Podsumowanie ustaleń ze spotkania Zarządu PIFS i

Podsumowanie ustaleń ze spotkania Zarządu PIFS i Pełnomocników Regionalnych PIFS
z dnia 9.07
W spotkaniu uczestniczyli:
Ze strony Zarządu:
Piotr Piasecki
Anna Kępka
Jakub Sosin
Piotr Wiśniewski
Ze strony Pełnomocników:
Andrzej Jania
Krzysztof Balcerzak
Tomasz Krutina
Paweł Schmidt
Marcin Kowalski
BoŜena Ziomek
BoŜena Ziemniewicz
Robert Fiutak
Rola Pełnomocników Regionalnych
1. Reprezentacja zarządu i członków danego regionu PIFS wobec lokalnej administracji
rządowej i samorządów (Urząd Marszałkowski, WUP, PUP, Urząd Skarbowy, Izba
Skarbowa itp.)
2. Reprezentacja zarządu i członków danego regionu PIFS wobec organizacji
przedsiębiorców, organizacji partnerskich, fundacji, stowarzyszeń itp.
3. Reprezentacja zarządu i członków danego regionu PIFS wobec lokalnych mediów –
głównie w sprawach dotyczących regionu.
4. Reprezentacja regionu wobec PIFS oraz wobec innych regionów
5. Punkt kontaktowy – przekazywanie informacji – maile, odpowiedzi w imieniu regionu
na zapytania i prośby
6. Animowanie Ŝycia izbowego – kluby, spotkania (2-4 w roku), regionalne spotkania
z partnerami, klientami. Seminaria i szkolenia
Cele do realizacji do końca września 2007:
1. Uzyskać miejsce w Komitecie Monitorującym POKL w regionie
2. Uzyskać pozycję formalnego eksperta PIFS przy Komitecie Monitorującym
3. Uzyskać pozycję doradcy – eksperta dla Urzędu Marszałkowskiego (Departament
EFS)
4. Uzyskać pozycję doradcy – eksperta dla Wojewódzkiego Urzędu Pracy (EFS)
5. Uzyskać konstrukcję wytycznych regionalnych:
- zbliŜonych do intencji MRR (poziom szczegółowości) – aby zapewnić niezbędny
z punktu widzenia celów funduszy i bezpieczeństwa ich dystrybucji
- jednolitych w całym kraju – aby zapewnić podobne warunki do działania
- opartych o dobre praktyki (np. PARP) – aby wyeliminować niesprawdzone
i nieefektywne rozwiązania
6. Nawiązać współpracę z przedstawicielami lokalnych mediów w celu stałej wymiany
informacji
7. Przygotować pakiet informacyjny:
- prezentacja o PIFS
- wizytówki pełnomocników
- umieścić informację oraz dane pełnomocników na stronie www
- przesłać do członków maile informujące o powołaniu pełnomocników
8. Zebrać aktualne informacje o problemach, potrzebach członków PIFS w regionach.
Dodatkowe ustalenia:
Współpraca pełnomocnika z zarządem
Pełnomocnicy otrzymali szczegółowy wykaz zakresu odpowiedzialności członków zarządu.
W danych sprawach kierują się do poszczególnych osób, zgodnie z otrzymanym wykazem,
lub kontaktują się za pośrednictwem Jakuba Sosina.
Spotkania robocze pełnomocników
• Odbywają się regularnie co drugie posiedzenie zarządu (zarząd + pełnomocnicy),
zgodnie z przyjętym harmonogramem:
21.08 (wyjątkowo oddzielnie), 9.10 (lub 5-7.10 podczas warsztatów PIFS), 18.12
• Mogą być zwoływane w kaŜdym czasie w sytuacji, gdy jest taka konieczność (na
wniosek zarządu lub danego pełnomocnika)
Przepływ informacji, sprawozdania
• Do czasu uruchomienia grup dyskusyjnych przepływ informacji odbywa się za
pośrednictwem maili, na zasadzie: wszyscy do wszystkich. Działamy pod hasłem:
„Dziel się spostrzeŜeniami i informacjami, dziel się pomysłami i działaniami, dziel się
problemami i wątpliwościami”
• Osobą koordynującą wymianę informacji i obieg dokumentów jest Jakub Sosin
• Informacje na temat aktywności (izbowej) pełnomocnika opisywane są w postaci,
krótkich notatek roboczych i przesyłane są mailowo do zarządu.
• W przypadku oficjalnych spotkań roboczych (wewnętrznych lub zewnętrznych)
sporządzane są protokoły i przekazywane do członków regionalnych, zarządu oraz
biura PIFS.
• Pełnomocnicy będą kaŜdorazowo otrzymywali do wiadomości sprawozdania
z posiedzeń Rady, Zarządu i innych organów lub komisji PIFS
Kontakty z mediami
Pełnomocnicy wypowiadają się w sprawach dotyczących regionu lub podają uzgodnione
stanowiska w imieniu całej Izby. W przypadku udzielania wywiadu, komentarza,
kaŜdorazowo wypowiedź powinna być autoryzowana i przekazywana dw. do członków
zarządu i do PR (Piotr Rogalski).
Zasoby
• Pełnomocnicy, zgodnie z ogólnymi zasadami przyjętymi dla członków zarządu,
otrzymują zwrot za przejazdy i inne wydatki związane z ich czynnościami
• Podstawowe koszty organizacji spotkań w regionach (sala, catering) będą finansowane
z budŜetu PIFS
• Zwrot (finansowanie) wydatków innych niŜ koszty przejazdów i delegacji będą
podlegały oddzielnym uzgodnieniom