SIWZ () - Narodowe Centrum Kultury

Zamawiający
Narodowe Centrum Kultury
ul. Płocka 13
01-231 Warszawa
tel. 22 21 00 100, faks 22 21 00 101
Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
w przetargu nieograniczonym
na
świadczenie usług rezerwacji i zakupu biletów
na krajowe i zagraniczne przewozy lotnicze, usług
sprzedaży miejsc hotelowych oraz sprzedaży usług
cateringowych na potrzeby NCK
o wartości poniżej progu określonego w art. 11 ust.8 upzp
Sprawa nr NCK-ZP/181/12
zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych
(tekst jednolity Dz. U. z 2010 roku, nr 113, poz. 759 ze zm.)
Warszawa, dnia 18.10.2012 r.
Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia, dalej jako SIWZ, zwana również instrukcją dla
Wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu
nieograniczonego, zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst
jedn. Dz. U. z 2010 roku, nr 113, poz. 759 ze zm.) zwanej dalej w skrócie upzp, na świadczenie usług
rezerwacji i zakupu biletów na krajowe i zagraniczne przewozy lotnicze, usług sprzedaży miejsc
hotelowych oraz sprzedaży usług cateringowych na potrzeby NCK o wartości poniżej progu
określonego w art. 11 ust. 8 upzp.
§ 1. Opis sposobu przygotowywania oferty
1. Oferta musi być przygotowana zgodnie z formularzami, które stanowią dodatki do instrukcji dla
Wykonawców i zgodnie z wymaganiami niniejszego SIWZ oraz ustawy prawo zamówień
publicznych.
2. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie większej liczby ofert na daną część
spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez tego Wykonawcę.
3. Dopuszcza się możliwość składania jednej oferty przez dwa lub więcej podmiotów (konsorcjum),
pod warunkiem, że Wykonawcy spełnią następujące wymagania:
3.1. każdy z Wykonawców wchodzący w skład konsorcjum złoży dokumenty, o których mowa
w § 2 ust. 2 pkt. 2.1 i 2.2 niniejszej SIWZ; natomiast pozostałe dokumenty w imieniu
wszystkich winien złożyć ten lub ci spośród Wykonawców składających wspólną ofertę, od
których niniejsza specyfikacja lub umowa regulująca zasady współpracy wymaga
potwierdzenia spełniania warunku;
3.2. Wykonawcy występujący wspólnie ustanowią pełnomocnika do reprezentowania ich
w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania ich w postępowaniu
i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Wraz z ofertą należy przedstawić
stosowne pełnomocnictwo przewidujące ich sposób współdziałania oraz zakres
odpowiedzialności.
4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
5. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
6. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert równoważnych.
7. Oferta oraz dokumenty określone w § 2 SIWZ winny być trwale ze sobą spięte.
8. Oferta oraz pozostałe dokumenty, dla których Zamawiający określił wzory w formie załączników
do SIWZ, winny być sporządzone zgodnie z tymi wzorami, co do ich treści.
9. Oferta winna być sporządzona na piśmie (ręcznie, na maszynie do pisania lub w postaci wydruku
komputerowego), w języku polskim, w formie zapewniającej czytelność jej treści.
10. Wszystkie strony oferty zawierające jakąkolwiek treść winny być podpisane lub zaparafowane
przez Wykonawcę. Wszelkie zmiany w treści oferty (poprawki, przekreślenia, dopiski) powinny
być podpisane przez Wykonawcę – w przeciwnym wypadku nie będą uwzględniane.
11. Strony oferty zawierające jakąkolwiek treść winny być kolejno ponumerowane (z zastrzeżeniem
sytuacji opisanej w pkt 14. W treści oferty winna być umieszczona informacja o łącznej ilości
stron oferty wraz z liczbą i wykazem załączników do oferty.
12. Wszystkie dokumenty należy przedstawić w formie oryginałów albo kopii poświadczonej za
zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. Poświadczenie za zgodność z oryginałem winno być
sporządzone w sposób umożliwiający identyfikację podpisu (np. wraz z imienną pieczątką
osoby poświadczającej kopię dokumentu za zgodność z oryginałem). W przypadku
poświadczania za zgodność z oryginałem kopii dokumentów przez osoby(ę) niewymienione
w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) Wykonawcy, należy wraz z ofertą złożyć
stosowne pełnomocnictwo.
13. O ile nie wynika to z innych dokumentów załączonych przez Wykonawcę, do oferty powinno być
załączone upoważnienie do jej podpisania w formie oryginału lub kopii poświadczonej
notarialnie lub przez mocodawcę.
14. W przypadku gdyby oferta zawierała informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa
w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, Wykonawca winien w sposób
niebudzący wątpliwości zastrzec, które spośród zawartych w ofercie informacji stanowią taką
tajemnicę. Strony zawierające informacje, o których mowa w zdaniu poprzednim, winny być
oddzielnie ze sobą połączone, ale ponumerowane z zachowaniem kontynuacji numeracji stron
oferty.
15. Ofertę należy umieścić w opakowaniu uniemożliwiającym odczytanie jego zawartości, bez
uszkodzenia tego opakowania. Opakowanie winno być oznaczone nazwą (firmą) i adresem
Wykonawcy wraz z numerami telefonów kontaktowych oraz zaadresowane na następujący
adres Zamawiającego:
Narodowe Centrum Kultury
ul. Płocka 13, 01 – 231 Warszawa
oraz opisane:
Oferta na świadczenie usług rezerwacji i zakupu biletów na krajowe i zagraniczne
przewozy lotnicze, usług sprzedaży miejsc hotelowych oraz sprzedaży usług
cateringowych na potrzeby NCK.
Nie otwierać przed dniem 26.10.2012 r., przed godz. 12.30.
16. Przed upływem terminu składania ofert Wykonawca może wprowadzić zmiany do złożonej
oferty. Zmiany winny być doręczone Zamawiającemu na piśmie przed upływem terminu
składania ofert. Oświadczenie o wprowadzeniu zmian winno być opakowane tak jak oferta, ale
opakowanie winno zawierać dodatkowe oznaczenie wyrazem: ZMIANA
17. Niespełnienie wymagań określonych w pkt 7, 10, 11, 14, 15 nie będzie skutkować odrzuceniem
oferty, lecz wszelkie negatywne konsekwencje mogące wyniknąć z nie zachowania tych
wymagań będą obciążały Wykonawcę.
18. Wszelkie koszty związane ze sporządzeniem oraz złożeniem oferty ponosi Wykonawca,
niezależnie od wyniku postępowania, z uwzględnieniem przepisu art. 93 ust. 4 ustawy Prawo
zamówień publicznych.
