się tablice informacyjne. W ciągu miesiąca kwietnia 2011 roku tablice
informacyjne powinny być zastąpione przez stałe tablice pamiątkowe.
- przestrzeń na tablicach reklamowych przeznaczona na informację o
Mechanizmach Finansowych (25% powierzchni) powinna zawierać odpowiedni
zapis o dofinansowaniu w j. angielskim
- tekst na pozostałej części tablicy (75%) powinien być sformułowany w
językach: polskim i/lub angielskim. Ta część tablicy powinna być poświęcona
informacji o projekcie.
- na tablicy pamiątkowej powinny się znaleźć: logotyp odpowiedniego
Mechanizmu Finansowego lub obu Mechanizmów Finansowego oraz tekst
sformułowany w języku angielskim lub obu językach polskim i angielskim
odnoszący się do dofinansowania projektu w ramach odpowiedniego
Mechanizmu Finansowego.
- każda tablica pamiątkowa ma mieć wymiary A3
c) tablice muszą zostać przygotowane w formacie A3 oraz być wykonane z
materiału (aluminium lub blacha ocynkowana lub PCV) o grubości
umożliwiającej jej montaż na ścianie wewnętrznej i zewnętrznej budynku oraz
być wyposażone w system umożliwiający ich zawieszenie na ścianie;
- druk w czterech kolorach- ciemno niebieski, jasno niebieski, czerwony
- pokryta jest gorącym lakierem na powierzchni i na krawędzi.
2. Opracowanie graficzne oraz wydruk plakatów
a) Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania projektów graficznych oraz
druku plakatów promujących projekt oraz informujących o związanych z nim
wydarzeniach;
4
b) Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia 3 propozycji projektu
plakatów, dla polskiej i angielskiej wersji językowej, na podstawie których, po
uwagach Zamawiającego, Wykonawca opracuje obowiązujące projekty
graficzne;
c) propozycje projektu plakatów muszą zostać przedstawione Zamawiającemu
każdorazowo w terminie 21 dni przed terminem wydarzeń promocyjnych
i informacyjnych, o których mowa w ust. 7, zaś projekty plakatów
informujących o miejscach realizacji projektu (drukowane na papierze
samoprzylepnym w formacie A3 w ilości 300 sztuk) w terminie 14 dni od
podpisania umowy i wykonane w ciągu 7 dni od zatwierdzenia projektu;
d) ostateczne projekty graficzne plakatów muszą zostać dostarczone w
terminie 14 dni przed każdorazowym terminem wydarzeń promocyjnych
i informacyjnych, o których mowa w ust. 7;
e) plakaty będą przygotowywane dla wszystkich wydarzeń promocyjnych
i informacyjnych, o których mowa w ust. 7, dla każdego wydarzenia po
minimum 30 szt. Będzie to plakat o takim samym tle i zmiennej treści dla
wszystkich wydarzeń (ślepak).
f) warunki dostarczenia plakatów – każdorazowo, bezpośrednio do miejsca
wydarzeń promocyjnych i informacyjnych, o których mowa w ust. 7, najpóźniej
na 2 godziny przed rozpoczęciem wydarzenia;
g) parametry techniczne plakatów:
• rozmiar: 100 cm x 70 cm;
• ilość kolorów: 4/CMYK;
• wydruk na papierze kredowym o gramaturze 120 g/m2.
h) plakaty winny być umieszczone w siedzibie instytucji wdrażających lub
korzystających z pomocy dostarczonej w ramach Mechanizmów Finansowych.
