Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

postępowanie znak : ZZP-227/16
Załącznik nr 1 do SIWZ
SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (SOPZ)
Liczba osób: 48 (3 grupy szkoleniowe po 16 osób),
Liczba noclegów: 2 noclegi – dla uczestników szkolenia,
Drobny gadżet okolicznościowy: pendrive (o pojemności min. 4 GB) zawierający materiały
szkoleniowe.
Cele projektu:
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług szkoleniowych w formie szkoleń zamkniętych
w zakresie:
1. Event jako skuteczne narzędzie PR kreujące wizerunek.
2. W jaki sposób promować honorowe krwiodawstwo na wydarzeniach eventowych?
3. Zaprezentowanie metod i narzędzi w pomiarze efektów PR.
4. Pierwsze wrażenie – wygrana lub porażka w oczach odbiorców.
5. Komunikacja niewerbalna - skuteczny przekaz lub nieporozumienia.
6. Skuteczna komunikacja.
7. Podstawowe narzędzia i kanały komunikacji.
8. Wybór odpowiednich kanałów komunikacji.
9. Wykorzystanie niestandardowych działań komunikacyjnych.
10. Media tradycyjne, social media, budowanie relacji z mediami.
11. Formy/sposoby najskuteczniejszego dotarcia do pożądanych grup docelowych.
12. Wykorzystanie wizerunku ekspertów medycznych oraz celebrytów w działaniach kampanii
społecznych.
Uczestnikami szkolenia będą pracownicy centrów krwiodawstwa i krwiolecznictwa oraz
Narodowego Centrum Krwi bezpośrednio zaangażowani w działania promujące honorowe
krwiodawstwo oraz koordynujący propagowanie honorowego krwiodawstwa na terenie działalności
danej jednostki.
1
I.
Zakres zamówienia:
1. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia uczestnikom szkolenia kompleksowej obsługi
hotelarsko — gastronomicznej, w obiekcie minimum trzygwiazdkowym, w zakresie:
zakwaterowania, wyżywienia i udostępnienia 3 sal konferencyjnych lub szkoleniowych,
klimatyzowanych wraz z niezbędnym sprzętem na potrzeby przeprowadzenia dwudniowego
szkolenia w trzech grupach szkoleniowych, w jednym terminie (dwa dni szkoleniowe + dwa
noclegi w hotelu – w przeddzień i po pierwszym dniu szkolenia).
a) Wykonawca w ofercie musi podać nazwę hotelu w którym organizowane będzie
dwudniowe szkolenie.
2. Wykonawca jest zobowiązany zapewnić dwa noclegi wraz ze śniadaniem dla
uczestników szkolenia.
3. Wykonawca jest zobowiązany zapewnić podczas szkolenia stały serwis kawowy obejmujący:
świeżo parzoną gorącą kawę, gorąca wodę w nierdzewnych termosach z pompką lub termosach
cateringowych, herbatę ekspresową, mleko do kawy, cukier, cytrynę, soki - 2 rodzaje, wodę
niegazowaną i gazowaną w butelkach z tworzywa sztucznego o pojemności 500 ml, zestaw
wyrobów cukierniczych składający się z minimum 2 rodzajów ciastek - wszystko powyższe
uzupełniane w razie potrzeby; oraz wyżywienie w formie lunchu w każdym dniu szkolenia, a
także dwóch kolacji: w przeddzień i w pierwszym dniu szkolenia, zgodnie z poniższą
specyfikacją:
a) lunch x 2 w formie szwedzkiego stołu, na który składa się: 2 dania ciepłe (w tym jedno
jarskie) - dania mięsne minimum 170 g/os, danie jarskie minimum 300 g/os, zupa minimum 300 g/os, 2 rodzaje surówek, pieczywo, deser (minimum 200 g /os);
b) kolację w formie szwedzkiego stołu, na który składa się: danie ciepłe (w tym jedno jarskie) dania mięsne minimum 170 g/os, danie jarskie minimum 300 g/os, 2 rodzaje sałatek, 2
rodzaje zimnych przystawek, pieczywo, deser (minimum 200 g / os)
4. Zamawiający wymaga, aby dania ciepłe w każdym dniu szkolenia były różne.
5. Powyższe nie dotyczy napojów podawanych w ramach całodziennej przerwy kawowej.
6. W szkoleniach będzie uczestniczyło maksymalnie 48 osób - w rozbiciu na 3 oddzielne szkolenia.
Jedna grupa szkoleniowa będzie liczyła maksymalnie 16 osób.