19. Kompletna oferta powinna zawierać:
19.1. prawidłowo wypełniony formularz oferty (załącznik nr 1 do SIWZ),
19.2. oryginał pełnomocnictwa do złożenia oferty, lub kopia pełnomocnictwa potwierdzona
przez mocodawcę lub notariusza, o ile prawo do podpisania oferty nie wynika z innych
dokumentów złożonych wraz z ofertą. Przyjmuje się, że pełnomocnictwo do złożenia
oferty upoważnia również do poświadczenia za zgodność z oryginałem kopii wszystkich
dokumentów składanych wraz z ofertą, chyba, że z treści pełnomocnictwa wynika, co
innego,
19.3. oświadczenia i dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
§ 2. Warunki, jakie muszą spełniać Wykonawcy oraz wymagane dokumenty
1. Warunki wymagane od Wykonawców – o zamówienie mogą ubiegać się wykonawcy, którzy
spełniają warunki dotyczące:
1.1. posiadania uprawnień do wykonywania określonej w przedmiocie zamówienia działalności
lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, tj.:
1.1.1. wpis do Centralnej Ewidencji Organizatorów Turystyki i Pośredników Turystycznych,
1.2. posiadania wiedzy i doświadczenia, tj.:
1.2.1. potwierdzonego należytym wykonaniem co najmniej 3, w trakcie ostatnich 3 lat
przed dniem wszczęcia niniejszego postępowania, a jeżeli okres prowadzenia
działalności jest krótszy – w tym okresie, usług polegających na rezerwacji
i zakupie biletów na krajowe i zagraniczne przewozy lotnicze, miejsc hotelowych
oraz usług cateringowych na kwotę co najmniej 80 000,00 zł netto każde,
Strona 3 z 22
1.3. dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do
wykonania zamówienia,
1.4. sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej wykonanie przedmiotu zamówienia,
1.5. nie podlegania wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 upzp.
2. Dokumenty wymagane dla potwierdzenia warunków, jakie muszą spełniać Wykonawcy oraz
dokumenty wymagane dla oceny ofert w ramach stosowanych kryteriów:
2.1. podpisane oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków określonych w art. 22 ust.1
ustawy (załącznik nr 2 do SIWZ) oraz braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 24
ust. 1 upzp (załącznik nr 2 do SIWZ),
2.2. aktualny wypis/odpis (wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu
składania ofert) z właściwego rejestru, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenia
w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych (zał. nr 3 do SWIZ)
2.3. zaparafowany projekt umowy, jako jej akceptacja (załącznik nr 4 do SIWZ),
2.4. wykaz co najmniej 3 wykonanych lub wykonywanych w trakcie ostatnich 3 lat przed dniem
wszczęcia niniejszego postępowania, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy –
w tym okresie, usług polegających na rezerwacji i zakupie biletów na krajowe i zagraniczne
przewozy lotnicze, miejsc hotelowych oraz usług cateringowych na kwotę co najmniej
80 000,00 zł netto każde, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców
wraz z dokumentami, potwierdzającymi, że usługi te zostały wykonane należycie (załącznik
nr 5 do SIWZ),
2.5. aktualny dokument potwierdzający wpis do Rejestru Organizatorów Turystyki i Pośredników
Turystycznych, prowadzonego przez marszałka województwa właściwego dla siedziby
Wykonawcy,
3. Opis sposobu dokonania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu
Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana na podstawie
dokumentów i oświadczeń złożonych przez Wykonawcę stanowiących załączniki oferty. Ocena
będzie dokonana metodą: spełnia – nie spełnia.
§ 3. Określenie przedmiotu zamówienia łącznie z wyszczególnieniem wszelkich dodatkowych
usług, które mają być wykonane w ramach umowy.
I. Szczegółowe określenie przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług rezerwacji i zakupu biletów na krajowe
i zagraniczne przewozy lotnicze, usług sprzedaży miejsc hotelowych oraz sprzedaży usług
cateringowych na potrzeby NCK.
Usługi, o których mowa obejmują:
1. rezerwację i kupno na rzecz imiennie wskazanych przez Zamawiającego osób fizycznych biletów
lotniczych w klasach zleconych przez Zamawiającego, m.in. ekonomicznej i biznes, na trasach
krajowych, europejskich i reszty świata (z uwzględnieniem przewozów regularnych
i niskokosztowych);
1.1. dostarczenie drogą elektroniczną na adres mailowy wskazany przez Zamawiającego,
w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, zamówionych dokumentów w postaci:
1.1.1. rezerwacji elektronicznej (w przypadku dokonania rezerwacji),
1.1.2. biletu elektronicznego (w przypadku wykupienia biletu);
1.2. przypominanie o zbliżających się terminach wykupu biletów przy dokonanych wcześniej
rezerwacjach;
1.3. na życzenie Zamawiającego – aranżacja trasy przelotu przy wykorzystaniu
najkorzystniejszych z punktu widzenia Zamawiającego dostępnych taryf, z uwzględnieniem
wszelkich ulg i ofert promocyjnych.
Strona 4 z 22
1.4. wprowadzanie zmian w dokonanych rezerwacjach/wykupionych biletach (w tym możliwość
rezygnacji z biletu), zgodnie z zasadami obowiązującymi w regulaminach odpowiednich
przewoźników;
1.5. bezkosztowe anulowanie rezerwacji przez Zamawiającego w określonym w ramach
zawieranej rezerwacji terminie;
1.6. realizację przedmiotu zamówienia z uwzględnieniem wszystkich niezbędnych kosztów,
w szczególności kosztów związanych z obowiązującymi przepisami krajów docelowych.