3. Opracowanie graficzne i wydruk broszur informacyjnych oraz
opracowanie i zapewnienie publikacji 4 artykułów prasowych w lokalnej i
branżowej prasie, przygotowanie materiału do radia i filmu reklamowego
oraz ich 2 emisji w lokalnym i regionalnym radiu i telewizji.
a) Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia druku 4 artykułów prasowych
tj. 2 w prasie branżowej o zasięgu ogólnopolskim, wskazanej przez
Zamawiającego oraz 2 w prasie codziennej o zasięgu regionalnym i lokalnym,
wskazanej przez Zamawiającego a także jednego materiału w czasopiśmie
międzynarodowym wskazanym przez Zamawiającego. Zamawiający w
uzgodnieniu z Wykonawcą i wydawcą prasy, radia i TV określą termin
publikacji z co najmniej miesięcznym wyprzedzeniem;
b) treść artykułów będzie redagował Wykonawca na podstawie materiałów
5
przekazanych przez Zamawiającego. Obowiązkiem Wykonawcy będzie
dokonanie redakcji treści artykułu i przedstawienie do weryfikacji
Zamawiającemu przed dokonaniem publikacji;
c) obowiązkiem Wykonawcy będzie dokonanie tłumaczenia tekstu na język
angielski i przedstawienia do weryfikacji Zamawiającemu przed dokonaniem
publikacji;
d) poza treściami uzgodnionymi z Zamawiającym Wykonawca nie ma prawa do
umieszczania innych treści w tym między innymi oznaczeń własnych, reklam
własnych lub podmiotów trzecich;
e) Wykonawca jest zobowiązany do opracowania w porozumieniu z
Zamawiającym oraz zapewnienia emisji 1 materiału telewizyjnego i 1
radiowego w telewizji i radiu lokalnym i regionalnym województwa
zachodniopomorskiego, uzgodnionej z Zamawiającym. Zamawiający
w Wykonawcą i wydawcą RiTV uzgodnią termin emisji z odpowiednim
wyprzedzeniem;
f) Wykonawca jest zobowiązany do graficznego opracowania oraz wydruku
broszur informacyjnych dla uczestników wydarzeń
promocyjnych
i informacyjnych, o których mowa w ust. 7;
g) na każde wydarzenie, o którym mowa w ust. 7 zostaną przygotowane
wersje broszur w polskiej i angielskiej wersjach językowych, na
podstawie treści merytorycznej uzgodnionej z Zamawiającym;
h) Wykonawca zobowiązany będzie do jednorazowego przedstawienia 3
propozycji projektu broszury, na podstawie których, po uwagach
Zamawiającego, Wykonawca opracuje obowiązujące projekty graficzne;
i) ostateczne projekty graficzne broszur muszą zostać dostarczone w terminie
21 dni przed każdorazowym terminem wydarzeń promocyjnych i
informacyjnych, o których mowa w ust. 7;
j) warunki dostarczenia broszur – każdorazowo, wraz z odpowiednimi
produktami promocyjnymi, o których mowa w ust. 8, bezpośrednio do miejsca
wydarzeń promocyjnych i informacyjnych, o których mowa w ust. 7, najpóźniej
na 2 godziny przed rozpoczęciem wydarzenia;
k) parametry techniczne broszur:
• liczba minimum 100 sztuk na każde wydarzenie, o którym mowa w ust 7;
• ilość kolorów: 4 CMYK;
• papier: min 80 g/m2, offset;
• format: A5;
• druk dwustronny;
• liczba stron: max 12.
6
4. Wykonanie projektu graficznego papieru firmowego
a) Wykonawca jest zobowiązany do wykonania dla Zamawiającego projektu
graficznego „papieru firmowego” Projektu w formacie plików do wykorzystania
bez utraty uzgodnionej treści i szaty graficznej przez MS WORD, w polskiej i
angielskiej wersji językowej;
b) Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia 2 propozycji projektów
graficznych dla każdego typu papieru, na podstawie których, po uwagach
Zamawiającego, Wykonawca opracuje obowiązujące projekty graficzne;
c) propozycje projektu papieru muszą zostać przedstawione Zamawiającemu w
terminie 14 dni od daty podpisania umowy;
d) ostateczny projekt papieru musi zostać dostarczony do akceptacji
Zamawiającego w terminie 14 dni od daty podpisania umowy;
e) „papier firmowy” powinien zawierać następujące elementy, rozmieszczone
w jego stopce i nagłówku:
• logo darczyńców wraz z informacją o udzielonym wsparciu;
• nazwę projektu;
• logo Zamawiającego
f) wszystkie elementy graficzne powinny zostać trwale przeskalowane do
rozmiaru, w jakim będą umieszczone na papierze firmowym, w celu uniknięcia
niepotrzebnego rozrostu rozmiaru zajmowanego przez plik i zapewnienie
możliwości sprawnego drukowania i przesyłania pocztą elektroniczną
korespondencji pisanej na tym papierze.