7. Zamawiający na co najmniej trzy dni przed rozpoczęciem szkolenia przekazywać będzie
Wykonawcy listy uczestników poszczególnych grup szkoleniowych. Wykonawca dołączy do
oferty listę trenerów wraz z zapewnieniem, iż zostaną oni zapoznani ze specyfiką pracy w
centrum krwiodawstwa związanej z propagowaniem honorowego krwiodawstwa. Zamawiający
zapewni Wykonawcy możliwość konsultacji trenerów z właściwymi osobami w centrum
krwiodawstwa.
8. Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty szczegółowy harmonogram szkolenia wraz ze
wskazaniem ich terminu, miejsca realizacji.
2
9. Szkolenie będzie trwało 2 dni szkoleniowe, przy czym 1 dzień szkoleniowy = 8 godzin wraz z
przerwami. Łącznie 16 godzin, w tym nie więcej niż 10 godzin teoretycznych i nie mniej niż 6
godzin warsztatów.
10. Przyjmuje się, że czas jednej godziny lekcyjnej odpowiada 45 minutom.
11. Miejsce szkolenia i zakwaterowania uczestników szkolenia , jak również restauracja powinny być
zlokalizowane w jednym budynku: w granicach administracyjnych miasta stołecznego Warszawy
(w odległości maksymalnie 10 km od Dworca Centralnego w Warszawie), w hotelu
zlokalizowanym w odległości nie większej niż 500 m od przystanku komunikacji miejskiej,
zapewniającej bezpośrednie połączenie (z wykorzystaniem ogólnodostępnej komunikacji
miejskiej, np. metro, tramwaj, autobus).
12. Szkolenie może odbywać się tylko w dni robocze tj. od poniedziałku do piątku z wyłączeniem
okresu od 10 do 14 listopada 2016 r. oraz od 22 do 25 listopada 2016 r.
13. Zamawiający wymaga realizacji zamówienia (dla każdej grupy szkoleniowej w tym samym
miejscu) w hotelu o standardzie minimum trzygwiazdkowym (w rozumieniu przepisów
Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów
hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie).
14. Zamawiający wymaga, aby uczestnicy szkolenia byli zakwaterowani w pokojach 2- osobowych z
łazienką, telewizorem, standardem odpowiadające obiektowi. Pokoje jednoosobowe za
oddzielną dopłatą uczestnika.
II.
Przygotowanie i przeprowadzenie szkolenia:
1. Obowiązki Wykonawcy:
1) Wykonawca opracuje i przygotuje autorskie materiały szkoleniowe, które następnie
dostarczy do miejsca szkoleń i przekaże wszystkim uczestnikom. Ponadto przygotuje listę
obecności uczestników szkolenia, ankietę oceny szkolenia, certyfikat potwierdzający udział
w szkoleniu, wystawiane i wydawane uczestnikom szkoleń.
2) Wykonawca zapewni Zamawiającemu po jednym egzemplarzu elektronicznych oraz
drukowanych materiałów szkoleniowych, prezentacji i certyfikatu do celów dokumentacji
projektu.
3) Wykonawca zapewni uczestnikom szkolenia po jednym egzemplarzu elektronicznych oraz
drukowanych materiałów szkoleniowych oraz okolicznościowy, drobny gadżet - pendrive.
4) Wykonawca sporządzi dokumentację z przebiegu szkolenia, na którą składają się
następujące materiały:
a) dziennik zajęć edukacyjnych zawierający wymiar godzin i tematy poszczególnych zajęć
edukacyjnych wraz z podpisem trenera, potwierdzającym odbycie szkolenia
w określonym wymiarze i o określonej tematyce,
3
b) potwierdzenie uczestnictwa w szkoleniu w formie listy obecności wraz z podpisami
złożonymi przez wymienione na liście osoby;
c) świadectwa/certyfikaty dla uczestników potwierdzające udział w szkoleniu wraz z
zakresem szkolenia;
d) rejestr wydanych świadectw/certyfikatów lub innych dokumentów potwierdzających
ukończenie szkolenia,
e) anonimowe ankiety oceny szkolenia wypełnione przez uczestników szkolenia.