1.7. nieobciążanie Zamawiającego kosztami manipulacyjnymi przy zmianie trasy, terminu lotu,
oraz rezygnacji z lotu przed określonym terminem oraz dokonywanie zwrotu kosztu za
niewykorzystane i zwrócone bilety lotnicze bez żadnych potrąceń pod warunkiem, że zwrot
nastąpi zgodnie z wymogami zastosowanej w nich taryfy lotniczej,
1.8. Wykonawca zobowiązuje się, że bazowa cena biletu (cena bez upustu) będzie
obowiązującą w chwili tworzenia rezerwacji w systemach rezerwacyjnych przewoźnika
(w uzasadnionych wypadkach zmiana ceny może być wprowadzona po uzyskaniu zgody
Zamawiającego),
2. rezerwację i sprzedaż miejsc hotelowych:
2.1. usługi te obejmują:
2.1.1. wyszukiwanie ofert hoteli,
2.1.2. dokonywanie rezerwacji miejsc hotelowych w Polsce i za granicą,
2.1.3. pośredniczenie w sprzedaży miejsc hotelowych, dokonywanie opłat, pośredniczenie
w odwoływaniu i zmianach rezerwacji, zwrotach opłat
2.2. zapytanie o rezerwację obejmuje:
2.2.1. imię i nazwisko osoby, na rzecz której dokonywana jest rezerwacja,
2.2.2. terminy pobytu,
2.2.3. ilość i rodzaj pokoju/pokoi,
2.2.4. wymaganą kategorię obiektu i jego lokalizację. Lokalizacja określona będzie
obszarem wyrażonym w promieniu kilometrów od miejsca organizacji spotkania lub
wydarzenia na terenie Polski lub za granicą, ewentualne dodatkowe, istotne
informacje - godzina przyjazdu, alergie, śniadania w cenie noclegu (Zamawiający
zastrzega, że śniadanie musi być podane w obiekcie, w którym rezerwowane są
pokoje lub miejsca noclegowe), specjalne potrzeby,
2.3. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu wariantów hoteli wraz
z warunkami rezerwacji najpóźniej w ciągu 24 godzin od otrzymania zapytania o rezerwację,
2.4. warianty hoteli będą zawierały wskazanie:
2.4.1. co najmniej 3 propozycje obiektu lub obiektów hotelarskich ze wskazaniem kategorii
obiektu,
2.4.2. ilość, rodzaj i standard zamawianych pokoi lub miejsc noclegowych,
2.4.3. termin pobytu,
2.4.4. całkowitą cenę usługi hotelarskiej,
2.4.5. pozostałe informacje dotyczące usługi hotelarskiej, zgodnie z zapytaniem
o rezerwację
2.5. Zamawiający dokona potwierdzenia rezerwacji (faks lub e-mail), które będzie równoznaczne
z zamówieniem usługi hotelarskiej, zgodnie z warunkami rezerwacji,
2.6. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu potwierdzenia rezerwacji
uzyskanej od obiektu hotelarskiego (faks lub e-mail),
2.7. wprowadzanie zmian w dokonanych rezerwacjach (w tym możliwość rezygnacji
z pobytu) będzie odbywać się zgodnie z zasadami obowiązującymi w regulaminach
odpowiednich obiektów hotelarskich,
2.8. anulowanie rezerwacji przez Zamawiającego w określonym w ramach zawieranej rezerwacji
terminie jest bezkosztowe,,
Strona 5 z 22
2.9. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca posiadał lub uruchomił dla Zamawiającego linię
telefoniczną czynną 24 godziny na dobę (7 dni w tygodniu), umożliwiającą dokonywanie
zmian w rezerwacjach lub rezerwację poza godzinami otwarcia instytucji,
2.10. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca przydzielił osobę (tzw. Opiekuna Zamawiającego)
odpowiedzialną za realizację umowy zawartej na podstawie niniejszego zamówienia,
2.11. Zamawiający podaje następującą szacunkową skalę potrzeb w zakresie rezerwacji miejsc
hotelowych, tj.:
2.11.1. rezerwacje pokoi jednoosobowych i dwuosobowych,
2.11.2. standard (**) dwie gwiazdki, (***) trzy gwiazdki, (****) cztery gwiazdki, (*****) pięć
gwiazdek w zależności od indywidualnego zapotrzebowania Zamawiającego oraz
kraju zakwaterowania,
2.11.3. zakres geograficzny obejmuje zakwaterowanie na terenie Polski oraz za granicą,
2.11.4. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić co najmniej trzy warianty wyboru hoteli
celem zatwierdzenia przez Zamawiającego. Wykonawca dokona rezerwacji miejsc
hotelowych po pisemnym (e-mail) potwierdzeniu zamówienia przez upoważnionego
ze strony Zamawiającego pracownika. Wykonawca będzie rezerwował miejsca
hotelowe w najtańszym i najdogodniejszym dla Zamawiającego wariancie.
Zarezerwowane miejsca hotelowe muszą spełniać międzynarodowe normy
jakościowe, tj. muszą spełniać unijne normy w zakresie wyposażenia
i bezpieczeństwa odpowiednio dla pokoi w hotelach o określonym standardzie,
2.11.5. Zamawiający określi każdorazowo szczegółowe wymagania co do lokalizacji oraz
granic cenowych noclegu, a także dodatkowych ewentualnych preferencji
w zakresie jakości hotelu i obsługi,
2.11.6. Zamawiający zastrzega, że może wskazać w zamówieniu preferowane przez siebie
w danej lokalizacji hotele. W takim przypadku Wykonawca zobowiązany jest do
uwzględnienia w proponowanych wariantach danego hotelu wskazanego przez
Zamawiającego,
2.11.7. Zamawiający zastrzega, że może wskazać w zamówieniu lokalizację (adres).
W takim przypadku Wykonawca jest zobowiązany zaoferować Zamawiającemu
hotele położone jak najbliżej wskazanej lokalizacji, chyba, że z przyczyn
niezależnych od Wykonawcy jest to niemożliwe.
3. rezerwację i sprzedaż usług cateringowych, które obejmują:
3.1. dostarczenie cateringu według potrzeb Zamawiającego na terenie hotelu, w którym
rezerwowane są miejsca hotelowe lub poza nim (imprezy plenerowe), w tym tzw. przerw
kawowych,
3.2. w celu zgłoszenia zapotrzebowania na usługi cateringowe Zamawiający przesyła
Wykonawcy zamówienie cateringu, zamówienie cateringu obejmuje:
3.2.1. termin i miejsce realizacji usługi cateringowej, przy czym miejsce realizacji może
obejmować konkretną lokalizację (wskazaną adresem) lub obszar na terenie Polski
lub za granicą,
3.2.2. ilość osób,
3.2.3. rodzaj potrzebnego cateringu,
3.2.4. zakres cenowy,
3.2.5. inne, specjalne informacje dotyczące usługi cateringowej.
3.3. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu wariantów menu (e-mail)
najpóźniej w ciągu 24 godzin od otrzymania zapytania o catering od Zamawiającego.
3.4. warianty menu zawierają:
3.4.1. co najmniej trzy propozycje menu,
3.4.2. propozycję miejsca realizacji usługi cateringowej w przypadku nie wskazania przez
Zamawiającego dokładnego adresu realizacji usługi cateringowej,
Strona 6 z 22
3.4.3. całkowitą cenę usługi cateringowej każdego wariantu menu w przeliczeniu na jedną
osobę,
3.4.4. pozostałe informacje dotyczące usługi cateringowej, zgodnie z zapytaniem o catering.