5. Opracowanie graficzne oraz techniczne materiałów multimedialnych
a) Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia 3 propozycji szablonu
prezentacji multimedialnych, w polskiej i angielskiej wersji językowej,
z których Zamawiający dokona wyboru jednego, obowiązującego do
wykorzystania we wszystkich prezentacjach, jakie powstaną w związku
z realizacją projektu;
b) propozycje projektu szablonu prezentacji muszą zostać przedstawione
Zamawiającemu w terminie 30 dni od daty podpisania umowy;
c) ostateczny projekt szablonu prezentacji musi zostać dostarczony do
Zamawiającego w terminie 14 dni od daty jego ostatecznego uzgodnienia;
d) szablon powinien być przygotowany w formacie plików do wykorzystania
bez utraty uzgodnionej treści i szaty graficznej przez Microsoft Power Point.
7
6. Prowadzenie oraz bieżąca aktualizacja strony internetowej projektu.
a) Wykonawca jest zobowiązany do prowadzenia i bieżącej aktualizacji strony
internetowej Projektu o nazwie domeny wskazanej przez Zamawiającego.
Strona WWW projektu istnieje i wymaga modernizacji oraz stałej aktualizacji
b) domena strony stanowić będzie własność Zamawiającego. Koszty
utrzymania i rejestracji domeny obciążać będą Zamawiającego;
c) Zamawiający zastrzega sobie prawo do wnioskowania zmian dotyczących
struktury strony, które to zmiany Wykonawca zobowiązany jest zrealizować;
d) Wykonawca będzie umieszczał na stronie wszystkie informacje o projekcie
oraz stanie jego realizacji wraz ze zdjęciami dokumentującymi konkretne
zdarzenia związane z projektem, rysunkami i schematami;
e) poza treściami uzgodnionymi z Zamawiającym Wykonawca nie ma prawa do
umieszczania na stronie innych materiałów w tym między innymi reklam
własnych lub podmiotów trzecich;
f) teksty merytoryczne będą uzgodnione z Zamawiającym;
g) strona musi być prowadzona w dwóch wersjach językowych: polskiej i
angielskiej. Teksty w języku polskim będzie redagował Wykonawca w
uzgodnieniu z Zamawiającym, obowiązkiem Wykonawcy będzie dokonanie ich
tłumaczenia na język angielski i przedstawienia do weryfikacji Zamawiającemu
przed dokonaniem ich publikacji na stronie internetowej;
h) aktualizacja strony musi następować w terminie nie dłuższym niż dwa dni
robocze od daty udostępnienia przez Zamawiającego materiałów do redakcji
publikacji;
i) po zakończeniu realizacji Umowy tj. po 25.04.2011 r. Wykonawca przekaże
zasoby strony Zamawiającemu.