5) W terminie co najmniej 14 dni przed rozpoczęciem szkolenia Wykonawca przedstawi do
akceptacji Zamawiającego drogą elektroniczną wszystkie materiały dotyczące szkolenia w
tym w szczególności: szczegółowy program szkolenia, prezentację multimedialną, wzór
certyfikatu oraz wzór ankiety na adres e-mail: [email protected].
6) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłoszenia uwag, dotyczących jakości, zawartości i
formy programu szkolenia, prezentacji multimedialnej i certyfikatu, które Wykonawca
zobowiązany jest uwzględnić.
7) Zamawiający w terminie 3 dni roboczych od otrzymania materiałów akceptuje treści
materiałów szkoleniowych i odeśle Wykonawcy akceptację na adres e-mail: (wskazany przez
Wykonawcę) albo zgłasza, zgodnie z pkt 6, uwagi.
8) Wykonawca zobowiązany jest do zamieszczenia adresu strony internetowej
www.twojakrew.pl we wszystkich materiałach szkoleniowych, prezentacji i certyfikatach
oraz logo Programu „Twoja krew, moje życie”, logo NCK, a także nazwę programu polityki
zdrowotnej pn.: „Zapewnienie samowystarczalności Rzeczypospolitej Polskiej w krew i jej składniki na
lata 2015-2020”.
9) Wyżej wymienione loga stanowiące wzór do naniesienia na materiały szkoleniowe zostaną
przekazany Wykonawcy w dniu zawarcia umowy.
10) Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć drukowane materiały szkoleniowe najpóźniej
w dniu szkolenia. Certyfikaty będą wystawione przez Wykonawcę zgodnie z listami
obecności oraz zgłoszeniami na szkolenie i wydane uczestnikom w ostatnim dniu szkolenia.
11) Wykonawca oznaczy miejsce szkolenia w obiekcie oraz poszczególne sale wykładowe, w
których będą odbywały się szkolenia grup, celem ułatwienia dotarcia uczestnikom do sal
szkoleniowych.
4
2. Cele szkolenia:
Celem szkoleń jest podniesienie wiedzy i kompetencji pracowników ds. promocji, bezpośrednio
odpowiedzialnych za propagowanie idei honorowego krwiodawstwa, pracujących w placówkach
służby krwi, jak i na wyjazdowych ekipach, w tym przede wszystkim:
1) zapoznanie uczestników ze stosowanymi zasadami i sposobami skutecznej komunikacji,
2) przedstawienie sposobów skutecznej komunikacji z mediami (prasa, radio, telewizja,
internet),
3) zapoznanie uczestników z najskuteczniejszą formą dotarcia do danej grupy docelowej
(prasa, radio, telewizja, internet),
4) przedstawienie różnic w sposobie komunikacji z poszczególnymi mediami,
5) sytuacje kryzysowe – jak reagować, jak radzić sobie z trudnymi sytuacjami,
6) reagowanie na negatywne publikacje – jak ważny jest czas reakcji,
7) przedstawienie uczestnikom efektywnej formy dotarcia do kandydatów na Dawców oraz
Dawców krwi w sieci,
8) zapoznanie uczestników szkolenia z budowaniem strategii komunikacji marketingowej,
9) przedstawienie technik tworzenia treści do internetu, na potralach społecznościowych
w szczególności na facebooku,
10) komunikowanie w social media,
11) ABC prawa prasowego - zaprezentowanie najważniejszych informacji dla PR-owca,
12) czy i jak odpowiadać na negatywne komentarze, np. pod postami zamieszczanymi
na stronach internetowych CKiK i portalu facebook.
13) przeprowadzenie warsztatów z wykorzystaniem kamery (następnie odtworzenie nagrań i
omówienie wystąpienia),
14) przeprowadzenie warsztatów „z mikrofonem” - wypowiedzi do radia, następnie odsłuchanie
i omówienie wystąpienia).
5