3.4.5. Zamawiający dokonuje zatwierdzenia jednego z wariantów menu (faks lub e-mail).
Zatwierdzenie jest tożsame ze złożeniem zamówienia na usługę cateringową,
3.4.6. Wykonawca zobowiązuje się przygotowywać warianty menu w oparciu
o rzeczywistą ofertę i cennik restauracji hotelu, w którym dokonywane są rezerwacje
miejsc hotelowych,
3.5. zakres geograficzny obejmuje catering na terenie Polski oraz za granicą,
3.6. warianty menu, o których mowa w ust. wyżej, muszą być przygotowane w oparciu
o ofertę/cennik hotelu, w którym rezerwowane są miejsca hotelowe i w sposób czytelny
wskazywać rzeczywiste ceny poszczególnych składników cateringu oraz wielkość upustu,
3.7. Wykonawca dokona zamówienia cateringu po otrzymaniu pisemnego (e-mail) potwierdzenia
zamówienia cateringu przez upoważnionego ze strony Zamawiającego pracownika,
3.8. Wykonawca zapewni: stoły (stabilne, odpowiadające swoim wyglądem i rozmiarem miejscu
realizacji usługi cateringowej), zastawę (niedopuszczalna jest zastawa jednorazowego
użytku), dekorację – w miarę potrzeb (kwiaty cięte, niedopuszczalne są sztuczne kwiaty),
obsługę kelnerską oraz obsługę sprzątania (sukcesywnie w trakcie trwania posiłków,
catering powinien być gotowy na 30 minut przed planowaną godziną rozpoczęcia posiłku
oraz sprzątnięty do 30 minut po zakończeniu posiłku przez ostatnią osobę),
3.9. Zamawiający zastrzega, że może wskazać w zamówieniu preferowane przez siebie w danej
lokalizacji hotele. W takim przypadku Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia
w proponowanych wariantach danego hotelu wskazanego przez Zamawiającego,
3.10. Zamawiający zastrzega, że może wskazać w zamówieniu lokalizację (adres). W takim
przypadku Wykonawca jest zobowiązany zaoferować Zamawiającemu usługi cateringowe
położone jak najbliżej wskazanej lokalizacji, chyba, że z przyczyn niezależnych od
Wykonawcy jest to niemożliwe
II. Zmiany postanowień umowy
Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmiany postanowień umowy zawartej na skutek
przeprowadzenia niniejszego postępowania w stosunku do treści oferty złożonej przez Wykonawcę,
na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w przypadku:
1. zaistnienia istotnych okoliczności, których Zamawiający nie mógł przewidzieć w dacie
dokonywania wyboru najkorzystniejszej oferty, w szczególności w przypadku istotnych zmian na
rynku usług objętych niniejszym postępowaniem,
2. gdy zmiany są korzystne dla Zamawiającego.
Za istotne Zamawiający uznaje okoliczności, które nie były znane Zamawiającemu lub
Wykonawcy w dniu otwarcia ofert i które mogą wpłynąć na sposób realizacji zamówienia,
w szczególności na termin realizacji.
§ 4. Pożądany lub wymagany termin wykonania umowy
Do dnia 31.12.2012 r.
§ 5. Opis kryterium, którym zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty
1. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty biorąc pod uwagę dane przedstawione
przez Wykonawcę w formularzu oferty, tj.:
1.1. cenę brutto opłat transakcyjnych (Ct), która będzie sumą:
1.1.1. ceny brutto za opłatę transakcyjną (Ctz) za wystawienie jednego biletu lotniczego
zagranicznego,
Strona 7 z 22
1.1.2. ceny brutto za opłatę transakcyjną (Ctk) za wystawienie jednego biletu lotniczego
krajowego,
1.1.3. ceny brutto za opłatę transakcyjną (Ch) za rezerwację i zakup jednego miejsca
hotelowego,
1.1.4. ceny brutto za opłatę transakcyjną (Cc) za usługę cateringową (dla 1 osoby),
1.2. wysokość upustu określonego w % od ceny jednego miejsca noclegowego hotelu (Uh),
jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy sprzedaży miejsca hotelowego,
1.3. wysokość upustu określonego w % od ceny każdorazowo dostarczonego cateringu dla
1 osoby (Uc), jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy sprzedaży cateringu
2. Oferty nieodrzucone będą poddane ocenie według następujących kryteriów, przypisując im
odpowiednie wagi procentowe:
2.1. Cena (Ct) – 70% – cena brutto opłat transakcyjnych będąca sumą:
2.1.1. ceny brutto za opłatę transakcyjną (Ctz) za wystawienie jednego biletu lotniczego
zagranicznego,
2.1.2. ceny brutto za opłatę transakcyjną (Ctk) za wystawienie jednego biletu lotniczego
krajowego,
2.1.3. ceny brutto za opłatę transakcyjną (Ch) za rezerwację i zakup jednego miejsca
hotelowego,
2.1.4. ceny brutto za opłatę transakcyjną (Cc) za usługę cateringową (dla 1 osoby)
2.2. upust od ceny jednego miejsca noclegowego hotelu (Uh), jakiego Wykonawca udzieli
Zamawiającemu przy sprzedaży miejsca noclegowego – 20%,
2.3. upust od ceny każdorazowo dostarczonego cateringu (dla 1 osoby) (Uc), jakiego
Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy sprzedaży cateringu – 10%
3. Ocena punktowa oferty zostanie dokonana zgodnie z formułą:
3.1. Cena brutto opłat transakcyjnych: Ct = Ctz + Ctk + Ch + Cc
Najniższa cena brutto
Ct =
Cena brutto oferty badanej
× 70%
3.2. Wysokość upustu od ceny jednego miejsca noclegowego hotelu (Uh), jakiego Wykonawca
udzieli Zamawiającemu przy sprzedaży miejsca noclegowego
Wysokość upustu w ocenianej ofercie
Uh =
× 20%
Najwyższy upust spośród wszystkich upustów w złożonych ofertach
3.3. Wysokość upustu od ceny każdorazowo dostarczonego cateringu (dla 1 osoby) (Uc), jakiego
Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy sprzedaży cateringu
Wysokość upustu w ocenianej ofercie
Uc =
× 10%
Najwyższy upust spośród wszystkich upustów w złożonych ofertach
4. Obliczenia będą dokonywane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Do porównania ofert
pod uwagę będzie brana cena oferty brutto.
5. Ocena końcowa (Oc) zostanie dokonana według wzoru: Oc = Ct + Uh + Uc
6. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów (1% = 1 pkt)
7. Wykonawca nie może samodzielnie wprowadzać dodatkowych pozycji do formularza oferty.
Strona 8 z 22
8. Cena opłaty transakcyjnej, jak i wysokość upustu od ceny biletu lotniczego pozostaje niezmienna
przez okres obowiązywania umowy i nie zależy od klasy lotu, trasy, przewoźnika ani innych
czynników.
9. Cena opłaty transakcyjnej, jak i wysokość upustu od ceny miejsca hotelowego pozostaje
niezmienna przez okres obowiązywania umowy i nie zależy od standardu hotelu, lokalizacji
hotelu ani innych czynników.
10. Cena opłaty transakcyjnej, jak i wysokość upustu od ceny usługi cateringowej pozostaje
niezmienna przez okres obowiązywania umowy i nie zależy od standardu firmy cateringowej,
lokalizacji ani innych czynników
11. Cena opłaty transakcyjnej musi być wyższa niż 0 i musi być podana w polskich złotych, cyfrowo
i słownie, i określona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
12. Wysokość upustu od ceny biletu lotniczego jest stała i nie zależy od klasy i kierunku lotu oraz
innych czynników i musi być określona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
13. Cena za wykonanie Zamówienia winna obejmować wszystkie koszty związane z realizacją
całego przedmiotu Zamówienia, w szczególności z rezerwacją, wystawieniem i sprzedażą (nie
wlicza się kosztu biletu wynikającego z taryfy przewoźnika) biletów, przypominania
o zbliżających się terminach wykupu biletów, oferowania wariantów, zorganizowania
i zabezpieczenia kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z obowiązującymi
przepisami lokalnymi i krajów docelowych, zgodnych z wymaganiami określonymi w SIWZ, przy
zastosowaniu podatku VAT, zgodnie z Ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów
i usług VAT (Dz. U. z 2011 roku nr 177 poz. 1054 ze zm.).