7. Organizacja spotkań informacyjnych
a) Wykonawca będzie zobowiązany do organizacji od strony logistycznej
wydarzeń informacyjnych i promocyjnych, które odbywać się będą zgodnie z
aktualnym harmonogramem realizacji Projektu;
b) przewiduje się organizację 2 jednodniowych spotkań informacyjnych
(z tego 1 spotkanie w 2010r i 1 spotkanie w 2011 r.). Każdorazowo o
dokładnym terminie planowanego spotkania Wykonawca zostanie
poinformowany przez Zamawiającego z co najmniej trzytygodniowym
wyprzedzeniem;
c) przewidywana ilość uczestników każdego ze spotkań – po 40-60 osób;
d) Wykonawca zapewni kompleksową obsługę spotkań informacyjnych;
e) zadania do realizacji w ramach organizacji spotkań informacyjnych:
• wynajem sal konferencyjnych wraz z infrastrukturą techniczną;
8
• zapewnienie cateringu w czasie przerw kawowych (napoje zimne – woda,
soki, kawa, herbata, ciastka, owoce) oraz lunchu w czasie spotkań;
• zapewnienie logistyki rezerwacji i potwierdzeń uczestnictwa w spotkaniach;
• bieżące informowanie (sposób przepływu informacji zostanie uzgodniony
z Zamawiającym) Zamawiającego o uczestnikach, którzy potwierdzili swoją
obecność podczas spotkań;
• opracowanie pod względem graficznym, wydruk i dystrybucję zaproszeń
oraz listu przewodniego dla uczestników zgodnie z imienną listą przekazaną
przez Zamawiającego;
• oznaczenie miejsc, w których odbywać się będą spotkania plakatami,
• przygotowanie dla każdego uczestnika spotkania materiałów informacyjnych
oraz gadżetów promocyjnych;
• ubezpieczenie wszystkich uczestników spotkań od odpowiedzialności cywilnej
(OC) i od następstw nieszczęśliwych wypadków (NWW).
f) wymagania szczegółowe - sale konferencyjne:
• miejsce na terenie województwa zachodniopomorskiego określone przez
Zamawiającego;
• wyposażenie sali konferencyjnej musi zawierać co najmniej: rzutnik
multimedialny, mikrofon bezprzewodowy – 2 szt., ekran, flipchart, nagłośnienie
sali, stół prezydialny, stoły i krzesła dla wszystkich uczestników;
• na stole muszą zostać wyłożone wydrukowane listy uczestników,
na których będą zbierane potwierdzenia obecności uczestników;
g) dystrybucja zaproszeń wraz z programem i listem przewodnim odbędzie się
przesyłką pocztową, nie później niż 14 dni przed terminem spotkania;
• potwierdzenie wysłania przesyłek musi zostać przekazane Zamawiającemu
niezwłocznie po ich przesłaniu;
• do przesyłek zostanie dołączone zaproszenie oraz program konferencji,
którego treść merytoryczna zostanie uzgodniona z Zamawiającym;
h) wymagania szczegółowe – zestaw informacyjno – promocyjny:
• zadaniem Wykonawcy będzie dostarczenie zestawów promocyjnych do
miejsca spotkań informacyjnych oraz ich dystrybucja wśród uczestników tych
spotkań;
• skład zestawu informacyjno – promocyjnego każdorazowo będzie uzgadniany
z Zamawiającym.
8. Dostarczenie produktów reklamowych Projektu
a) Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć następujące produkty promocyjne:
− kalendarze ścienne na rok 2011 – 500 szt.;
− plakaty (na papierze samoprzylepnym) informujące o miejscu realizacji
projektu – 300 szt.;
9
- plakaty informacyjne (na papierze zwykłym o gram. 80 gr/m2) – 500 szt.;
- notesy książkowe – 1000 szt.;
− notesy biurowe – 1000 szt.;
− długopisy (plastic-metal) wraz z logo – 1000 szt.;
− torby papierowe: liczba: 2000 sztuk, (papier 200 gr/m2, uchwyty papierowowiskozowe), kolor biały plus logo projektu;
- USB (pendrive) o pamięci min 4 GB – 500 szt plus logo projektu.;
- nalepki z logo Projektu (różnej wielkości na papierze gładkim lub podłożu,
folii przezroczystej, samoprzylepnej, A6 ok.1000 szt., A7 ok.2000 szt., A8
ok.4000 szt.) – 10000 szt.
