procedura weryfikacji kontrahenta przed podpisaniem kontraktu

procedura weryfikacji kontrahenta przed podpisaniem kontraktu

PROCEDURA WERYFIKACJI KONTRAHENTA
PRZED PODPISANIEM KONTRAKTU HANDLOWEGO,
UMOWY LUB ZLECENIA WYWIADU
I.
Przed zawarciem kontraktu handlowego pracownik spółki All Seasons
Deutschland GmbH realizujący czynności związane z nawiązaniem współpracy z
nowym kontrahentem ma obowiązek dokonać sprawdzeń i weryfikacji
kontrahenta poprzez:
1. uzyskanie dokumentów firmy w postaci:
- nadania numeru NIP/VAT EU
- zaświadczenia z właściwego organu skarbowego (oraz w przypadku
podmiotów z terenu RP z ZUS – w miarę możliwości) o niezaleganiu w
daninach publiczno-prawnych
- wpisu do KRS (w przypadku podmiotów z terenu RP)
- nadania numeru REGON (w przypadku podmiotów z terenu RP)
- w miarę możliwości potwierdzenia rozliczeń podatku VAT w postaci
deklaracji za ostatni rok, półrocze lub kwartał
- kserokopii/skanu dokumentu potwierdzającego tożsamość prezesa
spółki/właściciela
- jeżeli kontrahent posiada referencje oraz opinie dotychczasowych firm
współpracujących z nim
- innych
dokumentów
potwierdzających
dotychczas
prowadzoną
działalność
2. Sprawdzenie w systemie VIES aktualności numeru VAT
3. Potwierdzenie w dostępnych ewidencjach numerów REGON, KRS oraz
pozostałych danych teleadresowych spółki oraz osób ją reprezentujących
4. Dokonanie sprawdzeń w dostępnych bazach BIG, BIK i innych kontrahenta
pod kątem jego dotychczasowej działalności, posiadanych zobowiązań oraz
przeszłości finansowej
All Seasons Deutschland GmbH | Hansapark 5 | 39116 Magdeburg | Deutschland
Amtsgericht Stendal HRB 19494, Geschäftsführer: Steffen Grey | Adam Stross | Adam Grom
Telefon: +49 391 50 54 96 60 | Email: [email protected]
Commerzbank AG | Konto-Nr. 2570497 | BLZ 81040000 | IBAN DE96810400000257049700 | BIC Code COBADEFF810
5. Przeprowadzenie analizy posiadanej dokumentacji pod kątem zgodności
danych w nich zawartych i aktualności wpisów
II.
W przypadku jakiejkolwiek wątpliwości, co do autentyczności przedłożonej
dokumentacji czy danych w niej zawartych należy podjąć czynności zmierzające
do wyjaśnienia wątpliwości poprzez:
- skierowanie zapytania do kontrahenta z żądaniem wyjaśnienia
niezgodności
- dokonanie własnych ustaleń poprzez zapytania w urzędach
- zlecenie podjęcia działań operacyjnych współpracującym firmom
wywiadowczym w celu potwierdzenia funkcjonowania kontrahenta,
potwierdzenia miejsca jego siedziby lub prowadzonej działalności oraz
uzyskanie
kontrahenta
innych
dowodów
(zeznania
osób
potwierdzających
wiarygodność
zatrudnionych,
oświadczenia
dotychczasowych kooperantów itp., dokumentacja foto-video)
III.
W przypadku potwierdzenia wątpliwości co do wiarygodności kontrahenta w
zakresie przedstawionej dokumentacji lub innych informacji pracownik
obsługujący kontrakt przygotowuje pisemną informację do właściwego organu
zawierającą opis stwierdzonych nieprawidłowości.
All Seasons Deutschland GmbH | Hansapark 5 | 39116 Magdeburg | Deutschland
Amtsgericht Stendal HRB 19494, Geschäftsführer: Steffen Grey | Adam Stross | Adam Grom
Telefon: +49 391 50 54 96 60 | Email: [email protected]
Commerzbank AG | Konto-Nr. 2570497 | BLZ 81040000 | IBAN DE96810400000257049700 | BIC Code COBADEFF810