§ 6. Wskazanie miejsca i terminu składania ofert
1. Oferty należy złożyć w Narodowym Centrum Kultury, ul. Płocka 13, 01-231 Warszawa, recepcja
do godziny 12.00 w dniu 26.10.2012 r. pod rygorem nie rozpatrzenia oferty wniesionej po tym
terminie bez względu na przyczyny opóźnienia.
2. Zamawiający może przed terminem składania ofert przedłużyć termin ich składania z inicjatywy
własnej lub przychylając się do wniosku podmiotu, który z przyczyn od siebie niezależnych nie
jest w stanie złożyć oferty w terminie.
§ 7. Termin, do którego Wykonawca będzie związany złożoną ofertą
1. Wykonawca będzie związany ofertą przez 30 dni od upływu terminu składania ofert.
2. Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania
ofertą, o którym mowa w pkt. 1, z zastrzeżeniem, że Zamawiający może tylko raz, co najmniej na
3 dni przed upływem terminu związania ofertą, zwrócić się do wykonawców o wyrażenie zgody
na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 60 dni.
3. Wniesienie odwołania po upływie terminu do składania ofert zawiesza bieg terminu związania
ofertą do czasu ogłoszenia orzeczenia przez Krajową Izbę Odwoławczą.
§ 8. Wskazanie miejsca i terminu otwarcia ofert
Oferty zostaną otwarte w Narodowym Centrum Kultury, ul. Płocka 13, 01-231 Warszawa o godzinie
12.30, dnia 26.10.2012 r.
§ 9. Informacje o trybie otwarcia i oceny ofert
1. Wykonawcy mogą być obecni przy otwieraniu ofert i zgłaszać na piśmie oświadczenia do
protokołu.
Strona 9 z 22
2. Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający poda kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na
sfinansowanie zamówienia.
3. Podczas otwarcia zostaną ogłoszone nazwy i adresy Wykonawców oraz ceny ofert.
4. Oferty zostaną sprawdzone czy zostały sporządzone zgodnie z przepisami ustawowymi
i zaproszeniem do składania ofert, a następnie ocenione zgodnie z kryteriami i warunkami
zawartymi w instrukcji dla Wykonawców przez Komisję podczas niejawnego posiedzenia.
5. Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli oświadczeń
i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub, którzy złożyli
dokumenty zawierające błędy, do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie chyba, że mimo ich
uzupełnienia konieczne będzie unieważnienie postępowania.
6. Zamawiający wezwie Wykonawców do złożenia, w wyznaczonym przez siebie terminie,
wyjaśnień dotyczących oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału
w postępowaniu.
7. W toku dokonywania badania i oceny ofert Zamawiający może żądać udzielenia przez
Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert.
8. Zamawiający poprawi w ofercie:
8.1. oczywiste omyłki pisarskie,
8.2. oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych
poprawek,
8.3. inne omyłki polegające na niezgodności oferty z SIWZ, nie powodujące istotnych zmian
w treści oferty - niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została
poprawiona.
9. Zamawiający wezwie Wykonawcę do złożenia w wyznaczonym terminie wyjaśnień dotyczących
elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco
niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.
10. Zamawiający powiadomi na piśmie o wyniku postępowania wszystkich Wykonawców, którzy
złożyli oferty. Powiadomienie to zawierać będzie informacje o: (1) Wykonawcach wykluczonych
z postępowania, wraz z podaniem uzasadnienia faktycznego i prawnego (2) Wykonawcach,
których oferty zostały odrzucone wraz z podaniem uzasadnienia faktycznego i prawnego oraz
(3) wyborze najkorzystniejszej oferty, wraz z podaniem nazwy i adresu wykonawcy, którego
ofertę wybrano i uzasadnienia jej wyboru, a także informacje na temat innych złożonych ofert
oraz punktację przyznaną tym ofertom w trakcie ich oceny (4) informacje o terminie, po upływie
którego umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta. Informacja ta
zamieszczona będzie jednocześnie na stronie internetowej Zamawiającego oraz w miejscu
publicznie dostępnym na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego
11. Komisja Przetargowa Zamawiającego wybiera ofertę najkorzystniejszą, przez co należy
rozumieć ofertę z najwyższą ilością punktów spełniającą wszystkie wymagania zawarte
w SIWZ.
§ 10. Nazwiska, stanowiska służbowe oraz sposób porozumiewania się z pracownikami
zamawiającego, uprawnionymi do bezpośredniego kontaktowania się z dostawcami
i wykonawcami oraz opis sposobu udzielania wyjaśnień dotyczących treści niniejszej
Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia oraz oświadczenie w przedmiocie czy
Zamawiający zamierza zwołać zebranie Wykonawców.
1. Zamawiający upoważnia do bezpośredniego kontaktowania się i do udzielania wyjaśnień: Pan
Małgorzata Feusette-Czyżewska, Narodowe Centrum Kultury, ul. Płocka 13, Warszawa, tel. 22
2 100 181, faks 22 2 100 101, [email protected], godz. 9:00 – 15:00, w sprawach formalnych:
Pani Dorota Wysocka, Narodowe Centrum Kultury, ul. Płocka 13, Warszawa, tel. 22 2 100 120;
faks: 22 2 100 101, [email protected], godz. 9:00 – 15:00.
Strona 10 z 22
2. Zamawiający określa sposób porozumiewania się z zachowaniem zasad określonych w art. 27
upzp – pisemnie, faksem lub pocztą elektroniczną.
3. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawcy przekażą oświadczenia, wnioski, zawiadomienia drogą inną
niż pisemna, każda ze stron na żądanie drugiej strony ma obowiązek niezwłocznie potwierdzić
fakt ich otrzymania.
4. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści SIWZ. Zamawiający
odpowie na zadane pytania, przesyłając treść pytań i odpowiedzi wszystkim uczestnikom
postępowania, pod warunkiem, że pytanie wpłynie do Zamawiającego, najmniej terminie
określonym najmniej Art. 38 ust.1 i 1a upzp.
5. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami, bez ujawniania źródła zapytania, Zamawiający przekaże
Wykonawcom, którym przekazał specyfikację istotnych warunków zamówienia.
6. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert
zmienić treść SIWZ. Dokonaną zmianę SIWZ Zamawiający przekazuje niezwłocznie wszystkim
Wykonawcom, którym przekazano SIWZ, a jeżeli SIWZ jest udostępniany na stronie internetowej,
zamieszcza ją także na tej stronie.