b) Wykonawca zobowiązany rodzaju produktu będzie do przedstawienia 3
propozycji dla każdego, z których Zamawiający dokona wyboru wyglądu
produktu ostatecznego w terminie 3 dni roboczych;
c) propozycje produktów USB, notesów książkowych, notesów biurowych,
długopisów oraz toreb papierowych muszą zostać przedstawione
Zamawiającemu w terminie 30 dni od daty podpisania umowy;
d) produkty, o których mowa w ust 8 lit.c) w ilościach, o których mowa w ust 8
lit.a) muszą zostać dostarczone w terminie 21 dni od daty dokonania wyboru
przez Zamawiającego,;
e) propozycje kalendarzy na rok 2011 muszą zostać przedstawione
Zamawiającemu w terminie nie później niż 30 września 2010 roku;
f) kalendarze, w ilościach o których mowa w ust 8 lit. a) muszą zostać
dostarczone w terminie nie później niż do 30 października 2010 roku;
g) wymagania szczegółowe – kalendarze:
• jednostronne – planszowe o wymiarach minimum A1 – C1;
• czteroczęściowe z widocznymi trzema miesiącami i z zaznaczeniem daty
• oznaczone zgodnie z rozdziałem II niniejszego szczegółowego opisu
przedmiotu zamówienia;
• zawierające nazwę Projektu i loga Projektu;
• treść wzbogacona o część informacyjną, skorowidz telefoniczno - adresowy;
h) wymagania szczegółowe – notesy książkowe:
• oprawa twarda: papierowa lub tekturowa;
• oznaczone zgodnie z rozdziałem II niniejszego szczegółowego opisu
przedmiotu zamówienia;
• zawierające nazwę Projektu i loga Projektu;
• format bloku około 200 mm x 300 mm, klejone wzdłuż krótkiego boku;
• ilość stron około 50;
• papier gładki o gramaturze 70-80 g/m2;
i) wymagania szczegółowe – notesy biurowe:
• kartki wyrywane, ilość kartek w każdym bloku ok. 40-50 szt.;
10
• format A5;
• kartki gładkie, każda oznaczona zgodnie z rozdziałem II niniejszego
szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia;
• zawierające nazwę Projektu i loga Projektu.
9. Współdziałanie z powiatami członkowskimi Związku Celowego Powiatów
Województwa Zachodniopomorskiego w zakresie informacji i promocji.
Wykonawca będzie zobowiązany do informowania w formie pisemnej za
pośrednictwem Biura Projektu powiaty członkowskie Związku Celowego
Powiatów Województwa Zachodniopomorskiego o wszelkich działaniach
podejmowanych na rzecz Projektu.
10. Prowadzenie archiwizacji materiałów informacyjnych i promocyjnych,
zdjęć, opublikowanych notatek i artykułów prasowych, nagrań filmowych
itp. oraz raportowanie w zakresie prowadzonej promocji
a) Wykonawca będzie zobowiązany do wykonywania zdjęć podczas
wszystkich spotkań, o których mowa w ust. 7, w ilości zapewniającej dobra
prezentacje wydarzenia;
b) Wykonawca będzie zobowiązany do gromadzenia w postaci cyfrowej
wszystkich materiałów informacyjnych i promocyjnych, zdjęć, opublikowanych
notatek i artykułów prasowych, nagrań filmowych oraz informacji
o wyemitowanych materiałach telewizyjnych i radiowych związanych z
Projektem wraz z ewidencją ich publikacji (typ medium, spotkania, nazwa
kanału i programu TV, nazwa czasopisma, data);
c) forma archiwizacji podlegać będzie uzgodnieniu z Zamawiającym.
INFORMACJE OGÓLNE
- działania informacyjno – promocyjne wdrażane przez beneficjenta powinny
być dwojakiego rodzaju:
• Krajowy Punkt Kontaktowy (KPK) powinien informować potencjalnych
beneficjentów zarówno o istnieniu i funkcjonowaniu Mechanizmów
Finansowych jak też o dostępności funduszy.
• KPK powinien zapewnić, aby stosownymi działaniami informacyjnopromocyjnymi zostały objęte wszystkie projekty dofinansowane przez
Mechanizmy Finansowania.
- ogólne działania informacyjno - promocyjne powinny być wdrażane przez
KPK,
natomiast
działania
informacyjno-promocyjne
projektu-przez
projektodawcę lub operatora projektu. W obu przypadkach KPK ponosi
odpowiedzialność za prawidłowe wdrażanie działań informacyjnoprojektowych.
11