Procedury Due Diligence

PROCEDURA WERYFIKACJI KONTRAHENTA
PRZED PODPISANIEM KONTRAKTU HANDLOWEGO,
UMOWY LUB ZLECENIA WYWIADU
I.
Przed zawarciem kontraktu handlowego pracownik spółki All Seasons IBS
Spółka Akcyjna realizujący czynności związane z nawiązaniem współpracy z
nowym kontrahentem ma obowiązek dokonać sprawdzeń i weryfikacji
kontrahenta poprzez:
1. uzyskanie dokumentów firmy w postaci:
- nadania numeru NIP/VAT EU
- zaświadczenia z właściwego organu skarbowego (oraz w przypadku
podmiotów z terenu RP z ZUS – w miarę możliwości) o niezaleganiu w
daninach publiczno-prawnych
- wpisu do KRS (w przypadku podmiotów z terenu RP)
- nadania numeru REGON (w przypadku podmiotów z terenu RP)
- w miarę możliwości potwierdzenia rozliczeń podatku VAT w postaci
deklaracji za ostatni rok, półrocze lub kwartał
- kserokopii/skanu dokumentu potwierdzającego tożsamość prezesa
spółki/właściciela
- jeżeli kontrahent posiada referencje oraz opinie dotychczasowych firm
współpracujących z nim
- innych
dokumentów
potwierdzających
dotychczas
prowadzoną
działalność
2. Sprawdzenie w systemie VIES aktualności numeru VAT
3. Potwierdzenie w dostępnych ewidencjach numerów REGON, KRS oraz
pozostałych danych teleadresowych spółki oraz osób ją reprezentujących
4. Dokonanie sprawdzeń w dostępnych bazach BIG, BIK i innych kontrahenta
pod kątem jego dotychczasowej działalności, posiadanych zobowiązań oraz
przeszłości finansowej
All Seasons IBS Spółka Akcyjna – International Business Service, ul. Łąkowa 7a, 90-562 Łódź, Poland,
Phone: +48 42 292 01 10, , Email: [email protected] Internet: www.allseasons-ibs.pl,
KRS: 0000618202, REGON: 100941320, NIP (VAT): PL7272766837,
Share capital: 105.000,00 PLN, Chairman of the Board: Adam F. Stross, Registration Court: Sąd Gospodarczy w Łodzi
5. Przeprowadzenie analizy posiadanej dokumentacji pod kątem zgodności
danych w nich zawartych i aktualności wpisów
II.
W przypadku jakiejkolwiek wątpliwości, co do autentyczności przedłożonej
dokumentacji czy danych w niej zawartych należy podjąć czynności zmierzające
do wyjaśnienia wątpliwości poprzez:
- skierowanie zapytania do kontrahenta z
żądaniem wyjaśnienia
niezgodności
- dokonanie własnych ustaleń poprzez zapytania w urzędach
- zlecenie podjęcia działań operacyjnych współpracującym firmom
wywiadowczym w celu potwierdzenia funkcjonowania kontrahenta,
potwierdzenia miejsca jego siedziby lub prowadzonej działalności oraz
uzyskanie
kontrahenta
innych
dowodów
(zeznania
osób
potwierdzających
wiarygodność
zatrudnionych,
oświadczenia
dotychczasowych kooperantów itp., dokumentacja foto-video)
III.
W przypadku potwierdzenia wątpliwości co do wiarygodności kontrahenta w
zakresie przedstawionej dokumentacji lub innych informacji pracownik
obsługujący kontrakt przygotowuje pisemną informację do właściwego organu
zawierającą opis stwierdzonych nieprawidłowości.
All Seasons IBS Spółka Akcyjna – International Business Service, ul. Łąkowa 7a, 90-562 Łódź, Poland,
Phone: +48 42 292 01 10, , Email: [email protected] Internet: www.allseasons-ibs.pl,
KRS: 0000618202, REGON: 100941320, NIP (VAT): PL7272766837,
Share capital: 105.000,00 PLN, Chairman of the Board: Adam F. Stross, Registration Court: Sąd Gospodarczy w Łodzi