7. Wyjaśnienia treści SIWZ, o których mowa w pkt 5 dodatkowo zostaną zamieszczone na stronie
internetowej, na której jest udostępniony SIWZ – www.nck.pl
8. W sytuacji opisanej w pkt 6 Zamawiający przedłuży termin składania ofert, jeżeli niezbędny
będzie dodatkowy czas na wprowadzenie w ofertach zmian wynikających ze zmiany treści SIWZ.
O przedłużeniu terminu składania ofert Zamawiający niezwłocznie powiadomi wszystkich
Wykonawców, którym przekazał SIWZ. Ponadto informacja ta zostanie zamieszczona na stronie
internetowej, na której jest udostępniony SIWZ, a jeżeli zmiana prowadzi do zmiany treści
ogłoszenia również opublikowana zgodnie z wymaganiami art. 38 ust. 4a ustawy pzp.
9. Wprowadzone przez Zamawiającego zmiany treści SIWZ, a także pisemne odpowiedzi na
zadane pytania stają się integralną częścią SIWZ.
10. Pytania należy kierować do Krzysztofa Dudka, Dyrektora Narodowego Centrum Kultury lub
Edwarda Chudzika – Zastępcę Dyrektora.
11. Zamawiający nie zamierza zwoływać zebrania przedofertowego.
12. W postępowaniu nie będzie żądane wniesienie wadium.
13. W postępowaniu nie będzie żądane wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
§ 11. Unieważnienie postępowania
1. Zamawiający unieważni postępowanie w przypadkach określonych w art. 93 ust. 1 upzp.
2. O unieważnieniu postępowania Zamawiający zawiadomi równocześnie wszystkich Wykonawców,
którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia – w przypadku unieważnienia przed upływem terminu
składania ofert oraz Wykonawców, którzy złożyli oferty – w przypadku unieważnienia po upływie
terminu składania ofert, podając uzasadnienie faktyczne i prawne.
3. W przypadku unieważnienia postępowania po upływie terminu składania ofert zawiadomienie
o unieważnieniu postępowania dodatkowo będzie zawierać informacje o: (1) Wykonawcach
wykluczonych z postępowania oraz (2) Wykonawcach, których oferty zostały odrzucone.
§ 12. Udzielenie Zamówienia
1. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wymaganiom
określonym w upzp, SIWZ oraz została uznana za najkorzystniejszą.
2. Zamawiający ogłosi wyniki postępowania na tablicy ogłoszeń w swojej siedzibie oraz na swojej
stronie internetowej, a o wynikach niezwłocznie powiadomi wszystkich Wykonawców.
Strona 11 z 22
3. Wykonawcy, którego oferta zostanie wybrana Zamawiający wskaże miejsce i termin podpisania
umowy. Umowę z tym Wykonawcą Zamawiający podpisze w terminie określonym w Art. 94
upzp), nie później jednak niż przed upływem terminu związania ofertą.
4. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający
będzie mógł wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania
ponownej ich oceny, chyba, że zachodzą przesłanki do unieważnienia postępowania.
5. Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, którego oferta została uznana za
najkorzystniejszą, pod warunkiem przedstawienia przed jej podpisaniem umowy regulującej
współpracę Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, jeżeli oferta
została złożona przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
§ 13. Wzór umowy
Wzór umowy stanowi załącznik nr 4 do SIWZ dla Wykonawców.
§ 14. Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących podczas postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego
Wykonawcom, których interes prawny w uzyskaniu zamówienia doznał lub może doznać uszczerbku
w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy przysługują środki ochrony prawnej
przewidziane w Dziale VI ustawy Prawo zamówień publicznych.
Edward Chudzik
Zastępca Dyrektora
Narodowego Centrum Kultury
Strona 12 z 22
Załącznik nr 1 do SIWZ
NAZWA (imię i nazwisko) WYKONAWCY: .................................................................................................
.....................................................................................................................................................................
ADRES (siedziba lub miejsce zamieszkania) WYKONAWCY: ...................................................................
.....................................................................................................................................................................
NAZWA I ADRES FIRMY (zakładu) PROWADZONEJ PRZEZ WYKONAWCĘ: .......................................
.....................................................................................................................................................................
TELEFON: ...............................................................
FAKS: …………..…………………………..................
ADRES E-MAIL: ………..…………………………......
NUMER NIP: ….…………………………………….....
NUMER REGON: …………………………….............
OF ER TA
Nawiązując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu
nieograniczonego na świadczenie usług rezerwacji i zakupu biletów na krajowe i zagraniczne
przewozy lotnicze, usług sprzedaży miejsc hotelowych oraz sprzedaży usług cateringowych na
potrzeby NCK oferujemy realizację przedmiotu zamówienia zgodnie z opisem i na warunkach
zawartych w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, w następującej cenie:
L.p.
1.
2.
3.
4.
Nazwa
Cena netto
Podatek
Wartość podatku
Cena brutto
[PLN]
VAT [%]
VAT [PLN]
[PLN]
Opłata transakcyjna za wystawienie jednego
biletu lotniczego zagranicznego
Opłata transakcyjna za wystawienie jednego
biletu lotniczego krajowego
Opłata transakcyjna za rezerwację
i zakup jednego miejsca hotelowego
Opłata transakcyjna za dostarczenie cateringu
dla 1 osoby
Razem
Strona 13 z 22
Nazwa
Wartość [%]
Upust od ceny jednego miejsca hotelowego, jakiego Wykonawca
udzieli Zamawiającemu przy sprzedaży miejsca hotelowego
Nazwa
Wartość [%]
Upust od ceny każdorazowo dostarczonego cateringu (dla 1 osoby),
jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy sprzedaży cateringu
Część zamówienia, którą Wykonawca powierzy podwykonawcom: _____________________________
__________________________________________________________________________________
1. Oświadczamy, że uważamy się za związanych niniejszą ofertą na czas wskazany w Specyfikacji
Istotnych Warunków Zamówienia.
2. Zapoznaliśmy się ze Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia i nie wnosimy w tym zakresie
zastrzeżeń.
3. Oświadczamy, że zawarty w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia projekt umowy
(Załącznik nr 4 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia) został przez nas
zaakceptowany i zobowiązujemy się w przypadku wyboru naszej oferty do zawarcia umowy na
wskazanych warunkach w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.
4. Ofertę niniejszą składamy na ........1 kolejno zaparafowanych i ponumerowanych stronach.
______________________________________
_____________________________________
(miejscowość, data)
(podpis Wykonawcy)
Załącznikami do niniejszej oferty są:2
1
2
Należy wpisać łączną ilość stron tj. formularz oferty wraz z wszystkimi załącznikami i dokumentami wymaganymi SIWZ
Należy wymienić wszystkie dokumenty załączone do oferty
Strona 14 z 22
Załącznik nr 2 do SIWZ
O ŚWI ADCZ EN I E
(zgodnie z art. 24 oraz 22 ust. 1 upzp)
(pieczęć Wykonawcy/Wykonawców)
Składając ofertę w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na świadczenie
usług rezerwacji i zakupu biletów na krajowe i zagraniczne przewozy lotnicze, usług sprzedaży
miejsc hotelowych oraz sprzedaży usług cateringowych na potrzeby NCK, oświadczamy, że
spełniamy warunki dotyczące:
1. posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy
prawa nakładają obowiązek ich posiadania,
2. posiadania wiedzy i doświadczenia,
3. dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania
zamówienia,
4. sytuacji ekonomicznej i finansowej,
5. nie podlegania wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie art. 24 upzp.
Wszystkie mające lub mogące mieć wpływ na wynik niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia
informacje i oświadczenia złożone przez Wykonawcę/Wykonawców w związku z niniejszym
postępowaniem o udzielenie zamówienia są prawdziwe w dacie ich przekazywania do Zamawiającego.
______________________________________
_____________________________________
(miejscowość, data)
(podpis Wykonawcy)
Strona 15 z 22
Załącznik nr 3 do SIWZ
O ŚWIADCZ EN IE DLA O SÓB F IZ YCZ NYCH
w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst
jednolity Dz. U. z 2010 roku, nr 113, poz. 759 ze zm.), zwaną dalej upzp.
Przystępując do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonym w trybie
przetargu nieograniczonego na podstawie art. 10 ust. 1 upzp na świadczenie usług rezerwacji
i zakupu biletów na krajowe i zagraniczne przewozy lotnicze, usług sprzedaży miejsc hotelowych
oraz sprzedaży usług cateringowych na potrzeby NCK oświadczam:
1. że brak jest podstaw do wykluczenia mnie z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
w okolicznościach w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 upzp,.
2. a w tym samym nie podlegam wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
na podstawie art. 24 ust. 1 pkt 2 upzp.
______________________________________
_____________________________________
(miejscowość, data)
(podpis Wykonawcy)
Strona 16 z 22
Załącznik nr 4 do SIWZ
UMOWA NR ______/2012
zwana dalej „Umową”, zawarta w Warszawie w dniu ____.____.2012 roku, pomiędzy:
Narodowym Centrum Kultury z siedzibą w Warszawie, przy ul. Płockiej 13 (01–231 Warszawa),
wpisanym do Rejestru Instytucji Kultury pod nr RIK 71/2006, posiadającym nr NIP: 525-235-83-53;
o nr REGON: 140468418, reprezentowanym przez:
Edwarda Chudzika – Zastępcę Dyrektora
Bernardę Ambrożkiewicz – Główną Księgową
zwanym dalej „Zamawiającym”
a
____________________ z siedzibą w ___________________, wpisanym/ą do ___________________
prowadzonego przez ____________________ pod nr _______________ nr NIP: _______________
nr PESEL/REGON: ____________________
zwaną/ym dalej „Wykonawcą”
w wyniku rozstrzygnięcia przez Zamawiającego procedury udzielenia zamówienia publicznego w trybie
przetargu nieograniczonego określonego w art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo
zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 roku nr 113, poz. 759 ze zm.), dalej zwana „UZP”,
zawarta została umowa o następującej treści:
§1
Przedmiotem niniejszej umowy jest świadczenie, w myśl art. 2 ust. 10 UZP, przez Wykonawcę na rzecz
Zamawiającego usług w zakresie rezerwacji i zakupu biletów na krajowe i zagraniczne przewozy
lotnicze, sprzedaży miejsc hotelowych oraz sprzedaży cateringowych na potrzeby NCK (dalej
zwanych „Przedmiotem zamówienia”) zgodnie z opisem i na zasadach zawartych w Specyfikacji
Istotnych Warunków Zamówienia oraz ofercie Wykonawcy.
§2
1. W ramach niniejszej umowy Wykonawca oświadcza, że:
1.1. posiada kwalifikacje, zaplecze techniczne, technologiczne oraz doświadczenie i personel
niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia opisanego w § 1 powyżej,
1.2. zapoznał się ze Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia (dalej zwaną „SIWZ”)
dotyczącymi zakresu prac objętych niniejszą umową i zobowiązuje się do wykonania
Strona 17 z 22
powierzonych usług zgodnie z wymogami określonymi w SIWZ oraz Ofercie złożonej przez
Wykonawcę przy czym SIWZ oraz Oferta Wykonawcy stanowią załączniki nr 1 i nr 2 do
niniejszej umowy,
1.3. postanowienia niniejszej umowy wykona z zachowaniem zasady najwyższej staranności,
zgodnie ze swoimi kwalifikacjami i posiadaną wiedzą fachową.
2. Strony zgodnie ustalają, iż Wykonawca zobowiązuje się do gotowości do realizacji przedmiotu
umowy w całym czasie jej trwania.
3. Niniejsza umowa obowiązuje w okresie od dnia podpisania umowy do dnia 31.12.2012 r. lub do
wyczerpania kwoty określonej w § 5 ust. 1 niniejszej umowy.
§3
1. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia sprzedaży biletów lotniczych, miejsc hotelowych
oraz usług cateringowych zgodnie z rzeczywistymi potrzebami Zamawiającego na podstawie
zlecenia przekazanego faksem lub pocztą elektroniczną.
2. Wykonawca nie może odmówić, na zlecenie Zamawiającego, zakupienia biletów lotniczych,
miejsc hotelowych lub usług cateringowych jeżeli są w jego dyspozycji.
3. Wykonawca zobowiązuje się informować Zamawiającego o każdej możliwej do uzyskania
promocji, obniżce, upuście itp. niezwłocznie po powzięciu wiadomości o takiej ofercie.
4. Zamawiający może dokonać zwrotu biletów lotniczych na ogólnych warunkach w zależności od
zastosowanej taryfy.
5. Wykonawca nie pobiera opłat za dokonywanie w ustalonych terminach zmian w rezerwacjach.
6. W przypadku nieuzasadnionego rozwiązania umowy przez Wykonawcę, Wykonawca zapłaci
Zamawiającemu karę umowną w wysokości 30% wynagrodzenia, o którym mowa w § 5 ust 1.
7. W razie opóźnienia w wykonaniu przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę i powstania z tego
tytułu szkody po stronie Zamawiającego wyższej niż zastrzeżona kara umowna, Zamawiający
uprawniony będzie do dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych.
§4
1. W przypadku, kiedy w ostatnim dniu obowiązywania umowy środki finansowe przewidziane na
realizację umowy nie zostaną wykorzystane w pełnej kwocie, Wykonawcy nie przysługuje
roszczenie o zapłatę kwoty stanowiącej różnicę pomiędzy środkami zaplanowanymi na realizację
umowy a faktycznie wydatkowanymi.
Strona 18 z 22
§5
1. Na wynagrodzenie Wykonawcy, o którym mowa w ust. 2, oraz ceny zakupionych biletów (w tym
opłaty lotniskowe) wraz z wszelkimi innymi kosztami związanymi z wystawieniem i dostarczeniem
biletów do Zamawiającego, o których mowa w ust. 3, Zamawiający przewiduje przeznaczyć
maksymalną kwotę _____ zł netto (słownie: __________ zł netto) powiększoną o podatek VAT.
2. Całkowitym wynagrodzeniem Wykonawcy za każdy dostarczony i zakupiony na zlecenie
Zamawiającego bilet:
2.1. krajowy - jest opłata transakcyjna w stałej wysokości _____ zł brutto,
2.2. zagraniczny - jest opłata transakcyjna w stałej wysokości _____ zł brutto,
która obejmuje: koszt rezerwacji i wystawienia biletu (nie wlicza się ceny nabycia biletu
wynikającego z taryfy przewoźnika), dostarczenia rezerwacji/biletu Zamawiającemu w postaci
elektronicznej, przypominania o zbliżających się terminach wykupu biletów, oferowania wariantów
połączenia.
3. Wraz z wynagrodzeniem za każdy zakupiony na zlecenie Zamawiającego i dostarczony bilet,
zgodnie z postanowieniami ust. 2, Zamawiający zapłaci Wykonawcy cenę biletu (w tym opłaty
lotniskowe) i wszelkie inne koszty związane z jego wystawieniem i dostarczeniem do
Zamawiającego, powtarzaniem czynności rezerwacji, dokonywaniem zmian w rezerwacji,
zwrotem biletów, wymianą biletów, reklamacją, odprawą oraz wszelkimi innymi działaniami
interwencyjnymi związanymi z obsługą przelotów.
4. Cena biletu ustalona będzie każdorazowo na podstawie ceny (taryfy) przewoźnika.
5. Za każdorazowo odebrane bilety lotnicze Wykonawca wystawi fakturę VAT, obejmującą obok
wynagrodzenia Wykonawcy określonego zgodnie z ust. 2, także koszty wskazane w ust. 3
6. Całkowitym wynagrodzeniem Wykonawcy za każdą dostarczoną i wykupioną na zlecenie
Zamawiającego rezerwację miejsca hotelowego jest opłata transakcyjna w stałej wysokości
_____ zł brutto, która obejmuje: koszt rezerwacji i wystawienia potwierdzenia rezerwacji
(nie wlicza się ceny miejsca hotelowego wynikającej z cennika obiektu hotelarskiego),
dostarczenie potwierdzenia rezerwacji Zamawiającemu w postaci elektronicznej, oferowania
wariantów obiektów hotelarskich i pokoi.
7. Wraz z wynagrodzeniem, za każdą wykupioną na zlecenie Zamawiającego rezerwację
i dostarczone potwierdzenie rezerwacji, zgodnie z postanowieniami ust. 5, Zamawiający zapłaci
Wykonawcy cenę miejsca hotelowego i wszelkie inne koszty związane z wystawieniem
i dostarczeniem do Zamawiającego potwierdzenia rezerwacji, powtarzaniem czynności
rezerwacji, dokonywaniem zmian w rezerwacji, rezygnacją z rezerwacji, reklamacją oraz
wszelkimi innymi działaniami interwencyjnymi związanymi z obsługą noclegów.
Strona 19 z 22
8. Cena miejsca hotelowego ustalona będzie każdorazowo na podstawie ceny (wg cennika) hotelu
z uwzględnieniem _____ % upustu – zgodnie z ofertą. Upust jest stały przez cały okres trwania
umowy.
9. Za każdorazowo odebrane miejsca hotelowe Wykonawca wystawi fakturę VAT, obejmującą obok
wynagrodzenia Wykonawcy określonego zgodnie z ust. 3, koszty wskazane w ust. 7.
10. Całkowitym wynagrodzeniem Wykonawcy za każdą dostarczoną na zlecenie Zamawiającego
usługę cateringową jest opłata transakcyjna w stałej wysokości _____ zł brutto, która obejmuje:
koszt przygotowania, dostarczenia i aktualizowania wariantów menu w postaci elektronicznej
(nie wlicza się ceny cateringu wynikającej z cennika restauracji hotelu, w którym rezerwowane
są miejsca hotelowe).
11. Wraz z wynagrodzeniem, za każdą dostarczoną na zlecenie Zamawiającego usługę
cateringową, zgodnie z postanowieniami ust. 8, Zamawiający zapłaci Wykonawcy cenę
zamówionego cateringu i wszelkie inne koszty związane z dostarczeniem do Zamawiającego
usługi cateringowej, reklamacją oraz wszelkimi innymi działaniami interwencyjnymi związanymi
z obsługą cateringu.
12. Cena cateringu ustalona będzie każdorazowo na podstawie ceny (wg cennika) restauracji
hotelu, w którym rezerwowane są miejsca hotelowe, z uwzględnieniem _____ % upustu –
zgodnie
z ofertą. Upust jest stały przez cały okres trwania umowy.
13. Za każdorazowo odebrane usługi cateringowe Wykonawca wystawi fakturę VAT, obejmującą
obok wynagrodzenia Wykonawcy określonego zgodnie z ust.6, koszty wskazane w ust.11.
14. Strony ustalają, że zapłata faktury, o której mowa w ust. 5, 9, 13 nastąpi przelewem, w ciągu 14
dni od daty doręczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT Zamawiającemu na rachunek
bankowy wskazany na fakturze.
15. Za datę płatności uznaje się datę obciążenia rachunku Zamawiającego.
§6
1. Jakiekolwiek zmiany niniejszej umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem
nieważności i mogą być dokonywane wyłącznie w zakresie określonym w SIWZ.
2. Wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy Strony poddadzą rozstrzygnięciu sądu właściwego
ze względu na siedzibą Zamawiającego.
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają odpowiednie przepisy
Kodeksu Cywilnego i ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku – prawo zamówień publicznych.
Strona 20 z 22
4. Każda ze stron oświadcza, iż przeczytała osobiście niniejszą Umowę, w pełni ją rozumie
i akceptuje, na dowód czego składa poniżej własnoręcznie swoje podpisy.
5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla Zamawiającego
oraz Wykonawcy.
ZAMAWIAJĄCY
____________________________________
WYKONAWCA
____________________________________
____________________________________
Załączniki:
Załącznik nr 1 – SIWZ
Załącznik nr 2 – Oferta Wykonawcy
Strona 21 z 22
Załącznik nr 5 do SIWZ
Wykaz co najmniej 3 wykonanych w trakcie ostatnich 3 lat przed dniem
wszczęcia niniejszego postępowania, a jeżeli okres prowadzenia
działalności jest krótszy – w tym okresie, usług polegających na
rezerwacji i zakupie biletów na krajowe i zagraniczne przewozy lotnicze,
miejsc hotelowych oraz usług cateringowych na kwotę co najmniej
80 000,00 zł netto każde, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat
wykonania i odbiorców wraz z dokumentami, potwierdzającymi, że
usługi te zostały wykonane należycie:
Wartość
l.p.
Przedmiot usługi
Data
wykonywanej
wykonania
usługi (netto)
Odbiorca
1.
2.
3.
…
______________________________________
_____________________________________
(miejscowość, data)
(podpis Wykonawcy)
Strona 22 z 22